Rapport integriteit in projectontwikkeling - Neprom

Ondanks of misschien juist vanwege deze karakteristieken ligt de lat hoog binnen de sector.
Projectontwikkeling speelt zich immers af in de publieke ruimte en raakt direct aan vele publieke
belangen, waardoor derden (bijvoorbeeld omwonenden, media en overheden) die het proces
nauwkeurig en kritisch volgen zich er graag en snel over uitspreken. Dit is nog meer het
geval wanneer de publieke sector direct als (contract)partij is betrokken. Terecht wordt kritisch
gevolgd of ‘het algemeen belang’ voldoende wordt gediend en of de samenleving niet tekort
wordt gedaan.
Tegen de achtergrond van bovenstaande fraudedriehoek en de specifieke kenmerken van de
sector is het bij het tegengaan van integriteitsinbreuken binnen het proces van projectontwikkeling
zaak dat alle betrokken partijen hun verantwoordelijkheid nemen. Het is van belang
om de gelegenheid om te frauderen te minimaliseren, bijvoorbeeld door heldere procedureafspraken
en functiescheidingen. Daarnaast is het belangrijk dat beschermende maatregelen
worden getroffen, die medewerkers in staat stellen met druk en verleiding om te gaan (bijvoorbeeld
functieroulatie en het vier-ogenprincipe). En ten slotte moet voortdurend aan een
cultuur worden gewerkt waarin ‘fout’ gedrag niet kan worden goedgepraat maar juist expliciet
aan de orde wordt gesteld.
In paragraaf 4.3 van deze publicatie benoemen wij meer specifiek een aantal maatregelen die
kunnen worden genomen in reactie op de integriteitsrisico’s die in het proces van projectontwikkeling
bestaan.
2.3 Integriteitontwikkeling
Integriteit onderhouden en ontwikkelen vraagt om een samenstelind vanactiviteiten. Een
goede mix van ‘harde en zachte’ maatregelen. Zowel binnen de keten van projectontwikkeling
als binnen de organisatie van elk NEPROM-lid. Het is geen kwestie van regels en procedures
alleen. Juist ook de cultuur (het bewustzijn, de bespreekbaarheid en het voorbeeldgedrag)
zijn van groot belang. Hierin vormt leiderschap, de juiste ‘tone at the top’, onmiskenbaar de
belangrijkste schakel.
Bovendien vraagt integriteitontwikkeling om continuïteit en een lange adem. Het is voor
leden en voor ketenpartners van belang om maatregelen te nemen die gericht zijn op:
preventie: het voorkomen van fraude en integriteitsinbreuken;
› detectie: het vroegtijdig en adequaat signaleren van (vermeende) integriteitsinbreuken;
› respons: het zorgvuldig en daadkrachtig reageren op (vermeende) integriteitsinbreuken.
›
Zowel binnen de branche als binnen de lidbedrijven dient sprake te zijn van een actief integriteitsbeleid.
Een verstandige aanpak maakt daarbij gebruik van eigen mensen om het integriteitsprofiel
in beeld te brengen, waardoor zicht ontstaat op de integriteitsrisico’s. Daarbij
komen vragen aan de orde als: biedt het werk of de omgeving een verleiding om over de schreef
te gaan? Wie in de organisatie komt in aanmerking voor die verleiding en hebben mensen
een reden om aan die verleiding toe te geven? Is hun morele weerbaarheid voldoende? En als
mensen over de schreef gaan, zijn er dan voldoende mechanismen om dat te signaleren?
Binnen het integriteitsbeleid is een groot aantal maatregelen denkbaar om de integriteitsrisico’s
zo veel mogelijk tegen te gaan en indien ze zich voordoen te signaleren. In hoofdstuk 4
van deze publicatie worden hiervan meerdere voorbeelden gegeven. Naast het ontwikkelen van een
fig.2: Fraudebeleid
Integriteitbevordering in projectontwikkeling 010–011
gedragscode is het essentieel dat een traject wordt ingezet om het bewustzijn rondom integriteit
te vergroten. Bewustwording van integriteit staat of valt met de wijze waarop de leiding van
de onderneming ermee omgaat en naar handelt. Het regelmatig bespreken van risico’s en
incidenten vanuit de directie is van wezenlijk belang voor het onder de aandacht brengen en
levend houden van het belang van integriteit. Integriteitsbeleid begint met het formuleren
van de kernwaarden van de onderneming. Die kernwaarden dienen in de bedrijfscultuur verankerd
en vitaal gehouden te worden.
Bij (vermeende) inbreuken op de integriteit kunnen meldingen zowel vanuit de eigen organisatie
komen als van buiten. Organisaties moeten goede antennes hebben voor meldingen
en vooraf organiseren dat ze adequaat kunnen reageren op vermeende misstanden. Wat dat
betreft zijn meldpunten, meldingsprocedures, klokkenluidersregelingen en bijvoorbeeld een
frauderesponsplan van belang. Een ‘vertrouwenspersoon integriteit’, in welke hoedanigheid
dan ook, speelt hierbij een belangrijke rol.
Preventie Detectie Respons
> Fraude- en integriteitsrisicoanalyse
> Gedragcode en gerelateerde
regelingen
> Screening van werknemers
en derden
> Communicatie en training
> Toezicht Directie/Raad van Commissarissen
> Taken Directie en lijnmanagement
> Internal Audit, compliance en monitoring taken
> Meldstructuur en
Klokkenluiderregeling
> Rapportage
> Installatie toezichthouders
> Transactie register
> Intern onderzoeksprotocol
> Fraude en reponsplan
> Communicatieprotocol
> Herstel- en verbeterprotocol