Samenhang tussen werkvormen.defdoc - Belvedere

Samenhang tussen werkvormen
Het heeft weinig zin spectaculaire werkvormen in te richten op bottom-niveau als dat niet
spoort met wat er op top-niveau gebeurt. Met andere woorden: het is van belang om
werkvormen te kiezen die meerwaarde voor elkaar hebben. Dat vereist een nauwkeurige
afstemming van de werkvormen op de fase van het planproces waarin het project verkeert,
en op de aard van de participatie die u van betrokkenen wenst. Daarvoor zijn geen recepten
beschikbaar. De tabel helpt u uw positie te bepalen; hieronder treft u een toelichting aan.
De participatiegraad van belanghebbenden
Participatie van belanghebbenden (bijvoorbeeld burgers, maar ook uw collega’s van een
andere afdeling, andere organisaties in uw regio) kan verschillende intensiteit hebben:
a. informeren: belanghebbenden krijgen alleen informatie
b. raadplegen: belanghebbenden mogen meepraten maar de gemeente of
opdrachtgever verbindt zich hier niet aan
c. adviseren: gemeente of opdrachtgever verbindt zich aan de uitkomsten van de
participatie maar kan hiervan beredeneerd afwijken
d. coproduceren: overheid of opdrachtgever en gebruikers komen samen een
probleemagenda overeen, de overheid of opdrachtgever verbindt zich aan de
oplossingen met betrekking tot de uiteindelijke beslissing
e. meebeslissen: overheid of opdrachtgever laat besluitvorming over aan de
betrokkenen en neemt de resultaten van het overleg over, eventueel na toetsing aan
randvoorwaarden.
Deze opsomming wordt ook wel de participatieladder genoemd. Speciaal met betrekking tot
de participatie die u wenst van burgers is het van groot belang uw verwachtingen en beloften
zonder omslag te communiceren. Het komt nu vaak voor dat men burgers uitnodigt tot
participatie, daarbij de suggestie wekt dat zij grote invloed hebben (van het niveau van
coproductie of zelfs meebeslissen), terwijl in werkelijkheid het slechts om raadplegen gaat.
Dat is uiteraard vragen om problemen.
De fase van het (plan) proces
Onderstaande indeling is gebaseerd op min of meer gangbare fasen in een planproces. Hij
kan echter ook in meer algemene zin toegepast worden op andersoortige projecten waarin
iets nieuws geproduceerd moet worden, bijvoorbeeld voor het onderzoeken van de
cultuurhistorische beleving van bewoners. De fase partners zoeken en herkaderen is in
Belvedere context erg belangrijk: het is de fase waarin u aansluiting kunt zoeken bij
problemen van anderen, om zo allianties te bouwen (zie de onderdelen ‘inhoud’ en ‘relaties’
van het Belvederekompas).
a. initiatieffase: wie nemen initiatief voor een plan of project
b. partners zoeken en herkaderen: de initiatiefnemers zoeken naar problemen in andere
werkvelden of van andere partijen die oplossing behoeven, om zo een bredere kijk op
het mogelijke project te verkrijgen. Daarmee wordt zogezegd het eerste idee
‘herkadert’. Op zo’n manier ontstaan ook natuurlijke allianties.
c. projectdefinitie: het projectdoel wordt vastgesteld, evenals de stappen die
ondernomen moeten worden om het doel te bereiken
d. brainstorm / onderzoek: er wordt informatie verzameld, en ideeën worden geuit over
hoe het projectdoel bereikt kan worden
e. ontwikkeling van (plan-)varianten: uit de collage aan ideeën worden diverse
mogelijkheden samengesteld voor het vervolg
f. plankeuze: er wordt een keuze gemaakt voor een variant
g. uitvoering: het plan wordt uitgevoerd
Niet alle projecten zullen gefaseerd zijn van a tot g, elke keer is weer maatwerk nodig. Ook
hier weer geldt dat de loop van een project vaak vele malen bijgesteld zal worden; vaak zal
Opgesteld in opdracht van Projectbureau Belvedere door G. Remmers Bureau Buitenkans te
Amsterdam, September 2004
1

een eerste planvariant (stap e) weer aangepast worden vanwege nieuw beschikbare
informatie, die het noodzaakt het project te herkaderen (stap b). Zo ‘groeit’ een project.
Kruistabel participatieladder en planfase
Als de participatieladder en de planfasering met elkaar gekruist worden krijgen we
onderstaande tabel. Wij raden u aan om voor elke partij die een mogelijke rol heeft in het
project, deze matrix na te lopen, en uw af te vragen met welke intensiteit die partij behoort te
participeren voor elke fase van het planproces. Zo focus u de keuze van een werkvorm.
Participatiegraad Informeren Raadplegen Adviseren Coproduceren Meebeslissen
Planfase
Initiatief
Partners zoeken
en herkaderen
Projectdefinitie
Brainstorm /
onderzoek
Ontwikkeling van
planvarianten
Plankeuze
Uitvoering
Wil u nog meer beslagen ten ijs komen met de keuze van uw werkvorm, dan is het van
belang dat de waarden van waaruit u ze organiseert helder zijn (zie relaties): is dat
efficiëntie, transparantie, participatie, kwaliteit, snelheid, saamhorigheid, creativiteit, etc? Als
transparantie een belangrijke waarde is voor u of uw organisatie, dan heeft dat
consequenties voor de manier waarop u een bijeenkomst organiseert. Dit onderstreept dat u
elke werkvorm specifiek moet maken voor uw project; ze zijn niet eenvoudigweg van de
plank te halen. Er is steeds een bewuste keuze nodig. En tot slot: evalueer de vorderingen
van uw project regelmatig en stel het project (en daarmee waarschijnlijk ook de werkvormen)
bij.
Opgesteld in opdracht van Projectbureau Belvedere door G. Remmers Bureau Buitenkans te
Amsterdam, September 2004
2