Samenhang tussen werkvormen.defdoc - Belvedere

belvedere.nu

Samenhang tussen werkvormen.defdoc - Belvedere

Samenhang tussen werkvormen

Het heeft weinig zin spectaculaire werkvormen in te richten op bottom-niveau als dat niet

spoort met wat er op top-niveau gebeurt. Met andere woorden: het is van belang om

werkvormen te kiezen die meerwaarde voor elkaar hebben. Dat vereist een nauwkeurige

afstemming van de werkvormen op de fase van het planproces waarin het project verkeert,

en op de aard van de participatie die u van betrokkenen wenst. Daarvoor zijn geen recepten

beschikbaar. De tabel helpt u uw positie te bepalen; hieronder treft u een toelichting aan.

De participatiegraad van belanghebbenden

Participatie van belanghebbenden (bijvoorbeeld burgers, maar ook uw collega’s van een

andere afdeling, andere organisaties in uw regio) kan verschillende intensiteit hebben:

a. informeren: belanghebbenden krijgen alleen informatie

b. raadplegen: belanghebbenden mogen meepraten maar de gemeente of

opdrachtgever verbindt zich hier niet aan

c. adviseren: gemeente of opdrachtgever verbindt zich aan de uitkomsten van de

participatie maar kan hiervan beredeneerd afwijken

d. coproduceren: overheid of opdrachtgever en gebruikers komen samen een

probleemagenda overeen, de overheid of opdrachtgever verbindt zich aan de

oplossingen met betrekking tot de uiteindelijke beslissing

e. meebeslissen: overheid of opdrachtgever laat besluitvorming over aan de

betrokkenen en neemt de resultaten van het overleg over, eventueel na toetsing aan

randvoorwaarden.

Deze opsomming wordt ook wel de participatieladder genoemd. Speciaal met betrekking tot

de participatie die u wenst van burgers is het van groot belang uw verwachtingen en beloften

zonder omslag te communiceren. Het komt nu vaak voor dat men burgers uitnodigt tot

participatie, daarbij de suggestie wekt dat zij grote invloed hebben (van het niveau van

coproductie of zelfs meebeslissen), terwijl in werkelijkheid het slechts om raadplegen gaat.

Dat is uiteraard vragen om problemen.

De fase van het (plan) proces

Onderstaande indeling is gebaseerd op min of meer gangbare fasen in een planproces. Hij

kan echter ook in meer algemene zin toegepast worden op andersoortige projecten waarin

iets nieuws geproduceerd moet worden, bijvoorbeeld voor het onderzoeken van de

cultuurhistorische beleving van bewoners. De fase partners zoeken en herkaderen is in

Belvedere context erg belangrijk: het is de fase waarin u aansluiting kunt zoeken bij

problemen van anderen, om zo allianties te bouwen (zie de onderdelen ‘inhoud’ en ‘relaties’

van het Belvederekompas).

a. initiatieffase: wie nemen initiatief voor een plan of project

b. partners zoeken en herkaderen: de initiatiefnemers zoeken naar problemen in andere

werkvelden of van andere partijen die oplossing behoeven, om zo een bredere kijk op

het mogelijke project te verkrijgen. Daarmee wordt zogezegd het eerste idee

‘herkadert’. Op zo’n manier ontstaan ook natuurlijke allianties.

c. projectdefinitie: het projectdoel wordt vastgesteld, evenals de stappen die

ondernomen moeten worden om het doel te bereiken

d. brainstorm / onderzoek: er wordt informatie verzameld, en ideeën worden geuit over

hoe het projectdoel bereikt kan worden

e. ontwikkeling van (plan-)varianten: uit de collage aan ideeën worden diverse

mogelijkheden samengesteld voor het vervolg

f. plankeuze: er wordt een keuze gemaakt voor een variant

g. uitvoering: het plan wordt uitgevoerd

Niet alle projecten zullen gefaseerd zijn van a tot g, elke keer is weer maatwerk nodig. Ook

hier weer geldt dat de loop van een project vaak vele malen bijgesteld zal worden; vaak zal

Opgesteld in opdracht van Projectbureau Belvedere door G. Remmers Bureau Buitenkans te

Amsterdam, September 2004

1


een eerste planvariant (stap e) weer aangepast worden vanwege nieuw beschikbare

informatie, die het noodzaakt het project te herkaderen (stap b). Zo ‘groeit’ een project.

Kruistabel participatieladder en planfase

Als de participatieladder en de planfasering met elkaar gekruist worden krijgen we

onderstaande tabel. Wij raden u aan om voor elke partij die een mogelijke rol heeft in het

project, deze matrix na te lopen, en uw af te vragen met welke intensiteit die partij behoort te

participeren voor elke fase van het planproces. Zo focus u de keuze van een werkvorm.

Participatiegraad Informeren Raadplegen Adviseren Coproduceren Meebeslissen

Planfase

Initiatief

Partners zoeken

en herkaderen

Projectdefinitie

Brainstorm /

onderzoek

Ontwikkeling van

planvarianten

Plankeuze

Uitvoering

Wil u nog meer beslagen ten ijs komen met de keuze van uw werkvorm, dan is het van

belang dat de waarden van waaruit u ze organiseert helder zijn (zie relaties): is dat

efficiëntie, transparantie, participatie, kwaliteit, snelheid, saamhorigheid, creativiteit, etc? Als

transparantie een belangrijke waarde is voor u of uw organisatie, dan heeft dat

consequenties voor de manier waarop u een bijeenkomst organiseert. Dit onderstreept dat u

elke werkvorm specifiek moet maken voor uw project; ze zijn niet eenvoudigweg van de

plank te halen. Er is steeds een bewuste keuze nodig. En tot slot: evalueer de vorderingen

van uw project regelmatig en stel het project (en daarmee waarschijnlijk ook de werkvormen)

bij.

Opgesteld in opdracht van Projectbureau Belvedere door G. Remmers Bureau Buitenkans te

Amsterdam, September 2004

2

More magazines by this user
Similar magazines