Eindverslag (PDF, 1.51 MB) - Buitenlandse Zaken - Belgium

2. Resultaatinformatie in de verschillende directies
resultaten en de daarbij behorende indicatoren. De rapportages zijn substantieel, de
meeste tussen de 300 tot bijna 500 pagina’s. De structuur is inzichtelijk. Wat opvalt, is
dat het niveau waarop resultaten zijn gedefinieerd, verschilt. In een geval waren
specifieke doelstellingen duidelijk gedefinieerd op het niveau van impact, en de
daaronder behorende resultaten op het niveau van outcome. In andere gevallen was dit
outcome resp. output. Tijdens focusgroep discussies werd gesteld dat de hoeveelheid
informatie die moet worden gerapporteerd erg groot is. Er zijn teveel specifieke doelen
en te veel indicatoren. De kosten voor rapportage in termen van tijd zijn aanzienlijk. De
uitvoerende organisaties beschouwen de omvang van de rapportages als buitensporig,
maar lijken door de onzekerheid omtrent de gewenste informatie en mate van detail zich
niet te willen beperken.
De behandelende medewerker stelt een synthesenota op als voorbereiding van de
beleidsdialoog met de betreffende organisatie. De visie van D3.1 wordt daarom wel
gedeeld met de betrokken NGO, maar niet met andere externen, bijvoorbeeld ter
verantwoording van de aangewende fondsen. Resultaatinformatie van de verschillende
NGO’s wordt niet geaggregeerd of geconsolideerd. D3.1 verschaft geen informatie over
het bereiken van resultaten aan de Directeur Generaal of extern. Er worden geen
portefeuille overzichten gemaakt.
(b) D3.2 : Betrekkingen met universiteiten en wetenschappelijke
instellingen
Voor de samenwerking met de universiteiten wordt een overeenkomst afgesloten met de
twee koepels (VLIR en CUD). De uitvoeringmodaliteiten voor de VLIR en de CUD komen
in essentie overeen.
De VLIR voert een vijftal programma’s uit, drie in de categorie “Noord” en twee in de
categorie “Zuid”. De programma’s in de categorie “Noord” betreffen met name beurzen,
cursussen/trainingen en opleidingen in het Noorden. Hierover wordt voornamelijk
financieel gerapporteerd. Onder de categorie “Zuid” vallen twee programma’s, Eigen
Initiatieven en Institutionele Samenwerking. De programma’s van institutionele
samenwerking zijn langlopende programma’s (de intentie is voor 10 jaar). Halverwege de
uitvoeringsperiode wordt een tussentijdse evaluatie uitgevoerd, aan het einde een
eindevaluatie. Eigen Initiatieven zijn projecten met een looptijd van 5 jaar en een
maximaal budget van 330.000 euro. De uitvoerende universiteiten rapporteren jaarlijks
aan de VLIR die deze rapportage doorstuurt aan D3.2.
In de overeenkomst voor het programma Eigen Initiatieven 9 is een artikel opgenomen
m.b.t. de jaarlijkse verslaglegging. In bijlage is een lijst met een zestal punten
opgenomen waar in het verslag aandacht aan dient te worden besteed. In een van deze
punten wordt gerefereerd aan behaalde resultaten. Verdere omschrijving of specificatie
van het begrip resultaten wordt niet gegeven.
Van het programma Eigen Initiatieven zijn een drietal rapportages doorgenomen 10 . Deze
voortgangsrapportages vermelden voornamelijk het uitvoeren van activiteiten en in enige
9 Bijzondere Overeenkomst tussen de Belgische Staat en de Vlaamse Universiteiten (VLIR) betreffende de
Eigen Initiatieven (getekend in 1997)
10 A) Project Creation of a Reference Centre for gastrointestinal tumors in Cambodia, progress report March
2007 – March 2008.
B) Northeast Vietnam Geopark project, progress report 14/6/2007 – 14/6/2008, en
C) Project “Optimization and implementation of Green waste compost application in sustainable agriculture in
the high tropics, progress report April 2004 – March 2005
Evaluatie resultatenrapportage DGD 20