Modulair 1 (jaargang 25, 11 september 2009) - Open Universiteit ...

Docenten wakker geschud
De faculteit Natuurwetenschappen berichtte er al trots over in Modulair 8 (pagina 28):
haar docenten zijn goed bereikbaar. Nu komt het aan op ‘vasthouden’ zo betogen
decaan prof. dr. Paquita Perez, en onderwijscoördinator drs. Pieter Geluk (op foto).
Zij vervullen hiermee duidelijk een voortrekkersrol.
De Open Universiteit Nederland is de enige elkaar over hun bereikbaarheid. We spraken
universiteit in Nederland die open hoger af dat de telefoon van iedere medewerker
afstandsonderwijs verzorgt’, zo staat het op na vijf keer overgaan zou worden doorgeschakeld
naar een andere medewerker of
onze website. Fysieke afstand is niet hetzelfde
als ‘ver weg’. Docenten zijn immers het secretariaat. Bij afwezigheid van één
via telefoon en e-mail goed bereikbaar werkdag of langer zetten we de afwezigheidassistent
in Outlook aan. Studenten krijgen
voor onze studenten. Studenten kunnen bij
een vraag snel antwoord krijgen, of weten binnen twee dagen een antwoord op hun
wanneer het antwoord komt. ‘Tenminste, e-mail. Het secretariaat heeft toegang tot de
dat dachten we’, zo vertelt Pieter Geluk, elektronische agenda’s van alle medewerkers
onderwijscoördinator bij de faculteit
en wij geven wijzigingen in onze bereikbaarheid
door aan het secretariaat.
Natuurwetenschappen, ‘maar uit de evaluaties
van Studentinzicht bleek dat studenten Het zijn eenvoudige afspraken, maar zij kunnen
de service naar onze studenten verbe-
soms heel ontevreden zijn over de reacties
van docenten. Ook uit de Studentenraad teren. En vaak werd het al gedaan, maar er
kwamen alarmerende signalen.’
waren geen vaste concrete afspraken.’
Via Studentinzicht stuurt de universiteit twee Studenten zijn tevreden
maal per jaar een online vragenlijst naar een De studenten beantwoordden zowel vragen
geselecteerde groep studenten. Het doel over hun contacten met medewerkers vóór
van deze enquête is om inzicht te krijgen als ná november 2008. Zij beoordeelden
in de klanttevredenheid en faculteitsoverstijgende
gegevens te verzamelen over het na november. Zij reageerden met opmer-
hun contacten positief, vooral de contacten
onderwijs. Uit de evaluaties van 2008 bleek kingen zoals: ‘snel en goed beantwoord’
bijvoorbeeld dat bij vrijwel alle faculteiten en ‘ik kreeg zelfs ongevraagd informatie
(ook Natuurwetenschappen) de helft van toegezonden’. De negatieve reacties over
de studenten vond dat het contact met een contacten vóór november kwamen vooral
docent via de e-mail niet aan de verwachtingen
voldeed. Ook de Studentenraad had ‘Wanneer de gemaakte afspraken worden
door onbereikbaarheid van medewerkers.
in 2008 een inventarisatie gemaakt, waaruit nageleefd, dan doet dit probleem zich niet
bleek dat docenten met name traag reageren
op ingeleverd werk van studenten.
meer voor’, zegt Paquita Pérez.
‘Het was schokkend’, zegt Pieter, ‘om te lezen Afspraken nakomen soms moeilijk
dat een student die vroeg om feedback, door ’De medewerkers reageerden verdeeld’, vertelt
Pieter Geluk. ‘De afspraken waren niet
een docent werd afgescheept met het antwoord
dat hij daar geen tijd voor had.’ voor iedereen zo eenvoudig als we dachten.
Voor de medewerkers die fulltime werken in
Afspraken maken
Heerlen, levert het nakomen van de afspraken
geen problemen op. Voor parttimers en
Paquita Perez, decaan, neemt het gesprek
over: ‘Naar aanleiding van deze signalen, medewerkers die in de studiecentra werken,
vroegen we ons af hoe bereikbaar onze is het niet altijd mogelijk om aan alle afspraken
te voldoen. Zij gebruiken alternatieven
medewerkers waren. We hebben daarom een
pilot opgezet, waarin twee evaluaties tegelijkertijd
zijn uitgevoerd: één bij docenten cemail, vaste werkdagen en dat duidelijk
om toch goed bereikbaar te zijn, zoals voi-
en één bij studenten. We evalueerden een communiceren, of opvang op de studiecentra.
Sommige parttimers beantwoorden
periode van drie maanden, vanaf november
2008. Voor alle duidelijkheid maakten de dringende mail ook op niet-werkdagen.
medewerkers van de faculteit afspraken met Anderen beperken zich tot de werkdagen
Paquita Perez en Pieter Geluk tonen het rapport ‘Evaluatie NW-pilot
– Optimalisering contact student-docent’
en dan lukt het niet altijd om binnen de
termijn van twee werkdagen te blijven,
maar de studenten weten dan wel waar ze
aan toe zijn omdat docenten duidelijk hun
aanwezigheid communiceren.
Nu vasthouden
Paquita Perez is blij met de resultaten van
de pilot: ‘Dit moeten we vasthouden!’
De resultaten zijn besproken met de medewerkers
van de faculteit, de opstellers van
Studentinzicht, de leden van de Studentenraad
en de leden van de Facultaire
Opleidingscommissie. Afgesproken met de
onderzoekers van Studentinzicht is dat de
bereikbaarheid van medewerkers een regelmatig
terugkerend item zal zijn in de enquêtes.
De leden van de Studentenraad en de
Opleidingscommissie reageerden enthousiast:
‘Er is serieus gereageerd op ons commentaar’
en ‘Dit moet vaker gebeuren, ook
bij andere faculteiten.’ Er was ook verbazing
bij een student die in het bedrijfsleven werkte:
‘In het bedrijfsleven is dit standaard. Daar
is geen pilot voor nodig!’ ‘Het gaat in ieder
geval vaker gebeuren,’ vertelt Paquita Pérez.
‘Volgend jaar evalueren we nog een keer bij
studenten en medewerkers van de faculteit.
En ik ben verheugd dat ook twee andere
opleidingen - Onderwijswetenschappen en
Rechtswetenschappen - dit najaar met een
pilot starten.’
De medewerkers van de faculteit Natuurwetenschappen
vinden bereikbaarheid zo
belangrijk, dat ze nieuwe afspraken hebben
gemaakt om die nog verder te verbeteren.
Ook zijn er plannen voor het inrichten van
een bachelor- en mastercommunity op
Studienet. ‘Het allerbelangrijkste voor ons
is en blijft om steeds duidelijk aan te geven
wanneer je er wel of niet bent, en de mail
snel te beantwoorden. Zo’n pilot', besluit
Pieter, 'schudt je wakker!’
Bep Franke
Modulair 11 september 2009
27