Mensen met een Missie in het kort - CBF

hoofdstuk 7 - de organisatie | 67
zij hebben ter ondersteuning van de
verkoop.
Bestuur
De leden van het bestuur worden door
regelmatige informatievoorziening in
staat gesteld hun toezichthoudende
taak uit te oefenen. Naast de schriftelijke
informatie behorend bij de
agenda van de bestuursvergaderingen
ontvangen de bestuursleden ook de
interne nieuwsbrief, die driewekelijks
verschijnt. De directeur onderhoudt
het contact met het bestuur. Eén keer
per jaar overlegt het bestuur met de
ondernemingsraad.
Klachten- en vragenregeling
Mensen met een Missie registreert zowel
klachten als vragen. De procedure
is terugvindbaar op de website. De
klachten en vragen worden per periode
van vier maanden gerapporteerd aan
het managementteam met als doel
het functioneren van de organisatie te
toetsen, de communicatie op alle fronten
te verbeteren en verbetersignalen
op te pakken.
In 2009 zijn in totaal 77 klachten en 34
vragen van externe belanghebbenden
geregistreerd en opgevolgd. Klachten
in 2009 betroffen onder andere:
- De verwerking van donateurs- en
relatiegegevens. Door aanscherping
van de procedures en systematiek is
het aantal klachten in de tweede helft
van het jaar afgenomen.
- De vertraging in de behandeling
van enkele projectaanvragen door
partners. De communicatie hierover
richting partners is verbeterd.
- Naar aanleiding van signalen van religieuze
instituten over de summiere
informatie in de beschrijvingen van
projectaanvragen is het model voor
deze beschrijvingen aangepast. Projectbeschrijvingen
bevatten nu meer
en eenduidige informatie t.b.v. een
juiste beoordeling van de aanvraag
door de religieuze instituten.
- Omwille van klachten van religieuze
instituten dat zij laat in het jaar veel
projecten ter financiering tegelijkertijd
ontvangen, wordt gewerkt aan
een betere spreiding over het jaar.
Daar waar spreiding over het jaar niet
goed mogelijk is, zal tijdige communicatie
met de religieuze instituten
plaatsvinden. Hierbij zullen de besluittermijnen
van de diverse religieuze
instituten goed in acht genomen
worden.
- Rond de Missie-Zendingskalender
zijn enkele klachten ontvangen t.a.v.
verlate verwerking van kalenderbestellingen
en de verlaging van de
verkoopprijs van nog overgebleven
kalenders in de laatste verkoopweken
van het jaar. De verwerkingstermijn
van de bestellingen is aangescherpt
tot twee weken en er zal betere en
tijdige communicatie plaatsvinden
Frank van Eenbergen, medewerker Mensen met een Missie:
met de vrijwillige verkopers indien er
kalenders overblijven die tegen een
lagere verkoopprijs verkocht kunnen
worden.
- N.a.v. de nieuwsbrief van het Oudedagsfonds
is gebleken dat het donateurs
nog niet altijd duidelijk genoeg
is welke wettelijke regelingen er
gelden voor de oudedagsvoorziening
voor missionarissen en hoe Mensen
met een Missie zich inzet om indien
nodig een financieel vangnet te creëren.
De communicatie hierover zal in
toekomstige nieuwsbrieven worden
uitgebreid.
Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
betekent stilstaan bij de
sociale, ethische en ecologische
gevolgen van de eigen bedrijfsvoering.
Duurzaamheid is een belangrijk thema
binnen Mensen met een Missie.
De medewerkers:
- gebruiken groene stroom;
- werken zoveel mogelijk met milieuvriendelijke
en duurzame kantoormaterialen;
- hanteren energiebesparende maatregelen
waar die mogelijk zijn;
- reizen bij voorkeur met het openbaar
vervoer en gebruiken OV-fietsen;
- gebruiken biologische en fair trade
artikelen als koffie, thee en lunchproducten
- compenseren vliegreizen via Green-
Seat (www.greenseat.nl);
‘Onze partners in Mexico en Guatemala laten
telkens blijken hoezeer ze hun relatie met
Mensen met een Missie waarderen. Ze noemen
twee redenen daarvoor: de relatie is gebaseerd
op vertrouwen en gelijkwaardigheid en ze
is gericht op bevrijding. Zo’n relatie maakt
volgens hen een wezenlijk verschil.’
- werken in een kantoorpand waarin
de schoonmaak duurzaam is aanbesteed.
Mensen met een Missie voert een
ethisch- en maatschappelijk verantwoord
beleggingsbeleid. Hierover meer
op pagina 75 van dit jaarverslag.
Beleid en kwaliteit
Mensen met een Missie wil op een
systematische manier invulling geven
aan kwaliteit en streeft naar een
optimale besteding van middelen. De
verantwoordelijkheden hiervoor zijn
beschreven en de besteding van middelen
vindt plaats binnen het kader van
de begroting. Het Beleidsplan 2007-
2010 geeft de beleidsdoelen aan die
worden doorvertaald naar afzonderlijke
jaarplannen. Met een vier-, acht- en
twaalfmaandsmonitoring worden de