Samenvatting housekeeping 2012 - Studiant

Houskeeping
1 SCHOONMAAKORGANISATIE: ZELF DOEN OF UITBESTEDEN? ................................ 3
1.1 INLEIDING ...................................................................................................................................................... 3
1.2 WAT IS ER ZO BIJZONDER AAN HET LEVEREN VAN SCHOONMAAKDIENSTEN ............................... 3
1.3 PRIJS/KWALITEIT ........................................................................................................................................ 4
1.4 SCHOONMAAK ORGANISEREN ................................................................................................................... 5
1.4.1 Wat is vuil? Wat is proper? ........................................................................................................ 5
1.4.2 Wat kan er mislopen wij een schoonmaak opdracht? ................................................... 5
1.5 UITBESTEDEN OF ZELF DOEN? ................................................................................................................. 7
1.5.1 Verzamelen van gegevens ........................................................................................................... 7
1.5.2 Het opzetten van de organisatie .............................................................................................. 8
2 OPMAKEN VAN BESTEKKEN ............................................................................................. 9
2.1 INLEIDING ...................................................................................................................................................... 9
2.2 JURIDISCHE EN FINANCIËLE VOORWAARDEN EN AFSPRAKEN .......................................................... 9
2.3 SCHOONMAAK TECHNISCHE INDELING ................................................................................................... 9
2.4 WERKPROGRAMMAS ............................................................................................................................... 10
2.5 DE INHOUD VAN DE ALGEMENE VERKOOPSVOORWAARDEN ......................................................... 10
3 CALCULEREN IN DE SCHOONMAAK ............................................................................... 11
3.1 INLEIDING ................................................................................................................................................... 11
3.2 DOEL VAN DE TIJDSCALCULATIE ........................................................................................................... 11
3.3 KEUZE VAN HET CALCULATIE SYSTEEM .............................................................................................. 11
3.3.1 Geen calculatie ............................................................................................................................... 11
3.3.2 Gedetailleerd tijdcalculatie-systeem.................................................................................... 11
3.3.3 “kengetallen” tijdscalculatie systeem .................................................................................. 11
3.3.4 Calculeren via een rekenblad .................................................................................................. 11
3.4 NOODZAKELIJKE VAARDIGHEDEN......................................................................................................... 12
3.5 HET GEDETAILLEERDE TIJDSCALCULATIE-SYSTEEM ....................................................................... 12
3.6 PRODUCTIEBEPALENDE FACTOREN ..................................................................................................... 12
3.7 TE VERZAMELEN GEGEVENS OVER HET GEBOUW .............................................................................. 13
3.8 DE BEREKENING......................................................................................................................................... 13
3.9 DE OPZET EN BEREKENING (SAMENVATTING).................................................................................. 13
4 BEPALEN VAN NORMEN ................................................................................................... 14
4.1 BEGRIPSBEPALING .................................................................................................................................... 14
4.2 HISTORISCHE ONTWIKKELING ............................................................................................................... 14
4.3 TIJDSTUDIE (DOEL EN BETEKENIS) ...................................................................................................... 14
4.4 DE TIJDSMETING........................................................................................................................................ 15
4.4.1 technische hulpmiddelen ........................................................................................................... 15
4.4.2 Prestatieschatting ........................................................................................................................ 16
4.5 OPBOUW VAN DE NORMAALTIJD (NT)................................................................................................ 16
4.6 TOESLAGEN OP DE NORMAALTIJD ........................................................................................................ 16
4.6.1 rusttoeslag ....................................................................................................................................... 16
4.6.2 Persoonlijke verzorging ............................................................................................................. 17
4.6.3 Storingen .......................................................................................................................................... 17
4.7 OPBOUWEN VAN DE TIJDNORMEN ........................................................................................................ 17
4.8 SAMENVATTING......................................................................................................................................... 17
5 ORGANISEREN VAN HET SCHOONMAAKPROCES ...................................................... 17
5.1 INLEIDING ................................................................................................................................................... 17
5.2 TAAKVERDELING ....................................................................................................................................... 18
5.2.1 de keuze van de taakverdeling ............................................................................................... 19
1

5.2.2 taakverdeling in de praktijk .................................................................................................... 19
5.3 UITSPLITSING VAN DE TIJDCALCULATIE .............................................................................................. 19
5.4 DE INZET VAN DE TAAKVERDELING ..................................................................................................... 19
5.5 DE WERKVOORUITGANG .......................................................................................................................... 20
5.6 HET VERLENEN VAN SERVICE ................................................................................................................. 20
5.7 ONDERBEZETTING EN UITSTELBAARHEID.......................................................................................... 20
6 CONTROLE VAN DE SCHOONMAAK KWALITEIT ........................................................ 21
6.1 PROCESBEHEERSING (DKS) OF CONTRACTBEHEER (VSR) .......................................................... 21
6.2 KEURINGSCRITERIA .................................................................................................................................. 21
6.3 WANNEER DIENT MEN TE CONTROLEREN .......................................................................................... 22
6.4 HET DAGELIJKS CONTROLESYSTEEM DKS.......................................................................................... 22
6.5 KMS (KWALITEITSMEETSYSTEEM) ..................................................................................................... 22
6.5.1 Wie bepaald de kwaliteit........................................................................................................... 22
6.5.2 Het doel van het VSR-KMS ........................................................................................................ 22
6.5.3 Beoordelingscriteria.................................................................................................................... 23
6.5.4 Inventarisatie van het gebouw ............................................................................................... 23
6.5.5 Voorbereiding van de beoordeling ....................................................................................... 23
6.5.6 Na de beoordeling ........................................................................................................................ 24
6.5.7 Hoe functioneert het KMS in de relaties tussen schoonmaakbedrijf en
opdrachtgever? .............................................................................................................................................. 25
2

1 Schoonmaakorganisatie: zelf doen of uitbesteden?
1.1 Inleiding
Steeds meer activiteiten die geen directe betrekking hebben op het primaire
proces worden ook uitbesteed. Door het uitbesteden haalt men de
professionaliteit en kennis van specialisten in huis.
è meer flexibiliteit
è betere kwaliteit
è verzekerd van continuïteit
De risicos die niets te maken hebben met de corebusiness worden
doorgeschoven naar de facilitaire dienstverlener.
In de jaren 60 hadden de meeste bedrijven eigen schoonmaak personeel dat
aangestuurd werd door de technische dienst. Tot er ontdekt werd dat de
schoonmaak een hoge kostenpost was. De schoonmaak opdracht werd in een
bestek gegoten en de eerste uitbestedingen gaven dan ook de aanleiding tot een
gevoelige daling van het aantal gepresteerde uren.
Aangezien lastenboeken en contracten vaak een verantwoordelijkheid was van
de inkoopdiensten, werd het contract meestal aan de laagst biedende gegund.
Het principe we kuisen enkel het storende vuil leidde dan ook naar een lagere
kwaliteit. Daarom is het belangrijk voor de organisatie van de schoonmaak
criteria te definiëren waar de dienstverlening aan moet voldoen.
1.2 Wat is er zo bijzonder aan het leveren van schoonmaakdiensten
In een productieproces is het gemakkelijk te definiëren of een product goed is of
niet, het moet aan een aantal eisen voldoen, is dit niet zo dan wordt het opnieuw
gemaakt. Bij een dienst is het moeilijke om deze als goed of als slecht te
beschrijven. Wel kan men beschrijven wat men reinigen en hoe men dit moet
reinigen en met welke frequentie. Maar wat proper is blijft nog steeds vaag en
dubbelzinnig.
De schoonmaker kan wel een schoonmaakprogramma en
schoonmaaktechnieken geleerd hebben, altijd zal hij de nodige flexibiliteit
moeten hebben om zich aan te passen aan de vervuilingsgraad.
De beschrijving van de te leveren dienst is dus subjectief interpreteer baar en
geeft steeds stof tot discussie. Een goed afgesproken controle systeem is dus
primordiaal.
3

1.3 Prijs/kwaliteit
Met het schoonmaak onderhoud van ruimten wordt beoogd om aan de eisen en
de verlangens van de gebruikers te voldoen. Deze kwaliteit gaat achter door de
vervuiling door de gebruikers.
Als het te vuil wordt (de storingsgrens wordt bereikt). Het programma moet
voorzien dat er in de ruimte gepoest wordt voor de storingsgrens wordt bereikt.
è de poetsbeurt herstelt de situatie tot de gewenste kwaliteit.
Lage storingsgrens è hoge eisen
Hoge storingsgrens è lage eisen
Wat men zich moet afvragen is: welke kwaliteit willen mijn gebruikers, de
gebruikers zijn niet het zelfde als ik.
Men verliest tijd en energie in weinig belangrijke details of in kwaliteitseisen die
echt niet gewenst worden door de gebruikers. Men kan dus gerust een lagere
kwaliteit accepteren voor een lagere prijs.
Bij een slecht berekend of georganiseerd schoonmaakprogramma zal men snel
tot onder de storingsgrens dalen.
Het schoonmaak programma moet dan worden bijgestuurd, maar hierin is het
belangrijk dat men de kwaliteitseisen van de gebruiker wel kent.
4

1.4 Schoonmaak organiseren
1.4.1 Wat is vuil? Wat is proper?
De criteria en gewenste eindresultaat zullen verschillen in een kantoorgebouw,
een ziekenhuis of een voedingsbedrijf. Zelfs de eisen van de gebruiker in een
zelfde gebouw zullen anders liggen in de verschillende lokalen.
1.4.2 Wat kan er mislopen wij een schoonmaak opdracht?
informatie materiaal mensen
het schoonmaak
proces
meetpunt van
de uitgevoerde
kwaliteit
methoden
machine
management
Er zijn 5 belangrijke factoren bij de schoonmaak organisatie
· Mensen en management
· Middelen
· Methoden
· Materiaal
· Machines
Mensen
De personeelskosten vertegenwoordigen 95% van de kosten in de schoonmaak,
goed personeel is dus heel belangrijk. Een goede selectie van je personeel is dus
de 1 ste stap.
Een goede opleiding is de 2 de stap. (zie methoden)
Motivatie is de 3 de stap. Mensen moet je motiveren, door hun prestaties te
erkennen en hun vertrouwen te schenken. Let op het is wel belangrijk om te
controleren en fouten objectief te beoordelen.
5

Middelen
Erg belangrijk is het juiste middel op de juiste plaats te gebruiken. Hierbij men
altijd de veiligheid van de persoon en van de vloer in het oog houden. Een goede
kennis van schoonmaak technieken is dus noodzakelijk.
We kunnen middelen indelen in 5 soorten.
1. Reiniging Dreft
2. Onderhoud vloeronderhoud
3. Gecombineerde middelen vloer+wand
4. Gespecialiseerde middelen ovenreiniger
5. Ontsmetting Anyosurf
Methoden
Men dient de manier waarop men iets reinigt te definiëren in de functie van
gewenste resultaat. En deze methode moet dan uitgevoerd worden aan de
uitvoerders.
Er moeten werkprogrammas en werkroosters bestaan.
Er dien een goede kwaliteitscontrole te zijn, waarin er rekening gehouden moet
worden met de frequenties en de verwachtingen die vastgelegd zijn ten aanzien
van de kwaliteit. Het schoonmaak programma is dus ook bepalend voor het
prijskaartje dat aan deze diensten zal worden verbonden.
Materialen
Het inzetten van het goede materiaal is niet alleen belangrijk voor een goed
rendement en de gezondheid van de schoonmaakster.
Het rendement zal duidelijk verhogen omdat er efficiënter te werk kan worden
gegaan. De schoonmaakster vermoeid zich minder, en er zal dus sneller kunnen
gewerkt worden.
Machines betekenen een investering maar het verhoogt de efficiëntie en de
snelheid van het werken. Er wordt dus een deel gerecupereerd in de loonkost.
6

De juiste combinatie
De juiste combinatie zal afhangen van:
· De soortschoonmaak en de ligging en grootte van het object
Het is duidelijk dan een ziekenhuis andere eisen zal hebben dan een
fabriek of kantoorgebouw.
· De grootte van de te reinigen ruimtes
Voor het reinigen van grote vrije oppervlakken zal andere schoonmaak
apparatuur gebruikt worden dan voor het reinigen van kleine.
· Soort en omvang van het meubilair en de opstelling er van
Het meer of minder gemakkelijk bereikbaar zijn van de te reinigen
oppervlakte zal afhangen van het soort meubilair en de soort opstelling er
van.
· Soort vloerbekleding
Elke vloerbekleding heeft zijn specifieke reinigings- en
onderhoudsmethode. Meerde soorten vloerbekleding per object leiden tot
verschillende onderhoudsmethode.
· Bezettingsgraad
het is evident dat in druk bezette gebouwen of lokalen de reinigingsgraad
snel oploopt.
1.5 Uitbesteden of zelf doen?
1.5.1 Verzamelen van gegevens
Er is steeds een studiefase nodig om de nodige informatie te vergaren over de te
leveren dienstverlening. De huisvestings- en technische structuur moeten tot in
het detail bekeken worden.
Er zijn verschillende gegevens waarover men moet beschikken
De informatie voer het gebouw
· Ruimtes (m 2 vloeropp)
· Ruimtesoort of aard van het gebruik (sanitair, kantoor, keuken,..)
· Vloerafwerking
· Inventaris en inrichting van de ruimte
· Bezettingsgraad en gebruikersintensiteit
· Gebruikersdicipline
· Kritieke zones
· Doelstelling schoonmaak (hygiënisch schoon, visueel schoon)
7

De wensen van de gebruikers
· Werkzaamheden en onderdelen die wel of niet op te nemen zijn
· Speciale wensen
De huidige organisatie
· de huidige organisatie en werkplanning, de schoonmaakfrequentie
· inventarisatie van het materiaal en middelen (op dit moment)
· huidige personeelsbezetting
· uitvoeringstijden en productienormen
· looproutes
· indeling in dagelijkse, periodieke en gespeculeerde taken.
· Al uitbestede taken
· Supplementaire taken buiten de schoonmaak (afwas,..)
1.5.2 Het opzetten van de organisatie
De organisatie van de schoonmaak dien op een doorzichtige en vlotte manier te
worden opgezet. Duidelijk richtlijnen moeten beschikbaar zijn om de organisatie
en de controle er van vlot te laten verlopen.
· In eigen beheer
Men kan de schoonmaak organisatie zelf opmaken of beroep doen op een
consulent.
· Bij uitbesteding
Het schoonmaak bedrijf dient u te overtuigen van hun:
o Vakkennis
o Kwaliteitszorgsysteem
o Capaciteit
o Continuïteit
o Beschikbaarheid en flexibiliteit
o Betrouwbaarheid
o Service
o partnerschip
8

2 Opmaken van bestekken
2.1 Inleiding
Als men beslist om de schoonmaak niet in eigen beheer uit te voeren, maar uit te
besteden is het noodzakelijk om:
· De inschrijvende bedrijven goed te informeren
· De voorwaarden en eisen te definiëren.
De bedrijven moeten aan de hand van deze eisen en voorwaarden een calculatie
en offerte kunnen maken.
Voor de opdrachtgever is het belangrijk om op basis van deze offerte:
· Een vergelijking te kunnen maken tussen de verschillende inschrijvers
· Gedurende de looptijd van het contract bij eventuele geschillen
betreffende de uitvoering, betaling, een oplossing te kunnen vinden.
Een bestek bestaat uit 3 delen:
· De juridische en financiële voorwaarden en afspraken
· Schoonmaak technische indeling van het gebouw
· Programma van de werkzaamheden.
2.2 Juridische en financiële voorwaarden en afspraken
· De aannemingsprijs
· De wijze van betaling
· De looptijd van de overeenkomst
· De opzegtermijn bij beëindiging van de overeenkomst
· Maatregelen om de geleverde kwaliteit te kunnen beoordelen
· Afspraken omtrent strafclausule
· Afspraken omtrent de verantwoording van het aantal verwerkte uren
· De openstelling van het gebouw ten behoeve van het schoon te houden
· De levering van nutsvoorzieningen op koste van de opdrachtgever
· De levering van goede en veilige apparaten
2.3 Schoonmaak technische indeling
De opdracht gever moet te beschikking stellen
· Zo duidelijk mogelijke informatie over het gebouw
· De bouwplannen
· Wat al dan niet in het schoonmaakonderhoud dient opgenomen te
worden, en de frequenties van periodieke schoonmaak.
· De nummering en aard van de kantoren.
9

2.4 Werkprogramma’s
· Het is wenselijk dat er volledige inventaris van de vloerafwerkingen en
het aantal en aard van de werkplekken ter beschikking wordt gesteld.
· Men dien een idee te hebben van de bezettingsgraad en het
gebruikersdiscipline
· De aard en de mate van vervuiling
· De kwaliteitseisen moeten duidelijk zijn
· Voor periodieke werken dient een richtprijs per beurt gegeven worden,
de frequentie mag hier niet in rekening worden gebracht.
2.5 De inhoud van de algemene verkoopsvoorwaarden
1. de werkroosters
Op welke momenten de werken worden uitgevoerd.
2. duur van de overeenkomsten
Voor hoelang de overeenkomst geldig is. Dit kan voor onbepaalde duur
zijn, of dit kan vastgelegd worden.
3. de leiding van de werkzaamheden
Wie heeft de leiding over het schoonmaak personeel?
4. schorsing van de werkzaamheden
In welke gevallen mogen de werkzaamheden worden geschorst?
5. Klachten
Hoe moeten klachten gemeld worden, en in welk tijdbeloop.
6. Aansprakelijkheid
Wie is er aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen of eventuele fouten en
dergelijke.
7. Prijzen
Wat zijn de prijzen, en in welke omstandigheden kunnen deze wijzigen?
8. betaling van facturen
De betalingsvoorwaarde die men dient te volgen.
9. het niet betalen van de factuur op de vervaldag
Wat gebeurt er bij niet betaling op de juiste dag?
10. competentie van rechtbanken
Welke rechtbank is bevoegd om de geschillen tussen klant en
opdrachtgever op te lossen.
11. Personeel
Regels i.v.m. het overnemen van personeel.
12. de algemene voorwaarden
Welke voorwaarden van de klant zijn van toepassing.
10

3 Calculeren in de schoonmaak
3.1 Inleiding
Gebouwbeheerders hebben belang bij een verantwoord schoon gebouw tegen
een zo laag mogelijke prijs. Om dit te kunnen bepalen is er een grote behoefte
aan een cijfermatige samen te stellen calculatie systeem, dat naar noodzaak kan
worden aangepast aan alle gestelde eisen en wensen.
Er zijn natuurlijk verschillende manieren om zon calculatie samen te stellen.
3.2 Doel van de tijdscalculatie
Het doel van het samenstellen van een tijdscalculatie is steeds 2delig.
1. Het vaststellen van het totaal aantal benodigde uren voor het
schoonhouden van het gebouw. Dit met het oog op het berekenen van de
kostprijs.
2. Het vaststellen van het aantal benodigde uren voor het schoonhouden van
de onderdelen in het gebouw. Met het de bedoeling de werkzaamheden te
kunnen onderverdelen in afgebakende taken.
3.3 Keuze van het calculatie systeem
3.3.1 Geen calculatie
De prijs wordt onderling overeengekomen op basis van vroegere ervaring. Er is
geen enkele basis tot discussie. Deze methode geeft geen mogelijkheid tot
discussie nog een garantie op prijs/kwaliteit.
3.3.2 Gedetailleerd tijdcalculatie-systeem
Manueel calculeren is zeer geschikt voor kleine gebouwen tot ongeveer 50 uren
per week.
3.3.3 “kengetallen” tijdscalculatie systeem
het werken met kengetallen is aangewezen als men regelmatig moet calculeren.
Dit systeem biedt en reëel benadering van de werkelijke benodigde tijd voor het
schoonhouden van gebouwen met een middelgroot tot groot formaat.
è zie oef in de cursus!
3.3.4 Calculeren via een rekenblad
Men gebruikt een spreadsheet of een speciaal ontworpen calculatieprogramma
waarin men zijn globale productienormen per type, in functie van het
programma de informatie over het gebouw heeft gedefinieerd.
11

3.4 Noodzakelijke vaardigheden
Om snel en doelmatig met deze systemen te kunnen werken zal de calculator
moeten beschikken over een aantal noodzakelijke vaardigheden.
- Kennis van bouwmethoden
- Routine in het herkennen van vloersoorten
- Kennis van de toepassing van machines
- Toepasbare werkmethodes
- Lezen van bouwtekeningen
- Ervaring met bezettingsgraad en gebruikersdiscipline
3.5 Het gedetailleerde tijdscalculatie-systeem
In dit systeem worden de opgebouwde standaardtijden gebruikt.
- standaardtijden voor vloeronderhoud
- standaardtijden voor inventarisonderhoud
in feite wordt een tijd berekend per type vloer, per m 2 en in functie van de
schoonmaakhandeling of de gebruikte methode.
Bovenop wordt er per inventarisonderdeel eveneens een schoonmaaktijd
toegekend als basis voor het berekenen van de nodige schoonmaaktijd voor een
gebouw of gebouwonderdeel.
3.6 Productiebepalende factoren
Naast de hogervermelde, zijn er tal van elementen die de standaardtijd of
productienomen positief of negatief kunnen beïnvloeden:
- de vloerafwerking
- inloopmatten
- het weer
- hoe is de buiten situatie
- zijn er grote vrije oppervlakteçèkleine oppervlakte
- bepaalde kwaliteitseisen
- schoonmaakuren (voor, na of tijdens de werkuren)
- aanwezigheid van lift
- beschikbaarheid van water in het gebouw
-
12

3.7 te verzamelen gegevens over het gebouw
om een tijdcalculatie van een gebouw te kunnen samenstellen, zullen een aantal
gegevens verzameld moeten worden. Wanneer men niet over voldoende
informatie kan beschikken zal men te plaatse de informatie moeten gaan
inspecteren.
Men kan dan best boven in het gebouw beginnen en per verdieping 1 blad
gebruiken, (dit om later een taakverdeling te kunnen opstellen). De
inventarisatie kan vest overdag worden opgesteld zodat men ook een beeld heeft
van de bezettingsgraad en het gebruikersdiscipline.
Voor dat men kan beginnen met de voorbereiding van het calculeren zal men
eerst een aantal gegevens van het gebouw moeten verzamelen.
Zie 2.3 en 2.4.
3.8 de berekening
Na de inventarisatie, kan met behulp van het gegeven programma van
werkzaamheden worden overgegaan tot het vaststellen van de benodigde tijd
voor het schoonhouden van het gebouw.
De berekeningen worden uitgedrukt in uren per week. Dit kan problemen geven
periodieke werken, men bijvoorbeeld werken die 1 keer per jaar of per maand
worden uitgevoerd gaan verrekenen in uren per week.
De oplossing is dat men geen rekening houd met de normale kalenderindeling
van 30/31 dagen per maand.
Men gaat er vanuit dan een jaar 52 weken telt met elk 5 werkdagen, dus 260
werkdagen per jaar.
Consequenties voor de berekening bij het onderhoud van onderwijsinstellingen.
· Het gebruik van kerngetallen is af te raden
· Het toepassen van tijdsnormen vraagt om een zorgvuldige inventarisatie
· De taakindeling en de personeelsbezetting zijn afhankelijk van de
vakanties.
3.9 De opzet en berekening (samenvatting)
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Het verzamelen van bouwtekeningen, bij het ontbreken ervan
schetsmatig tekenen op schaal van het gebouw
Controleren of opzetten van de schoonmaaktechnische indeling door de
ronde in het gebouw
Overbrengen van de gegevens uit de schoonmaaktechnische indeling
op uitsplitsingsbladen.
Overbrengen van de gegevens uit de uitsplitsingsbladen op de
tijdcalculatie, en het nodige aantal uren per week berekenen.
13

4 Bepalen van normen
4.1 Begripsbepaling
De arbeidsstudie is een complex van methoden en technieken met het doel om
de menselijke arbeidsverrichtingen in
- bestuderen
- beoordelen
- meten
- vereenvoudigen
- waarderen
men onderscheid
1. de tijdsstudie
2. de methoden studie
arbeidsstudie kan als doel hebben
- het bepalen van tijdsnormen
- het beoordelen, vergelijken en verbeteren van werkmethoden
- het afstemmen van werkzaamheden op elkaar
- het opstellen van doelmatige routeschemas
Door de noodzakelijke en diepgaande studie van de arbeid, krijgt men een
geroutineerd en objectief oog voor methoden en tijden.
4.2 Historische ontwikkeling
Taylor verlaagt de werknemer tot een onderdeel van de machine, hij houdt geen
rekening met de behoefte en noden van de mens, hij wil enkel en goed
eindresultaat.
Vandaag is de mens geen verlengstuk meer van de machine. Men gaat nu een
bepaalde tijd uitstellen voor een bepaalde opdracht.
4.3 Tijdstudie (doel en betekenis)
Tijdstudie is een bepaalde systematische wijze van onderzoek met behulp van
bepaalde apparatuur en technieken. Het doel van de tijdstudie is het vaststellen
van tijdnormen welke als maatstaf kunnen gebruikt worden voor een bepaalde
hoeveelheid te verrichte arbeid.
Tijdnormen zijn de resultaten van metingen, van de inspanningen die sterk
variëren omdat het werk wordt uitgevoerd door verschillende medewerkers
waarvan hun bekwaamheid of instellingen sterk kunnen verschillen.
In sommige gevallen zijn ook de omstandigheden niet constant. Om de variabele
factoren te standaardiseren worden van alle situaties aparte tijdnormen
opgesteld.
14

Samenvattend kan men stellen dat, voordat een tijdmeting gemaakt wordt er een
aantal variabele factoren gestandaardiseerd moeten worden.
De variabele factoren zijn:
- de werkmethode
- de omstandigheden
- het arbeidstempo of de vaardigheid
Door de tijdstudie uit te voeren wordt er niet naar verbeteringen gezocht in het
arbeidsproces, maar wordt er waar genomen, en wordt het werk gesplitst en
gerangschikt in diverse onderdelen, waarna de uiteindelijke tijd wordt bepaald
die als norm voor elk onderdeel zal gelden.
4.4 De tijdsmeting
Een tijdnorm is de hoeveelheid tijd welke een normaal vakbekwame werker
onder normale omstandigheden nodig heeft om een nauwkeurige omschreven
handeling uit te voeren met behulp van bepaalde gereedschappen of maschines.
Tijdnormen worden gebruikt voor:
- het bepalen van kostprijs van het onderhoud
- de kostenbewaking van het onderhoud
- het bepalen van het benodigde aantal uren voor het onderhoud
- het verdelen van de werkzaamheden in afgepaste taken
4.4.1 technische hulpmiddelen
het totaal van de werkzaamheden bij het schoonhouden wordt het proces
genoemd. Dit proces bestaat uit bewerkingen. De bewerkingen worden verdeeld
in handelingen. De handelingen worden gesplitst in elementen, welke worden
onderverdeeld in basisbewegingen.
proces
bewerking
handeling
element
basisbeweging
borstel natmaken
schrobben
het schrobben
zelf
looproute die
men volgt
schoonhouden
van het gebouw
reinigen van de
vloer
uitspoelen dweil
polsbeweging bij
het uitwringen
dweilen
dweil rond
aftrekker doen
stoffen
In het algemeen worden bij de tijdmetingen gemaakt bij de handelingen en de
elementen.
15

4.4.2 Prestatieschatting
Een geleverde prestatie is afhankelijk van
- de snelheid
- de vaardigheid
- de inspanning
- de bereidheid
bij de Bedaux-maatstaven van schatting zijn de inspanning en de vaardigheid in
1 getal uitgedrukt. De nadruk ligt hierbij op de inspanning, dus op het tempo van
de verrichtingen.
Het normale tempo is B60.
4.5 Opbouw van de normaaltijd (NT)
Bij alle met het horloge gemeten handelingen wordt tevens het waargenomen
tempo vastgelegd.
Bij de omrekening naar de NT wordt de volgende formule gebruikt.
=
Toch is er nog enige spreiding in de vastgestelde normaaltijden. De oorzaak
hiervan is dat er lichte tempowisselingen plaatsvinden tijdens het werk, die toe
te wijten zijn aan de aangetroffen omstandigheden.
4.6 Toeslagen op de normaaltijd
Het noodzakelijk enkele toeslagen te berekenen voordat de NT geschikt zijn om
ze te gebruiken als normen.
- fysiologische rust
- persoonlijke verzorging
- storingen
4.6.1 rusttoeslag
in de tijdnormen is deze rust dus al een toeslag verwerkt. Deze ingerekende rust
is nodig om tijdens het werk even uit te blazen. De hoogte van deze toeslag is
afhankelijk van
- de zwaarte van het werk
- de duur van de arbeidstijd
- de werkomstandigheden
De fysiologische rusttijden zijn reeds in de tijdnormen verwerkt en de wettelijke
pauzetijden of koffiepauzes moeten bij de samenstelling ven de tijdscalculatie
extra worden toegerekend.
16

4.6.2 Persoonlijke verzorging
Deze toeslag moet iedere medewerker gegeven worden voor de verzorging van
het uiterlijk, de kleding, het toiletbezoek, handen wassen. Bij extra vuil werk is
deze toeslag niet voldoende en moet men extra tijd bij de werkperiode moeten
rekenen.
4.6.3 Storingen
Deze toeslag moet gegeven worden overal waar mensen werken en daarbij
storingen kunnen ondervinden. Deze storingen kunnen zijn: overwerkers,
materiaaldefecten,
Bij het schoonhouden van kantoorgebouwen wanneer er geen gebruikers meer
aanwezig zijn zal deze toeslag ongeveer 2% bedragen.
Bij het schoonhouden van kantoorgebouwen wanner er wel nog gebruikers
aanwezig zijn zal deze toeslag ongeveer 8% bedragen.
4.7 Opbouwen van de tijdnormen
Aan standaardtijden per handeling of element heeft men bij de tijdcalculatie
niets. Het gehele arbeidsproces bij het schoonmaken bestaat immers uit een
complex van handelingen, welke in een bepaalde aaneenschakeling uitgevoerd
moeten worden.
4.8 Samenvatting
Alle beschikbare tijdnormen worden gegeven in minuten per beurt en is de
hoeveelheid tijd welke een normaal ingewerkte werker onder normale
omstandigheden nodig heeft om een nauwkeurig omschreven bewerking uit te
voeren met behulp van bepaalde gereedschappen en machines.
Tijdnomen zijn uiteindelijk bestemd om
-tijdcalculaties samen op te stellen
het bepalen van de kostprijs van het onderhoud
het verdelen van de noodzakelijke werkzaamheden in afgepaste taken.
5 Organiseren van het schoonmaakproces
5.1 Inleiding
Een productieproces is de som van alles opeenvolgende verrichtingen die nodig
zijn om grondstoffen en fabricaten te transporteren, te bewerken, te controleren
en op te slaan.
Om een goed inzicht te krijgen in het proces doet men een procesanalyse. Deze
analyse splits het proces op in onderdelen en beoordeeld daarna kritisch elke
stap.
17

Het proces schoonhouden is het geheel van samenhangende bewerkingen, met
het doel een gebouw efficiënt op een aanvaardbaar reinheidspeil te krijgen en te
houden.
Het doel van een procesanalyse kan zijn:
- het vaststellen van de schoonhoudkosten
- het verlagen van de schoonhoudkosten
- het verbeteren van de werkmethoden
- het verbeteren van de kwaliteit
- het indelen van de werkzaamheden in afgepaste arbeidsplaatsen
Om het proces schoonhouden goed te analyseren is het noodzakelijk vast te
stellen
Wat we moeten schoonhouden
Waar we moeten schoonhouden
Hoe en wanneer het moet gebeuren
Hoeveel tijde er noodzakelijk is
Inventarisatie
Platte grond
Bewerkingen en frequenties
Tijdcalculatie
Inventarisatie
Weten, wat en hoeveel er moet worden schoongemaakt
Plattegrond
Vanaf de bouwtekeningen kan men een beeld krijgen van de verdeling van de
soortruimten.
Bewerkingen en frequenties
De bewerkingen en het aantal frequenties worden vastgelegd in een eisen- of
werkprogramma.
Tijdcalculatie
Indien men kan beschikken over tijdnormen, kan men met gebruikmaking van
de inventarisatie van een gebouw, de totale tijd per ruime, afdeling, verdieping
en tot slot het hele gebouw vaststellen.
5.2 Taakverdeling
Wanneer aan de hand van de tijdcalculatie bekend is hoeveel tijd er nodig is voor
het schoonhouden van een gebouw, zal de totale hoeveelheid tijd verdeeld
moeten worden. Deze verdeling van tijd is afhankelijk van de duur van de
beschikbare werkperiode per keer.
Het is wenselijk dat, aan de hand van de noodzakelijke totaaltijd, overleg
plaatsvindt tussen de opdrachtgever en de uitvoerder om te bepalen welke
werkperiode het meest gunstig is om het werk uit te voeren.
De noodzakelijke taakverdeling ontstaat op het moment dat meer dan één
uitvoerende noodzakelijk is om het werk uit te voeren.
18

Bij het indelen van de werkzaamheden worden 2 methoden gebruikt:
- een geografische indeling
- een specialistische indeling
5.2.1 de keuze van de taakverdeling
Geen van beiden genoemde mogelijkheden zal, op zichzelf worden toegepast.
Door het kiezen van de gulden middenweg kan men de voordelen zo goed
mogelijk tot hun recht laten komen.
Voordat de indeling van de taken, aan de hand van de tijdcalculatie kan verdeeld
worden, zal men eerst moeten vaststellen welke werkzaamheden in aanmerking
komen voor een geografische indeling en welke voor de specialistische indeling.
- geografische indeling
alle werkzaam heden met een hoge frequentie (zoals dagbeurten)
- specialistische indeling
alle werkzaamheden met een lage frequentie (minder dan 1X per week)
5.2.2 taakverdeling in de praktijk
In de taakverdeling zal op een eenvoudige en gemakkelijk overdraagbare wijze
moeten worden opgesteld. Alle werkzaamheden in welk deel van het gebouw en
welke onderdeel er daar moet gepoetst worden.
Samengevat
de keuze van de werktijden is individuele beslissing die vele facetten heeft, en
waarvoor geen klant- en klare oplossing te geven is. Het geheel van de beslissing
hangt af van de kennis en de vaardigheid van de tijdcalculator en zijn
bekendheid met het betrokken gebouw. In alle gevallen zal in overleg met de
opdracht gever, een voor beide partijen gunstige oplossing gevonden worden.
5.3 Uitsplitsing van de tijdcalculatie
Bij indeling van taken zal het een toeval zijn als de berekende tijden precies
uitkomen op de gekozen werkperiode. Het iets onder of overplannen is een
normale zaak waarbij gesteld kan worden dat de afwijking niet meer mag zijn
dan 5%, waarbij dan gerekend mag worden op een te verwachten kwaliteit van
het werk.
5.4 De inzet van de taakverdeling
De taakverdeling zal voor de opstart van de werken en met veel zorg moeten
gebeuren.
Ter voorbereiding
- eenvoudig en goed leesbaar
- materialen voorzien in overeenstemming met de planning
- degelijke voorlichting geven over de planning
- juiste man op de juiste plaats
19

ij de realisatie
- voldoende personeel op de taakverdeling uit te voeren
- onmiddellijk starten op de controle en bijsturen
- steun geven aan de leiding ter plaatse
5.5 de werkvooruitgang
een taakverdeling zal zeer snel verwateren als er niet wordt op toegezien op de
handhaving er van.
Bij ernstige veranderingen ten opzichte van de bestaande taakverdeling kan het
voorkomen dat een nieuwe tijdcalculatie noodzakelijk wordt en dat ze gevolgd
wordt door een nieuwe taakverdeling
5.6 het verlenen van service
Bij bedrijven en diensten die met een vaste taakverdeling werken, kan van extra
service nauwelijks spraken zijn, als de tijdcalculatie en de taakverdeling geheel
in overeenstemming zijn met het gestelde programma en de te
verwachten/afgesproken kwaliteit.
5.7 Onderbezetting en uitstelbaarheid
Een onderbezetting in het gebouw heeft 2 gevolgen
1. de taakverdeling wordt verstoord en er zal voor vervangingen gezorgd
moeten worden.
2. Noodzakelijke werkzaamheden blijven achterwege hetgeen de kwaliteit
van het werk doet dalen en gevolgen heeft voor het budget van het
schoonhouden.
Aangegeven dient te worden hoe gehandeld moet worden bij het optreden van
een onderbezetting.
20

6 Controle van de schoonmaak kwaliteit
6.1 Procesbeheersing (DKS) of contractbeheer (VSR)
De mens staat centraal in de schoonmaak, zowel wat de schoonmaaktechnieken
als de wat de financiële kant van de zaak aangaat.
De kwaliteit van schoonmaak is zeer subjectief. De geleverde kwaliteit is dus
afhankelijk van verschillende factoren.
Controle en bijsturing is een manier om de kwaliteit voortdurend te kunnen
verbeteren.
Als we het proces willen beïnvloeden zullen we ook een aangepast
controlesysteem moeten gebruiken dat toelaat een analyse te maken van dit
proces en op basis hiervan aanbevelingen te formuleren. In de schoonmaak is het
DKS hiervan een voorbeeld.
Als we echter het resultaat willen beoordelen hebben we een aangepast
controlesysteem nodig. We hebben een score nodig die iedeaal onafhangkelijk
moet zijn van de controleur, de keuze van de te controleren ruimte. We doen dus
een meeting van de kwaliteit van dat specifiek ogenblik.
TE ONTHOUDEN
Procesbeheersing
De object/projectleiding stelt zelf de steekproef samen gebaseerd op eigen
inzicht, ervaring, doel van de controle,
Bv dagelijkse controle systeem (DKS)
Contractbenadering
De steekproef is statisch verantwoord en volledig willekeurig samengesteld.
Bv VSR-controle
6.2 Keuringscriteria
Als we controleren moet dit volgens vooraf bepaalde keuringscriteria gaan. Deze
moeten zowel bij de uitvoerder als bij de opdrachtgever bekend zijn.
Vuilfout
Methodefout
Materiaalfout
In de VSR-norm worden al deze criteria beschreven.
21

6.3 Wanneer dient men te controleren
Als men controleert zijn de volgende factoren belangrijk.
- niet voorspelbaar
- niet op het zelfde tijdstip
- variatie in de ruimte
De gecontroleerde heeft ook zijn rechten
- hij kan onmiddellijk feedback geven
- nooit stiekem controleren
- de controle moet deel uitmaken van de dagelijkse realiteit
6.4 Het dagelijks controlesysteem DKS
Het is belangrijk dat per schoonmaker één controle formulier wordt gebruikt. Op
die manier kan men een diagnose stellen van die persoon.
De controleur kiest zelf de ruimte die hij wil controleren, om een goed globaal
idee te krijgen is het aangewezen dat er verschillende ruimtes worden bekeken
zodat men kan nakijken of de fout zich systematisch herhaald.
Per geconstateerde fout zet men een streepje in het betreffende vakje.
Als men alle ruimtes heeft gecontroleerd telt men de fouten op. Dit kan men
zowel horizontaal (per item) of verticaal (per fout) doen. Het totaal aantal fouten
geeft een idee van de kwaliteit maar mag niet zomaar gebruikt worden als getal
om statistieken mee te maken.
6.5 KMS (kwaliteitsmeetsysteem)
VSR bepaald wat men dient te controleren en hoeveel fouten men mag maken
om een bepaald kwaliteitsniveau te halen.
6.5.1 Wie bepaald de kwaliteit
- schoonmaakpersoneel
- de gebruikers
- de opdrachtgever, of de klant
6.5.2 Het doel van het VSR-KMS
Het VSR-KMS maakt het mogelijk na te gaan of men aan de gestelde eisen
voldoet. De beoordeling is subjectief, daarom heeft het VSR regels opgesteld die
erop gericht zijn om een zo objectief mogelijk oordeel te krijgen of de
schoonmaak kwaliteit.
Er wordt beoordeeld op
- afwezigheid van storingen
- aanwezigheid van bepaalde elementen
22

Het systeem moet signalen geven naar
- direct toezicht op de uitvoerende
- overleg tussen opdrachtgever en schoonmaakbedrijf
6.5.3 Beoordelingscriteria
Beoordeling vindt plaats door systematisch, aan de hand van objectieve
voorschriften, een ruimte te onderzoeken op afwezigheid van storende
verontreinigingen of aanwezigheid van bepaalde elementen.
Bij de controle moet op de volgende varen een antwoord gegeven worden
- is het element schoongemaakt?
- Is het vuil al langer aanwezig
- Is de juiste methode gebruikt
Wat is de oorzaak van dat afgekeurd element
- niet schoongemaakt = vuilfout
- niet juist schoongemaakt = methode fout
- niet schoon te maken = materiaalfout
6.5.4 Inventarisatie van het gebouw
Enkele ruimten die tot dezelfde categorie behoren en eenzelfde dagelijks
onderhoudsprogramma hebben kunnen met elkaar vergeleken worden.
Alle ruimtes krijgen een code, daarnaast worden alle ruimtes ook genummerd.
Alle codes worden per categorie overgebracht op een inventarisatieblad.
Nadat een inventarisatie is gemaakt van alle ruimtes per categorie, moet men
voor elke ruimte een aantal beoordelingseenheden (BE) en het aantal elementen
bepalen.
6.5.5 Voorbereiding van de beoordeling
Om de controle uit te voeren moet men over volgende zaken beschikken
- controleformulier
- beoordelingscriteria
- gewenste kwaliteitsniveau (AQL)
- MAF
6.5.5.1 Controleformulier
Dit controle formulier is gebaseerd op het eerder opgestelde inventarisblad met
alle elementen die in de controle worden opgenomen.
6.5.5.2 Beoordelingscriteria
Beoordelingscriteria zijn nodig om de controle zoveel mogelijk te objectiveren.
6.5.5.3 Gewenste kwaliteitsniveau (AQL= acceptence quality level)
Bij het vaststellen van het schoonmaakprogramma door de opdrachtgeven en
het schoonmaakbedrijf is er ook een gewenst kwaliteitsniveau vastgelegd.
23

6.5.5.4 MAF (=maximaal aantal fouten)
Onder de MAF-waarde verstaan we het maximaal aantal fouten dat gemiddeld
per BE kan worden gemaakt.
=
6.5.6 Na de beoordeling
Na de beoordeling moet een rapport worden opgesteld door de controleur. De
resultaten worden geïnterpreteerd en besproken, men gaat indien nodig, gericht
opzoek naar eventuele verbeteringen.
24

6.5.7 Hoe functioneert het KMS in de relaties tussen schoonmaakbedrijf en
opdrachtgever?
25