Samenvatting 3 - Studiant

Samenvatting KantoorbeheerDeel 1: Kantoorconcepten1 Inleiding2 Geschiedenis van de kantooromgeving2.1 Een negatief imagoEen kantoor had eerder een grijze uitstraling.Het is een tastbaar symbool van de economische activiteit en van sociale,technologische en financiële overgang.Werkende bevolking op het kantoor :- begin vorige eeuw: 5%- eind vorige eeuw : meer dan 50%Van waar dit minder positief beeld?- De architecturale waarde was minder aantrekkelijk (het echte werk werdverricht op het platteland,…waardoor men weinig aandacht besteedde aan hetkantoor).- De status van kantoorwerk daalde (ook al bleef het aantal kantoorwerkersstijgen).- Eind jaren ’60 werd het kantoor overspoeld door allerhande specialisten(programmeurs, systeemanalisten,…)- Mensen hadden weinig oog voor de plaats en de omgeving waarin zemoesten werken. (Waren enkel geïnteresseerd in WAT ze moesten doen.- Het belang van kantoorwerk is gedurende een groot deel van de 20 e eeuwonderschat. Het is meestal onzichtbaar voor de buitenwereld, informatie kan nietgezien worden. (Immaterialisme)2.2 TaylorismeDe ontwikkeling van de kantoorcultuur begint bij F. Taylor. 19 e eeuw : studie van de werkmethodes bij BSM. Door observatie en controle van de bewegingen werd het mogelijk arbeidefficiënter te maken.Taylors methoden lagen aan de basis van MASSAPRODUCTIE en BANDWERK.SCIENTIFIC MANAGEMENT of TAYLORISME?WAT : Bestond erin mensen te beschouwen alsof ze onderdeel waren van eenproductiemachine.SOORTEN: scheiding tussen geestelijke en uitvoerende arbeid.Samenvatting Kantoorbeheer 1/38

PROCES: Mensen op het werk werden geobserveerd met een chronometer voorbewegingsstudies, uitgevoerd door mannen in witte schorten. Hun taak was om demeest efficiënte manier van werken te vinden.ACHTERLIGGENDE GEDACHTE: De uitvoerenden werden best behandeld als nietdenkendemachines.Niet alleen toepasbaar in productieomgeving maar ook in kantoren:BASISIDEE VOOR HET MANAGEMENT VAN EEN KANTOOR: Een onpersoonlijkebureaucratie waar orde en regelmaat de belangrijkste elementen waren.BIJ TAYLOR SPEELDE HIÊRARCHIE EEN BELANGRIJKE ROL :- Trouw en toewijding werden beloond met werkzekerheid- Promotie werd ook beloond met een statussymbool : meer ruimte.TAYLOR STREEFDE VERSCHILLENDE WAARDEN NA :- orde- hiërarchie- controle- mens als machineDe ideeën rond management evolueren. Vandaag maken we een ®evolutie mee op hetvlak van de kantooromgeving.2.3 De Noord-Amerikaanse stijl- Sinds 1920: nieuwe ontwikkelingen in de bouwnijverheid (gebruik van staal,beton, liften, elektrische verlichting,…) droegen bij tot het ontwerpen van zeerhoge torens.- Invloeden van de vastgoedsector (kantoren waren hier eigendom van) enstadsplanning : opbrengst drijfveer.- Beschikbare ruimte in het centrum werd kostbaar en hoogbouw betekende eenvermenigvuldiging van de oppervlaktewaarde.- ! Door beperkte oppervlakte werden er standaard grondplannen getekendwaarbij de kern van verticale circulatie (liften,trappen,…) en alle ruimte rondomde kern kon benut worden voor de plaatsing van burelen.- Binnenkant: goedkoop en flexibel- Buitenkant: groot deel van het budget werd gespendeerd aan het ontwerp en derealisatie van de gevel, die het prestige van het bedrijf moest uitdrukken. HOOGBOUW MET STANDAARD GRONDPLANNENSamenvatting Kantoorbeheer 2/38

2.4 De Noord-Europese traditie- Noord-Europese steden: oud en hadden al hun eigen identiteit. Hetkantoorgebouw kreeg geen vooraanstaande plaats in het stadsbeeld.- Eigendom van een bedrijf- Sociaal democratisch klimaat in Europa (veel overleg tussen werkgever enwerknemer) zorgde ervoor dat bij het ontwerp van het gebouw rekening werdgehouden met de eisen van de eindgebruiker. smallere kantoorgebouwen = werknemer zicht geven naar buiten. cellulair omwille van de vraag naar gesloten kantoren vriendelijk ten opzichte van het klimaat en de omgeving omwille van de veiligheiden gezondheid van de werknemers BEPERKTE HOOGBOUW MET EIGEN STIJL IN OMGEVING VAN STEDENCONCLUSIEAMERIKA:- grote projecten gefinancierd door vastgoedmarkt- gebouw zo standaard mogelijk om gemakkelijk te kunnen verhuren- liggen in het centrumEUROPA:- kantoorgebouwen zijn veel gevarieerder- hebben wel een lage bezettingsgraad- gebouwen worden door een bedrijf gebouwd- er werd geld geleend- er werd meer aandacht besteed aan het ontwerp- liggen in de omgeving van grote steden.2.5 De ommekeer- 1980: vraag naar nieuw kantoorconcept vanuit economische druk,technologische vooruitgang,…- andere manier van werken vereist andere huisvesting (meer creativiteit)- kennis en uitwisseling ervan wordt heel belangrijk- informatietechnologie maakt veel mogelijk FM DOET ZIJN INTREDESamenvatting Kantoorbeheer 3/38

3 Oorzaken van de verandering3.1 Bedrijfseconomische ontwikkelingen3.1.1 Oppervlakte van een werkplekOntwikkelingen die een belangrijke rol spelen in de organisatie van hetkantoorgebeuren.WAT VERSTAAT MEN ONDER DIE m²?Volgens ISO-of DIN-norm aantal m² onderverdelen.Beide normen komen op een aantal details na, overeen.Het is van belang dat elke organisatie voor zichzelf een aantal afspraken maakt omtrentde berekening van oppervlaktes, liefst zo goed mogelijk aansluitend op een norm.Bruto vloeroppervlakte = netto vloeroppervlakte + constructieoppervlakteNetto vloeroppervlakte = nuttige-+ installatie-+ circulatieoppervlakteBruto vloeroppervlakte (BVO) = de totale opp van de grondvlakken van deverschillende verdiepen. (wordt berekend met de buitenmaten van het gebouw.Netto vloeroppervlakte (NVO) = de opp tussen de verschillende muren en constructieelementen.Constructieoppervlakte = de opp die ingenomen wordt door de elementen van destructuur van het gebouw zoals gevels, kolommen, steunmuren, niet te betredenschachten, enz…Nuttige oppervlakte = de opp die overeenstemt met het doel of het gebruik van hetgebouw. (de ruimte binnen de kantoren,incl ingebouwde kasten,meubilair,bewegingsruimte,…)Installatie oppervlakte = de opp die nodig is om het gebouw op zich te latenfunctioneren. (de technische lokalen zoals HVAC)Circulatie oppervlakte = de verkeersruimten zoals gangen,trappen,…Samenvatting Kantoorbeheer 4/38

OPTIMALE m²?Hoe groter het % nuttige oppervlakte, hoe beter dit is uit economisch oogpunt!- Het aantal m² nuttige opp per medewerker zou uit economisch oogpunt zo kleinmogelijk moeten zijn, maar wel optimaal om goed en efficiënt te functioneren.- Ergonomisch en functioneel zo optimaal mogelijk.Optimale m² volgens Algemeen Reglement voor ArbeidsBescherming (ARAB):wetgeving in verband met veiligheid. Nu vervangen door CODEX.In het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming) wordt een minimalehoogte voor werkplaatsen van 2.5 m voorgeschreven. Deze norm kan ook voorkantoren gehanteerd worden. De Belgische wetgeving schrijft echter niets voor i.v.m. deoppervlakte van kantoren. Wanneer we een kijkje nemen bij onze buurlanden, zien wedat daar wel normen en aanbevelingen bestaan omtrent dit onderwerp. Daarop kunnenwe ons dan ook baseren om tot een redelijke oplossing te komen. Vloeroppervlaktenper standaard-kantoorfunctieStandaard kantoorruimte Minimale vloeropp in m2 Optimale vloeropp in m2A 7 9B 9 11C 13 14D 11 12E 18 18F 28 28a) uitvoerend kantoorwerk. telefoon- en archiefwerk.b) uitvoerend kantoorwerk waarbij een beeldschermopstelling noodzakelijk is;Samenvatting Kantoorbeheer 5/38

c) leidinggevenden van a) en b): beeldschermopstelling en overlegruimte voor max. 4personen;d) kantoor- of beleidsadvieswerk: beeldschermopstelling en overlegruimte voor max. 2personen;e) leidinggevenden voor d): beeldschermopstelling en overlegruimte voor max. 6personen;f) representatieve functies met bestuurlijke verantwoordelijkheden.3.1.2 Bezettingsgraad van een werkplekBezettingsgraad opmeten volgens MMO: 14 dagen op willekeurige tijdstippen (6 à 8u/dag) controleren op aanwezigheid in kantoor.Lage gemiddelde bezetting van de werkplekken:• Van de effectief te benutten werkdagen zijn we 20% van de tijd niet beschikbaar.(ziekte, vakantie,…) Een groot deel van de beschikbare oppervlakte wordt nietgebruikt.• Vergaderingen, bezoeken buitenshuis enz... zorgen voor een lage bezettingsgraad• Slechts 48% van de beschikbare werkplekken wordt gebruikt• Slechts 60% van de medewerkers is in het gebouw aanwezig.• Bvb.: directie, managers, adviseursHoge werkplekbezetting:• Bvb.: De receptie, het secretariaat, ondersteunende afdelingenOPMERKINGManagers, directeurs hebben meestal de grootste werkplek terwijl zij het minstaanwezig zijn.3.1.3 Kosten van een werkplekWAT KOST EEN WERKPLEK NU?Databank FACANA : in deze databank zijn de facilitaire kosten en prestatiesopgenomen van honderden organisaties en nog veel meer locaties. Ook op hetinternationale toneel wordt vel energie gestoken in het verkrijgen van inzicht in dekosten van facilitaire organisaties.Vaste lasten (huur of afschrijving) maken slechts een beperkt deel uit (1/3) van de totalekostprijs van een werkplek.Men spreekt van:• Huisvestingsgebonden kosten: huur, afschrijving, onderhoud, schoonmaak enenergie. Per m².Samenvatting Kantoorbeheer 6/38

• Werkplekgebonden kosten: ICT,, receptie, catering. Per werkplek aangegeven.OPMERKINGEen overdreven aandacht voor de kosten heeft in een aantal gevallen geleid tot eenverschraling van de dienstverlening.Kwaliteit werkplek: In de toekomst moet men kijken naar de toegevoegde waarde diefacilitaire organisaties hebben voor het primaire proces in plaats van het minimaliserenvan de kosten!3.1.4 Efficiëntie en effectiviteit van een werkplekHet ruimtegebruik kunnen we in twee richtingen verbeteren:- Efficiëntie: iets op een goede manier doenEfficiëntie verhogen komt overeen met de exploitatiekost (kostprijs) te verlagen- Effectiviteit: het goede doenEffectiviteit verhogen: de ruimte op zo’n manier gebruiken dat ze de kwaliteit van hetwerk verbetert. Ze biedt een meerwaarde aan het bedrijfsproces.OPMERKINGZie bijlage 11&12 en p 173.2 Technische ontwikkelingenDe doorbraak van de informatietechnologie (GSM, internet) veroorzaakt een revolutie inde dagelijkse manier van werken en leven:- snelheid- mobiliteit- flexibiliteitDeze ontwikkelingen veroorzaken ook een evolutie in het functioneren vanbedrijfsprocessen. Dit heeft een grote invloed op:- de organisatiestructuren- de dagelijkse manier van werken- de aard van de relatie tussen personeel en organisatieBedrijven moeten de beste manier vinden om een concurrentievoordeel te creëren doorefficiënt gebruik te maken van een netwerk van mensen en informatie.=> Proces van voortdurende verandering!Samenvatting Kantoorbeheer 7/38

Efficiëntieverbetering is een belangrijke motor achter dit veranderingsproces. Zowelpublieke als private organisaties zijn gedwongen om zich concurrerend op te stellen ende exploitatiekosten te verminderen.3.3 Maatschappelijke ontwikkelingenMobiliteit en bereikbaarheid van kantoren zorgen voor problemen.- locatie van bedrijven- de behoefte aan een evenwicht tussen privé en werk INVLOED OP NIEUWE KANTOORCONCEPTEN!3.4 Vergelijking tussen de oude en de nieuwe kantoorcultuurTraditionele kantooromgeving:• administratief werk was de basis van het kantoorwerk• het werk was routinematig• één persoon per werkplek, van 9 tot 5• aan het kantoor was te zien hoe belangrijk een persoon was• geschikt voor grote groepen van medewerkers• groepswerk werd niet gestimuleerd, elk had zijn individuele opdracht• de volgorde, zoals in een productielijn, werd zoveel mogelijk benaderd.Nieuwe kantooromgeving:• veel meer aandacht voor het economisch belang van een beter gebruik van tijd• minder fysieke grenzen, aangezien de moderne organisatie meer overleg vereist enspecialisten om complexere problemen sneller te kunnen oplossen• minder belang aan hiërarchie, werkelijke bijdrage belangrijker• spelen in op steeds kleiner wordende business units die ontstaan als gevolg vanuitbesteding van al wat niet tot de core-business behoort• stimulatie van teamwerk door inrichten van projectruimtes en vergaderzalen• groot vertrouwen en gebruik van informatietechnologieOPMERKINGZie bijlage 15Samenvatting Kantoorbeheer 8/38

4.2 Soorten kantoorwerkTypes kantoorwerk?• Kantoor als fabriek : Interactie : gering afgezien van het sociale contact tussen de werknemers. Autonomie : ook te verwaarlozen.• Kantoortaken van een hoger niveau: Interactie : hier is er een grotere mate van samenwerken nodig! Interactieverhoogt! Autonomie: blijft vrij laag• Kantoorwerk zoals in de juridische wereld of onderzoekscentra: Interactie : interactie is zeer klein daar het kantoor als plaats voor werk wordtaanzien dat zeer veel concentratie vraagt. Autonomie : vrij hoogTransactional offices ( door de invloed van de informatietechnologie op het werk)=> plaatsen waar kennis doorgegeven wordt. Interactie : maximalisatie (door beter beheer van tijd en ruimte) Autonomie: maximalisatieSOORTEN WERK OP EEN KANTOOR• individueel werk zonder hoge eisen qua concentratie• groepswerk / projectwerk• geconcentreerd werk• doorgeven van kennisOPMERKINGOpdeling is theoretisch. In praktijk is het een combinatie van verschillende soortenwerk waarbij het optimaal zou zijn als we kunnen beschikken over “activity relatedworkplaces” = omgeving gebaseerd op de activiteit.Samenvatting Kantoorbeheer 10/38

DIAGRAMIn het diagram duiden de pijltjes op mogelijke evoluties:-> De individuele processen en de bijhorende kantoorvormen zullen verminderen ofvervangen worden door groepsruimtes.-> Het belang van kennisoverdracht neemt toe waardoor het aantal bijhorendekantoortypes zal stijgen.Plaats voor de verschillende soorten “werk” op een kantoor4.2.1 Plaats voor individueel werk : bijenkorf• weinig interactie en weinig autonomie• weinig akoestische en visuele privacy• meestal open ruimte uniform opgebouwd• onpersoonlijk karakterzie bijlage 174.2.2 Plaats voor geconcentreerd werk : de cel♦ weinig interactie en veel autonomie♦ veel akoestische en visuele privacy♦ afzonderlijk kantoor♦ persoonlijk karakterzie bijlage 18Samenvatting Kantoorbeheer 11/38

4.2.3 Plaats voor groepswerk : het hol♦ veel interactie en weinig autonomie♦ weinig akoestische en visuele privacy♦ groepskantoor♦ eerder onpersoonlijk karakterzie bijlage 194.2.4 Plaats voor het doorgeven van kennis : het club♦ veel interactie en veel autonomie♦ weinig akoestische en visuele privacy♦ aangenaam vertoeven met veel faciliteitenzie bijlage 204.3 Soorten kantoorwerkplekken“ Kantoorwerkplek is de plaats waar werkzaamheden kunnen verrichtworden waarbij de verwerking van informatie centraal staat.”Drie basiskarakteristieken om de verschillende kantoorwerkplekken te definiëren :♦ Waar is de werkplek gelegen (t.o.v. andere werkplekken) -> plaats♦ Lay-out van de werkplek en relatie met ander werkplekken♦ Hoe gebruikt men de werkplek?4.3.1 Plaats van de kantoorwerkplek volgens eigenschap : ligging van dewerkplek ten opzichte van de andere werkplekken.4.3.1.1 BasiskantoorBasiskantoor of permanente werkplaats van de meeste werknemers.Komt overeen met de traditionele opvattingen rond kantoren : de plaats war je elke dagnaartoe gaat om te werken, waar je collega’s ontmoet,... Een basiskantoor is uitermategeschikt om het imago van een bedrijf uit te drukken.Samenvatting Kantoorbeheer 12/38

4.3.1.2 TelewerkplekTelewerkplek of een werkplek op afstand van het basiskantoor.Deze plek kan gelegen zijn in een kantoorgebouw of op een plaats die al dan nietbedoeld is als werkplek. Voor de communicatie met collega’s en management isinformatietechnologie nodig. Ze komen voor in verschillende vormen.♦ SatellietkantoorIs een kantoorgebouw waar telewerkers van één organisatie gebruik van kunnenmaken. Het kantoorgebouw wordt door de organisatie ter beschikking gesteld van zijnwerknemers.Een fm zorgt voor de toewijzing van de werkplekken en aanverwante diensten.♦ Business centerDit kantoor wordt ter beschikking gesteld door een commerciële aanbieder. Ze wordente huur aangeboden, dit houdt in dat mensen van verschillende organisaties hier kunnenkomen werken. Ze zijn ook uitgerust met informatietechnologie.Een business center is meestal gelegen in de nabijheid van bvb een luchthaven.♦ GastwerkplekDit is een werkplek in het kantoor van een klant. Dit maakt de communicatie met dewerknemers van de klant eenvoudiger.(Ook gebruik van archieven en databestanden van de klant => eenvoudig).♦ Thuiswerkplek- werkplek in een woning van een medewerker- geen gezamenlijke faciliteiten- zeer autonoom- discussie over nodige accommodatie en verzekering arbeidsongevallen♦ Instant werkplek- werkplek die oorspronkelijk niet bedoeld was om te werken- geen gezamenlijke faciliteiten- onafhankelijk van plaats en tijd- in hotellobby’s, hotelkamers, vliegtuigen, restaurants,..Samenvatting Kantoorbeheer 13/38

4.3.2 Plaats van de kantoorwerkplek volgens eigenschap : Lay-out van dekantoorwerkplekEnkel van toepassing op werkplekken die zich in een kantoorgebouw bevinden.Heeft betrekking op de ruimtelijke eigenschappen van de werkplekken.Omslotenheid is de belangrijkste vorm. Is een werkplek fysiek gescheiden of gelegen indezelfde ruimte als de andere werkplekken?-> Heeft een grote invloed op :- wijze waarop mensen samenwerken- klimaatbeheersing- ruimtelijke flexibiliteit- efficiënt ruimtegebruik4.3.2.1 KamerkantoorKamerkantoor of cel : omsloten ruimte met 1 tot 3 werkplekken.- Akoestische en visuele privacy voor 1-3 pers.- Mogelijkheid tot gedecentraliseerde klimaatregeling- Vertrouwelijke gesprekken- Mogelijkheid om de status en de hiërarchie uit te drukken door het variëren ingrootte, bemeubeling en aankleding.- Ruimtegebruik per werkplek is vrij hoog.4.3.2.2 Groepskantoor of teamkantoorGrenskantoor : omsloten ruimte met 4 tot 12 werkplekken.- Minder mogelijkheid tot gedecentraliseerde klimaatregeling- Hogere ruimtelijke flexibiliteit.- Ruimte per werkplek wordt kleinerWorden vandaag gebruikt voor:-> projectteams: ‘een groep mensen die gedurende een bepaalde periode samenwerkttot een project beëindigd is of voor een groep mensen met eenzelfde samen uit tevoeren regelmatig terugkerende opdracht.’-> clubs: ‘verschillende mensen komen samen, al is het type werk anders dan bij eenprojectteam.’Samenvatting Kantoorbeheer 14/38

4.3.2.3 Kantoortuin en kantoorlandschapKantoortuin of kantoorlandschap: omsloten ruimte met meer dan 12 werkplekken.4.3.2.4 CombikantoorCombikantoor: een aantal cellen zijn gelegen rond een groepskantoor.4.3.3 Gebruik van het kantoorHeeft betrekking op de manier waarop werkplekken gebruik worden.4.3.3.1 Persoonlijke werkplek- 1 persoon- traditionele manier van verdelen- drukt status uit- territorium met archief en informatietechnologie- persoonlijke inrichting- medewerkers weten elkaar gemakkelijk te vinden4.3.3.2 Gedeelde werkplek- 2 of meerdere personen- op verschillende tijdstippen van dezelfde werkplek gebruik maken- krijgen de indruk een eigen territorium te hebben- geen persoonlijke inrichting (is moeilijker)- opberging in kasten nabij werkplekOm dit concept goed te laten werken dienen 2 belangrijke regels gerespecteerd teworden.1) gebruik op voorhand afspreken (werkplanning)2) persoonlijke spullen dienen verwijderd te worden als men stopt met werken (cleandesk)4.3.3.3 Niet-territoriale werkplek- geen vaste groep personen- werkplekken worden door iedereen gebruikt- geen territorium- opberging in verrijdbare ladenblokkenSamenvatting Kantoorbeheer 15/38

De toewijzing kan op twee manieren gebeuren:1) Via reservering2) Wie eerst komt eerst maaltWaarom bestaat er een indeling?Gedeelde en niet-territoriale werkplek reduceren de kosten wanneer het aantalwerkplekken kleiner is dan het aantal werknemers. Door kostenbesparing kan men dewerkplekken bvb beter uitrusten.4.4 Sociale aspecten bij nieuwe kantoorconcepten.Irrationele psychologische behoeften spelen een grote rol.4.4.1 Mens en werkplekWerknemers kennen allerlei emotionele betekenissen toe aan hun fysiekewerkomgeving. De ontwerper of adviseur moet dus rekening houden met menselijkeeigenschappen en behoeften.De interactie tussen mens en omgeving wordt sterk bepaald door 3 behoeften:1) Fysiologische behoeften- fysieke behaaglijkheid en lichamelijk welzijn.- Dit vraagt om een aantrekkelijk binnenklimaat, veilige en gezonde omgeving,afgestemd interieur,…- indien hier niet aan voldaan wordt kan dit leiden tot onvrede en grijsziekteverzuim(wit ziekteverzuim: echt ziek, zwart: bedrog, grijs: komt door het niet goed voelen inbedrijf)2) Sociale behoeften- behoefte aan interactie met anderen, maar men wil zich ook soms kunnenterugtrekken (privacy)- er moet dus ruimte zijn voor communicatie en sociaal contact, maar ook voorafzondering!3) Psychologische behoeften- behoefte aan erkenning, waardering en respect- schoonheid, identiteit, zelfontplooiing- ze willen zich profileren in eigen kantoorSamenvatting Kantoorbeheer 16/38

OPMERKINGDe fysiologische behoefte is eenvoudig grijpbaar en stuurbaar. Sociale enpsychologische zijn minder beheersbaar. Men stelt vast dat er bij iedere mens behoefteis aan persoonlijke ruimte. Deze behoefte heeft te maken met de behoefte aanterritorium en privacy.4.4.2 Privacy= de mate waarin mensen in staat zijn hun interactie met anderen te controleren(het gaat om zelfbeschikking en keuzevrijheid in het aangaan of vermijden van contact)Te veel privacy: sociaal isolementTe weinig privacy: ergernis, onbehagen, overbelasting en drukteOnderscheid tussen:Visuele privacy: keuzevrijheid in zichtAkoestische of auditieve privacy: horen en gehoord worden (groot minpunt)Onderzoek:In open kantoren verbetert communicatie want kans op interactie is groter.Maar privacy neemt af!Oplossing:Sociale maatregelen: vragen om stiller te praten, non-verbale communicatieRuimtelijke maatregelen: wanden in glas van verschillende hoogtesGevolg:Ontwerper moet een balans vinden tussen de behoefte aan openheid en behoefte aanprivacy. Hangt af van soort werk: bij complex denkwerk is privacy noodzakelijk4.4.3 Territorium= een bepaald gebied of plaats tot persoonlijke eigendom maken en het afschermentegenover anderen. (sterk verbonden met privacy)Het betekent een stukje persoonlijke controle van de omgeving.Het opheffen van de persoonsgebonden werkplekken ten gunste van flexibelewerkplekken, of het verlies aan een eigen territorium wordt als een minder grootprobleem ervaren.Samenvatting Kantoorbeheer 17/38

5. Rol van het facility management in een kantoorcomplex.5.1 Ontwerp en bouw van het complex.Het invoeren van een nieuw kantoorconcept is meer dan het anders schikken van eenaantal burelen en het maken van een aantal afspraken.Het is een “veranderingsproces” met invloed op de totale manier van werken enzijn op het werk.Vroeger: gebouw werd ontworpen en gebouwd zonder inbreng van de mensen die hetlater zouden moeten runnen. Daardoor was de uitbating van het gebouw veel duurderdan noodzakelijk.Zie bijlage 245.2 Exploitatie van het complexTaken weggelegd voor FM met oog op uitbesteding:Onthaal, bewaking, technisch onderhoud, schoonmaak, onderhoud, afvalverwerking,catering, helpdesk, vergaderzalen, kabelmanagement, EHBO-post, archiefbeheer,aankoopdienst,…Zie bijlage 255.3 Voor het aanbieden van social facilitiesVormen voor medewerkers een bijkomend voordeel of gemak:Bedrijfsrestaurant, kranten-en boekenwinkel, fitness, pendeldienst, carwash, verhuurwagens, kinderopvang, reisagentschap, bank, droogkuis en wasserij, kapper,bloemenwinkel,… Ze worden beschouwd als een deel van de tertiairearbeidsvergoedingen.Zie bijlage 26Samenvatting Kantoorbeheer 18/38

6. Aanpak van kantoorinnovatie6.1 Ontwikkelen van een passend kantoorconceptOm op een professionele manier een eventuele innovatie te realiseren zal de fm moetenaantonen hoe een passend kantoorconcept er uit ziet voor zijn organisatie. Om dit tebepalen kan volgend traject worden doorlopen :1) Opstellen gebruikersprofiel van de organisatie2) Opstellen van generieke ruimtetypen en ruimtebudgetten3) Ontwerpen van kantoorconcepten.6.1.1 Opstellen van een gebruikersprofielGebruikersprofiel: ontwikkelt een duidelijk beeld van de organisatie.4 ELEMENTENa) lange-en middellange termijnstrategie- hoe dynamischer de markt waarin de organisatie werkt, hoe moeilijker het is eenstrategie op lange termijn te bepalen- men moet bepalen hoe situatie vroeger was, wat de situatie nu is en wat meneventueel verwacht. (veranderingstendens)b) huidige structuur en cultuurbeeld krijgen van:-formele verhoudingen tussen de medewerkers (organigram)-functies (hoeveel van elk) die zij uitoefenen (functiegroepen vormen bvb. docenten)c) huidige manier van kantoor-en werkplekgebruikBeeld krijgen van de huidige manier van kantoor – en werkplek gebruik door:-observatie: objectief beeld van de huidige manier van kantoor-en werkplekgebruik-techniek: multimomentopname (MMO)- minstens 2 weken ieder uur dezelfde route langs bepaalde werkplekken volgen- bezet? Welke activiteit op die werkplek?- beeld vormen van bezetting en activiteitenSamenvatting Kantoorbeheer 19/38

d) tevredenheid met werkplek en werkomgeving- om storende en positieve aspecten te kennen- basisgegevens voor evaluatie van het project- storende aspecten hebben nadelige invloed op productiviteit- nulmeting bij opstart van project dient als referentie voor latere evaluatie- nulmeting geeft inzicht in de huidige situatie en in mogelijkheden om deze teverbeterenOpstellen generieke ruimtetypen en ruimtebudgettenHet gebruikersprofiel dient als basis om te bepalen aan welke verschillende ruimtes demedewerkers in een bepaalde functiegroep behoefte hebben.Bvb projectgroep moet samen kunnen overleggen en elke medewerker moet zijn ookindividueel kunnen terugtrekken. Er is dus behoefte aan een groepskantoor en aankamerkantoren.Het aantal verschillende types werkplekken dat voorzien moet worden, kan afgeleidworden uit het gebruikersprofiel.Voor gedeelde werkplekken moet er rekening gehouden worden met de gemiddeldebezetting, veiligheidsmarge, het aantal m² per werkplek en het ruimtebudget.Opstellen ruimtebudget:• aantallen van de verschillende types• extra ruimtes• eventueel niet-territoriale werkplekken• bezettingsgraden• enz.....zie bijlage 306.1.2 Ontwerpen van een kantoorconceptBasis : gebruikersprofiel, generieke ruimtetypen en ruimtebudgettenHet kantoorconcept wordt opgebouwd uit clusters van generieke ruimtetypen, waarbijelk van deze ruimtetypen een optimale werkplek biedt voor één of meer van de in hetgebruikersonderzoek bepaalde activiteiten.Samenvatting Kantoorbeheer 20/38

6.2 Implementatie en acceptatie van een nieuw kantoorconceptBegint eigenlijk al tijdens het ontwikkelen van het concept. Is pas geslaagd indien hetconcept aansluit op de verwachtingen en behoeften van de gebruikers.Bij de implementatie van een nieuw kantoorsysteem worden volgende stappengenomen:- pilootproject- implementatie in de volledige organisatie- evaluatie en onderhoud van het nieuwe concept6.2.1 Pilootproject opzettenWat : Stuurgroep waarin alle disciplines waarop een nieuw kantoorconceptinvloed heeft, vertegenwoordigd zijnDoel : - Ondersteuning tijdens het stapsgewijs invoeren van het kantoorconcept- Aantonen van de voordelen voor de organisatie en de gebruikers- Komen tot een geïntegreerde visie op de werkomgeving en de manierwaarop deze kan bijdragen tot het bereiken van de organisatorischedoelstellingen.Criteria voor de selectie van een groep voor een pilootproject (Becker) :-> voor concepten waarin telewerken en niet-territoriale werkplekken gecombineerdworden:• meer dan 50 % niet op vaste werkplek of niet in het kantoor• taken zijn voor groot deel individueel te volbrengen• hoofdkantoor is niet dichter dan klantenkring• goed kunnen omgaan met ICT• veel reizen-> voor concepten waarin een vorm van teamwerk belangrijk is:Stuurgroep• werken aan projecten die meer dan enkele maanden duren• beloond worden op basis van groepsprestaties• nood hebben aan regelmatige, informele en face-to-face contacteno leider: gemotiveerd persoon (FM’er) die zaken overbrengto vertegenwoordigde disciplines: FM, vastgoed, HR, IT-technologieo doel: geïntegreerde visie op werkomgeving en de manier waarop deze kanbijdragen tot het bereiken van de organisatorische doelstellingenSamenvatting Kantoorbeheer 21/38

Implementatie in de volledige organisatieSuccesvol pilootproject is belangrijk voor verdere implementatie maar geen garantievoor succes. Gebruikers van het nieuwe concept uit de pilootgroep zijn belangrijkeambassadeurs voor het totale project. Men is sneller geneigd een collega te geloven.Pilootproject: overzichtelijke aangelegenheid, aanpak staat vast, concept is losImplementatie in een groot kantoor: grote operatie, een goede voorbereiding isnoodzakelijkBelangrijk om na het succesvol pilootproject de 1e stappen uit de ontwikkelingsfase uitte werken zodat er een optimale werkoplossing uitgewerkt wordt.MAW:• gebruikers van pilootproject zijn belangrijke ambassadeurs voor het totale project• gebruikersprofiel, enz.. moeten voor de andere gebruikersgroepen geëvalueerden eventueel aangepast worden• de aanpak van het traject staat vast, niet het concept• communicatie met alle betrokken medewerkers is zeer belangrijk• degelijke projectplanning noodzakelijk6.2.2 Evaluatie van het conceptNa het implementeren van het nieuwe kantoorconcept moet men een nieuw onderzoeknaar tevredenheid starten. Het eerste onderzoek dient dan als referentie.Wanneer er punten zijn die minder goed scoren binnen het nieuwe kantoorconcept, danmoet men hier aandacht aan besteden.6.2.4 Instandhouding van het conceptDe stuurgroep zou het concept kunnen opvolgen. Men moet dan:- De informatietechnologie blijvend onderhouden en optimaliseren- Kantoorapparatuur onderhouden- Vastleggen en opvolgen nieuwe afspraken ivm reserveren, archief, …- Bekijken andere regels ivm veiligheidErvaringen met nieuwe kantoorconcepten :Artikel “Ervaringen met flexibel werken in een innovatieve kantooromgeving” p.42Zie bijlage 33, 34 en 35Samenvatting Kantoorbeheer 22/38

Samenvatting Kantoorbeheer 23/38

Deel 2: Kantoorinrichting8. Kantoormeubilair9. Toestellen in kantoren10. KantoorbenodigdhedenDeel 3: Kantooromgeving11. Klachten in kantorenOnderzoek Nederlandse kantoren (Landbouwuniversiteit Wageningen 1990):35% ontevreden over binnenklimaat, 20% gezondheidsklachtenSick Building SyndromeAspecifieke gezondheidsklachten: hoofdpijn, vermoeidheid, irritaties luchtwegen enogen* klachten verdwijnen snel na het verlaten van het gebouw* verband tussen oorzaak en gevolg is moeilijk te leggen omdat ze veel oorzakenkunnen hebben:• arbeidsomgeving - ergonomische aspecten• arbeidsverhoudingenHet leggen van relaties tussen dit type klachten en oorzaken is moeilijk, alsook derelatie tussen gezondheidsklachten en ziekteverzuim (externe factoren hebben invloedop ziekteverzuim).Samenvatting Kantoorbeheer 24/38

De meeste klachten over de werkomgeving hebben technische oorzaken. Het gaat hiervooral om klachten met betrekking tot volgende zaken :- Luchtkwaliteit klachten over onvoldoende ventilatie en te hoge temperatuur- Thermisch comfort in de zomer : hoge interne warmtelast, onvoldoende zonnewering,ventilatie en koeling in de winter : tochtverschijnselen door slacht afgestelde of ontworpeninblaasroosters, niet goed regelbare opening van ramenof grote koudevlakken- Geluid geluidshinder door veel mensen in één ruimte, extern geluid,apparatuur, installaties ,…- Licht te weinig daglicht, onjuiste beeldschermopstelling, helderheidverschilSamenvatting Kantoorbeheer 25/38

12. Kantoorklimaat12.1 Thermisch binnenklimaatBinnenklimaat: combinatie van thermisch binnenklimaat en luchtkwaliteit= Het geheel aan omgevingsparameters die de thermische sensatie van de mensbeïnvloeden (koud, warm, tocht, koudestraling,…).Thermische behaaglijkheid wordt bepaald door fysische factoren:Samenvatting Kantoorbeheer 26/38

De thermische behaaglijkheid wordt bepaald door enkele fysische factoren :- Luchttemperatuur- Relatieve vochtigheid RV = AV x 100VVDeze waarde moet tussen de 40 en de 60 liggen.- Stralingstemperatuuris afhankelijk van de temperatuur van omliggende voorwerpen en van hetuitstralingsvermogen van de omringende voorwerpen- Luchtsnelheid is van belang voor het aanvoelen van een omgeving.MAX 0.2 m/s- De uit te voeren activiteiten Door uit te voeren activiteiten wordt door het lichaam energie omgezetin warmte. Deze wordt uitgedrukt in W/m²+ bijlage 41 !- De kleding Onze kleding heeft een isolerende waarde die wordt uitgedrukt inm²C/WattSamenvatting Kantoorbeheer 27/38

12.2 LuchtkwaliteitLuchtkwaliteit = heeft betrekking op die omgevingsparameters die eengeursensatie teweegbrengen of die leiden tot een prikkeling vande luchtwegen of de ogen.De kwaliteit van de binnenlucht in een ruimte is afhankelijk van:- De kwaliteit van de buitenlucht waarmee wordt geventileerd- De hoeveelheid verse luchttoevoer- De hoeveelheid en de aard van de aanwezige verontreinigingsbronnen (rokersen kantoorapparatuur)De minimale hoeveelheid verse luchttoevoer in kantoren bedraagt 30m²/uur ppDe optimale hoeveelheid verse luchttoevoer in kantoren bedraagt 40m²/uur pp∆ CO 2 geeft het verschil weer tussen het CO 2 gehalte van de binnenlucht en het CO 2gehalte van de buitenlucht (350 - 450 ppm)Een ∆ CO 2 van 250 ppm is zeer goedEen ∆ CO 2 van 1000 ppm is onaanvaardbaarKantoorapparatuur produceert ozon. De Maximale Aanvaardbare Concentratie (MAC)voor ozon bedraagt 0.12 mg/m².Samenvatting Kantoorbeheer 28/38

13 Akoestische elementen uit de kantooromgeving13.1 Hinderlijk geluid- luid moeten praten om omgevingsgeluid te overstijgen;- concentratiemoeilijkheden (concentratielijn onderbroken).-Schade?Schadegrens bij permanente blootsstelling: 80 db(A).In kantoorsituaties bijna nooit schadelijk geluid.13.2 Akoestische begrippen (bijlage 44 tem 46)Voorwerp trilt :- luchtdeeltjes bewegen mee- ontstaan van “luchtdrukwisselingen”- aantal wisselingen per seconde (Hz)- snelheid van verplaatsten : 340 m/s- trommelvlies : sensatie wordt als “geluid” ervaren- tussen 20 en 10.000 Hz- drukverschil speelt ook een rol- enkelvoudige trillingen (zuivere toon)- samenstelling van harmonieuze frequenties : muzikale toon- samenstelling van willekeurige, onafhankelijke frequenties : lawaai- oor is niet even gevoelig voor alle frequenties maar intensiteit en frequentiespelen een rol- drukverschillen uitgedrukt in Pa/m² gehoorgrens 20 micro Pa pijngrens 200 Paaangepaste (logaritmische) schaal : dBOPMERKINGHet oor is niet even gevoelig voor alle frequenties maar intensiteit en frequentie speleneen rol => lijnen van gelijke luidheid of IsofoonlijnenFilters of gewogen decibelwaarde:• om combinatie frequentie en intensiteit te maken in een meettoestel werden“gewogen” decibelwaarden afgeleidSamenvatting Kantoorbeheer 29/38

• A filter benadert de 40 foon curve en komt het best overeen met hetmenselijk oor• bij een dB(A) meting is reeds een correctie toegepast13.3 Effecten van geluid op de mensGeluid heeft verschillende effecten op de mens :- Oriënteerreflex- Schrikreactie- Maskeren- Concentratie beïnvloeden eenvoudige taken : prestatie neemt toe moeilijke taken/veel eenvoudige taken tegelijk : prestatie neemt afHet soort geluid is ook van belang. Geluid met informatie zal eerder storend zijn dangeluid zonder informatie. De mate van de hinder wordt ook bepaald door de mate vanbeheersbaarheid.13.4 Richtlijnen en maatregelenEr is weinig regelgeving ivm geluidshinder. De Belgische norm NBN S 01-401 geeft eenaantal waarden die als maximum moeten beschouwd worden in bepaalde lokalen.Om geluidshinder te voorkomen kan men :- Het geluid aan de bron aanpakken- Overdracht van geluid voorkomenEr kan ook hinder optreden wanneer er te weinig absorptie is. Hier hebben we hetprobleem van een te grote nagalmtijd. Om de situatie te verbeteren moet er extraabsorptiemateriaal aangebracht worden.Nagalmtijd = de tijd die nodig is om het geluidniveau met 60 dB(A) te latendalen.Samenvatting Kantoorbeheer 30/38

13.5 Meetmethoden en meetapparatuurEr wordt gerekend met dB(A). Deze schaal is logaritmisch- 2 gelijke geluidsniveaus optellen komt overeen met een stijging van 3 dB(A)- een verschil van 10 dB(A) betekent 10 x sterker of zwakker geluid- Als het geluidsniveau van twee bronnen niet gelijk is wordt dit berekend via eentabel bijlage 5014. Kantoorverlichting14.1 Eigenschappen van licht- Lichtstroom= de totale hoeveelheid licht die een lichtbron per seconde uitstraaltGrootheid : phi ( Φ )Eenheid : lumen (lm)- Lichtsterkte en lichtsterktediagram= de lichtintensiteit van een lichtbron in een bepaalde richting.Grootheid : IEenheid : Candela (Cd)- Verlichtingssterkte= de hoeveelheid licht of lichtstroom die per m² op een oppervlak komt.Grootheid : EEenheid : lux (lx)- Luminantie= de helderheid van een bepaald vlakEenheid : cd/m²- Kleurtemperatuur= de temperatuur in Kelvin waarop we een zwart lichaam moeten brengen omdezelfde kleurindruk te hebben als die van de lamp- Kleurweergaveindex= geeft de kwaliteit van de kleurweergave weer.Eenheid : Ra (max 100)- Reflectie- VerblindingSamenvatting Kantoorbeheer 31/38

14.2 Lampen14.3 Verlichtingsarmaturen- Directe algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen metstandaard fluorescentielampen kan uitgerust worden met elektrische voorschakelapparatuur endaglichtafhankelijke regeling 4 lampen van 58 W voor een kantoor van 15 à 20 m²- Directe algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen met T5-fluorescentielampen en een hoog rendementsspiegeloptiek kan uitgerust worden met elektrische voorschakelapparatuur endaglichtafhankelijke regeling 4 lampen van 36 W voor een kantoor met 15 à 20 m²- Directe algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen metcompacte fluorescentielampen- Algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen voor indirecteverlichting via reflector in de armatuur- Indirecte algemene verlichting met pendelarmaturen voorzien vanfluorescentielampen- Beperkte indirecte algemene verlichting met pendel, plaatselijk aangevuldmet werkplekarmaturenSamenvatting Kantoorbeheer 32/38

14.4 Richtlijnen en maatregelenArt 62 van het ARAB schrijft de vereiste hoeveelheden licht voor.Voor bureelwerk is dit 500 lx.14.5 Meetmethode en meetapparatuurLuxmeter + zie ‘energie en installaties’14.6 NoodverlichtingVolgens art 63 bis uit het ARAB :Op de grond :0.5 luxop de as van de vluchtweg : 1 luxgevaarlijke plaatsen :5 luxNoodverlichting met noodvoedingArmaturen voor algemene verlichting kunnen ook gebruikt worden als noodverlichting,maar dan moeten ze voorzien zijn van noodvoedingVerplicht de werking van noodverlichting regelmatig te testenSamenvatting Kantoorbeheer 33/38

15. Verhuismanagement15.0 InleidingVerhuisgraad = hoeveel keer een werknemer per jaar verhuistDe verhuisgraad kan oplopen van 1.5 tot 2.Niet-territoriale werkplekken zorgen voor een daling van de verhuiskosten15.1 Algemene aspecten bij het verhuizen- Plannen initiatiefase definitiefase ontwerpfase voorbereidingsfase realisatiefase nazorgfaseNa elke fase moeten volgende aspecten onder controle zijn: tijd financiële middelen kwaliteit informatiestroom organisatie- VerhuisbegrotingVerhuizen kost geld, eventueel ook productieverliezen- VerhuisbedrijfEen verhuisbedrijf kan een meerwaarde bieden- VerzekeringenEen bestaande inboedelverzekering dekt meestal geen verhuisrisico15.2 MedewerkersKlanten moeten worden ingelicht, medewerkers moeten worden voorgelicht.Een interne verhuis zorgt meestal voor geen problemen, een externe verhuis ligt veelgevoeliger.De sociale gevolgen ( aanschaf auto, langere reistijd, … ) van een externe verhuis magmen dan ook niet uit het oog verliezenSamenvatting Kantoorbeheer 34/38

15.3 Informatie naar derden- Adreswijzigingen enkele weken voor de verhuis, aangeven met folder, brief, …- Routebeschrijving zo volledig mogelijk- Drukwerk en huisstijl visitekaartjes laten (her)drukken, eventueel huisstijl aanpassen, …- Bewegwijzering rekening houden met waar en voor wie ze nodig is rekening houden met emotionele toestand en bezoekfrequentie rekening houden met de mogelijke bestemmingen rekening houden met trappen, liften, … rekening houden met de grootte van de informatie( letters een hoogte van 1/350 van de kijkafstand erkend door 95 %) pictogrammen plaatsen waar mogelijk15.4 TelecommunicatieEr moet bepaald worden wat er nodig is in het bedrijf.Bvb : automatisch terugbellen na bezet, noodstroomvoorziening, …Bij flexibele werkplekken:- Systeem voor melden aan centrale- GSM verbonden met centrale15.5 InventarisEen FMIS-systeem maakt het mogelijk op de hoogte te blijven van wat en waar er zichiets in een organisatie bevindt.Naast het FMIS-systeem zijn er ook enkele bijkomende taken :- Defect meubilair herstellen- Bestaande tekorten aanvullen- Overschakelen naar een standaardgamma van meubelen- Verzekeringsgegevens van de inventaris bijwerkenSamenvatting Kantoorbeheer 35/38

Tussen de inventaris en de codering mogen er geen meubels enz van lokaal verhuisdworden.De te verhuizen meubels moeten immers gecodeerd worden.Voor niet gepersonaliseerd meubilair is dit niet nodig, voor alle andere meubels wel.Men kan via kleuren bepaalde verdiepingen of afdelen aangeven. Het lokaal kan via eennummer vermeld worden.15.6 Kort voor de verhuis- Opruimen en veilen opruimen om transportvolume te beperken onbelangrijke documenten verwijderen afgedankte meubelen verkopen vertrouwelijke informatie laten vernietigen- Apparatuur inpakken van schadegevoelig materiaal wordt geregeld door ICT afdeling, maar goed overleg is noodzakelijk- Sleutels ontbrekende sleutels van kasten, burelen, … bijbestellen toegangssleutels oud pand verzamelen nieuwe sloten laten zetten in het nieuwe, overgenomen pand- Schoonmaak nieuwe pand schoonmaken oude pand schoonmaken- De buren verwittigen van tijdstip van verhuis eventueel politie verwittigen15.7 De verhuis zelfAls alles goed voorbereid is zal de verhuis vlot verlopen. Voorzie wel extra vloermatten,geen pottenkijkers, kijk de liften na vóór de verhuis ,….Samenvatting Kantoorbeheer 36/38

15.8. Na de verhuis- Voorzie extra mankracht om alles op te starten en de kleine zaken zo snelmogelijk op te lossen.- Evalueer het verhuistraject- Bedank medewerkers voor hun inzet- Ga met vakantie16. Parkeermanagement16.1 Parkeerproblematiek- Onvoldoende parkeerruimte- Gebruik parkeerruimte- Bereikbaarheid en parkeren- Parkeeroverlast in de omgeving16.2 Parkeervraag en gebruik van parkeerruimteEr ontstaat parkeerdruk wanneer het aanbod niet toereikend is voor de vraag naarparkeerplaatsen.Om het niet noodzakelijk autoverbruik terug te dringen, moet men een mobiliteitsplanopstellen. Daarvoor moet men eerst een inventaris van de vervoerssituatie maken.Daarna kan men pas voorstellen gaan formuleren.De belangrijkste doelgroep voor het mobiliteitsplan, zijn de keuzevrije automobilisten.We zouden ze moeten kunnen overtuigen van het volgende:

- werknemersparkeren- laden en lossenb) Maatvoering- Haaks parkeren breedte : min 2.30m ; liefst 2.50 mvoor mindervaliden : min 3.50 m lengte : 4.80 m ; 4.50 m indien groen of voetpad breedte rijweg : min 6m- Langs parkeren breedte : min 1.80 ; tegen wand 2 m lengte : 5.50 à 6 m- Parkeerwegen breedte : min 3 m per rijrichting- Voetpaden breedte : 0.90 m hoogte : ten minste 8 cm hoger dan de rijweg- HellingenVrijehoogte max helling : 14% haaks parkeren : helling max 6% voor parkeerapparatuur : min 10 m horizontaal na parkeerapparatuur : min 5 m horizontaalrijwegen:min2m voetgangers : min 2.30 m; min 2.20 mSamenvatting Kantoorbeheer 38/38