opgave van ontvangsten - Jeugddienst Herentals

Het einduur van het evenement betekent jammer genoeg niet dat je taak als
organisator erop zit. Na het evenement heb je dus nog een aantal
verantwoordelijkheden.
4.1. Opruimen en controle
• Je kunt het beste onmiddellijk na het evenement opruimen. Op dat moment zijn de
medewerkers immers nog aanwezig. Spreek van tevoren duidelijk af wie er opruimt!
• Spreek vooraf goed af met de zaaluitbater wat verstaan wordt onder ‘opruimen’.
• Ook het buitenterrein verdient een grondige schoonmaakbeurt. Papier en bekers
moeten er niet blijven liggen.
• Als je panelen, borden, of wegwijzers hebt geplaatst langs openbare wegen, haal ze
dan op.
• Controleer zowel binnen als buiten of er nergens schade is.
• Doe samen met de zaaluitbater de inventariscontrole, zo worden discussies
vermeden.
4.2. Materiaal
• Denk eraan dat uitgeleend materiaal tijdig terug moet zijn.
• Plaats dranghekken bij elkaar zodat de gemeentediensten ze gemakkelijk kunnen
opladen.
• Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te voeren.
Bespreek dit met de zaaluitbater.
• Breng ook de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele
schadegevallen.
4.3. Financiën
• Wacht niet te lang met betalingen (SABAM, zaaluitbater, brouwer, …).
• De medewerkers zullen graag weten wat hun inspanningen hebben opgeleverd. Zorg
voor een financieel verslag.
4.4. Evaluatie
• Een evaluatie wordt vaak vergeten! Nochtans kan je leren uit de fouten
en het de volgende keer beter doen.
• Een evaluatiemoment kan worden aangegrepen om al de medewerkers
te bedanken voor hun inspanningen.
• Evalueer alle fasen: voorbereiding, de dag zelf en het opruimen.
• De checklist kan een handige leidraad vormen voor de evaluatie.
Fuif- & evenementengids Herentals
57