Bestuursvoorstel - Gemeente Rijssen-Holten

ROUTINGFORMULIER BESTUURSVOORSTEL Advies
datum 28-06-2012 openbaar
onderzo eksrapport inkoo p en verwerking van b eplanting smateriaal
ingekomen op:
registratienummer: D2012028342
Bestuursvoorstel
04-06-2012
onderwerp Advies onderzoeksrapport inkoop en verwerking van beplantingsmateriaal
Bestuursvoorstel behandelen
zaaktypeIP InternIntern
adviseur: H. Schulenburg
afdeling/team: Infra en Wijkbeheer / Uitvoering
rechtstreeks doorkiesnummer en indien noodzakelijk mobiel nummer: 0651563376
geraadpleegde collega’s:
Jan Bruins
Jeroen Korenromp
openbaar 12345 BEN W BEN W B. Keurhorst B. Keur horst b.keur horst@rijssen- holten.nl b.keur horst@rijssen-holten.nl b.keurhorst@rijssen-holten.nl j .br uins@rijssen-holten.nl j eroenkor enr omp@rijssen-holten.nl jeroenkorenromp@rijssen- holten.nl
Schulenburg H. 651563376 Infra en Wij kbeheer Uitvoering h.schul enburg@rijssen-holten.nl h.schulenburg@rijssen- holten.nl m m H enr y Schulenburg H enr y Schulenburg Henr y Schul enburg Henr y Schulenburg
bijlagen:
Onderzoeksrapport inkoop en verwerking van
beplantingsmateriaal
kopie via mail aan:
� afdelingshoofd
� geraadpleegden
Groenvoorziening beheren
behandeling in/door datum aard behandeling/karakter van het voorstel
� college besluitvormend
� commissie n.v.t
� raad informerend
� burgemeester n.v.t
� Ondernemingsraad n.v.t
� Georganiseerd Overleg n.v.t
portefeuillehouder:
contact tussen portefeuillehouder & adviseur:
Jan Ligtenberg
nee
nee BehandelingCollege CN=Jan Ligtenberg/OU=BS/O=RSN
Secretaris Burgemeester Stegeman Ligtenberg Wolterink Ter Keurst
akkoord X X Afwezig X X X
bespreken
datum 03-07-2012 04-07-2012 04-07-2012 03-07-2012 04-07-2012 04-07-2012
h:\mitoffice\mitoffice\d2012028342.doc

Voorstel aan het college
onderwerp Advies onderzoeksrapport inkoop en verwerking van beplantingsmateriaal
Te besluiten tot c.q. beslispunten:
1. Kennis nemen van het onderzoeksrapport inkoop en verwerking beplantingsmateriaal.
2. Akkoord gaan met voorgestelde verbeteringen.
3. Na besluitvorming voor kennisgeving aan de raad aanbieden.
1. inleiding
Artikel 213a van de gemeentewet geeft aan dat het college periodiek de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur onderzoekt. In dit kader is een onderzoek uitgevoerd
naar inkoop en verwerking van beplantingsmateriaal in de gemeente Rijssen-Holten.
Eind 2011 is het onderzoeksrapport “inkoop en verwerking van beplantingsmateriaal“ afgerond.
In het onderzoeksrapport worden 10 aanbevelingen gedaan.
In dit bestuursvoorstel willen wij u verbeteringen voorleggen die geformuleerd zijn na aanleiding
van de aanbevelingen in het onderzoeksrapport.
2. beoogd effect
Efficiënter inzet personeel en economisch voordeel door uitvoering te geven aan de voorgestelde
verbeteringsmaatregelingen.
3. argumenten
In het onderzoeksrapport “inkoop en verwerking van beplantingsmateriaal“ zijn aanbevelingen
verwoord. Om efficiënt en economisch verbeteringen te stimuleren hebben wij de aanbevelingen
vertaalt naar verbetermaatregelingen die hieronder zijn verwoord. Een aantal verbeteringen
hebben relatie met elkaar, deze zijn in de advisering samengevoegd.
1.Opstellen uitgangspunten bij reconstructies en nieuwe bestemmingsplannen op basis van
“sober en veilig”
Bij grote reconstructie en nieuwe bestemmingsplannen (uitbreidingslocaties) wordt veelal een nota
van uitgangspunten opgesteld waar beleidsuitgangspunten worden geformuleerd.
In deze nota zal worden geformuleerd welk kwaliteitsniveau (uitgangspunt) de gemeente aan het plan
wil geven.
2.Maak periodiek, ten minste 1 keer per jaar een analyse van de binnengekomen klachten en
gebruik deze analyse als input voor de bepaling van de noodzaak tot vervanging van bomen.
Door bundeling van zaken (In Proces) en onze technische inspectiegegevens zouden wij analyses
kunnen maken waar noodzaak van vervanging van bomen meest prioriteit heeft. Door beperking in het
automatiserings systeem vergt dit enige handmatige handelingen. Uit overleg blijkt dat de verbeterde
versie van In Proces die eind 2012 wordt geïnstalleerd op deze wens beter kan worden ingericht.
3. Heroverweeg de keuze voor het meerjarig hanteren van dezelfde referentielocaties voor de
schouw.
4. Verlaag de frequentie van de BOR-schouw van 2 keer per jaar naar 1 keer per jaar.
5. Onderzoek de mogelijkheden van intergemeentelijke samenwerking voor het uitvoeren van
de BOR-schouw.
6. Blijf gedurende een langere termijn vasthouden aan een vaste methodiek van schouwen
om resultaten goed vergelijkbaar te maken/houden.

Omdat er raakvlakken zijn tussen aanbeveling 3,4, 5 en 6 hebben wij deze verbetermaatregelingen
samen geformuleerd.
Naast de jaarlijkse BOR schouw (beleidsschouw) vinden er meerdere malen per jaar controles plaats
op onderhoudswerkzaamheden in de openbare ruimte. In 2011 is gestart met een proef om de
controle van de werkzaamheden in de openbare ruimte door het SW bedrijf (Sociaal
Werkvoorzieningschap Soweco) te vertalen in beeldbestek in plaats van een frequentiebestek. Het
voordeel hiervan is dat er gewerkt wordt op basis van beelden waar maximaal toegestane
percentages grashoogte/onkruid/zwerfvuil/overhangend groen/etc zijn uitgebeeld. De beelden zijn een
afgeleide van het kwaliteitsniveau basis (sober en veilig) en worden meerdere malen per jaar
geschouwd of de verplichting van de aannemer wordt gehaald. In 2012 heeft het SW bedrijf een
groter aandeel werk in de openbare ruimte waardoor het schouwen bijna gemeentebreed wordt
toegepast. Bij deze nieuwe manier van schouwen wordt een raster over de gemeente gelegd en de
computer geeft add random aan welke vlakken er geschouwd moeten worden. Hierdoor is het niet
meer noodzakelijk om de huidige beleid schouwpunten te behouden. De controlemomenten worden in
een database opgeslagen en kunnen worden meegenomen voor de jaarlijkse beleidschouw. Alleen
voor de ontbrekende schouwaspecten zullen wij nog éénmaal per jaar ( nu 2x keer per jaar) moeten
schouwen om de beleidschouw compleet te maken, zodat referentie met voorgaande jaren mogelijk
blijft. De intergemeentelijke samenwerking kan in de werkgroep (WT4) worden besproken als de
aansluitende gemeentes ook een beleidschouw uit voeren.
7. Voor alle inkoop van beplanting, dus zowel inboet als bij nieuwe aanleg consequent gebruik maken
van de huisleverancier van bomen en planten en dit afdwingen bij de gunning.
8. De structurele gevolgen voor beheer en onderhoud van beplanting in beeld te brengen. (Collegebesluit
van 2 november 2010).
9. Een oplossing zoeken om kwaliteit van het grondwerk bij nieuwe aanleg te verbeteren.
10. Onderzoek of de aanbesteding van het nieuwe contract gemeenschappelijk kan worden
uitgevoerd via de intergemeenschappelijke samenwerking waarbij ook wordt gekeken naar de relatie
met plantmateriaal voor nieuwe aanleg.
Omdat er raakpunten zijn tussen de bovenstaande aanbeveling hebben wij deze verbeteringen in de
formulering bijeengevoegd. Bij beplantingsmateriaal is het belangrijk dat het voldoet aan de
gemeentelijke gestelde kwaliteitseisen. Het is net zo belangrijk dat de verwerking van beplanting
professioneel en met goede grond en voldoende nazorg (water geven) wordt uitgevoerd.
Al deze aspecten geven al aan dat alleen kwaliteitseisen gesteld aan beplanting niet voldoende is om
te zorgen dat de beplanting niet dood gaat. Bij goed gekwalificeerde personeel is bij nieuwe aanleg
gemiddelde 5 tot 10% inboet normaal, bij onvoldoende kwalitatieve verwerking van beplanting zal dit
percentage flink omhoog gaan.
Het ter beschikking stellen van beplanting in een bestek (schaalvergroting) alleen is vaak niet
voldoende. Wij stellen voor om de groenaanleg uit het civiele bestek te halen. Dit zal als voordeel
hebben dat:
Kostenbesparende werking door schaalvergroting bestelling beplanting (eventueel uitbreiding
intergemeentelijk)
Geen extra kosten door meermalige inboet.
Vermindering gronduitwisseling bij groenaanleg/inboet.
Verzekerd van juiste gebruikte beplantingssoorten (soortechtheid bij kruisingsoorten)
De werkzaamheden worden in één keer goed uitgevoerd, wat aanzien gemeente verbetert.
Behoud gemotiveerd team groen (beleving team dat zij gebreken oplossen)
Bij grotere werken wordt zowel civiel als cultuurtechnische werken in één bestek verwerkt om
economisch voordeel te behalen. Wij stellen voor om het grondwerk in het civiele bestek te laten,
hierdoor komt er een extra controleslag van de groenaannemer die het groenwerk voor de gemeente
uitvoert. De intergemeentelijke aankoop van beplantingsmateriaal zal in de werkgroep (WT4) worden
besproken en kan worden opgestart als blijkt dat er economisch voordeel is, en de aansluitende
gemeentes geen contractverplichtingen hebben.

Samenvattend overzicht
Hieronder hebben wij een samenvattend neergezet de verbeter maatregelingen die wij voorstellen om
op te starten.
Aanbeveling rapportage Verbeter maatregel
Opstellen uitgangspunten bij reconstructies en
nieuwe bestemmingsplannen op basis van
“sober en veilig”
Maak periodiek, ten minste 1 keer per jaar een
analyse van de binnengekomen klachten en
gebruik deze analyse als input voor de bepaling
van de noodzaak tot vervanging van bomen.
Heroverweeg de keuze voor het meerjarig
hanteren van dezelfde referentielocaties voor de
schouw.
Verlaag de frequentie van de BOR-schouw van 2
keer per jaar naar 1 keer per jaar.
Onderzoek de mogelijkheden van
intergemeentelijke samenwerking voor het
uitvoeren van de BOR-schouw
Blijf gedurende een langere termijn vasthouden
aan een vaste methodiek van schouwen om
resultaten goed vergelijkbaar te maken/houden.
Voor alle inkoop van beplanting, dus zowel
inboet als bij nieuwe aanleg consequent gebruik
maken van de huisleverancier van bomen en
planten en dit afdwingen bij de gunning.
De structurele gevolgen voor beheer en
onderhoud van beplanting in beeld te brengen.
(College-besluit van 2 november 2010).
Een oplossing zoeken om kwaliteit van het
grondwerk bij nieuwe aanleg te verbeteren.
Onderzoek of de aanbesteding van het nieuwe
contract gemeenschappelijk kan worden
uitgevoerd via de intergemeenschappelijke
samenwerking waarbij ook wordt gekeken naar
de relatie met plantmateriaal voor nieuwe aanleg.
In nota uitgangspunten meenemen de
uitgangspunten beleidsstrategie sober en Veilig
Aanbeveling in overleg met ICT afdeling
opstarten zodat analyse mogelijk wordt
Bij nieuwe schouwmethode (2012) worden
referentielocaties gemeente breed uitgezet
waardoor huidige locaties vervallen.
Bij nieuwe schouwmethode (2012) wordt alleen
nog ontbrekende aspecten één keer per jaar
geschouwd.
In werkgroep WT4 uitzoeken of BOR schouw
intergemeentelijk kan worden uitgevoerd.
De nieuwe methode die wordt gehanteerd is
landelijke methode die voor lange termijn wordt
uitgezet.
Groenaanleg uit civielbestek halen en beplanting
ter beschikking stellen
Conform besluit wordt bij nieuwe ontwikkelingen,
reconstructies inzicht gegeven welke financiële
gevolgen dit heeft voor beheerskosten.
Groenaanleg wordt uit civieltechnisch bestek
gehaald, hierdoor extra controle moment
ingevoerd.
In werkgroep WT4 onderzoeken of er
economisch voordeel ontstaat en of er nog bij
deelnemende gemeenten contractverplichtingen
zijn.
4. kanttekeningen
Bij verbetering van het toezicht op het bestek zou voldoende kwaliteitscontrole op nieuwe
groenaanleg aanwezig moeten zijn. Doordat een civiele aannemer vaak een onderaannemer voor
het groen inschakelt wordt vaak aan de gestelde eisen gesleuteld. Het continue aanwezig zijn op
de werkplek vraagt teveel tijd om de gewenste kwaliteit meteen te waarborgen. De controle wordt
op dit moment bij de oplevering getoetst.

Het ter beschikking stelen van beplantingsmateriaal in een bestek kan juridisch niet worden
afgedwongen maar kan wel worden gevraagd. De garantie dat de eigen huisleverancier de
beplanting levert blijft dus onzeker en zou alleen bij nieuwe aanleg door eigen dienst kunnen
worden gegarandeerd. Bij werken die gerealiseerd worden door projectontwikkelaars kan de
geleverde kwaliteit pas getoetst worden bij overdracht van het project.
5. draagvlak
Er is draagvlak om de voorgestelde verbeteringen in uitvoering te brengen. Wij zullen bij positieve
besluitvorming de verbeter maatregelingen uit zetten bij de betreffende teams.
6. aanpak / uitvoering
De aangegeven verbeterpunten worden in de organisatie uitgezet.
7. communicatie
Niet van toepassing
8. Financiën
Niet van toepassing
9. raadsprogramma
Niet van toepassing
overzicht besluiten college/commissie:
parafenbesluit college d.d.: 4 juli 2012
behandeld in collegevergadering d.d.: � O � NO agenda nr.:
besluit: � conform; � conform +:
�:
behandeld in de vergadering van de commissie: �ABZM � GR � MD �
taakveld:
d.d.:
agenda nr.:
besluit: � conform; � conform + :