1. Hensikten med kurset - Lars Marius Garshol

11. Rapporter i Access
11.1 Skjemaer/rapporter - forskjeller og likheter
Innføring i databaser
Skjemaer og rapporter er svært like, forskjellen er stort sett at rapporter er helt passive og
beregnet på å skrives ut. Det betyr at innholdet i tekstboksene ikke kan endres og at knapper,
listebokser, kombinasjonsbokser og andre kontroller ikke finnes.
I tillegg kommer det inn en del nye ting, som sideinndeling, topp- og bunntekster og slikt. Det
er også lagt en del bedre til rette for aggregatfunksjoner og gruppering i rapporter enn i
skjemaer.
I en jobbsituasjon der noen har bestilt databasen blir det ofte mange rapporter, og mye pirk
over hvordan de skal se ut. Brukerne har som regel enten meget bestemte, men svært uklare
krav til hvordan rapportene skal se ut, eller svært klare og helt ufravikelige meninger.
11.2 Hvordan lage rapporter
Rapporter lages på samme måte som skjemaer. Elementene redigeres og endres på samme
måte, og inndelingssystemet er det samme. Veiviserene er også stort sett de samme som for
skjemaer. (Se avsnitt 11.5.)
Inndelingene følger det samme systemet som i skjemaene, men er litt mer avanserte. Følgende
inndelinger finnes:
• Topp-/bunntekst i rapport
Dette er en del som kommer aller øverst i rapporten og aller nederst.
• Topp-/bunntekst på side
Denne delen gjentas øverst og nederst på hver side, uavhengig av alt annet.
• Topp-/bunntekst til gruppering på felt
Det som står her gjentas en gang for hver verdi i feltet du har gruppert på. Det er fullt mulig
å ha flere slike og dermed få grupper inne i grupper. Detaljene følger den innerste
grupperingen. Eksempelvis kunne man gruppere soldatene først på kompani, og deretter på
tropp, og la detaljen være enkeltsoldater.
Det er da mulig å gjøre separate beregninger for kompani og soldat, og også mulig å
kombinere disse. Mer om dette i avsnitt 11.6.
• Detalj
Detaljen er eksakt den samme som i skjemaer.
1096 - Lars Marius Garshol 58