Funksjonsanalyserapporten - Kulturhistorisk museum - Universitetet ...

økende de siste årene. KHM har siste år også mottatt en stor flerårig spesialbevilgning fra
Kunnskapsdepartementet for utvikling av bevaringsmetoder for Osebergfunnet. Det er også sikret
finansiering for flere større utstillingsprosjekter i årene som kommer.
Et av hovedelementene i KHMs nye kunnskapspolitikk (jfr. tankesmieutredningen) er fremdyrkingen av
en «prosjektkultur». Det er et mål at denne utviklingen skal understøttes gjennom målrettet innsats for
ytterligere økning av en allerede stor prosjektportefølje. Allerede i nåværende tilstand utgjør KHMs
store prosjektportefølje en betydelig utfordring. Virksomheten er uomgjengelig for KHMs finansiering
og er en hovedbyggestein i institusjonens faglige og forskningsmessige utvikling. Samtidig representerer
dens store omfang utfordringer i samspillet mot basisvirksomheten, i samarbeidet på tvers og, ikke
minst, når det gjelder mulighetene til å levere administrative og tekniske støttetjenester i tilstrekkelig
mengde og med nødvendig kvalitet.
Den samlede pakken av verdier, mål og tiltak som fremmes i foreliggende rapport speiler både
prosjektvirksomhetens egenverdi og store positive ringvirkninger, og dens utfordringer.
6.7 Målrettete administrative tjenester - prosjektdesk
For å sikre at KHMs portefølje av prosjekter får den økonomisk-administrative støtte de trenger,
arbeides det med etablering av en såkalt prosjektdesk med basis i KHMs administrasjonen. Desken skal
levere tjenester på en god og forutsigbar måte i alle deler av prosjektforløpet - fra søknadsutforming,
oppstart, driftsfase til avslutning/rapportering. Tjenestene skal dekke budsjettering, regnskap, lønn,
personal, IT, bistand til prosjektstyring, anskaffelser, forskningsadministrativ bistand m.v. Desken
bemannes med personale fra administrasjonens to avdelinger samt forskningsrådgiver.
Koordinatorfunksjonen for desken skal ivaretas av en egen stilling som prosjektkoordinator ved
administrasjonens avdeling for økonomi. Stillingen er i første omgang finansiert for en tre-årsperiode
gjennom eksterne prosjektmidler, men det tas sikte på å gjøre den permanent. Stillingen vil bli
kunngjort med det første. Det legges opp til at desken også skal kunne virke som et «virtuelt» kontor.
En arbeidsgruppe i administrasjonen har de siste månedene arbeidet med spesifisering av deskens
tjenester og organisering, herunder også definisjoner av grensesnittet mellom deskens ytelser og
prosjekteiers/prosjektleders ansvar og leveranser. Slik sett dreier dette arbeidet seg også om forbedring
av arbeidsformer og arbeidsflyt, om tiltak for unngåelse av avvik og kvalitetssvikt og om bedring av
kommunikasjon mellom alle ledd i organisasjonen.
Innstillingen fra arbeidsgruppen er ennå ikke avgitt, men viktige elementer i prosjektdeskløsningen vil
bl.a. være:
Det etableres fra prosjektstart felles digitale arbeidsmapper for aktuelle aktører i de ulike
prosjektene; i tillegg til aktuelle prosjektleder/prosjektmedarbeidere vil dette være dedikert
personale fra administrasjonens to avdelinger og, for forskningsprosjektene, forskningsrådgiver.
Det utarbeides en spesifisert oversikt over støtte/tjenester fra administrasjonen til KHMs
prosjektvirksomhet.
Det utarbeides en sjekkliste over prosjektprosessesen fra a til å.
20