Funksjonsanalyserapporten - Kulturhistorisk museum - Universitetet ...

1. Forord
I det følgende fremlegges en samlet rapport fra arbeidet med KHMs funksjonsanalyse. Rapporten er et
resultat av en langvarig prosess som i sin sluttform er resultat av en rekke diskusjoner og drøftinger i
KHMs ledergruppe, men hvor involvering og bidrag fra seksjonene og den enkelte ansatte har vært
viktige byggesteiner. Det er likevel museumsdirektøren som har vært prosessens reelle og formelle
ansvarsbærer, og i hvis navn foreliggende rapport avgis.
KHM har siden den store samorganiseringen i 1999 hatt status som en UiO-enhet på fakultetsnivå. I
perioden fra 1999 til 2011 har to hoveddokumenter vært styrende for institusjonens organisatoriskfunksjonelle
inndeling og for bemanningsutviklingen: «Funksjons- og bemanningsplanen av 1999» og
«Kompetanse- og rekrutteringsplan 2006-2011». Utløpet av gyldighetsperioden for sistnevnte
dokument var sammenfallende i tid med tiltredelsen av KHMs nye museumsdirektør høsten 2011. En
av de viktigste oppgavene den nye direktøren sto overfor var derfor å få på plass et nytt
styringsgrunnlag for KHMs faglige, bemanningsmessige og organisatoriske utvikling.
Utgangspunktet for arbeidet som skulle startes opp var krevende: et usikkert finansieringsgrunnlag i
kombinasjon med høye fastlønnsforpliktelser, som siden 2008-2009 hadde resultert i betydelige
underskudd i basisøkonomien; et personale preget av slitasje etter 12 års resultatløs innsats for et nytt
samlokalisert museumsbygg i Bjørvika; en organisasjon med tendenser til disintegrasjon og sviktende
engasjement. Samtidig lå det et stort potensiale i personalets store faglige kompetanse. KHMs ansatte
har gjennom alle år, tross dårlige økonomiske rammebetingelser og tvil rundt de overordnede
strategiene, utøvd sine arbeidsoppgaver med stolthet, kompetanse og dedikasjon.
Gjennom nedbyggingen av de økonomiske underskuddene de siste to år og gjennom bileggelsen av
striden rundt KHMs museumsstrategi (Bjørvikamodellen erstattes av 3-lokasjonsløsningen
Bygdøy/Tullinløkka/Økern, jfr. styrevedtak juni 2012) har det blitt lagt et nytt grunnlag for
organisasjonens videre utvikling - ikke minst for arbeidet med nevnte «kultur»- og
organisasjonsutfordringer. Det er i stor grad disse som har utgjort kjernen i arbeidet med
funksjonsanalysen, og som de mange forslagene i rapporten forsøker å gi sine svar på. Prosessen
hadde ikke kunnet bli gjennomført uten personalets åpne og positive innstilling til å la institusjonen
være i endringsmodus over en såpass lang periode som det her dreier seg om, og heller ikke uten de
mange kritisk-konstruktive bidragene som de ansatte har spilt inn underveis.
Arbeidet med funksjonsanalysen har hentet mye av sitt «filosofiske» grunnlag fra viktige interne
utredninger som ble foretatt før oppstarten av selve funksjonsanalyseprosessen høsten 2012,
herunder særlig rapporten fra den såkalte «tankesmie»-gruppen våren 2012. Mye av tenkningen og
verdiene som har fremkommet gjennom arbeidet med funksjonsanalysen har også slått inn i arbeidet
med utvikling av «Visjon, misjon og kjerneverdier for KHM». Dette har vært en prosess som har løpt
parallelt med funksjonsanalyseprosessen, og hvor det endelige fremlegget er forutsatt sluttbehandlet
av KHMs styre sammen med foreliggende funksjonsanalyserapport. Det dreier seg likevel om to
separate prosesser og to ulike vedtaksfremlegg.
Grovt forenklet vil man kunne dele rapportens forslag i tre hovedkategorier: 1) et nytt
organisasjonskart, inkl. nye modeller for samspillet mellom ledernivået, seksjonene og teams, råd og
4