Funksjonsanalyserapporten - Kulturhistorisk museum - Universitetet ...

må stille til lokalenes funksjonalitet (kontortype, arbeidslinjer m.v.). Det er f.eks. sterke indikasjoner på
at den arkeologiske prosjektvirksomheten under nåværende fornminneseksjon kun delvis vil kunne få
plass i de nye Økernlokalene, og at nåværende leielokaler i Kr. Augustsgate 15 (leieavtale oppsagt) må
erstattes med nye leielokaler fra årsskiftet 2013-14. Det er på den annen side rimelig sikkert at de
øvrige seksjonene på listen over vil kunne rommes innen arealrammene som er satt for de nye
Økernlokalene.
Planene for det nye Økernlokalet innebærer at mellom en tredjedel og en halvpart av KHMs faste
personale etterhvert vil kunne få sine arbeidsplasser i Økernbygget. Dette reiser spørsmål både når det
gjelder behovet for personale til koordinering av byggets teknisk-administrative drift og når det gjelder
de interne rutinene for denne, herunder også samspillet med Teknisk avdeling og NHM. Det er også
nødvendig å finne løsninger på det omtalte behovet for god fysisk transport (varebil) mellom
Økernbygget og KHMs øvrige lokaliteter. Det vil før sommeren bli nedsatt en intern arbeidsgruppe som
skal utrede byggets teknisk-administrative støttefunksjoner, herunder driftsrutiner og
samarbeidsløsninger med Teknisk avdeling/Eiendomsavdelingen og Naturhistorisk museum.
Arbeidsgruppen skal avgi sin innstilling i løpet av høsten 2013.
15. Implementering - oppgaver og tidsplan
Under forutsetning av nødvendige vedtak i KHMs styre 14. juni 2013 og en vellykket prosess for
tjenestemannsorganisasjonenes medvirkning forut for dette, legges det til grunn at FA-analysens
forslag, herunder den nye organisasjonsmodellen, iverksettes fra 1. Januar 2014.
En konsekvens av dette vil være at forberedelsesarbeid for implementeringen fra 01.01.14 vil stå i fokus
høsten 2013. Arbeidet med implementeringsforberedelsene vil bli ivaretatt eksisterende
FA-prosjektgruppe.
Blant de saker som må forberedes er:
Nødvendige tilleggsvedtak i KHMs styre (jfr. kap. 13).
Utarbeiding av og/eller justering av div. interne rutiner
Utarbeidelse av stillingsbeskrivelser for alle KHM-tilsatte.
Tilsetting i nyopprettede stillinger.
Videre spesifisering av KHMs nye teams.
Ny kostnadsstedstruktur.
Tilpasninger til administrative IT-plattformer (HR-portal, Basware, innkjøpssystem, ePhorte)
Justering av internweb, IT-mappestruktur, gruppemailadresser m.v.
Flytteplaner, evt. oppussing, møblering, skilting.
Vurdering av behov for overgangsordninger.
Utarbeiding spesifiserte tidsplaner for implementeringen
Det vil bli laget en egen plan for forberedelsesarbeidet høsten 2013. Implementeringsplanen vil bli
fremlagt KHMs styre på styremøtet i september 2013.
50