Sak 12806 B Vedlegg - Prosjektrapport stabs - Helse Vest

More documents

Recommendations

Info

Stabs-/ Støttefunksjoner. Utredning av samarbeid på tvers av regionale helseforetak 48 av 88 Håndtering av varige driftsmidler Periodeavslutning Utvikling og vedlikehold av retningslinjer og rutiner enhet per region − Sentral utførelse av bokføring og arkivering av bilag − Lokal utførelse av mottak/produksjon av grunnlag , kontering, attestasjon og anvisning av bilag Teknologi − Felles økonomisystem samt standardiserte maler for mottak av grunnlag for hovedbokføring. − Dersom dokumentasjon skannes inn og gjøres tilgjengelig vil behovet for nærhet til arkiv falle bort. Prosess − Standardisering av utførelsen av prosessen for samtlige inkluderte virksomheter − Et klart grensesnitt må etableres for klargjøring av aktiviteter som kan utføres i sentral virksomhet og hva som kan utføres lokalt. Bruk av standardiserte maler for leveranse av grunnlag fra virksomhetene til servicesenteret Organisering − Samlokalisering av utførelsen av deler av delprosessen i en nasjonal enhet eller en enhet per region − Sentral utførelse av håndtering av anleggsregister, bokføring og arkivering − Lokal utførelse av vurdering av grunnlag for aktivering Teknologi − Felles systemløsning for anleggsregister må være på plass. Løsningen må være integrert mot et felles økonomisystem. Prosess − Standardisering av utførelsen av prosessen for samtlige inkluderte virksomheter − Bruk av standardiserte maler for leveranse av grunnlag fra virksomhetene til servicesenteret Maler må brukes til registrering av vurdering av grunnlag for aktivering, avskrivning, (ev endringer i avskrivingsplan) og nedskrivning slik at alle data det er behov for er kommunisert fra virksomhetene. Organisasjon − Samlokalisering av utførelsen av deler av delprosessen i en nasjonal enhet eller en enhet per region − Sentral utførelse av import av data fra forsystemer, avstemming av data fra forsystemer, avstemming av mellomværende i region og mellom regioner, bokføring av endringer i periodeavslutning, håndtering av momsoppgave samt konsolidering og eliminering − Lokal utførelse av kontroll og avstemming av regnskap, vurdering av avsetninger og periodisering, Teknologi − Et felles økonomisystem hvor samtlige grensesnitt mot forsystemer er kartlagte og standardiserte. Prosess − Standardisering av utførelsen av prosessen for samtlige inkluderte virksomheter − Regler og strukturer for internsalg samt alle andre periodeavslutningsprosesser er dokumentert og grensesnittet mellom sentralisert og lokal utførelse er klarlagt. Organisasjon − Dagens samarbeid i nettverk bør videreutvikles og formaliseres ytterligere for styrket samarbeid om nasjonale standarder. Evt til opprettelse av et kompetansesenter innen området Teknologi − Felles økonomisystem vil underlette implementering av felles rutiner Prosess
Stabs-/ Støttefunksjoner. Utredning av samarbeid på tvers av regionale helseforetak 49 av 88 Økonomimodell − Nasjonale standarder bør utvikles på flere områder enn hva som er tilfelle i dag. Noen prosesser krever lokal eller regional tilpassning også med prosesser som utføres i sentralt servicesenter og må tilpasses i minst mulig grad fra den nasjonale standarden Organisasjon − Samarbeid i nettverk eller i kompetansesenter Teknologi − Felles økonomisystem kan være et viktig verktøy i arbeidet med standardisering av økonomimodell men det kan være mulig å få til en felles standard med ulike systemer. Hvis et felles system velges bør en standardisert økonomimodell etterstrebes. Standardisering bør etterstrebes generelt for å oppnå standardisering mellom regionene. Prosess − Standardisert bruk av artskontoplan, funksjoner og prosjekt. Kostnadsstedsstruktur må kunne tilpasses etter størrelse og kompleksitet på det enkelte HF men en basisstruktur bør etableres med retningslinjer for virksomheter som har felles likhetstrekk. Retningslinjer for hvordan felleskostnader fordeles innen virksomhetene bør også standardiseres. Tabell 18 Prosesser som er vurdert egnet for sentralisering Prosessene ”Utarbeidelse av standardrapporter” og ” Utarbeidelse av årsregnskap” bør inkluderes i eventuelt sentralt senter i en fase 2. 7.5 Anbefalt løsning Uavhengig av hvilken løsning som velges anbefaler referansegruppen at dagens samarbeid i strategisk nettverk skal fortsette parallelt med den løsning som velges. Dette gjelder spesielt for prosessene Utvikling og vedlikehold av retningslinjer og rutiner og Økonomimodell. Dette kan evt organiseres i et felles kompetansesenter. Referansegruppen har i tillegg til utvikling av strategisk nettverksmodell, utredet to alternative løsningsforslag. 7.5.1 Alternativ løsning nr 1: Regionale fellestjenester En felles enhet i hver region (iht dagens regionsstruktur) Referansegruppen vurderer at regionale fellestjenester vil gi bedre og mer standardiserte styringsdata enn i dagens løsning. Det er betydelig lavere investeringskostnader enn ved nasjonal løsning for de fleste regionene grunnet felles systemer i dag. Det vurderes at ansvarsforhold er enklere med dagens styringsmodell. Med denne løsning kan momspålegg på tjenestene unngåes. 7.5.2 Alternativ løsning nr 2: Nasjonale fellestjenester En felles nasjonal enhet som yter tjenester for alle enheter. Referansegruppen vurderer at nasjonalt fellestjenestesenter vil gi de mest standardiserte og mest sammenlignbare styringsdata. På lang sikt vil løsningen antagelig gi de laveste driftskostnadene men dette må i tilfelle utredes nøye. Det vil være høye investeringer relatert til anskaffelsen av nye økonomisystemer, omstillingskostnader og prosjektkostnader ved etablering av senter. Det vil også være en risiko ved uttak av gevinster langt frem i tid. Den økte gevinsten med det nasjonale alternativet må overstige momspåslag på tjenestene. Forutsetninger for denne løsningen utover det som gjelder for en regionalt løsning: − Beslutning om opprettelse av ett selskap som eies av alle regionene
Page 1 and 2: Stabs-/ Støttefunksjoner. Utrednin
Page 47: Stabs-/ Støttefunksjoner. Utrednin

Sak 12806 B Vedlegg - Prosjektrapport stabs - Helse Vest

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?