Hoveddel 4 Økonomireglement - Ringsaker kommune

Årsbudsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016, hoveddel IVKAPITTEL 5KJØP AV VARER OG TJENESTER§ 5.1 Kjøp av varer og tjenester5.1.1 Hovedelementer i prosessen med kjøp av varer og tjenesterFølgende oppgaver skal i hovedsak utføres ved kjøp av varer og tjenester: bestilling varemottak/mottak av tjenesteleveranser fakturaregistrering og -kontroll attestasjon og anvisning av faktura betaling og regnskapsføringVed bruk av kommunens elektroniske innkjøpssystem (Visma Enterprise eHandel) utføres følgendeoppgaver: bestilling, kontering og attestasjon godkjenning og anvisning fakturabehandling ved avvik mellom ordre og faktura betaling og regnskapsføringDisse oppgavene er nærmere regulert i det videre under kapittel 5 samt under kapittel 4 hva gjelderbetaling og regnskapsføring.5.1.2 Bestilling5.1.2.1 BestillingsfullmaktRådmannen avgjør hvem som gis bestillingsfullmakt; dvs. hvem som har rett til å foretabestillinger/innkjøp. Bestillingsfullmakt skal som hovedregel gis til samme person som gisattestasjonsfullmakt. Ved tildeling av bestillingsfullmakt kan rådmannen gjøre fullmakten betinget avrekvisisjon i definerte tilfeller. Bestillingsfullmakt alene gir ikke tilgang til bestillinger gjennomkommunens elektroniske innkjøpssystem.5.1.2.2 Bruk av bestillingsfullmaktFør bestilling skal det føres kontroll med at det er budsjettmidler (eventuelt annen hjemmel) for ågjennomføre bestillingen.Før bestilling skal det føres kontroll med at kommunens regler for kjøp av varer og tjenester er overholdt idet aktuelle tilfellet.Før bestilling skal det foretas gjennomgang og kontroll med eventuelt avtaleutkast med henblikk på bl.a.pris, kvalitet, leveringsbetingelser, sanksjoner ved for sen levering, mangelfull levering eller manglendelevering. Deretter underskrives eventuelt avtaledokument av den rådmannen bemyndiger.Alle bestillinger skal dokumenteres skriftlig. Bestillinger skal hovedsakelig gjøres gjennom kommunenselektroniske innkjøpssystem. For varer og tjenester som ikke er tilgjengelig gjennom kommunensinnkjøpssystem kan alternative bestillingsmetoder som elektronisk post eller telefaks benyttes.Bestillinger etter en rammeavtale kan dokumenteres med henvisning til den aktuelle rammeavtalen.Bestillinger etter en anbudsprosess dokumenteres med henvisning til den aktuelle innkjøpssaken,anbudsprotokollen eventuelt annet særskilt dokument.Side 63