Hoveddel 4 Økonomireglement - Ringsaker kommune

Årsbudsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016, hoveddel IV5.1.3 Varemottak/mottak av tjenesteleveranse5.1.3.1 Fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranseRådmannen avgjør hvem som gis fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse. Slikfullmakt skal som hovedregel gis til samme person som gis attestasjonsfullmakt.5.1.3.2 Bruk av fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranseOrganisering, metoder og tiltak i forbindelse med kontroll av varemottaket vil variere avhengig av kjøpetsbestillingsmetode, type, størrelse og kompleksitet. Ved varemottak skal det imidlertid så langt det erhensiktsmessig kontrolleres at kvantum, kvalitet og leveringsbetingelser er i henhold tilbestillingsdokumentasjon, kontrakt eller rammeavtale. Dersom leveransen lider av vesentlige manglereller feil, skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette.Når det gjelder kjøp av tjenester, skal det så langt det er mulig eller hensiktsmessig kontrolleres attjenesten er utført og at resultatet er tilfredsstillende i henhold til bestillingsdokumentasjon, kontrakt ellerrammeavtale.Kontroll av varemottak/tjenesteleveranser skal foretas av den som har fullmakt til å motta varen/tjenestenog dokumenteres for senere oppfølging mot faktura fra leverandøren. Signatur for mottaket skal påføresordreseddel/faktura, i eget felt på regnskapsbilaget eller ved elektronisk registrering og godkjenning ikommunens elektroniske innkjøpssystem.5.1.4 Fakturakontroll5.1.4.1 Fullmakt til å forestå fakturakontrollRådmannen avgjør hvem som gis fullmakt til å forestå fakturakontroll. Fullmakt til fakturakontroll skalsom hovedregel gis til samme person som gis attestasjonsfullmakt.5.1.4.2 Bruk av fullmakt til å forestå fakturakontrollOrganisering, metoder og tiltak i forbindelse med fakturakontrollen vil variere avhengig av kjøpets type,størrelse og kompleksitet. Fakturaen skal imidlertid så langt det er hensiktsmessig kontrolleres motpakkseddel, rekvisisjonsblankett eller annet bestillingsdokument, når slikt foreligger. Pakkseddel skaloppbevares i 10 år som en del av regnskapsdokumentasjonen til kommunen. Oppbevaringen skjer hos densom har fullmakt til å forestå fakturakontroll og attestasjon.I de tilfeller hvor det foreligger særskilt avtale eller rammeavtale om kjøp, skal det foretas priskontroll ogutregningskontroll samt foretas kontroll med at rabatter og forfallsdato er i henhold til hva som er avtalt.Bare originalfakturaer skal brukes som regnskapsbilag. Dersom det er umulig å bruke originalfaktura, kankopi benyttes med påskrift om at denne erstatter originalen. I slikt tilfelle påføres årsaken til at kopi måbenyttes. Faktura skal sendes til sentralt fakturamottak.Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennomkreditnota og ny korrigert faktura.Bekreftelse for utført fakturakontroll skal skje ved påføring av signatur på faktura eventuelt i eget felt påregnskapsbilaget eller ved elektronisk godkjenning i eget system som del av attestasjonen nårfakturaen er kontrollregnet og funnet i orden.Side 64