AERO - DECEA

A segurança das informações
Diante da preocupação do Gabinete
com relação à segurança da informação,
foram adotadas diversas medidas
para garantir a recuperação das informações
do Sistema em caso de dano
ou perda. Este projeto é dinâmico e
flexível, uma vez que se adapta às necessidades
do DECEA e acompanha
todas as mudanças tecnológicas da
atualidade.
Partindo deste princípio, já estuda-se
a possibilidade da aquisição do
SGED para as demais organizações
militares subordinadas ao Departamento,
visando a integração (troca de
documentos eletronicamente entre as
OM), padronização e a agilidade no
trâmite dos documentos.
De acordo com a Maj Gisela, até o
presente momento, a equipe está trabalhando
na motivação dos usuários,
em treinamentos, na organização da
Seção de Protocolo e Arquivo (SPA) e
em exaustivos testes do sistema.
“A nossa proposta de implantação
sem paralelismo era ousada e inédita
dentro das outras OM que já haviam
implantado o GED. Em outras palavras,
desde o dia 07 de agosto nenhum
novo documento tramitou mais em
papel dentro do DECEA” - conclui
Gisela.
Maj Mônica:
“A partir do
momento em que
todas as OM do
COMAER estiverem
interligadas pelo
GED, a rapidez,
a eficiência e
a segurança
no trâmite de
documentos será de
tal ordem que ficará
difícil imaginar
como vivemos tanto
tempo sem este
instrumento”.
A implantação
do GED no ICA
Paralelamente, o sistema foi implantado
no Instituto de Cartografia da
Aeronáutica (ICA), da mesma forma
que no DECEA. Com treinamento e
apoio, as seções de informática e protocolo
do ICA já conseguem administrar
muito bem todo o processo.
Segundo a Maj QFO Ans Mônica
Saraiva Sá Couto, chefe da Divisão
de Administração do ICA, a implantação
do GED no Instituto foi uma
tarefa que exigiu de todos empenho
e disposição. “O GED tirou todos da
conhecida situação de conforto, provocando
mudanças nas diversas rotinas
de trabalho”. Apesar da resistência
inicial dos usuários, hoje em dia todos
têm um grau de satisfação grande
com relação ao aplicativo, já que, por
exemplo, não é preciso anotar as datas
limites de respostas aos documentos.
O sistema faz isso para o usuário.
“Não precisamos nos preocupar com
o padrão dos documentos previstos
pelo ICAER, pois estão todos cadastrados
no GED”- comenta Mônica.
Outra vantagem é que, de qualquer
OM da Aeronáutica, que tenha comunicação
com a Intraer, tem-se acesso
aos documentos que são enviados.
Desta forma, o usuário consegue,
mesmo afastado de sede, acompanhar
os eventos ocorridos em seu trabalho
e as decisões que estão sendo tomadas
durante a sua ausência. Foi necessário,
também, adquirir scanners mais
capazes. Para isso, foi fundamental a
colaboração do DECEA.
Quanto à circulação de papel no
âmbito do Instituto, como ainda não
há comunicação, via GED, com nenhuma
OM externa, faz-se necessário
o encaminhamento final via meio físico.
Contudo, a geração do documento
e todo o fluxo do mesmo, no âmbito
interno, é feito via sistema. Este procedimento
acabou com a circulação do
papel, evitando, assim, desgaste do documento,
preservando-se os originais.
Porém, Mônica adverte que, como
todo o aplicativo, as mudanças são
sempre necessárias e constantes e com
o GED não é diferente. Existem alguns
pequenos ajustes que estão sendo
encaminhados progressivamente à
empresa desenvolvedora do sistema.
É preciso ressaltar que nenhum destes
problemas ofusca os grandes benefícios
advindos da implantação do
GED.
Finalizando, Maj Mônica diz que,
atualmente, o GED está disponível
para todo o efetivo do ICA, cerca de
230 pessoas.
Vendendo idéias
A equipe de implantação tem apresentado
o Sistema a outras OM do
DECEA, como a CISCEA (Comissão
de Implantação do Sistema de Controle
do Espaço Aéreo), que utiliza um
outro sistema de gerenciamento de
documentos, o Keyfile, desde 1998. A
idéia é expor as diferenças entre os sistemas
e vender a idéia do GED.
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