CÓDIGO DE CONDUTA - Hilton Worldwide

CÓDIGO DE CONDUTA Março 2012 9
ÉTICA EMPRESARIAL
Proteger os ativos da Hilton
É fundamental que você tome o devido
cuidado com os ativos da Hilton, usando-os
com responsabilidade, eficiência e apenas
para fins empresariais legítimos. Os ativos da
Hilton incluem itens tangíveis como dinheiro,
equipamento, inventário e suprimentos.
Computadores, software, telefones e redes
fornecidos pela Hilton também são ativos da
empresa. Os ativos da Hilton nunca devem
ser usados para enviar, receber ou acessar
materiais ilícitos. Deve-se tomar cuidado para
evitar enviar, receber ou acessar materiais que
outras pessoas considerariam ofensivos. Os
ativos da Hilton não podem ser usados para
copiar ilegalmente software, músicas, livros ou
outros materiais protegidos por lei. Os ativos
da Hilton devem ser usados de modo que a
segurança e a integridades da rede fiquem
protegidas o tempo todo. Caso tenha alguma
pergunta sobre proteger a segurança e a
integridade de nossos computadores, software,
telefones ou rede, entre em contato com
o departamento jurídico, departamento de
governança e conformidade ou departamento
jurídico geral.
Onde permitido, reservamos o direito
de revisar todas as buscas na Internet,
comunicações por e-mail e outras atividades
que os Membros de Equipe desempenham
usando os ativos da Hilton. Espera-se que você
exercite o bom senso no seu uso dos ativos
da Hilton, incluindo, entre outros, e-mail e
a Internet. Qualquer furto, fraude, desfalque
ou apropriação indevida de propriedade da
Hilton é proibido e ilícito, e pode resultar na
demissão imediata, bem como em possíveis
conseqüências legais.
Criar e manter registros .
empresariais exatos
Várias leis e regulamentos exigem que a Hilton
faça e mantenha livros contábeis e registros
exatos, e descreva em sua totalidade a
natureza das transações refletidas neles.
Especificamente, as seguintes exigências de
manutenção de registro aplicam-se à Hilton
e devem ser observadas pelos Membros de
Equipe com as responsabilidades pertinentes:
• Todos os livros, registros e contas precisam
ser feitos e mantidos com detalhes razoáveis,
refletir de modo exato e justo as transações e
disposições dos ativos da Hilton e não contar
entradas contábeis falsas ou incorretas;
• Todos os desembolsos de fundos e todos
os recibos devem ser registrados correta
e imediatamente. Nenhum pagamento
em nome da Hilton deve ser aprovado
sem documentação de suporte adequada
que descreva a finalidade do pagamento
pretendido;
• Nenhum fundo não divulgado nem
registrado pode ser recebido qualquer
que seja a finalidade;
• Os registros devem ser claros, concisos,
verdadeiros e precisos ao registrar qualquer
informação.
• Exagero, linguagem colorida, conjeturas,
conclusões legais e caracterizações negativas
de pessoas ou seus motivos devem ser
evitados;
• Um sistema de controles de auditoria
contábil interna deve ser mantido e
ser suficiente para fornecer garantias
razoáveis de que as informações sobre
transações: – são registradas, processadas,
resumidas e relatadas em tempo hábil que
permite a preparação de demonstrações
financeiras em conformidade com os
princípios contábeis geralmente aceitos e
outras exigências especificadas pela Hilton;
e – são registradas de modo a manter a
responsabilidade total pelos ativos da Hilton.
• Todos os registros da Hilton devem ser
salvaguardados e mantidos de maneira
completa e exata.
Os Membros de Equipe precisam lembrar
que em nosso mundo cada vez mais
conectado e repleto de advogados, todos os
registros empresariais podem ser expostos à
divulgação pública em conseqüência de litígio,
investigações governamentais ou vazamentos
não autorizados. Conseqüentemente, você
deve trabalhar supondo que cada documento
que você cria pode tornar-se público.
Considere de que modo as informações que
você põe em formato eletrônico apareceriam
ao público se elas fossem publicadas num blog
ou impressas em jornal local ou nacional.
Os Membros de Equipe devem ter atenção
especial com comunicações eletrônicas sobre
a Hilton. E-mail combina a informalidade da
conversa cotidiana com a durabilidade de
memorandos formais. É uma combinação
perigosa. Conseqüentemente, procure exercer
o mesmo cuidado ao criar e enviar e-mails que
você teria com qualquer documento que possa
tornar-se público. As mesmas considerações
aplicam-se aos chats, mensagens de texto,
blogs, “tweeting” e uso de mídias sociais
como Facebook, MySpace e LinkedIn.
Retenção de registros
Várias exigências legais e normativas regem
quanto tempo espera-se ou exige-se que
a Hilton retenha registros empresariais em
papel ou na forma eletrônica. Para cumprir
essas exigências, a Hilton desenvolveu um
cronograma abrangente de retenção de
registros que cobre todos os registros da
Hilton. Cada um de nós deve entender e
cumprir com o cronograma de retenção
de registros.
Contudo, nunca destrua documentos
eletrônicos ou em papel que estejam sujeitos a
retenção legal ou em resposta ou previsão de
investigação, auditoria ou ação judicial, mesmo
se esses documentos forem apenas cópias dos
originais. A questão da retenção e destruição
de documentos é importante, e tanto a
Hilton como os Membros de Equipe podem
sofrer graves conseqüências legais por não
entenderem nem cumprirem com as nossas
políticas de retenção de documentos. Caso
tenha alguma pergunta sobre se é correto
destruir qualquer documento ou registro
de qualquer forma, entre em contato com
o departamento jurídico, departamento de
governança e conformidade ou departamento
jurídico geral.