Socialnämndens dokumenthanteringsplan - Haninge
Socialnämndens dokumenthanteringsplan - Haninge
Socialnämndens dokumenthanteringsplan - Haninge
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Socialnämndens</strong><br />
<strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom<br />
Beslut 2009-11-12 § 232
Innehåll<br />
Inledning..................................................................................................... 3<br />
Bakgrund..........................................................................................................................3<br />
Struktur ............................................................................................................................3<br />
Viktiga begrepp...............................................................................................................3<br />
Registrering av handlingar.............................................................................................3<br />
Digitala handlingar, IT-system, bild- och ljudupptagningar.....................................4<br />
Verksamhetssystem........................................................................................................5<br />
Gallring inom socialtjänsten .........................................................................................6<br />
Arkivbeskrivning för socialförvaltningen.................................................... 7<br />
1 Socialnämnden ......................................................................................... 8<br />
1.1 Administrativa avdelningen....................................................................................10<br />
1.2 Personaladministration............................................................................................12<br />
1.3 Ekonomiadministration ..........................................................................................13<br />
1.4 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen .................................................14<br />
1.5 Anmälan enligt tobakslagen....................................................................................16<br />
1.6 Anmälan enligt lagen om detaljhandel med nikotinläkemedel ..........................17<br />
2 Arbetscentrum.......................................................................................... 18<br />
3 Handikappomsorg ................................................................................... 19<br />
4 Individ- och familjeomsorg...................................................................... 22<br />
4.1 Familjerätt .................................................................................................................27<br />
4.2 Adoption ...................................................................................................................28<br />
4.3 Vårdnad, boende och umgänge .............................................................................29<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
2
Inledning<br />
Bakgrund<br />
Enligt arkivreglemente för <strong>Haninge</strong> kommun ska varje myndighet (nämnd) upprätta en<br />
<strong>dokumenthanteringsplan</strong>. Planen ska fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av<br />
nämnden och ska tillsammans med olika verksamhetssystemen ge en heltäckande bild av vilken<br />
dokumentation som finns att tillgå inom nämndens verksamhetsområde.<br />
Struktur<br />
I <strong>dokumenthanteringsplan</strong>en redovisas de olika typer av handlingar som förvaras på<br />
socialförvaltningen. Handlingarna redovisas per avdelning och ibland per specifikt arbetsområde i<br />
bokstavsordning. Handlingar som är gemensamma för hela förvaltningen redovisas enbart under<br />
Administrativa avdelningen, exempelvis handlingar som gäller ekonomi, personal, e-post etc.<br />
I <strong>dokumenthanteringsplan</strong>en anges under kolumn Ordning/förvaring/registrering:<br />
1. Var eller hos vem som handlingen finns<br />
2. På vilket sätt original handlingen är ordnad<br />
3. I vilket verksamhetssystem är handlingen registrerad<br />
Viktiga begrepp<br />
Följande termer används i planen:<br />
<strong>Haninge</strong>arkivet: Handlingen ska sparas (arkiveras)<br />
Pappersåtervinning: Handlingen ska kastas (gallras)<br />
Papperstugg: Handlingen ska förstöras (gallras) innehåller sekretess!<br />
Efter: Det antal år som handlingen förvaras på angiven plats innan den<br />
kastas/förstörs eller arkiveras<br />
Till: Plats där handlingen förvaras till dess att den ska förstöras/kastas eller<br />
arkiveras<br />
Gallras: Handlingen förstörs eller kastas<br />
Närarkiv: Mindre arkiv på respektive avdelning och/eller enhet<br />
Registrering av handlingar<br />
Enligt 5 kap 1 § offentlighets- och sekretesslag är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet<br />
att registrera allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten.<br />
Registreringsskyldigheten gäller inte om:<br />
1. En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för<br />
automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av<br />
den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten.<br />
2. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan<br />
svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. T ex i en systematisk<br />
förvaring i en pärm.<br />
3. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens<br />
verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T ex enklare<br />
förfrågningar, reklam, kurserbjudanden mm.<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
3
4. Regeringen meddelat särskilda föreskrifter om att handlingar av ett visst slag hos en<br />
myndighet inte behöver registreras.<br />
Av registret ska framgå:<br />
1. Datum då handlingen kom in eller upprättades,<br />
2. Diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen,<br />
3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och<br />
4. I korthet vad handlingen rör.<br />
Uppgifter enligt första stycket 3 eller 4 ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att<br />
registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten.<br />
Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna handlingar som inkommit eller<br />
upprättas av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och<br />
andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna handlingar.<br />
Dokumenthanteringsplanen ger anvisningar i vilket verksamhetssystemolika handlingar ska<br />
registreras eller på annat sätt hållas ordnade.<br />
Digitala handlingar, IT-system, bild- och ljudupptagningar<br />
Enligt 2 kap 3 § tryckfrihetsförordningen begreppet handling omfattar utöver framställning i<br />
skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med<br />
tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala handlingar, uppgifter i olika IT-system samt bild- och<br />
ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Oavsett om<br />
en handling finns på papper eller enbart i digital form gäller de gallringsregler som framgår av<br />
<strong>dokumenthanteringsplan</strong>en.<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
4
Verksamhetssystem<br />
På socialförvaltningen används ett flertal verksamhetssystem i vilka handlingar registreras och<br />
förvaras digitalt.<br />
Nr System Verksamhetsområde Används av<br />
1 Agresso Ekonomisystem Samtliga förvaltningar<br />
2 AlkT Serveringstillstånd/tillsyn Administrativa avdelningen<br />
3 OL2 Tillsyn över försäljning av folköl,<br />
tobak och nikotinläkemedel<br />
Administrativa avdelningen<br />
4 Web Care öppna primärvården och kommen Landstinget<br />
5 Baltzar Elektronisk fakturahantering Samtliga förvaltningar<br />
6 C-2 Synpunktshantering Samtliga förvaltningar<br />
7 GW<br />
Arbetsmarknad<br />
Arbetsmarknadsåtgärder Arbetscentrum<br />
8 Kommunoffice<br />
Samtliga förvaltningar<br />
Postlista Registrering av inkommen och<br />
utgående post<br />
Diarium Ärendehantering till nämnd och<br />
utskott<br />
FPS Upprättande av föredragningslista<br />
och protokoll<br />
9 Marsh Plus Säkerhet och hantering av tillbudsoch<br />
personskadeanmälningar<br />
Samtliga förvaltningar<br />
10 Procapita Socialtjänst Individ- och familjeomsorg<br />
11 Time Care Arbetsschema för vårdpersonal Handikappomsorgen<br />
12 WM-omsorg Socialtjänst och LSS Handikappomsorgen<br />
13 Heroma självservice Personaladministration PA-system<br />
och löner m m<br />
Samtliga förvaltningar<br />
14 PUL databas Personuppgiftsombuden Samtliga förvaltningar<br />
15 Web Care Gemensam databas för slutna och Handikappomsorgen och<br />
16 GroupWise<br />
Samtliga avdelningar<br />
Socialförvaltningens Inkomna och utgående e-post Samtliga avdelningar<br />
myndighetsbrevlåda meddelanden<br />
Särskilda brevlådor För mottagande av<br />
tjänsteansökningar<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
5
Gallring inom socialtjänsten<br />
Gallringsregler inom socialtjänsten regleras i SoL 12 kap 1 och 2 §§ samt i LSS 21 c och 21 d §§.<br />
Det innebär att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden ska gallras ut<br />
(förstöras) fem år efter den senaste anteckningen gjordes i akten.<br />
Undantag från gallringsbestämmelser gäller för:<br />
• Handlingar rörande faderskap<br />
• Handlingar rörande adoption<br />
• Handlingar rörande underårigs placering för vård i annat hem än det egna; som<br />
familjehem, hvb-hem eller annat enskilt hem<br />
• Av socialnämnden godkända avtal om vårdnad, boende och umgänge för barn som ännu<br />
inte fyllt 18 år<br />
• Handlingar för forskningsändamål. Det gäller akter för personer som är födda på dag 5,<br />
15 eller 25<br />
Bevarande och gallring i digitala akter<br />
Dokumentationen inom socialtjänsten är uppdelad i dels ”fysiska” pappersakter dels i digitala<br />
akter i olika IT-baserade verksamhetsstöd. I de fysiska akterna förvaras t.ex. inkomna handlingar,<br />
utredningar och beslut. I de digitala akterna förvaras socialtjänstens egna upprättade handlingar;<br />
som journalanteckningar, utredningar, beräkningsunderlag för ekonomiska bistånd, betalningar av<br />
vårdkostnader och ekonomiska bistånd.<br />
De digitala akterna är en del i socialregistret och gallringsbestämmelserna gäller lika för både<br />
fysiska akter och digitala akter. Inom individ- och familjeomsorg finns Procapita som IT-stöd.<br />
Inom handikappomsorg finns WM-omsorg som IT-stöd.<br />
Rensning av personakter<br />
När ett ärende är avslutat ska personakten ”städas”. Handlingar som saknar aktualitet och<br />
betydelse för ärendets bedömning rensas ut.<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
6
Arkivbeskrivning för Socialförvaltningen<br />
Enligt arkivlagen ska en arkivbeskrivning vara upprättad hos samtliga myndigheter. Syftet<br />
med beskrivningen är att visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation från och med<br />
tidpunkten för senaste större omorganisation, arkivets struktur (huvudarkiv, delarkiv mm.)<br />
samt vilka gallringsregler som tillämpas. Den ska också upplysa om vem eller vilka som<br />
ansvarar för myndighetens arkivvård.<br />
Socialförvaltningen leds av en förvaltningschef och består av fyra avdelningar;<br />
Administrativa avdelningen, Arbetscentrum, Handikappomsorg samt Individ- och<br />
familjeomsorg.<br />
Administrativa avdelningen har ansvaret för frågor som rör personal, ekonomi, information,<br />
allmänna utredningar och remisshantering. Avdelningen ansvarar för förvaltningens<br />
registratur och nämndhantering. Inom avdelningen ligger även ansvar för systemförvaltning<br />
och framtagande av statistik. Ansvaret för handläggning av ansökningar om<br />
serveringstillstånd, tillsyn enligt alkohollagen, tillsyn av försäljning av tobak enligt<br />
tobakslagen samt tillsyn över försäljningen av nikotinläkemedel ligger inom denna avdelning.<br />
Arbetscentrum samordnar olika arbetsmarknadspolitiska insatser i kommunen. Syftet är att<br />
förbereda och underlätta för arbetslösa att komma in på arbetsmarknaden. Avdelningen<br />
ansvarar även för olika rehabiliteringsinsatser och administration av kommunens feriearbeten.<br />
Handikappomsorgen ansvarar för stöd och service till kommuninvånare under 65 år som har<br />
fysiska- och/eller psykiska funktionsnedsättningar. Verksamheten styrs av lagen och stöd och<br />
service till vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL), lag om assistansersättning<br />
LASS, hälso- och sjukvårdslagen (HSL) samt lagen om färdtjänst.<br />
Avdelningen har dels en enhet för myndighetsutövning enligt gällande lagstiftning samt en<br />
organisation för utförande av beslutade insatser som; personlig assistans, gruppboende, daglig<br />
verksamhet samt boendestöd. Inom avdelningen finns ett resursteam där sjuksköterskor,<br />
arbetsterapeuter samt sjukgymnaster fungerar som ett stöd för hela verksamheten.<br />
Individ och familjeomsorg bistår enskilda personer och familjer med socialt stöd i form av<br />
ekonomiskt bistånd, vård- och behandlingsinsatser, råd- och stödinsatser. Avdelningen har en<br />
familjerättsenhet samt ansvar för samordning av kommunens flyktingmottagande. Verksamheten<br />
styrs av socialtjänstlagen (SoL), lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), lag med särskilda<br />
bestämmelser om vård av unga (LVU), föräldrabalken FB.<br />
Avdelningen har en bred organisation för myndighetsutövning inom gällande lagstiftning med<br />
indelning i tre sektioner. En för handläggning av ekonomiska bistånd samt flyktingärenden, en<br />
för barn- och familjeärenden/familjerätt och en för ungdom- och vuxenärenden. Inom<br />
avdelningen finns egen öppenvårdsverksamhet i olika former för barn- och familj samt<br />
missbruksbehandling.<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
7
1. Socialnämnden<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
registrering<br />
Efter Till Anmärkning<br />
Allmänna hemvärnet Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>- Sekretess<br />
Postlistan och Diarium<br />
Diarieakt<br />
Arkivet<br />
Ansökningar om<br />
Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>- Gäller originalansökan,<br />
föreningsbidrag<br />
Postlistan och Diarium<br />
Arkivet sammanställning över<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
ansökningar samt beslut<br />
Ansökan om statsbidrag Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>- När beslutet fattas av<br />
eller EU-bidrag m m Postlistan och Diarium<br />
Arkivet socialnämnden<br />
Underlag till ansökan (scannas)<br />
Diarieakt<br />
Underlag ansökningar om Nämndsekreterare 3 år Pappers- T ex verksamhets-,<br />
föreningsbidrag<br />
Postlistan och Diarium<br />
återvinning årsberättelser,<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
budgetförslag<br />
Diarieförda handlingar Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>- Gäller handlingar som är<br />
Postlistan och Diarium<br />
arkivet av betydelse för<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
verksamheten<br />
Diarier och register till Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>diarier<br />
samt ett exemplar av Postlistan och Diarium<br />
arkivet<br />
varje använd diarieplan (scannas)<br />
Diarieakt<br />
Delegationsbeslut Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong> Protokollsbilaga<br />
FPS (scannas)<br />
Digital förvaring<br />
arkivet<br />
Kallelse och<br />
Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong><br />
föredragningslistor till FPS<br />
arkivet<br />
socialnämndens och<br />
utskottens sammanträde<br />
Digital förvaring<br />
Meddelanden till<br />
Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong><br />
socialnämnden eller utskott FPS (scannas)<br />
Digital förvaring<br />
arkivet<br />
Nämndens budgetförslag Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
arkivet<br />
Närvarolista Nämndsekreterare 1 år Pappers-<br />
Systematisk i pärm<br />
återvinning<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
8
Protokoll Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
Protokoll från<br />
Socialnämnden<br />
Protokoll från<br />
socialnämndens<br />
arbetsutskottet<br />
Protokoll från<br />
<strong>Socialnämndens</strong><br />
individutskott<br />
Nämndsekreterare<br />
FPS<br />
Systematisk i pärm<br />
Nämndsekreterare<br />
FPS<br />
Systematisk i pärm<br />
Nämndsekreterare<br />
FPS<br />
Remisser Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
Remissvar Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Styrdokument och planer<br />
antagna av socialnämnden<br />
Diarieakt<br />
Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
Uppropslista Nämndsekreterare<br />
Systematiskförvaring<br />
Verksamhetsberättelse/årsb<br />
erättelse<br />
Styrdokument antagna av<br />
socialnämnden<br />
Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Diarieakt<br />
Verksamhetsuppföljningar Nämndsekreterare<br />
Postlistan och Diarium<br />
(scannas)<br />
Voteringslista<br />
Diarieakt<br />
Nämndsekreterare<br />
Systematisk i pärm<br />
3 år <strong>Haninge</strong><br />
arkivet<br />
3 år<br />
3 år<br />
<strong>Haninge</strong>arkivet <br />
<strong>Haninge</strong>arkivet<br />
1 år <strong>Haninge</strong><br />
arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
1 år Pappersårervining<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
1 år Pappersårervining<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
protokoll från<br />
kommittéer,<br />
samarbetsorgan,<br />
samrådsgrupp o dyl.,<br />
tillsatta av nämnden eller<br />
där nämnden har<br />
sekreteraransvar och som<br />
innehåller beslut eller<br />
information av direkt<br />
betydelse för<br />
verksamheten<br />
Kopia på protokolls<br />
paragraf förvaras i<br />
diarieakt<br />
Kopia på protokolls<br />
paragraf förvaras i<br />
diarieakt<br />
Kopia på protokolls<br />
paragraf rörande enskilt<br />
ärende förvaras i<br />
personakt och gallras<br />
enligt lag<br />
Gäller samtliga<br />
avdelningar och enheter<br />
T ex Mål- och budget,<br />
planer, policys, riktlinjer<br />
m.m.<br />
T.ex.<br />
verksamhetsstatistik,<br />
kvalitetsuppföljningar<br />
9
1.1 Administrativa avdelningen<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Anteckningar<br />
Minnesanteckningar från<br />
olika möten<br />
Ansökningar om<br />
statsbidrag m m<br />
registrering<br />
Ansvarig chef med<br />
personalansvar<br />
Systematisk i pärm<br />
Ansvarig chef<br />
Systematisk i pärm<br />
Postlistan (scannas)<br />
Avtal Nämndsekreterare<br />
Avtalsdiariet AVTAL<br />
föredragandekod 400<br />
(scannas)<br />
Systematisk i pärm efter<br />
Begäran att del av<br />
allmänna handlingar<br />
diarienummer<br />
Ansvarig tjänsteman<br />
Dokumenteras i<br />
relevant<br />
verksamhetssystem<br />
Nämndsekreterare<br />
Postlistan (scannas)<br />
Ansvarig tjänsteman<br />
Avslag på begäran att<br />
lämna ut handlingar<br />
Digitala logglistor i server<br />
såsom e-postloggar,<br />
cookiefiler och globalfiler<br />
Enkäter Nämndsekreterare<br />
Postlista (scannas)<br />
Enkäter,<br />
Nämndsekreterare<br />
sammanställningar Postlista (scannas)<br />
Systematisk i pärm<br />
Underlag och svar till egna Ansvarig handläggare<br />
enkätsammanställningar<br />
E-post – inkommande Socialförvaltningens<br />
och utgående e-post av myndighetsbrevlåda<br />
betydelse<br />
E-post av tillfällig karaktär<br />
eller ringa betydelse<br />
Fotografier, filmer, video-<br />
eller ljudband som rör<br />
verksamheten<br />
Relevant<br />
verksamhetssystem<br />
Ansvarig handläggare<br />
Informatör<br />
Närarkivet<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år Pappersåtervinning<br />
Under<br />
giltighetstiden<br />
Inom 3<br />
månader<br />
Digitalt<br />
raderas<br />
<strong>Haninge</strong>arkivet<br />
Ex APT, ledningsgrupp<br />
När beslut fattas av<br />
Tjänsteman<br />
Ex samarbetsavtal,<br />
interna avtal,<br />
samverkansavtal<br />
Raderas Raderas automatiskt efter<br />
3 mån<br />
1 år Pappersåtervinning<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
Besvarade enkäter<br />
Egna<br />
enkätundersökningar<br />
Vid inaktualitet<br />
Papperstugg<br />
Vid in- Raderas Inkommande e-post<br />
aktualitet<br />
vidarebefordras till<br />
socialförvaltningens<br />
myndighetsbrevlåda<br />
Utgående e-post skickas<br />
som hemlig kopia till<br />
socialförvaltningens<br />
myndighetsbrevlåda<br />
Vid in- Raderas Se vidare under<br />
aktualitet<br />
utgående- och<br />
inkommande skrivelser<br />
1 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
10
Informationsskrifter,<br />
broschyrer eller liknande<br />
som framställts inom den<br />
egna verksamheten<br />
Informatör<br />
Närarkivet<br />
1 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Ett exemplar av varje.<br />
Löpande lämnas till<br />
arkivet<br />
Inventarieförteckning Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
Postlista (scannas)<br />
Arkivet<br />
Mallar Ansvarig tjänsteman Vid inPappersaktualitetåtervinning Minnesanteckningar från Ansvarig chef med 2 år Papperstugg<br />
möten med<br />
personalansvar<br />
ledningsgrupp,<br />
referensgrupp eller<br />
liknande<br />
Systematisk i pärm<br />
Personuppgift, begäran Personuppgiftsombud Vid in- Papperstugg Omfattar även ev. utdrag<br />
om registerutdrag enligt Postlista (scannas) aktualitet<br />
samt svar.<br />
26 § PuL<br />
Systematisk i pärm<br />
Personuppgifter, anmälda Personuppgiftsombud 1 år Pappers- Redovisas varje år till<br />
behandlingar enligt PuL Systematisk i pärm<br />
PU-databas<br />
återvinning socialnämnden<br />
Pressmeddelanden Informatör<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
Postlista (scannas)<br />
arkivet<br />
Rapporter<br />
Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>-<br />
(slutbehandlade) och Postlista och Diarium<br />
arkivet<br />
handlingar från<br />
(scannas)<br />
utredningar och projekt<br />
som görs inom eller på<br />
uppdrag av den egna<br />
verksamheten<br />
Diarieakt<br />
Rutiner, lathundar för Ansvarig chef Under Papperstugg<br />
interna verksamhet Systematisk i pärm giltighetstiden<br />
Röstbrevlåda, meddelande Ansvarig tjänsteman 2 dygn Raderas Meddelandens om<br />
av betydelse för beslut Dokumenteras i<br />
avlyssnas gallras efter 2<br />
relevant<br />
verksamhetssystem<br />
resp.<br />
dygn<br />
3 mån<br />
Meddelande som inte<br />
avlyssnas gallras efter 3<br />
månader<br />
Röstbrevlåda, meddelande Ansvarig tjänsteman 2 dygn Raderas Meddelandens om<br />
av ringa betydelse<br />
avlyssnas gallras efter 2<br />
resp.<br />
dygn<br />
3 mån<br />
Meddelande som inte<br />
avlyssnas gallras efter 3<br />
månader<br />
11
SMS av betydelse för<br />
beslut<br />
Ansvarig tjänsteman<br />
Dokumenteras i<br />
relevant<br />
verksamhetssystem<br />
Vid inaktualitet<br />
Raderas<br />
SMS av ringa betydelse Ansvarig tjänsteman Vid inaktualitet<br />
Raderas<br />
Synpunkter på<br />
Ansvarig chef 3 år Papperstugg<br />
verksamheten<br />
C-2<br />
Svar på synpunkter på Ansvarig chef 3 år Papperstugg<br />
verksamheten<br />
C-2<br />
Tidningsurklipp som har Informatör<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
direkt anknytning till<br />
verksamheten<br />
Systematisk i pärm<br />
arkivet<br />
Utbildningsmaterial Ansvarig tjänsteman Vid inaktualitet<br />
Papperstugg<br />
1.2 Personaladministration<br />
Handlingens namn<br />
Ordning/förvaring/<br />
registrering<br />
Efter Till Anmärkning<br />
Anmälan till<br />
Ansvarig chef Vid inPappers- Arbetsmiljöverket om Marsh Plus<br />
aktuaåtervinning personskada<br />
Arbetsskadeutredning<br />
litet<br />
Annons, kravprofil, Närmaste chef med 2 år Pappers-<br />
meritförteckning, personalansvar<br />
återvinning<br />
anteckning från intervju, Sytematisk i pärm<br />
från referenstagning, GroupWise särskild<br />
namnlista på inkomna<br />
ansökningar via e-post<br />
brevlåda<br />
Ansökningshandlingar Närmaste chef med 2 år Pappers- Ansökan, CV, examen,<br />
vid tjänstetillsättningar personalansvar<br />
Sytematisk i pärm<br />
återvinning betyg<br />
Anställningavtal och Närmaste chef med Vid Papperstugg<br />
lönebeslut<br />
personalansvar anställni<br />
Sytematisk i pärm ngens<br />
Heroma självservice slut<br />
Arbetsbetyg,<br />
Närmaste chef med Vid in- Papperstugg<br />
tjänstgöringsintyg personalansvar aktua<br />
Sytematisk i pärm litet<br />
Arbetsskadeanmälan/ Respektive avdelning<br />
tillbudsskadeanmälan Marsh plus<br />
Systematisk i pärm<br />
Bilavtal<br />
Närarkiv<br />
Vid Papperstugg<br />
Sytematisk i pärm anställni<br />
ngens<br />
slut<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
12
Läkarintyg,<br />
läkarutlåtande,<br />
handlingar rörande<br />
rehabiliteringsutredning<br />
Närmaste chef med<br />
personalansvar<br />
Lönelistor Hos närmaste chef<br />
Kopia<br />
Mertids-/övertidsjournal Hos närmaste chef<br />
Kopia<br />
Omplaceringsbeslut Hos PA-konsult Vid inaktua<br />
Protokoll från MBLförhandling<br />
Protokoll från<br />
skyddsrond<br />
Protokoll från<br />
samverkansgrupp<br />
Protokoll från<br />
löneförhandling<br />
Protokoll från<br />
förhandling med<br />
arbetstagarorganisation<br />
Sekretessförbindelse<br />
Semester/ledighetsansök<br />
ningar<br />
Tjänstgörings-/<br />
tidsrapporter<br />
Nämndsekreterare<br />
Systematisk i pärm<br />
Postlista<br />
Nämndsekreterare<br />
Systematisk i pärm<br />
Postlista (scannas)<br />
Nämndsekreterare<br />
Systematisk i pärm<br />
Postlista (scannas)<br />
Nämndsekreterare<br />
Systematisk i pärm<br />
Postlista<br />
Nämndsekreteraren<br />
Systematisk i pärm<br />
Postlista<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Papperstugg Gäller även OSA och<br />
trygghetsanställningar<br />
Förvaras inlåst<br />
1 år Pappersåtervinning<br />
2 år Pappersåtervinning <br />
litet<br />
Hos närmaste chef Vid inaktua<br />
Papperstugg<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
2 år <strong>Haninge</strong>arkivet <br />
litet<br />
Heroma självservice Tidigast<br />
efter 2<br />
Hos närmaste chef<br />
Systematisk i pärm<br />
Heroma självservice<br />
Tjänstgöringsschema Hos närmaste chef<br />
Systematisk i pärm<br />
Uppgiftsfördelning<br />
arbetsmiljö<br />
Heroma självservice<br />
1.3 Ekonomiadministration<br />
Ordning/förvaring/<br />
Handlingens namn<br />
registrering<br />
Attestförteckning Förvaras hos<br />
ekonomiassistent<br />
år<br />
Pappersåtervinning<br />
Original hos KSF<br />
Vid uppdragets slut<br />
Raderas Uppgifterna finns<br />
digitalt<br />
2 år Pappersåtervinning<br />
2 år Pappersåtervinning<br />
Närarkiv 2 år Pappersåtervinning<br />
Vid anställningens slut<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år Pappersåtervinning<br />
13
Dokumentation<br />
tertialbokslut<br />
(delårsrapport) Sof<br />
Dokumentation<br />
årsbokslut<br />
Närarkiv<br />
Systematisk i pärm<br />
10 år Pappersåtervinning<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Årsvis<br />
Närarkiv<br />
10 år Pappers- Årsvis<br />
Systematisk i pärm<br />
återvinning<br />
Fakturajournal Närarkiv 10 år Pappersåtervinning<br />
Kronologisk ordning<br />
Fakturaunderlag Närarkiv 10 år Pappers- Förvaras i<br />
återvinning nummerordning<br />
Verifikationer<br />
Närarkiv<br />
10 år Pappers- Förvaras i<br />
bokföringsorder Systematisk i pärm<br />
Agresso<br />
återvinning nummerordning<br />
Verifikationer<br />
Närarkiv<br />
10 år Pappers- Förvaras i<br />
internräkningar Systematisk i pärm<br />
Agresso<br />
återvinning nummerordning<br />
Verifikationer<br />
10 år Pappers- Förvaras i<br />
leverantörsfakturor<br />
återvinning nummerordning<br />
Digitala<br />
Baltzar<br />
Agresso<br />
Manuella och<br />
Närarkiv<br />
sekretessfakturor Systematisk i pärm<br />
1.4 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen<br />
Handlingens namn<br />
Ordning/förvaring/<br />
registrering<br />
Efter Till Anmärkning<br />
Anmälan om försäljning Alkoholhandläggare 2 år Pappers-<br />
av öl<br />
Postlista (scannas)<br />
Systematisk i pärm<br />
återvinnig<br />
Anmälan om ändrade Alkoholhandläggare 3 år <strong>Haninge</strong>- Efter det att<br />
ägarförhållanden Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
arkivet verksamheten upphört<br />
Anmälan om utsedda Alkoholhandläggare Vid Papperstugg Så fort en ny anmälan<br />
serveringsansvariga Postlista och Diarium inakt-<br />
inkommer förstörs den<br />
personer<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
ualitet<br />
gamla<br />
Ansökan om<br />
Alkoholhandläggare 3 år <strong>Haninge</strong>- Akten rensas och<br />
stadigvarande<br />
Postlista och Diarium<br />
arkivet arkiveras tre år efter det<br />
serveringstillstånd AlkT<br />
att verksamheten<br />
Diarieakt<br />
upphört.<br />
Ansökan om tillfälligt Alkoholhandläggare 3 år Papperstugg<br />
serveringstillstånd Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Beslut i ärende om Alkoholhandläggare 3 år <strong>Haninge</strong>- Akten rensas och<br />
stadigvarande<br />
Postlista och Diarium<br />
arkivet arkiveras tre år efter det<br />
serveringstillstånd AlkT<br />
att verksamheten<br />
Diarieakt<br />
upphört.<br />
14
Beslut om tillfälligt<br />
serveringstillstånd<br />
Beslut i ärende om<br />
varning och sanktioner<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Domar Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Egentillsynsprogram Alkoholhandläggare<br />
Postlista (scannas)<br />
AlkT<br />
Minnesanteckningar/ PM<br />
från polisen<br />
Alkoholhandläggare<br />
Systematisk i pärm<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
När<br />
verksamheten<br />
upphört<br />
Pappersåtervinning<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Akten rensas och<br />
arkiveras tre år efter det<br />
att verksamheten upphört<br />
Tre år efter det att<br />
verksamheten upphört<br />
2 år Papperstugg Handling som tillförs<br />
tillsynsutredning, se<br />
under tillsynsutredning<br />
10 år Papperstugg<br />
Restaurangrapporter Alkoholhandläggare<br />
Postlista (scannas)<br />
Sammanställningar av Alkoholhandläggare 2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
provköp<br />
Postlista (scannas)<br />
arkivet<br />
Sammanställningar av Alkoholhandläggare 2 år <strong>Haninge</strong><br />
berusningsstudier<br />
arkivet<br />
Tillsynsrapporter vid Alkoholhandläggare 3 år Papperstugg Bör sparas i ärenden som<br />
restauranginspektioner Systematisk i pärm<br />
lett till villkor, varning<br />
AlkT<br />
eller återkallelse<br />
Tjänsteskrivelse /förslag<br />
till beslut i ärende om<br />
stadigvarande tillstånd,<br />
tillsynsärende rörande<br />
återkallelser, varning och<br />
sanktioner av<br />
serveringstillstånd<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Tillståndsbevis Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Tillsynsrapporter vid<br />
kontroll av detaljhandel<br />
och/eller servering av öl<br />
Tillsynsutredningar som<br />
avskrivs<br />
Diarieakt<br />
I butiksordning hos<br />
ansvarig tjänsteman<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
När<br />
verksamheten<br />
upphört<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
Tre år efter det att<br />
verksamheten upphört.<br />
Tre år efter det att<br />
verksamheten upphört<br />
Papperstugg Handling som tillförs<br />
tillsynsutredning, se<br />
under tillsynsutredning<br />
Samtliga handlingar i<br />
ärendet<br />
15
Underlag för beslut<br />
rörande stadigvarande<br />
serveringstillstånd<br />
Yttrande från andra<br />
myndigheter, ekonomiska<br />
räkenskaper och kontrakt<br />
Andra handlingar av<br />
ringar betydelse för<br />
beslutet<br />
Underlag för beslut om<br />
tillfälliga serveringstillstånd<br />
till allmänheten<br />
och till slutna sällskap<br />
Yttranden till andra<br />
myndigheter<br />
Ärenden där sökanden<br />
återtagit ansökan<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Närarkiv<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Nämndsekreterare<br />
Postlista (scannas)<br />
Närarkiv<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
Överklaganden Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
AlkT<br />
Diarieakt<br />
1.5 Anmälan enligt tobakslagen<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Anmälan enligt<br />
tobaksslagen<br />
Beslut om vite<br />
Beslut om förbud<br />
Beslut om föreläggande<br />
registrering<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista (scannas)<br />
OL2<br />
Systematisk i pärm<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
OL2<br />
Diarieakt<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
OL2<br />
Diarieakt<br />
Alkoholhandläggare<br />
Postlista och Diarium<br />
OL2<br />
Diarieakt<br />
Egentillsynsprogram Alkoholhandläggare<br />
Postlista (scannas)<br />
OL2<br />
Systematisk i pärm<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Samtliga handlingar i<br />
ärendet<br />
3 år Papperstugg Samtliga handlingar i<br />
ärendet<br />
3 år Papperstugg Samtliga handlingar<br />
1 år Pappersåtervinning<br />
Lotteriinspektionen<br />
3 år Papperstugg Samtliga handlingar<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
Tre år efter det att<br />
verksamheten upphört<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
2 år Pappersåtervinning<br />
16
Tillsynsrapporter Alkoholhandläggare<br />
Postlista (scannas)<br />
OL2<br />
Systematisk i pärm<br />
2 år Pappersåtervinning<br />
1.6 Anmälan enligt lagen om detaljhandel med nikotinläkemedel<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
registrering<br />
Efter Till Anmärkning<br />
Anmälan Alkoholhandläggare 2 år <strong>Haninge</strong>arkiv Efter det att<br />
Postlista (scannas)<br />
OL2<br />
Systematisk i pärm<br />
et<br />
verksamheten upphört<br />
Egentillsynsprogram Alkoholhandläggare 2 år Pappers-<br />
Postlista (scannas)<br />
OL2<br />
Systematisk i pärm<br />
återvinning<br />
Tillsynsrapporter Alkoholhandläggare 2 år Pappers-<br />
Postlista (scannas)<br />
OL2<br />
Systematisk i pärm<br />
återvinning<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
17
2. Arbetscentrum<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
registrering<br />
Avtal och kontrakt Ansvarig enhetschef<br />
gällande enskilda brukare Systematisk i pärm<br />
Dokumentation i G W Digital förvaring<br />
Arbetsmarkand G W Arbetsmarkand<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år Papperstugg<br />
5 år Gallras<br />
Journalanteckningar Närarkiv 2 år Papperstugg Psykologer på Oden<br />
Läkarintyg, läkarutlåtande Personakt<br />
Närarkiv<br />
G W Arbetsmarkad<br />
Vid<br />
inaktualitet<br />
Gällande brukare som<br />
inte har anställning i<br />
kommunen<br />
Organisationsplaner Närarkiv 10 år Papperstugg<br />
Sammanställning av Närarkiv<br />
2 år Papperstugg Avser egna enkäter<br />
enkäter<br />
Postlistan (scannas)<br />
Statsbidrag – ansökningar Närarkiv 10 år Papperstugg<br />
Statsbidrag – underlag till Närarkiv<br />
2 år Papperstugg<br />
ansökningar<br />
Postlistan<br />
Statsbidrag – beslut Närarkiv<br />
Postlistan (scannas)<br />
10 år Papperstugg<br />
Överenskommelse/ Personakt<br />
5 år Papperstugg<br />
arbetsplan, visstids- Närarkiv<br />
anställda/praktikanter.<br />
Anställningsbeslut<br />
G W Arbetsmarkand<br />
Överenskommelse/arbets<br />
plan, visstidsanställda/praktikanter<br />
Anställningsbeslut<br />
Närarkiv 10 år Papperstugg<br />
18
3. Handikappomsorg<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Anmälan om personskada<br />
gällande brukare till<br />
länsstyrelsen enligt 23 §<br />
LSS<br />
Anmälningar och<br />
ansökningar som inte<br />
tillhör ärende och inte ger<br />
registrering<br />
Nämndsekreterare<br />
Diarium<br />
Diarieakt<br />
Närarkiv<br />
Systematisk i pärm<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Efter Till Anmärkning<br />
3 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
2 år Papperstugg<br />
upphov till ärende<br />
Avgiftsunderlag för<br />
beräkning av avgift för<br />
hemtjänst, trygghetslarm,<br />
boende m.m. enligt<br />
gällande taxa<br />
WM-omsorg<br />
10 år Papperstugg<br />
Fakturajournal Systematisk i pärm 10 år Papperstugg<br />
Avgiftsunderlag för Närarkiv<br />
10 år Papperstugg<br />
beräkning av matavgifter WM-omsorg<br />
vid korttidsvistelse och<br />
daglig verksamhet. (LSS)<br />
Systematisk i pärm<br />
Avtal med kontaktperson Systematisk i pärm 5 år Gallras enligt<br />
WM-omsorg<br />
gällande<br />
Heroma<br />
gallringsbestämmelser<br />
Beslut om kontaktperson Personakt<br />
WM-omsorg<br />
Avtal för vårdplats Personakt<br />
WM-omsorg<br />
Dokumentation rörande<br />
brukare vid<br />
genomförande av insatser<br />
enligt SoL/LSS:<br />
Genomförandeplan<br />
Hälsoanteckningar<br />
Omvårdnadsjournal<br />
Systematisk i pärm<br />
på respektive<br />
verksamhet<br />
I vissa fall förvaras<br />
handlingarna hos den<br />
enskilde<br />
Hälsoanteckningar<br />
överförs till Resurs-<br />
teamet<br />
Enhetsuppföljning Avdelningschef<br />
Postlista (Scannas)<br />
5 år<br />
Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallrings-<br />
bestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallrings-<br />
bestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
Handlingarna inte i<br />
personakt<br />
Ramavtal, individavtal<br />
Dokumentationen är den<br />
enskildes egendom.<br />
Den enskilde eller god<br />
man bestämmer om<br />
akten ska följa brukaren<br />
vid flytt till annat boende<br />
eller till annan<br />
verksamhet.<br />
10 år Papperstugg Förvaras på avdelningen<br />
för att bevara historik<br />
19
Färdtjänst<br />
Ansökan<br />
Läkarintyg<br />
Utredning<br />
Beslut<br />
Riksfärdtjänst<br />
Ansökan<br />
Läkarintyg<br />
Utredning<br />
Beslut<br />
Habiliteringsersättning<br />
LSS<br />
Handlingar rörande<br />
ärenden enligt SoL och<br />
LSS:<br />
Ansökan om god man,<br />
förvaltare, förmyndare<br />
Ansökan om insats<br />
Beslut<br />
Domar<br />
Fullmakter<br />
Förhandsbesked<br />
Individuella planer<br />
Journalblad<br />
Korrespondens av<br />
betydelse<br />
Utredningar<br />
Ärendeblad<br />
Överklagan<br />
Hyreskontrakt, där<br />
kommunen innehar 1:a<br />
handskontrakt<br />
Hälso- och<br />
sjukvårdsjournaler<br />
Journalanteckningar i<br />
personärende<br />
Kontaktpersons-/<br />
kontaktfamiljs-utredning<br />
Korrespondens av tillfällig<br />
eller rutinmässig betydelse<br />
Förvaras i personakt 2 år Papperstugg<br />
Förvaras i personakt 2 år Papperstugg<br />
Närarkiv<br />
Sytematisk i pärm<br />
Aggressor<br />
Närarkiv<br />
Personakt<br />
WM-omsorg<br />
Närarkiv<br />
Systematisk i pärm<br />
Resursteamet<br />
WM-omsorg<br />
Personakt<br />
WM-omsorg<br />
Närarkiv<br />
Systematisk i pärm<br />
2 år<br />
Papperstugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
10 år Papperstugg<br />
10 år <strong>Haninge</strong>-<br />
Arkivet<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
Vid in- Papperstugg<br />
aktualit<br />
et<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Originalhandlingar sänds<br />
till landstinget för beslut<br />
Originalhandlingar sänds<br />
till landstinget för beslut<br />
Gäller för brukare.<br />
20
Kvitton och redovisningar<br />
av enskilda brukares<br />
privata medel<br />
Närarkiv på respektive<br />
gruppboende/särskilt<br />
boende eller hos<br />
boendestödjare<br />
Personakt<br />
10 år Papperstugg<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Måste förvaras inlåst<br />
Larmrapporter Systematisk i pärm 2 år Gäller för boendestöd<br />
under 65 år<br />
LASS-beslut från Närarkiv<br />
2 år Papperstugg<br />
försäkringskassan Systematisk i pärm<br />
LASS-beslut. Redovisning Närarkiv<br />
2 år Papperstugg<br />
av utförda timmar till<br />
Försäkringskassan<br />
Systematisk i pärm<br />
Lex Sarah enligt SoL och Nämndsekreterare 3 år <strong>Haninge</strong>- Handlingarna förvaras<br />
LSS.<br />
Diarium<br />
arkivet inte i personakt<br />
Anmälan och utredning<br />
om allvarliga<br />
missförhållanden<br />
enligt SoL 14 kap 2 § och<br />
24a § LSS<br />
Diarieakt<br />
Lönelistor på arvoden till Närarkiv<br />
10 år Papperstugg<br />
kontaktpersoner Systematisk i pärm<br />
WM-omsorg<br />
Heroma<br />
Meddelande från Personakt<br />
Papperstugg Gallras av landstinget<br />
landstinget om<br />
färdigbehandlade patienter<br />
WebCare<br />
Nyckelkvittenser Verksamheternas Vid in- Papperstugg Måste förvaras inlåst<br />
kontor<br />
aktualit<br />
Systematisk i pärm et<br />
Vårdfakturor Närarkiv<br />
Aggresso<br />
10 år Papperstugg Sekretess<br />
21
4. Individ- och familjeomsorg<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Anmälan/ansökan som<br />
inte tillhör ärende eller ger<br />
upphov till ärende.<br />
Anmälan/ansökan som<br />
tillhör ärende eller ger<br />
upphov till ärende<br />
registrering<br />
Systematisk i pärm<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Ansvarsförbindelse Personakt<br />
Procapita<br />
Ansökan om ekonomiskt<br />
bistånd/<br />
försörjningsstöd<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Attestlista Systematisk i pärm<br />
respektive enhet<br />
Procapita<br />
Avtal med familjehem Uppdragstagarakt<br />
Procapita<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år<br />
Papperstugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
10 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
5 år<br />
Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
Beslut om att inte inleda<br />
utredning registreras i<br />
Procapita.<br />
Aktualiseringar gällande<br />
underåriga barn ska<br />
dokumenteras i särskilt<br />
BBIC-formulär där även<br />
statistik förs om vilket<br />
beslut som fattas med<br />
anledning av<br />
aktualiseringen.<br />
I kronologiska pärmen<br />
finns ett försättsblad med<br />
en förteckning över de<br />
diarienummer som finns i<br />
pärmen<br />
Om det finns en<br />
personakt ska inkommen<br />
aktualisering förvaras där,<br />
även om den inte ger<br />
upphov till nytt ärende.<br />
Aktualiseringar gällande<br />
underåriga barn ska<br />
dokumenteras i särskilt<br />
BBIC-formulär där även<br />
statistik förs om vilket<br />
beslut som fattas med<br />
anledning av<br />
aktualiseringen<br />
Gäller oftast hvb-hem<br />
22
Avtal med<br />
kontaktpersoner/<br />
kontaktfamiljer<br />
Begäran om yttrande från<br />
förvaltningsdomstol<br />
Beräkningsunderlag för<br />
beslut om ekonomiskt<br />
bistånd<br />
Beslut och<br />
beslutsmeddelanden<br />
Beslut om betalning i<br />
behandlingsärenden<br />
Uppdragstagarakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Beslutsunderlaget Personakt<br />
Procapita<br />
Beslut om föräldraavgifter<br />
för placerade barn/<br />
Beslut om eftergift av<br />
föräldraavgifter<br />
Dom/beslut från<br />
förvaltningsdomstol<br />
Dödsboanmälan<br />
Dödsfallsintyg<br />
Släktutredning<br />
Boutredning<br />
Fullmakter<br />
Bouppteckningsintyg<br />
Ekonomiska<br />
Redovisningar et c<br />
Sytematisk förvaring<br />
efter barnets namn<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Fullmakter Personakt<br />
Procapita<br />
5 år<br />
Vid<br />
inakt-<br />
ualitet<br />
Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
Pappers tugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm<br />
Vid<br />
inakt-<br />
ualitet <br />
melser<br />
Papperstugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Underlag till beslut<br />
antecknas som<br />
journalanteckning<br />
Beslut om eftergift kan<br />
endast fattas för ett år i<br />
taget. Fakturering av<br />
föräldraavgift görs av<br />
assistent på IFO<br />
23
Förfrågan från<br />
Personakt<br />
skatteverket<br />
Procapita<br />
Förundersöknings- Personakt<br />
protokoll<br />
Procapita<br />
Systematisk i pärm<br />
Procapita<br />
Handräckningsbegäran Personakt<br />
Procapita<br />
Genomförandeplan för<br />
beslutad insats<br />
Journalanteckningar i<br />
personärende<br />
Journalanteckningar/<br />
minnesanteckningar i<br />
insatser som utförs av<br />
kommunens öppenvård<br />
Kallelse till rättegång mm<br />
Konsultationsdokument<br />
skola/hälsa<br />
Kopia av kvitton,<br />
räkningar, hyresavier o dyl<br />
Korrespondens av<br />
betydelse i ärende<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
6 mån Pappers tugg<br />
Vid<br />
inaktualitet<br />
Pappers tugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
Procapita 5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
Före 2009 personakt<br />
Från 2009 Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
Vid<br />
inakt-<br />
ualitet<br />
Papperstugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm<br />
Vid<br />
inakt-<br />
ualitet <br />
melser<br />
Papperstugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Genomförandeplan för<br />
insatser till underåriga<br />
barn ska skrivas i särskilt<br />
BBIC-formulär<br />
Anteckningar förvaras<br />
digitalt i personakt i<br />
Procapita under<br />
handläggningstiden.<br />
Skrivs ut och tillförs de<br />
personakter som är<br />
undantagna från gallring<br />
Anteckningar förs på<br />
papper hos<br />
behandlingsenhet under<br />
insatsens genomförande.<br />
Efter avslutad insats<br />
tillförs handlingarna<br />
personakten. Digital<br />
dokumentation påbörjas<br />
2009<br />
Gäller utredningar om<br />
underåriga barn.<br />
Dokumentation skrivs i<br />
särskilt BBIC-formulär<br />
24
Korrespondens av tillfällig<br />
eller rutinmässig betydelse<br />
Personutredning<br />
Förfrågan om uppgifter<br />
från kriminalvården<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Placeringsbeslut Personakt<br />
Procapita<br />
Placerings-meddelande<br />
kan rensas<br />
Polisrapport missbruk,<br />
Lob et c<br />
Polisrapport om brott<br />
eller misstanke om brott<br />
Remiss till<br />
behandlingsenhet<br />
Underrättelse från<br />
hyresvärd om uppsägning,<br />
hyresskuld et c<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt / Systematisk<br />
i pärm<br />
Procapita<br />
Personakt / Systematisk<br />
i pärm<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Underrättelse om el-skuld Personakt<br />
Procapita<br />
Underrättelse från<br />
Kronofogde om<br />
avhysning<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Vid<br />
inaktualitet<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Papperstugg Journalanteckning om<br />
händelsen förs in i<br />
Procapita<br />
1 år Papperstugg<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm<br />
Vid<br />
inakt-<br />
ualitet <br />
melser<br />
Papperstugg<br />
2 år Om det finns en<br />
personakt ska inkommen<br />
aktualisering förvaras där,<br />
även om den inte ger<br />
Vid<br />
inaktualitet<br />
upphov till nytt ärende<br />
Papperstugg Om det finns en<br />
personakt ska inkommen<br />
aktualisering förvaras där,<br />
även om den inte ger<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
upphov till nytt ärende<br />
6 mån Papperstugg Aktualiseras i Procapita.<br />
Om underrättelse leder<br />
till utredning förvaras den<br />
i personakt eller tillförs<br />
befintlig personakt.<br />
Förvaras annars i pärm<br />
Vid<br />
inaktualitet<br />
under 6 mån<br />
Papperstugg Om ärendet är aktuellt så<br />
tillförs uppgiften till<br />
personakten. Om ärendet<br />
är okänt så tuggas<br />
underrättelsen<br />
omedelbart<br />
2 år Papperstugg Aktualiseras i Procapita.<br />
Om underrättelse leder<br />
till utredning förvaras den<br />
i personakt. Förvaras<br />
annars i pärm under 2 år<br />
25
Underställning till länsrätt<br />
av beslut enligt LVU och<br />
LVM<br />
Uppdrag till<br />
behandlingsenhet<br />
Uppföljning av beslutad<br />
insats<br />
Utbetalning och<br />
inbetalning av bidrag och<br />
vårdkostnader<br />
Utredning av familjehem<br />
och kontaktperson/familj<br />
Utredning enligt 11 kap 1<br />
§ SoL 11 kap 7 § LVM<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Uppdragsakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Utredningsplan Personakt<br />
Procapita<br />
Omprövning/<br />
övervägande av vård<br />
Videofilm från<br />
behandlingsärende<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Förvaras på enheten Vid<br />
inaktualitet<br />
Vårdfaktura Systematisk i pärm<br />
Procapita<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
10 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Uppföljning av insats för<br />
underåriga barn skrivs i<br />
särskilt BBIC-formulär<br />
Vårdfakturor förvaras i<br />
pärmar tillsammans med<br />
attestlista<br />
Utredningar gällande<br />
underåriga barn ska<br />
skrivas i särskilda BBICformulär<br />
där även<br />
statistik förs om vilket<br />
beslut som fattas<br />
Utredningsplan för<br />
underåriga barn skrivs i<br />
särskilt BBIC-formulär<br />
Omprövning/övervägan<br />
de av placeringar av<br />
underåriga barn skrivs i<br />
särskilt BBIC-formulär<br />
Papperstugg Förvaras hos<br />
behandlingsenheten<br />
under insatsen. Raderas<br />
vid behandlingens slut<br />
Vårdfaktura betalas via<br />
Procapita och tillförs<br />
personakt digitalt<br />
26
Vårdplan Personakt<br />
Procapita<br />
Yttrande till<br />
förvaltningsdomstol/<br />
åklagare<br />
Återkravsärende/<br />
Återbetalningsplan för<br />
ekonomiskt bistånd/<br />
Faktura<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Överklagande med bilagor Personakt<br />
Procapita<br />
4.1 Familjerätt<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Handlingar rörande<br />
faderskap och<br />
föräldraskap:<br />
Bekräftelse av faderskap<br />
och föräldraskap<br />
Beslut och domar<br />
Inkommen och utgående<br />
handling av betydelse i<br />
ärende<br />
Intyg<br />
Journalanteckningar<br />
Korrespondens med<br />
föräldrar<br />
Olika protokoll för<br />
utredande av faderskap<br />
och föräldraskap<br />
Rättsgenetiska och<br />
rättskemiska<br />
undersökningar<br />
Styrkande av identitet<br />
Underrättelser från<br />
skatteverket om nyfödda<br />
Inflyttade barn<br />
upprättad handling<br />
Av betydelse i ärende<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
registrering<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestäm-<br />
melser<br />
10 år <strong>Haninge</strong>arkivet<br />
5 år Gallras enligt<br />
gällande<br />
gallringsbestämmelser<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Vårdplan för underåriga<br />
barn skrivs i särskilt<br />
BBIC-formulär<br />
Kopia i personakt<br />
Originalet i pärm 10 år<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
Handlingar rörande<br />
faderskap och<br />
föräldraskap ska bevaras<br />
enligt socialtjänstens<br />
gallringsregler i 12 kap. 2<br />
§.<br />
27
Vårdnadsfrågor<br />
Handling av tillfällig<br />
betydelse och rutinmässig<br />
karaktär i ärende rörande<br />
faderskap och<br />
föräldraskap<br />
Personakt<br />
4.2 Adoption<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Handlingar rörande<br />
adoptionsärende<br />
Ansökan om medgivande<br />
Ansökan till tingsrätt om<br />
adoption<br />
Beslut och domar<br />
Inkommen och utgående<br />
handling av betydelse i<br />
ärende<br />
Intyg om adoptionsutbildning<br />
Referenser<br />
Upprättad handling av<br />
betydelse i ärende<br />
Utdrag ur register<br />
Utredning, journalanteckningar<br />
Yttranden från olika<br />
myndigheter m.m.<br />
Handling av tillfällig<br />
betydelse och rutinmässig<br />
karaktär i ärende rörande<br />
adoption<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
registrering<br />
Vid<br />
inaktualitet<br />
Papperstugg<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Efter Till Anmärkning<br />
2 år <strong>Haninge</strong>-<br />
arkivet<br />
Beslut om adoption fattas<br />
av tingsrätten efter att<br />
den inhämtat<br />
upplysningar om barnet<br />
och sökanden från<br />
socialnämnden.<br />
Handlingar rörande<br />
adoption ska bevaras<br />
enligt socialtjänstens<br />
gallringsregler i 12 kap 2<br />
§.<br />
28
4.3 Vårdnad, boende och umgänge<br />
Handlingens namn Ordning/förvaring/<br />
Handlingar i ärende<br />
rörande vårdnad, boende<br />
och umgänge<br />
Ansökningar<br />
Av socialnämnden<br />
godkända avtal<br />
Beslut<br />
Domar<br />
Inkommen och utgående<br />
handling av betydelse i<br />
ärende<br />
Remisser<br />
Tingsrättens begäran om<br />
utredning<br />
Uppdrag<br />
Upprättad handling av<br />
betydelse i ärende<br />
Utdrag ur register<br />
Överenskommelser<br />
Utredningar,<br />
journalanteckningar<br />
Handling av tillfällig<br />
betydelse och rutinmässig<br />
karaktär i ärende rörande<br />
vårdnad, umgänge och<br />
boende<br />
Personakt<br />
Procapita<br />
registrering<br />
Personakt Vid<br />
inaktualitet<br />
<strong>Socialnämndens</strong> <strong>dokumenthanteringsplan</strong><br />
Antagen av socialnämnden genom beslut 2009-11-12 § 232<br />
Efter Till Anmärkning<br />
5 år Gallras Avtalen får inte gallras<br />
förrän barnet fyllt 18 år.<br />
Avtal för barn som är<br />
födda dag 5, 15 eller 25<br />
bevaras. Övriga avtal<br />
gallras 5 år efter barnet<br />
fyllt 18 år.<br />
Papperstugg<br />
29
Change language