Att främja nytänkande - Upphandlingsstöd.se

More documents

Recommendations

Info

40 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING KRAV PÅ VARAN ELLER TJÄNSTEN Alla krav ska ställas med hänsyn till de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. Målet är att hitta de lägsta förutsättningar som krävs för att säkerställa att leverantören kan genomföra kontraktet. Ett vanligt förekommande sätt att utforma kraven är att ange detaljerade specifikationer avseende varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. Detta förfarande bör inte användas vid en innovationsvänlig upphandling. En upphandlande myndighet bör snarare beskriva den funktion och de mål som ska uppnås. Leverantören kan då bidra med sin tekniska expertis och erbjuda en lösning åt myndigheten som tillgodoser de funktionskraven. ”Du måste tänka nytt. Du ska exempelvis köpa en gräsklippare men vad är det du egentligen behöver? En gräsklippare eller en gräsmatta som är klippt?” (Ronny Odervång, upphandlingschef, Trollhättans stad) ”Det viktiga är att låta marknaden komma med lösningar. Vi försöker beskriva vilket resultat vi vill uppnå, inte hur lösningen ser ut.” (Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna) Grundtanken med att ställa funktionskrav är att efterfråga funktionalitet, inte produkten i sig. En fysisk produkt kan i vissa fall ersättas med en tjänst. Ett exempel är att en upphandlande myndighet betalar för antalet kopior som skrivs ut snarare än att upphandla kopieringsmaskiner. Ett annat exempel som brukar nämnas är en paketerad lösning för en pc-arbetsplats. Myndigheten specificerar inte vilken typ av dator och telefon samt övriga tekniska komponenter som ska ingå utan endast de egenskaper, standarder och servicenivåer som verksamheten har behov av. I kontraktet regleras sedan parametrar för kompatibilitet och funktionalitet, servicenivåer, säkerhetsåtaganden etc. Funktionskrav kan vara ganska komplicerat för upphandlande myndigheter och leverantörer. I en del fall kan beskrivningen av vilka funktioner som avses ibland framstå som kravlistor som innehåller triviala eller självklara krav. Det kan vara en besvärlig börda för leverantörerna att beskriva och visa att de uppfyller alla detaljerade funktionskrav.
VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Samtidigt är sådana detaljerade krav en slags säkerhetslina för en upphandlande myndighet. Med mindre rigorösa krav utsätter sig myndigheten för risken att en leverantör med en undermålig produkt eller tjänst kan vinna upphandlingen. Samtidigt kan detaljerade krav leda till att anbudskostnaderna blir så avskräckande att vissa leverantörer avstår från att delta i upphandlingen. Det gäller således för en upphandlande myndighet att hitta en bra balans i sitt kravställande. Det är viktigt för myndigheten att avgöra vilka funktioner som leverantörer verkligen måste uppfylla och hur dessa krav bäst kan utformas. Det är viktigt att beskrivningen av funktionen håller hög kvalitet så att leverantören på ett mycket tydligt sätt vet vilken funktion som ska uppnås, hur denna ska beskrivas och hur den vinnande leverantören utses. Funktionens egenskaper bör kunna mätas och regleras. Den främsta anledningen till att använda funktionskrav är att sänka kostnaderna och öka effektiviteten. Funktionskrav ger leverantörer ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet, och därmed ökar förutsättningarna för att göra en god affär. En annan fördel är att när leverantören ges ett större ansvar för att upprätthålla den efterfrågade funktionen, kan myndigheten få mer tid att fokusera på sin egen kärnverksamhet. Genom funktionskrav ges i vissa fall även en ökad kostnadskontroll genom att funktionen har en fastställd periodisk avgift. Ett exempel är att en upphandlande myndighet betalar en månatlig avgift för antalet utskrifter istället för oförutsedda servicekostnader för kopieringsmaskiner. I en innovationsvänlig upphandling med funktionskrav övergår normalt ansvaret för att upprätthålla den avtalade funktionen till leverantören. Det finns därför goda skäl till att försöka skapa en god samverkan med leverantören. I förfrågningsunderlaget bör det därför anges hur samverkan mellan parterna ska ske. Det kan behövas regelbundna möten där kontraktsföremålet följs upp. Det kan också vara lämpligt att ställa upp villkor för hur funktionen ska utvecklas under kontraktsperioden. 41
Page 1 and 2: Att främja nytänkande - vägledni
Page 3 and 4: Innehåll 1. Inledning 4 1.1 Defini
Page 5 and 6: OM INFORMATIONEN VÄG LEDNING FÖR
Page 7 and 8: 1.1 Definitioner Innovation VÄG LE
Page 9 and 10: VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄN
Page 11 and 12: Upphandlare VÄG LEDNING FÖR INNOV
Page 15 and 16: UPPHANDLINGSRÄTTSLIGA PRINCIPER Pr
Page 21 and 22: EXEMPEL VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI
Page 29 and 30: EXEMPEL VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI
Page 35 and 36: Marknadsanalys VÄG LEDNING FÖR IN
Page 41: VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄN
Page 51 and 52: TÄNK PÅ! VÄG LEDNING FÖR INNOV
Page 57 and 58: SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR VÄG LE
Page 61 and 62: 3.5 Underrättelse om tilldelningsb
Page 65 and 66: DIALOG MED DEN VINNANDE LEVERANTÖR
Page 67: 4.3 Utvärdering av genomförd upph

Att främja nytänkande - Upphandlingsstöd.se

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?