SLL:s riktlinjer fÃ¶r sociala medier - Stockholms lÃ¤ns landsting

More documents

Recommendations

Info

Ansvar I Stockholms läns landsting är kommunikation ett chefsansvar liksom uppdraget att förse medarbetare med den information, den kunskap och de verktyg som var och en behöver för att fullgöra sina respektive uppdrag. Det är alltså cheferna i linjen som avgör vilka kommunikativa kanaler och verktyg som respektive medarbetare ska ha tillgång till och hur de ska användas. Kommunikationscheferna eller motsvarande samt landstingets jurister tar ansvar för expertstödet. Kompetens Kompetent och medvetet agerande i de sociala medierna kan stärka landstingets och dess verksamheters roll i samhället och vara till stor nytta för invånarna. Kunskap om de sociala mediernas villkor bör ingå i utbildningen av nyanställda. Den snabba utvecklingen ställer krav på kontinuerlig kunskapsspridning bland anställda. Som stöd finns kommunikations- och personal- och juristfunktionerna. Sociala medier och lagarna De sociala medierna är en del av samhället och lyder därmed under samma lagar och regler som andra medier och kommunikationskanaler. Som stöd för hur lagar och regler bör tolkas i förhållande till de sociala medierna ges här landstingets syn på främst handlingsoffentlighetens räckvidd när vi agerar i olika sociala medier. Riktlinjerna bygger på motsvarande dokument hos Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Eftersom kommunikation genom sociala medier ofta innebär att personuppgifter behandlas, berörs här kortfattat också personuppgiftslagens, PuL, tillämpning. Det är mycket viktigt att känna till att bestämmelserna om allmänna handlingar och PuL bara är delar av den reglering som finns kring informationshanteringen och som påverkar hur landstinget ska förhålla sig till sociala medier. Exempelvis kan vissa webbsidor omfattas av utgivningsbevis enligt yttrandefrihetsgrundlagen, YGL, och därmed ge enskilda likartat skydd som vid kontakter med redaktioner för radioprogram och andra massmedier.
Ordning och reda Enligt offentlighetsprincipen och i enlighet med landstingets egen önskan om största möjliga öppenhet är det viktigt att leva upp till skyldigheten att snabbt kunna lämna ut allmänna handlingar till den som begär det. Det ställer stora krav på ordning och reda i hanteringen av de sociala medierna, både för egna och i vissa fall också andras inlägg. • Alla inlägg som görs på ett socialt medium av personer som genom anställning, uppdrag eller liknande deltar i landstingets verksamhet bör som utgångspunkt betraktas som allmän handling, om det sker inom ramen för landstingets verksamhet. Sker inlägget uteslutande i privat syfte eller uteslutande i annan egenskap än som anställd/uppdragstagare vid myndigheten, blir bedömningen den motsatta. • Inlägg från allmänheten på ett socialt medium kan vara att betrakta som till myndighet inkomna allmänna handlingar. • För att skapa klarhet och förutsägbarhet om när kommunikationen ska anses ske i tjänsten, och därmed ger upphov till allmänna handlingar, bör det finnas ett beslut eller godkännande från behörig arbetsledare, som också bör ha tillgång till medarbetarens inloggningsuppgifter till den aktuella webbplatsen. • Vid länkar som leder till externa webbplatser på vilka politiker eller medarbetare agerar som enskilda avsändare bör landstinget vid länken upplysa om att vi inte äger eller ansvarar för det länkade materialet. • Handlingar behöver inte förvaras enbart på de egna webbplatserna för att räknas som allmänna. Det räcker med att de är åtkomliga via respektive medarbetares digitala arbetsplats. För att vi ska veta vilka allmänna handlingar vi har ska det finnas förteckningar över vilka externa webbplatser som vi är aktiva på. • Samråd med lokalt arkivansvarig eller landstingsarkivet så att gällande arkivregler kan efterföljas och förekommande raderingar (=gallring), oavsett om de sker av den enskilde själv eller av moderator etc, har stöd i gällande gallringsbeslut. Mängden av material i de sociala medierna kan kontrolleras med hjälp av ett generellt gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse eller genom särskilda gallringsbeslut. • Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras, men de bör struktureras på ett sådant sätt på webbplatsen att de är lätt sökbara. • Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma i sociala medier. Personuppgifter Användningen av sociala medier som kommunikationskanaler kan innebära att personuppgifter behandlas och att landstinget blir personuppgiftsansvarigt enligt reglerna i PuL. Förenklat innebär detta ett ansvar att se till att enskilda inte kränks i samband med behandlingen av personuppgifterna. Ansvaret för behandling av personuppgifter via sociala medier kan delas in i ansvaret för landstingets egna inlägg och publiceringar och ansvaret för inlägg som publiceras av besökare. Några exempel: • Facebook och bloggar: Landstinget är ansvarigt för personuppgifter som publiceras på organisationens Facebook-sida och/eller blogg. Ansvaret omfattar både personuppgifter som landstinget själv publicerar och personuppgifter som publiceras av andra i till exempel en kommentar på sidan. Även den besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit. • Twitter: Landstinget ansvarar endast för personuppgifter som organisationen själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det beror på att landstinget inte kan påverka publiceringen av andras twitter-inlägg.
Page 1 and 2: Stockholms läns landstingS Riktlin
Page 3: Sociala medier Den tekniska utveckl
Page 7 and 8: personuppgifter är tillåten utan

SLL:s riktlinjer fÃ¶r sociala medier - Stockholms lÃ¤ns landsting

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?