Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

1 (17)
E-Lin projektet 2013-10-28
Digitalisering, analogt till digitalt
Linköpings kommun
Delrapport

2
Innehåll
Dokumenthistorik ............................................................................................................................... 3
1. Syfte .............................................................................................................................................. 3
2. Bakgrund ....................................................................................................................................... 3
2.1 Målgrupp ............................................................................................................................... 3
3. Undersökning och sammanställning ............................................................................................. 4
3.1 Vad är digitalisering av material? .......................................................................................... 4
3.2 Vilket material ska digitaliseras och varför? ......................................................................... 5
3.3 Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken utrustning kan användas vid
digitaliseringen? ................................................................................................................................. 5
3.4 Utrustning vid digitalisering? ................................................................................................ 6
3.5 Kvalitetskrav. ................................................................................................................................ 8
3.6 Informationsförlust ....................................................................................................................... 8
3.7 Metadata ...................................................................................................................................... 9
4. Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun ............................................................ 10
4.1 Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer .............................................................. 10
4.2 Digitalisering av kartor/ritningar ......................................................................................... 11
5. Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt E-arkiv ....................................... 11
6. Källor ........................................................................................................................................... 13

3
Dokumenthistorik
Datum Av Kommentar
1. Syfte
Syftet för rapporten är att i förhållande till ett tänkt e-arkiv inskaffa en bakgrundsbild
av digitaliseringsprocessen gällande olika typer av handlingar.
2. Bakgrund
Bakgrunden till varför digitaliseringsrapporten skrivs, är att sammanställa information
om vad man bör känna till och tänka på, när det gäller digitalisering av dokument
och handlingar som ska sparas i det tänkta elektroniska långtidsarkivet, det så
kallade systemet för bevarande.
2.1 Målgrupp
Rapporten vänder sig till berörda eller intresserade av digitaliseringsprocessen. Rapporten
kan även ses som ett underlag för fortsatt arbete mot ett tänkt e-arkiv i Linköpings
kommun.

4
3. Undersökning och sammanställning
3.1 Vad är digitalisering av material?
Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital
form. Det kan vara att man skannar in pappershandlingar till digital form. Det kallas
även digital bildfångst. 1 Observera att digitalisering inte är digitalt framställt material/information
som överförs till ett digitalt system, ex. Word fil, till digitalt verksamhetssystem
eller digitala fotografier överförda till datorn. Digitalisering är endast
analogt till digitalt. Dock kan påpekas att de rekommendationer om vilket format och
upplösning man sparar digitaliserat material i även gäller för det digitalt framställda
materialet.
Pappershandlingar,
foto, film m.m.
Skanner
Digitaliserat
material
Digitalt
Verksamhetssystem
System för
bevarande
1 Lemontree, powerpoint presentation om Digitalisering och gallring, Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring
e-arkiv enligt Laim,

5
3.2 Vilket material ska digitaliseras och varför?
3.2.1 Finns det behov av att digitalisera handlingar och i så fall vilka
handlingar ska digitaliseras?
Det finns olika sätt att digitalisera sina handlingar på:
De är: 2
I projektform
Digitalisera skadade handlingar.
Digitalisering av gamla handlingar som har betydelse för verksamheten. (ex. avtal,
protokoll, dokumenthanteringsplaner)
En process
Man digitaliserar handlingarna i samband med ärendeprocessen
On demand
Man digitaliserar handlingen när behov uppstår
3.2.2 Vad vinner man på att digitalisera handlingarna
Vid digitalisering av material vinner man i: 3
o ökad användbarhet
o ökad tillgänglighet
o lättare återsökning
o undviker att skada unika och/eller sköra handlingar
o underlättar bevarandet av originalhandlingar och kulturarv
3.2.3 Kvalitet på förlagorna
Förlagor har olika kvalitet som kan göra det svårt att digitalisera.
Olika typer av förlagor ställer olika krav på olika digitaliseringsmetoder.
Exempel på förlagor är brev, ljudupptagningar, kort, andra pappershandlingar, utdata
från databaser, analogt ljud, film. Även behovet av konservering kan inverka på sättet
att digitalisera och i vilken ordning digitaliseringen görs. 4
3.3 Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken
utrustning kan användas vid digitaliseringen?
Preparering av dokument är att ta bort gem och häftklammrar, att sortera och sammanföra
dokument på ett sådant sätt att gemensamma metadata kan nyttjas vid indexering
och import till det system man har. 5
Skanning kan ske sida för sida eller i volymskanning. Volymskanning utförs på en
skanner som har en dokumentmatare. 6
2 Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim, sid. 2, Digitalisering av bildarkiv kapitel 3,
Bodin, Sven, sid. 69,
3 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering
vid Uppsala universitet, sid 29, Arkestolaitos,
4 Gäfvert, Thomas, sid. 1, Digitalisering av bildarkiv kapitel 2,.
5 Bodin, Sven, ”Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem”, sid. 71
6 Bodin, Sven, sid.71,

6
Skanningsprocessen 7
Preparera
Sortera och
sammanföra
likartade
dokument
Skanna
Skanna
dokument
som bild.
Granska
resultat
Importera
Till systemet
och /eller dokumenthanteringssystem
ex. W3D3
Bilden visar ett exempel på hur skanningsprocessen kan gå till
3.3.1 Skador vid digitalisering
En felaktig gjord hantering och digitalisering av handlingarna kan förstöra original
genom att utsätta dem för alltför mycket värme, ljus eller tryck. Handlingarna utsätts
också för slitage. 8
3.3.1.1 Dokumentation av skadorna
Det är bra att ha rutiner för att hantera de eventuella skador som uppkommer vid digitaliseringen.
Skadorna bör dokumenteras på ett metodiskt sätt och kopplas till förlagan
och filen. 9
3.4 Utrustning vid digitalisering?
3.4.1 Olika typer av utrustning
Innan man digitaliserar materialet är det viktigt att man bestämmer vad det digitaliserade
materialet ska användas till. Olika användningsområden kräver olika typ av digitalisering.
Exempelvis om man skannar in fotografier som ska kunna användas som
illustrationer i böcker, till vykort eller storbildsformat, så krävs kanske en fotoskanner
med manuell kontroll i datorn, för vardagliga ”nya” dokument räcker en kontorsprinter
med skanningsfunktion, för gamla handskrivna dokument krävs en annan typ.
Här skiljer sig även storleken på det inskannade materialet och mängden metadata
åt. 10
7 Bodin, Sven, sid. 70, Elvör, Gunilla,
8 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Riksarkivet, Pappershandlingar sid 21,
9 Gäfvert, Thomas, sid. 5,
10 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, Gäfvert, Thomas, sid. 1,

7
3.4.2 Kvalitetssäkra och kontrollera
Kvalitetssäkring av digitaliseringsprocessen sker på flera sätt.
Utrustning och rutiner. Kravställ och upphandla, vid behov, den utrustning som finns
eller behövs köpas in. 11
Skanningsprocessen. Ett krav är att den elektroniska bildfilen överensstämmer med
originalhandlingen. Skanning kan innebära informationsförlust i form av text, kan
uppstå vid skanning om den är dåligt utförd eller att utrustningen är dålig. Det kan
vara dålig skärpa i den skannade bilden. Det kan bero på svagt tryck, eller att handlingen
är snett skannad. Veck på pappret kan uppfattas som streck, olika mörka fält
kan flyta ihop. Dålig skanner kan också skapa bilder där man inte ser om olika slags
pennor eller färg har använts på intyg samt om någon har strukit över text med tippex.
12
Personalen. För att kunna bedöma hur en handling/bild ska skannas in för att motsvara
de krav som ställs, kan det krävas utbildad och kunnig personal. Personalen
måste ha den kompetens som behövs för att skanna in handlingen rätt och bedöma att
den är korrekt . 13
Personalen måste också kunna förändra sitt arbetssätt då ett elektroniskt dokumenthanteringssystem
kräver genomgripande förändringar av arbetssättet. Här finns ett
stort, möjligt problem. Okunnig och ovillig personal kan sätta käppar i hjulet vid
införandet av elektroniskt dokumenthanteringssystem/e-arkiv. 14
3.4.3. Etiskt ställningstagande
Det kan löna sig att fastställa etiska aspekter på digitaliseringen, för den digitala tekniken
gör det lätt att förändra bilder. Med personal kunnig i bildbehandling och med
rätt utrustning kan bilderna förändras. Här är det viktigt att skilja på justering/förbättring
av bilden eller förändring/ manipulering av bilden. 15
Ibland måste dock materialet behandlas. Det ursprungliga materialet kan vara trasigt
och slitet. Glasplåtar kan vara spruckna. Stenciler och foton håller på att försvinna.
Då måste man skapa en digital kopia för att rädda materialet till eftervärlden. 16
När man skapar en digital kopia av materialet bör man fundera över i vilken utsträckning
man ska eller om man får reparera den digitala brukskopian, om man får
ta bort skräp, justera färgnyanser, avgränsa och reparera bilden? Får man förstora
bilderna? Borde man eller ska man reparera skadorna på bilder i dåligt skick? 17
Vid utställningar kan bilderna göras oproportionerligt stora, är det då längre en fråga
om att visa det ursprungliga fotot eller är det en manipulering av bilden? 18
Vid presentation av en digital kopia bör det framgå att det är en kopia av originalet
och om den är justerad, reparerad eller förändrad bör det också framgå. 19
11 Gäfvert, Thomas, sid. 2, 5
12 IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ”Skanning och dokumenthantering” 2007:13,
sid.54f,
13 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 3
14 Bodin, Sven, sid. 58,
15 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, Bildmanipulering, sid. 64, Seniornet, Bildredigering,
sid. 1,
16 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune,
17 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune,
18 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune,
19 Pettersson, Rune, sid 34,

8
3.5 Kvalitetskrav.
Innan materialet digitaliseras måste det bestämmas vilka kvalitetskrav som ska ställas
på det digitaliserade materialet och därefter beslutas om vilka standarder och rekommendationer
som ska följas. 20
Enligt Riksarkivet ska kontorsdokument och handlingar sparas i PDF/A-1 eller Del
1, Latinska alfabetet nr 1. Rekommendationerna följer standarderna ISO/IEC
10646:2003 och SS-ISO/IEC 8859-1:2004. 21
Digitala bilder som framställs i en fotografisk tillämpning ska sparas i följande format:
JPEG, TIFF/IT samt PNG. Riksarkivet baserar det på standarderna SS-ISO
10918, ISO 12639:2004 samt ISO/IEC 15948:2004. 22
En vanlig formatstandard vid dokumentskanning är okomprimerad TIFF version 4,
singel page, 300-600 dpi och vanligtvis i gråskala. Tiff är ett standardformat för elektronisk
lagring av bilder av dokument. 23
Kartor och ritningar ska, enligt Riksarkivet ges följande format GLM och PDF/E-1.
Kartor och ritningar i rasterformat kan även ges i CCITT Group 4. Formaten är baserade
på standarderna SS-ISO 19136:2007 och ISO 24517-1:2008. 24
Sträva alltid efter hög upplösning. För bilder är Tiff formatet att föredra före Jpeg då
det innebär bättre kvalitet. Det kan dock göra att filen blir tung att öppna. Det är viktigt
att det är bevarandeformatet som används redan från början. 25
Tänk på: Strävar man efter att digitalisera bildfiler som kan användas under en längre
tid och kräver stor minneskapacitet eller mindre bildfiler med en möjligen kortare
livslängd? 26
Stora bilder som kan användas på många olika sätt ökar också kraven på långtidslagringen.
27
Vilka kvalitetskrav ska ställas på egen digitalisering vid arbetsplatsen eller den digitaliseringsprocess
som utlokaliseras? 28
3.6 Informationsförlust
3.6.1. Vad betyder informationsförlust och hur uppstår den?
Informationsförlust är, som ordet säger, en förlust av information. Vid digitalisering
sker alltid någon form av informationsförlust. Materialet transformeras och komprimeras
vid digitaliseringen. 29
Vid varje komprimering av ljudfiler och fotografier försvinner viss information. Vid
en betydande informationsförlust krävs en gallringsutredning. Exempelvis förändras
inte informationen i stort. 30
20 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2,
21 Riksarkivets författningssamling RA-FS 2009:2 § 4,
22 RA-FS 2009:2 § 7,
23 Bodin, Sven, sid.71,
24 RA-FS 2009:2 § 8,
25 Gäfvert, Thomas, sid. 2, Bodin, Sven, sid.71,
26 Digitalisering i bildarkiv kapitel 1,
27 Digitalisering i bildarkiv kapitel 1,
28 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2,
29 Johansson, Hanna,”Omgivningens krav på e-arkiv enligt OAIS”, sid. 47

9
Tänk på: ”Bildfiler kan rädda en del av det ursprungliga värdet hos fotografier
som håller på att förstöras. Ur kulturarvssynpunkt kan bildfilerna inte ersätta originalfotografiet….Förutom
själva bildmotivet har ett fotografi också värde som föremål:
så har exempelvis under olika tider papprets och filmens kvalitet varierat och
inverkat på fotografiets utseende. …. I samband med digitaliseringsprojektet lönar
det sig att förbättra förvaringen av originalet … för att (det) ska bevaras så länge
som möjligt. Ibland behöver forskarna även se det ursprungliga fotografiet.” 31
3.7 Metadata
3.7.1 Vilken betydelse har metadata?
Det finns två syften för att använda sig av metadata. Det ena är använda sig av metadata
för att beskriva och det andra för att återsöka. 32
Metadata är data om data och enligt ISO-standarden 15489-1 definieras metadata
som ”data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur och dokument samt
hanteringen av dessa under aktuell tid.” 33 Det är mycket viktigt att metadata i den
elektroniska miljön definierar dokumentens autenticitet, tillförlitlighet, integritet och
användbarhet. Skillnaden är att i ett pappersbaserat system är metadata ofta integrerade
i själva dokumenten och i dokumentstrukturen så är det inte i det elektroniska
systemet. 34
3.7.2 Huvudtyper av metadata
Det finns följande huvudtyper av metadata: Deskriptiva, administrativa och strukturella
metadata. 35
De deskriptiva metadata används för att beskriva och söka digitala dokument. Bl.a.
finns det generella metadatascheman, d.v.s. en uppsättning metadataelement som
används för ett specifikt ändamål. Dublin Core anger ett minimum krav av 15 metadataelement
för att beskriva ett dokument. 36
Administrativa metadata är de metadata som administrerar dokumentet och dokumenterar
informationen om dess tillkomst och åtkomst. Det kan innefatta tekniska
metadata, källmetadata, metadata för digital proveniens och åtkomstmetadata. 37
Strukturella metadata beskriver bl.a. det logiska och fysiska förhållandet mellan delarna
av ett sammansatt dokument. 38
3.7.3 Metadatasättning
30 Gäfvert, Thomas, sid. 2,
31 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5,
32 Gäfvert, Thomas, sid 5,
33 Bodin, Sven, sid. 61,
34 Bodin, Sven, sid. 61,
35 Bodin, Sven, sid. 61,
36 Bodin, Sven, sid. 61, Doublin Core, http://dublincore.org/documents/usageguide/elements.shtml,
2013-06-17, Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836,
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=52142, 2013-06-17,
37 Bodin, Sven, sid. 61,
38 Bodin, Sven, sid. 61,

10
Metadata kan tillföras dokumentet på olika sätt. Det kan ske manuellt och/eller automatiskt.
39
Dokument kan förses med en streckkod som innehåller för dokumenten gemensamma
metadata som t.ex. datum, dokumenttyp, avdelning etc. 40 Vid användning av metadatastandard
vid beskrivning av fotografier är ISO 15836 (Dublin Core 41 ) bra att
använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument kan ISO 15489:1 vara
en bra standard. 42
Fotografier och bilder bör ha ett utökat antal metadataelement eller andra typer av
metadata än det dokument har. Det bör vara ex. materialets ägare, innehavare av
upphovsrättigheterna, ID-signum, fotograf, tidpunkt, plats, namn, beskrivning, klassificering,
ämnesord, bildtyp. 43 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning
av fotografier är ISO 15836 (Dublin Core) bra att använda sig av. 44
Att tänka på: ”Om man i en väl planerad process digitaliserar de mest använda
bildmotiven som tillräckligt stora filer med hög kvalitet, kvarstår i negativen färgnyanser
också för kommande generationer att undersöka.” 45
3.7.4 Sökord
Sökorden bör bestå av standardiserade ämnesord. Det gör att man lättare undviker att
skriva fel som försvårar sökningen efter det efterfrågade materialet. 46
4. Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun
4.1 Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer
Vid möte med W3D3 huvudregistratorer i Linköpings kommun den 1 mars 2013
gavs följande frågor:
Vilken förvaltning/avdelning/enhet det berör
Vilken skanner/kopiator finns på plats
Vilka format skannas. PDF, JPEG, TIFF – finns det någon möjlighet att ändra
format t.ex. PDF-A
I vilken upplösning skannas det (ex. 300dpi)
Resultat av undersökningen
Undersökningen som utförts visar på att bland de medverkande arbetsplatserna finns
det i nuläget bara en printer/skanner som i dag klarar av att skanna in i PDF-A. Det
verkar även som att det inte går att välja TIFF eller JPEG. Det är maskinen själv som
väljer vilket bildformat som den kommer att skanna in i.
39 Bodin, Sven, sid. 71,
40 Bodin, Sven, sid. 71,
41 Doublin Core, Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836,
42 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Bodin, Sven, sid.59,
43 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7,
44 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Dublin Core, ISO 15836,
45 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5,
46 Gäfvert, Thomas, sid. 5, Digitalisering i bildarkiv kapitel 2,

11
Beroende på vad man ska använda det inskannade materialet till bör, åtminstone,
vissa skannrar, på vissa arbetsplatser, klara mer än 600 dpi, som verkar vara den
högsta möjliga upplösningen som går att använda på de printrar/skannrar som finns i
bruk i dag.
Det exakta resultatet beskrivs i bilaga 1.
4.2 Digitalisering av kartor/ritningar
Frågan ställdes hur Bygglovskontoret digitaliserade sitt material. Svaret blev att sedan
2012 skannas ritningar och handlingar på Bygglovskontoret i PDF, oftast i 300
dpi. Ärendehanteringssystemet ByggR används. Se bilaga 2 för mer information.
5. Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett
tänkt E-arkiv
Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital
form. Digitaliseringen kan ske på olika sätt, det kan ske i projektform, utifrån en process
eller ”on demand”, det vill säga att man digitaliserar det som efterfrågas för tillfället.
Vid digitalisering av material uppstår en vinst i det att materialet ökar i användbarhet
för allmänheten, man undviker att skada unika och/eller sköra bilder/handlingar,
man underlättar bevarandet av originalfotografier och originalhandlingar
samt att man inte skapar pappershandlingar av elektroniska handlingar.
Att digitalisera handlingarna är inte alltid lätt. Det gäller att vara kunnig som personal
så man kan avgöra hur en digitalisering sker på bästa sätt utefter förutsättningarna
på de handlingar som ska digitaliseras. Skadade handlingar, gamla handlingar, fotografier,
dokument på skilda papperssorter behöver alla skannas på olika sätt för att
behålla sin ursprungliga karaktär.
Även ett etiskt ställningstagande kan ibland behöva tas då inskanning av handlingar
medför att förlagan förändras. Man måste ställa sig frågan om man ska reparera skadade
fotografier i inskanningen eller inte eller om den informationsförlust som en
digitalisering innebär ändå är att föredra.
En felaktig skanning kan förstöra originalhandlingen så det är viktigt att personalen
som utför skanningen vet hur de hanterar materialet och skannern.
Skanningsprocessen sker på följande sätt: Först prepareras materialet och sedan sorteras
det och sammanförs till skanning. Efteråt granskas resultatet för att sedan
skickas till systemet.
Utrustningen som används vid skanningen kan variera efter arbetsplatsens behov.
Viktigt är dock att följa Riksarkivets föreskrifter och de standarder som finns om
vilket format och upplösning som ska användas för handlingar vid långtidsarkivering.
Allt för att de ska kunna sparas i evinnerlig tid och inte försvinna.
För alla delar i verksamheten gäller det att material som införs i systemet för bevarande
ska vara inskannat PDF-A för textdokument och Tiff eller Jpeg för bilder.

12
För arbetsplatser som skannar mycket foton, gammalt material, kartor etc. kan andra
krav tillkomma på skanningsutrustningen. Det kan vara exempelvis vara en skanner
med högre upplösning än vad som generellt behövs eller en fotoskanner som kan
återge bilden med exakt skärpa. Dessutom kan också användningsområdet för de
inskannade handlingarna förändra utrustningen. En arbetsplats som hanterar kartor
och bilder kan behöva andra typer av skannrar än en arbetsplats som bara använder
sig av inskanning av skrivna dokument.
Vid skanningen är det också oerhört viktigt att sätta rätt metadata till det inskannade
materialet. Om det tillförs metadata manuellt så bör det vara standardiserade metadata.
Användning av standarder är av stor vikt och för beskrivning av fotografier är ISO
15836 (Dublin Core) bra att använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument
kan ISO 15489:1 vara en bra standard. Det är mycket viktigt att metadata i
den elektroniska miljön definierar dokumentens autenticitet, tillförlitlighet, integritet
och användbarhet. Det är därför viktigt att ta hjälp av de ovan nämnda standarderna i
skapandet av metadata.
Även här är metadata sättningen inte lika för alla handlingar. Exempelvis fotografier
behöver mera och andra metadata än pappersdokument. Även här är standarderna till
hjälp så att alla metadata av vikt finns med.
I en liten undersökning bland W3D3 registratorer ställdes frågorna vilken printer/skanner
finns på arbetsplatsen, vilka format och vilken upplösning man kan skanna
i. Resultatet visar att mest används olika typer av Ricoh Aficio som printer/skanner,
formatet som finns att skanna i är PDF och TIFF/JPEG (där maskinen
själv väljer vilket format det ska skannas i.) Ingen maskin i nuläget skannar PDF-A
eller har möjlighet att välja Tiff eller JPEG. Upplösning är hos alla maskiner upp till
600 dpi. Några arbetsplatser har som standardinställning 200 dpi.
Avslutningsvis bör det påpekas att i förhållande till ett tänkt elektroniskt långtidsarkiv
är digitaliseringsprocessen av det analoga materialet av stor vikt. Alla format
fungerar inte att spara i ett långtidsperspektiv. Ska materialet behållas i all evighet är
det av stor vikt att de rekommendationer som finns gällande format och upplösning
följs, samt att stor vikt läggs på utrustning och att utbilda personal. Det samma gäller
även för det redan digitaliserade materialet som, digitalt, ska överföras till långtidsarkivet.

13
6. Källor
Arkestolaitos, http://www.arkisto.fi/se/arkistolaitos/tehtavat/sailyttaminen/, 2013-06-
17
Bodin, Sven, ”Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem”,
Sundqvist, Anneli (red), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer,
Stockholm 2005
Digitalisering i bildarkiv. Tidningsartikel som ingår i det material som Liam presenterade
för Linköpings kommun i samband med förberedelser inför e-arkiv 2012.
Dublin Core, http://dublincore.org/documents/usageguide/elements.shtml, 2013-06-
17
Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet,
Uppsala universitet, UFV 2009/210,
Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim
IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ”Skanning och dokumenthantering”
2007:13
ISO 15836, http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=52142, 2013-06-
17
Johansson, Hanna, ”Omgivningens krav på e-arkiv enligt OAIS”, Askegren, Katrin
mfl, E-arkivera rätt, sju perspektiv på hantering av digital information med hjälp av
OAIS, Stockholm 2009
Lemontree – powerpoint presentation om Digitalisering och gallring, Lemontree
2011
Palmgren, Björn, bygglovsingenjör på Bygglovskontoret i Linköping, e-post mars
2013
Pettersson, Rune, Bildmanipulering, Stockholm 2001,
https://msb.se/Upload/Produkter_tjanster/Publikationer/KBM/Bildmanipulering.pdf
Riksarkivet Pappershandlingar , Rapport 2008:1
Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2009:2
Sahlén, Tom, ”Kaos eller struktur – om modern dokumenthantering”, Sundqvist,
Anneli (red), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Stockholm
2005
Seniornet, Bildredigering, a http://www.seniornetuppsala.se/pdf/2011-04-
28%20Birgitta%20Bildredigering.pdf, 2013-06-18

14
Bild
Elvör, Gunilla, kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

15
Bilaga 1.
1. Kommunstyrelsen a) Ricoh Aficio MP C3300AD, b) PDF,JPEG,TIFF, c) 300
dpi men möjlighet till 600 dpi,
2. Teknik och samhällsbyggnadskontoret, Stadsmiljö a) Ricoh Aficio MP C3501 b)
PDF, JPEG, TIFF, finns programvara som kan lösa PDF-A, c) 600 dpi
3. Utbildningsförvaltningen, Barn och ungdom a) MPC 4500, b) PDF, JPEG, TIFF,
det går att ändra till PDF-A, c) 300 dpi går att höja till 600 dpi.
4. Barn- och Ungdom, Bildning, Kultur- och Fritid, a) Ricoh Aficio MPC4000, Svadmprint02\p104-10,
b) PDF, JPEG, TIFF, c) 200 och 300 dpi,
5. Överförmyndarenheten, a) Toshiba Studio 520, b) PDF, vet inte mer, c) 600dpi,
6. Stadsarkivet, a) Ricoh Aficio MPC2500, b) PDF, TIFF/JPEG (varav maskinen
själv väljer Tiff eller jpeg. Manuellt kan man inte själv välja vad man vill ha), c)100,
200, 300, 400, 600 dpi varav 300 är standardinställningen.
7. Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen, (stadsbyggnad, plan 2) a) Ricoh Aficio
MP C3501, b) 100, 200, 300, 400, 600 dpi, c) TIFF/JPEG eller PDF ensidig, PDF
flersidig, PDF hög komprimering är ej valbar. Kommentar i e-posten: Vi har på Miljö-
och samhällsbyggnadsförvaltningen (MoS) ett tiotal multifunktionsskrivare med
scanningsmöjlighet (varav ca 7 Ricoh skrivare, 3 Toshiba).
8. Utförarstyrelsens förvaltning, Leanlink. a) Ricoh Aficio MP C6000, b) PDF,
TIFF/JPEG. c) 100, 150, 200,300,400 och 600 dpi. Standardinställning 200dpi.
Skannern kommer att bytas ut om några månader.
9. Råd och Stöd, a) Ricoh Aficio 3025, b) PDF, c) 600 dpi.
10. Miljö och samhällsbyggnad, Färdtjänst, a) Ricoh Aficio MP C3501, b) PDF, c) -.
11. Socialkontoret, a) Hp laser Jet M435 MPF, b) PDF/M-Tiff, c) upplösning max
300 dpi,

16
Bilaga 2.
Bygglovskontorets ritningar skannas som följande: 47
Historiskt material (bygglovskontorets ritningar fram t o m år 2002 är digitaliserade
från bildkort/säkerhetsfilmer som finns på stadsarkivet. De är skannade i tiff-format
300 dpi (de allra äldsta 200 dpi).
Originalritningar från ärenden 2003 t o m 2011 har lämnats till ett skanningföretag
(Astacus på Oskarsgatan) och skannats i Tiff 300 dpi.
2012 införde vi ett nytt ärendehanteringssystem (ByggR). Då började vi skanna både
ritningar och handlingar själva i PDF, mestadels 300 dpi.
47 Palmgren, Björn,