Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

More documents

Recommendations

Info

6 Skanningsprocessen 7 Preparera Sortera och sammanföra likartade dokument Skanna Skanna dokument som bild. Granska resultat Importera Till systemet och /eller dokumenthanteringssystem ex. W3D3 Bilden visar ett exempel på hur skanningsprocessen kan gå till 3.3.1 Skador vid digitalisering En felaktig gjord hantering och digitalisering av handlingarna kan förstöra original genom att utsätta dem för alltför mycket värme, ljus eller tryck. Handlingarna utsätts också för slitage. 8 3.3.1.1 Dokumentation av skadorna Det är bra att ha rutiner för att hantera de eventuella skador som uppkommer vid digitaliseringen. Skadorna bör dokumenteras på ett metodiskt sätt och kopplas till förlagan och filen. 9 3.4 Utrustning vid digitalisering? 3.4.1 Olika typer av utrustning Innan man digitaliserar materialet är det viktigt att man bestämmer vad det digitaliserade materialet ska användas till. Olika användningsområden kräver olika typ av digitalisering. Exempelvis om man skannar in fotografier som ska kunna användas som illustrationer i böcker, till vykort eller storbildsformat, så krävs kanske en fotoskanner med manuell kontroll i datorn, för vardagliga ”nya” dokument räcker en kontorsprinter med skanningsfunktion, för gamla handskrivna dokument krävs en annan typ. Här skiljer sig även storleken på det inskannade materialet och mängden metadata åt. 10 7 Bodin, Sven, sid. 70, Elvör, Gunilla, 8 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Riksarkivet, Pappershandlingar sid 21, 9 Gäfvert, Thomas, sid. 5, 10 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, Gäfvert, Thomas, sid. 1,
7 3.4.2 Kvalitetssäkra och kontrollera Kvalitetssäkring av digitaliseringsprocessen sker på flera sätt. Utrustning och rutiner. Kravställ och upphandla, vid behov, den utrustning som finns eller behövs köpas in. 11 Skanningsprocessen. Ett krav är att den elektroniska bildfilen överensstämmer med originalhandlingen. Skanning kan innebära informationsförlust i form av text, kan uppstå vid skanning om den är dåligt utförd eller att utrustningen är dålig. Det kan vara dålig skärpa i den skannade bilden. Det kan bero på svagt tryck, eller att handlingen är snett skannad. Veck på pappret kan uppfattas som streck, olika mörka fält kan flyta ihop. Dålig skanner kan också skapa bilder där man inte ser om olika slags pennor eller färg har använts på intyg samt om någon har strukit över text med tippex. 12 Personalen. För att kunna bedöma hur en handling/bild ska skannas in för att motsvara de krav som ställs, kan det krävas utbildad och kunnig personal. Personalen måste ha den kompetens som behövs för att skanna in handlingen rätt och bedöma att den är korrekt . 13 Personalen måste också kunna förändra sitt arbetssätt då ett elektroniskt dokumenthanteringssystem kräver genomgripande förändringar av arbetssättet. Här finns ett stort, möjligt problem. Okunnig och ovillig personal kan sätta käppar i hjulet vid införandet av elektroniskt dokumenthanteringssystem/e-arkiv. 14 3.4.3. Etiskt ställningstagande Det kan löna sig att fastställa etiska aspekter på digitaliseringen, för den digitala tekniken gör det lätt att förändra bilder. Med personal kunnig i bildbehandling och med rätt utrustning kan bilderna förändras. Här är det viktigt att skilja på justering/förbättring av bilden eller förändring/ manipulering av bilden. 15 Ibland måste dock materialet behandlas. Det ursprungliga materialet kan vara trasigt och slitet. Glasplåtar kan vara spruckna. Stenciler och foton håller på att försvinna. Då måste man skapa en digital kopia för att rädda materialet till eftervärlden. 16 När man skapar en digital kopia av materialet bör man fundera över i vilken utsträckning man ska eller om man får reparera den digitala brukskopian, om man får ta bort skräp, justera färgnyanser, avgränsa och reparera bilden? Får man förstora bilderna? Borde man eller ska man reparera skadorna på bilder i dåligt skick? 17 Vid utställningar kan bilderna göras oproportionerligt stora, är det då längre en fråga om att visa det ursprungliga fotot eller är det en manipulering av bilden? 18 Vid presentation av en digital kopia bör det framgå att det är en kopia av originalet och om den är justerad, reparerad eller förändrad bör det också framgå. 19 11 Gäfvert, Thomas, sid. 2, 5 12 IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ”Skanning och dokumenthantering” 2007:13, sid.54f, 13 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 3 14 Bodin, Sven, sid. 58, 15 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, Bildmanipulering, sid. 64, Seniornet, Bildredigering, sid. 1, 16 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 17 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 18 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 19 Pettersson, Rune, sid 34,
Page 1 and 2: 1 (17) E-Lin projektet 2013-10-28 D
Page 3 and 4: 3 Dokumenthistorik Datum Av Komment
Page 5: 5 3.2 Vilket material ska digitalis
Page 9 and 10: 9 Tänk på: ”Bildfiler kan rädd
Page 11 and 12: 11 Beroende på vad man ska använd
Page 13 and 14: 13 6. Källor Arkestolaitos, http:/
Page 15 and 16: 15 Bilaga 1. 1. Kommunstyrelsen a)

Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?