Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

11
Beroende på vad man ska använda det inskannade materialet till bör, åtminstone,
vissa skannrar, på vissa arbetsplatser, klara mer än 600 dpi, som verkar vara den
högsta möjliga upplösningen som går att använda på de printrar/skannrar som finns i
bruk i dag.
Det exakta resultatet beskrivs i bilaga 1.
4.2 Digitalisering av kartor/ritningar
Frågan ställdes hur Bygglovskontoret digitaliserade sitt material. Svaret blev att sedan
2012 skannas ritningar och handlingar på Bygglovskontoret i PDF, oftast i 300
dpi. Ärendehanteringssystemet ByggR används. Se bilaga 2 för mer information.
5. Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett
tänkt E-arkiv
Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital
form. Digitaliseringen kan ske på olika sätt, det kan ske i projektform, utifrån en process
eller ”on demand”, det vill säga att man digitaliserar det som efterfrågas för tillfället.
Vid digitalisering av material uppstår en vinst i det att materialet ökar i användbarhet
för allmänheten, man undviker att skada unika och/eller sköra bilder/handlingar,
man underlättar bevarandet av originalfotografier och originalhandlingar
samt att man inte skapar pappershandlingar av elektroniska handlingar.
Att digitalisera handlingarna är inte alltid lätt. Det gäller att vara kunnig som personal
så man kan avgöra hur en digitalisering sker på bästa sätt utefter förutsättningarna
på de handlingar som ska digitaliseras. Skadade handlingar, gamla handlingar, fotografier,
dokument på skilda papperssorter behöver alla skannas på olika sätt för att
behålla sin ursprungliga karaktär.
Även ett etiskt ställningstagande kan ibland behöva tas då inskanning av handlingar
medför att förlagan förändras. Man måste ställa sig frågan om man ska reparera skadade
fotografier i inskanningen eller inte eller om den informationsförlust som en
digitalisering innebär ändå är att föredra.
En felaktig skanning kan förstöra originalhandlingen så det är viktigt att personalen
som utför skanningen vet hur de hanterar materialet och skannern.
Skanningsprocessen sker på följande sätt: Först prepareras materialet och sedan sorteras
det och sammanförs till skanning. Efteråt granskas resultatet för att sedan
skickas till systemet.
Utrustningen som används vid skanningen kan variera efter arbetsplatsens behov.
Viktigt är dock att följa Riksarkivets föreskrifter och de standarder som finns om
vilket format och upplösning som ska användas för handlingar vid långtidsarkivering.
Allt för att de ska kunna sparas i evinnerlig tid och inte försvinna.
För alla delar i verksamheten gäller det att material som införs i systemet för bevarande
ska vara inskannat PDF-A för textdokument och Tiff eller Jpeg för bilder.