Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

5
3.2 Vilket material ska digitaliseras och varför?
3.2.1 Finns det behov av att digitalisera handlingar och i så fall vilka
handlingar ska digitaliseras?
Det finns olika sätt att digitalisera sina handlingar på:
De är: 2
I projektform
Digitalisera skadade handlingar.
Digitalisering av gamla handlingar som har betydelse för verksamheten. (ex. avtal,
protokoll, dokumenthanteringsplaner)
En process
Man digitaliserar handlingarna i samband med ärendeprocessen
On demand
Man digitaliserar handlingen när behov uppstår
3.2.2 Vad vinner man på att digitalisera handlingarna
Vid digitalisering av material vinner man i: 3
o ökad användbarhet
o ökad tillgänglighet
o lättare återsökning
o undviker att skada unika och/eller sköra handlingar
o underlättar bevarandet av originalhandlingar och kulturarv
3.2.3 Kvalitet på förlagorna
Förlagor har olika kvalitet som kan göra det svårt att digitalisera.
Olika typer av förlagor ställer olika krav på olika digitaliseringsmetoder.
Exempel på förlagor är brev, ljudupptagningar, kort, andra pappershandlingar, utdata
från databaser, analogt ljud, film. Även behovet av konservering kan inverka på sättet
att digitalisera och i vilken ordning digitaliseringen görs. 4
3.3 Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken
utrustning kan användas vid digitaliseringen?
Preparering av dokument är att ta bort gem och häftklammrar, att sortera och sammanföra
dokument på ett sådant sätt att gemensamma metadata kan nyttjas vid indexering
och import till det system man har. 5
Skanning kan ske sida för sida eller i volymskanning. Volymskanning utförs på en
skanner som har en dokumentmatare. 6
2 Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim, sid. 2, Digitalisering av bildarkiv kapitel 3,
Bodin, Sven, sid. 69,
3 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering
vid Uppsala universitet, sid 29, Arkestolaitos,
4 Gäfvert, Thomas, sid. 1, Digitalisering av bildarkiv kapitel 2,.
5 Bodin, Sven, ”Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem”, sid. 71
6 Bodin, Sven, sid.71,