Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

More documents

Recommendations

Info

10 Metadata kan tillföras dokumentet på olika sätt. Det kan ske manuellt och/eller automatiskt. 39 Dokument kan förses med en streckkod som innehåller för dokumenten gemensamma metadata som t.ex. datum, dokumenttyp, avdelning etc. 40 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning av fotografier är ISO 15836 (Dublin Core 41 ) bra att använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument kan ISO 15489:1 vara en bra standard. 42 Fotografier och bilder bör ha ett utökat antal metadataelement eller andra typer av metadata än det dokument har. Det bör vara ex. materialets ägare, innehavare av upphovsrättigheterna, ID-signum, fotograf, tidpunkt, plats, namn, beskrivning, klassificering, ämnesord, bildtyp. 43 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning av fotografier är ISO 15836 (Dublin Core) bra att använda sig av. 44 Att tänka på: ”Om man i en väl planerad process digitaliserar de mest använda bildmotiven som tillräckligt stora filer med hög kvalitet, kvarstår i negativen färgnyanser också för kommande generationer att undersöka.” 45 3.7.4 Sökord Sökorden bör bestå av standardiserade ämnesord. Det gör att man lättare undviker att skriva fel som försvårar sökningen efter det efterfrågade materialet. 46 4. Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun 4.1 Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer Vid möte med W3D3 huvudregistratorer i Linköpings kommun den 1 mars 2013 gavs följande frågor: Vilken förvaltning/avdelning/enhet det berör Vilken skanner/kopiator finns på plats Vilka format skannas. PDF, JPEG, TIFF – finns det någon möjlighet att ändra format t.ex. PDF-A I vilken upplösning skannas det (ex. 300dpi) Resultat av undersökningen Undersökningen som utförts visar på att bland de medverkande arbetsplatserna finns det i nuläget bara en printer/skanner som i dag klarar av att skanna in i PDF-A. Det verkar även som att det inte går att välja TIFF eller JPEG. Det är maskinen själv som väljer vilket bildformat som den kommer att skanna in i. 39 Bodin, Sven, sid. 71, 40 Bodin, Sven, sid. 71, 41 Doublin Core, Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836, 42 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Bodin, Sven, sid.59, 43 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, 44 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Dublin Core, ISO 15836, 45 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, 46 Gäfvert, Thomas, sid. 5, Digitalisering i bildarkiv kapitel 2,
11 Beroende på vad man ska använda det inskannade materialet till bör, åtminstone, vissa skannrar, på vissa arbetsplatser, klara mer än 600 dpi, som verkar vara den högsta möjliga upplösningen som går att använda på de printrar/skannrar som finns i bruk i dag. Det exakta resultatet beskrivs i bilaga 1. 4.2 Digitalisering av kartor/ritningar Frågan ställdes hur Bygglovskontoret digitaliserade sitt material. Svaret blev att sedan 2012 skannas ritningar och handlingar på Bygglovskontoret i PDF, oftast i 300 dpi. Ärendehanteringssystemet ByggR används. Se bilaga 2 för mer information. 5. Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt E-arkiv Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital form. Digitaliseringen kan ske på olika sätt, det kan ske i projektform, utifrån en process eller ”on demand”, det vill säga att man digitaliserar det som efterfrågas för tillfället. Vid digitalisering av material uppstår en vinst i det att materialet ökar i användbarhet för allmänheten, man undviker att skada unika och/eller sköra bilder/handlingar, man underlättar bevarandet av originalfotografier och originalhandlingar samt att man inte skapar pappershandlingar av elektroniska handlingar. Att digitalisera handlingarna är inte alltid lätt. Det gäller att vara kunnig som personal så man kan avgöra hur en digitalisering sker på bästa sätt utefter förutsättningarna på de handlingar som ska digitaliseras. Skadade handlingar, gamla handlingar, fotografier, dokument på skilda papperssorter behöver alla skannas på olika sätt för att behålla sin ursprungliga karaktär. Även ett etiskt ställningstagande kan ibland behöva tas då inskanning av handlingar medför att förlagan förändras. Man måste ställa sig frågan om man ska reparera skadade fotografier i inskanningen eller inte eller om den informationsförlust som en digitalisering innebär ändå är att föredra. En felaktig skanning kan förstöra originalhandlingen så det är viktigt att personalen som utför skanningen vet hur de hanterar materialet och skannern. Skanningsprocessen sker på följande sätt: Först prepareras materialet och sedan sorteras det och sammanförs till skanning. Efteråt granskas resultatet för att sedan skickas till systemet. Utrustningen som används vid skanningen kan variera efter arbetsplatsens behov. Viktigt är dock att följa Riksarkivets föreskrifter och de standarder som finns om vilket format och upplösning som ska användas för handlingar vid långtidsarkivering. Allt för att de ska kunna sparas i evinnerlig tid och inte försvinna. För alla delar i verksamheten gäller det att material som införs i systemet för bevarande ska vara inskannat PDF-A för textdokument och Tiff eller Jpeg för bilder.
Page 1 and 2: 1 (17) E-Lin projektet 2013-10-28 D
Page 3 and 4: 3 Dokumenthistorik Datum Av Komment
Page 5 and 6: 5 3.2 Vilket material ska digitalis
Page 7 and 8: 7 3.4.2 Kvalitetssäkra och kontrol
Page 9: 9 Tänk på: ”Bildfiler kan rädd
Page 13 and 14: 13 6. Källor Arkestolaitos, http:/
Page 15 and 16: 15 Bilaga 1. 1. Kommunstyrelsen a)

Digitalisering - Delrapport (PDF, 603 kB) - Linköpings kommun

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?