Regler för landstingsgemensamma styrdokument - Landstinget i ...

2004-12-20 Dnr CK2003-0192
Rapport
Regler för landstingsgemensamma styrdokument
1 Inledning
På uppdrag från landstingsdirektören har en arbetsgrupp med representanter från
Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping, Primärvården, Folktandvården,
Habilitering och Hjälpmedel samt Landstingsdirektörens stab, arbetat fram förslag
till regler för hanteringen av de landstingsgemensamma styrdokumenten
(synpunkter har också inhämtats från övriga förvaltningar).
Uppdraget har inte omfattat styrande dokument med direkt koppling till hälso- och
sjukvård.
I denna rapport behandlas följande: hur landstingsgemensamma styrdokument
arbetas fram och implementeras, form och struktur, definitioner och benämningar,
beslutsnivå, tillgänglighet, översyn och revidering samt uppföljning.
2 Hur landstingsgemensamma styrdokument arbetas fram och
implementeras
Landstingsgemensamma styrdokument bör alltid arbetas fram med representation
från samtliga förvaltningar och i nära samarbete med de fackliga organisationerna.
Uppdragsgivaren – landstingdirektören – utser med stöd i koncernledningsgruppen
lämplig person inom landstinget att leda arbetet. Uppdragstagaren – projektledaren
– bör ges frihet att till respektive förvaltningschef föreslå representant till
projektgrupp.
Landstingsdirektörens stab
Slottsgränd 2A │ Box 602 │ 751 25 Uppsala │ tfn vx 018-611 00 00 │ fax 018-611 60 10 │ www.lul.se
Akademiska sjukhuset │ Primärvården │ Folktandvården │ Lasarettet i Enköping │ Habilitering och Hjälpmedel
Landstingsservice │ Kultur i länet │ Varuförsörjningen │ Landstingsdirektörens stab │ Hälso- och sjukvårdsstaben

2 (7)
Implementeringen är en mycket viktig del i arbetet med att ta fram styrande
dokument. Metoder för implementering bör övervägas i ett tidigt skede av
processen. Respektive ämnesområde kräver sannolikt "sina" metoder för
implementering. I vissa fall kan en kommunikationsplan och checklista eller
motsvarande behöva utarbetas som ett stöd för landstingsledning och
förvaltningscheferna. En plan för implementering måste vara konkret för att också
underlätta senare arbete med uppföljning. Ansvaret för implementeringen på
respektive förvaltning åligger ytterst respektive förvaltningschef.
Ett moment i implementeringsarbetet är att göra t.ex. en ny policy känd. Flera
kanaler bör användas. Exempelvis: presentation på Navet, i Upptinget och
Ronden. En annan kanal kan vara att samdistribuera en kort information med
lönebeskedet.
3 Form och struktur
De landstingsgemensamma styrdokumenten bör ha enhetlig form och struktur. Det
är också av stor vikt att språket är enkelt och tydligt, Svenska språknämndens råd
bör följas. Alla landstingsgemensamma styrdokument bör passera en layout- och
språkansvarig informatör innan det läggs fram för beslut och senare publicering.
Ett landstingsövergripande styrdokument ska omedelbart gå att identifiera och
vara strukturerat på ett sådant sätt att det är lätt att överblicka och uppfatta
budskapet.
Alla landstingsövergripande styrdokument bör inledas med en kort text som
tydliggör dokumentets syfte och mål – vilket ”problem” ska dokumentet lösa eller
vilket tillstånd ska uppnås genom att ett dokument efterlevs. Det är även viktigt att
klargöra när, var och för vem dokumentet äger giltighet. Det ska också framgå
vilken befattningshavare som närmast ansvarar för dokumentet, liksom angivelse
om hur ofta aktuellt dokument bör vara föremål för revidering och uppföljning
(även hur uppföljningen ska ske). Alla landstingsövergripande styrdokument ska
innan publicering också förses med uppgift om beslutsdatum, beslutsinstans,
fr.o.m. och eventuellt t.o.m. vilket datum det äger giltighet.

3 (7)
4 Definitioner och benämningar
4.1 Definitioner
Tydliga definitioner underlättar val av benämning vid nyproduktion av styrande
dokument och säkerställer att benämningen också överensstämmer med
dokumentets form, innehåll, budskap och målgrupp. Nedan följer förslag till
definitioner av dokumentbenämningar att använda för landstingsgemensamma
styrdokument: policy, strategi, handlingsplan, riktlinjer, regler och reglemente.
Policy
Policy kan definieras som: grundprincip för en organisations handlande.
Policydokument enligt denna definition, anger grundprinciper, ett övergripande
och grundläggande synsätt som ska råda inom en organisation. En policy ska
kompletteras med strategi och handlingsplan eller riktlinjer - se nedan.
Strategi (hur tänka)
Strategi kan definieras som: långsiktigt övergripande tillvägagångssätt. En strategi
ska åtföljas av en handlingsplan – en beskrivning av faktiskt handlande, se nedan.
Handlingsplan (vad göra)
Handlingsplan kan definieras som: beskriven kedja av handlingar som
tillsammans ska leda till uppnåendet av ett mål/tillstånd.
Riktlinjer
Riktlinjer kan definieras som anvisningar om huvuddragen för hur något ska
utföras eller uppnås.
Ett landstingsgemensamt styrdokument kan i vissa fall åtföljas av generella
strategier, handlingsplaner eller riktlinjer som stöd för implementering och
tillämpning inom hela organisationen (får avgöras från fall till fall i samband med
att ett dokument arbetas fram). I andra fall utformas strategier, handlingsplaner
eller riktlinjer på förvaltningsnivå.
Regler
Som definition av regler föreslås: bestämmelser för hur vissa handlingar ska
utföras. Regler ger uppenbart, i jämförelse med policy, en mycket precis anvisning
om hur t.ex. något ska utföras. Regler är i första hand att betrakta som
förvaltningsspecifika och/eller expertområdesspecifika. Ett fåtal
landstingsgemensamma regler finns dock idag bl.a. Marknadsföringsetiska regler
för hälso- och sjukvården i Uppsala län, Regler för sponsring, reklam och ideella
gåvor…, Regler för e-post och Internet m.fl. Sannolikt kommer det även i
framtiden att behövas landstingsövergripande regler inom några områden, där
lokala avvikelser inte får förekomma.

4 (7)
Reglemente
Reglemente är främst bekant, inom landstinget, som benämning på dokument som
styr/reglerar nämnder och styrelsers arbete, men det finns andra exempel som:
arkivreglemente, reglemente för intern kontroll och attestreglemente. Här förordas
att landstinget reserverar benämningen reglemente för de dokument som
styr/reglerar nämnder och styrelsers arbete. Exemplen ovan skulle istället kunna
benämnas: arkivregler, regler för intern kontroll respektive attestregler (förutsatt
att lag eller författning inte säger något annat).
4.2 Benämningar
Det bör aldrig råda någon tvekan om ett styrande dokument (t.ex. en policy) gäller
en enskild förvaltning eller om det är landstingsgemensamt. Exempel:
landstingsgemensamma styrdokument ska alltid benämnas – Informationspolicy
för landstinget i Uppsala län. Förvaltningsspecifika dokument, där benämningen
policy bedöms nödvändig, ska benämnas så att det tydligt framgår att det gäller
enbart inom en specifik förvaltning t.ex. Informationspolicy för Folktandvården
5 Beslutsnivå
Landstingsfullmäktige fattar beslut om landstingsgemensamma styrdokument som
rör mål, inriktning, omfattning och kvalitet.
Landstingsstyrelsen fattar beslut om landstingsgemensamma styrdokument som
rör övergripande personalfrågor och fastighetsfrågor. Landstingsstyrelsen fattar
även beslut som rör styrdokument avseende produktionen och s.k.
systemägarfrågor. Respektive nämnd (där sådan finns) fattar beslut om
förvaltningsspecifika styrdokument, i annat fall fastställer förvaltningschef
förvaltningsspecifika styrdokument.
När landstingsdirektören får i uppdrag att fatta beslut om dokument (som rör mål,
inriktning, omfattning och kvalitet) i anslutning till av landstingsfullmäktige
fastställda dokument eller beslut om dokument (som rör övergripande
personalfrågor, fastighetsfrågor, produktionen eller s.k. systemägarfrågor) i
anslutning till av landstingsstyrelsen fastställda dokument, gäller dessa beslut även
för förvaltningar som står under egen nämnd. Landstingsdirektören har därutöver
mandat att fatta andra beslut än ovan angivet om det rör styrande dokument för
landstingsdirektörens stab och för de förvaltningar som ligger under
landstingsstyrelsen.

5 (7)
6 Tillgänglighet
Tillgängligheten är en av faktorerna som är avgörande för vilken genomslagskraft
ett styrdokument får i verksamheten. Därför förordas – som en åtgärd – att
samtliga landstingsgemensamma styrande dokument, samlat, görs tillgängliga på
det landstingsgemensamma intranätet – Navet. Presentationen på Navet bör göras
enligt den metod som Akademiska sjukhuset tillämpar för sina styrande dokument
(se Navet – Akademiska sjukhuset, fliken Stöd i arbetet). För att gå ett steg längre
förordas att även de förvaltningsspecifika styrdokumenten nås via samma databas.
Databasens struktur bör vara sådan att varje förvaltning har en egen rubrik
(förvaltningsnamn), liksom den landstingsgemensamma nivån. För varje rubrik
skapas underrubriker ämnesvis, t.ex. Personal, Ekonomi, Miljö etc. För att
underlättar sökning i databasen bör underrubrikerna vara desamma för varje
förvaltning. Om t.ex. en policy finns på två nivåer (landstingsgemensam och
förvaltningsspecifik) bör länkar läggas mellan dokumenten. Exempel: Om
primärvården har en egen policy för jämställdhet, så läggs även en länk till den
landstingsgemensamma policyn för jämställdhet och vice versa. Söker man på
landstingsnivån, får man också veta vilka förvaltningar som har en egen policy
inom aktuellt område. Denna typ av databas ger också möjlighet att arkivera och
återsöka styrande dokument som inte längre gäller.
Dokument publiceras företrädesvis i Word-format för att möjliggöra
fritextsökning. Pdf-dokument kan komplettera för att vid behov få med t.ex.
underskrifter.
För att administrera denna databas behöver en systemförvaltare utses och en
systemförvaltningsgrupp sättas samman. Gruppen bör bestå av en representant per
förvaltning. Respektive förvaltnings representant har också till uppgift att lägga till
och ta bort förvaltningens dokument. Administrationen av de
landstingsgemensamma dokumenten sköts av systemförvaltaren som föreslås
tillhöra landstingsdirektörens stab.
Handböcker, rutiner, förvaltningschefsbeslut etc. kan också göras tillgängliga i
denna databas.

6 (7)
6.1 Publicering på landstingets externa webbplatser
De landstingsgemensamma styrdokumenten ska också göras tillgängliga på de
externa webbplatserna. Det är av intresse för bl.a. arbetssökande att kunna ta del
av denna typ av dokument. Det är också ett sätt för organisationen att tvingas hålla
de styrande dokumenten aktuella.
Den enklaste lösningen är att göra hela databasen, inklusive de
förvaltningsspecifika dokumenten, tillgänglig på den externa webbplatsen.
Alternativt görs valet att endast publicera de landstingsgemensamma dokumenten.
6.2 Pappersutgåvor
Tidigare har de landstingsövergripande styrdokumenten tryckts upp och
distribuerats i organisationen, delats ut till arbetssökande, nyanställda och i en del
andra sammanhang. Här föreslås att distributionen av styrdokument i pappersform
minimeras och ersätts med utskick av länkar till dokumenten på Navet. I de fall det
är nödvändigt att lämna ut styrande dokument i pappersform ska en utskrift av god
kvalitet kunna göras på färgskrivare. I specifika fall då det finns behov av att
kunna dela ut t.ex. policydokument, kan, beroende av målgrupp, mer påkostade
layouter arbetas fram.
7 Översyn och revidering
Det är av stor vikt att säkerställa att landstingsgemensamma styrdokument inte står
i konflikt med landstingsplanen, landstingspolitiska beslut, verksamhetsidén eller
lagar/författningar/förordningar/avtal. En översyn ger svar på frågan om ett
dokument behöver revideras utifrån förändringar i omvärlden eller ändrade
förhållanden internt. Ansvaret för årlig översyn och revidering av de
landstingsgemensamma styrdokumenten ligger hos landstingsdirektören och
dennes ledningsgrupp. Arbetet med årlig översyn och revidering utförs inom
respektive expertområde. Reviderat dokument ska alltid fastställa på den nivå det
tidigare beslutats.
Förvaltningschef har det yttersta ansvaret för de förvaltningsspecifika
styrdokumenten.
För att säkerställa att landstinget upprättar de styrande dokument som lagar,
författningar etc. kräver, ligger det närmaste ansvaret hos respektive
expertområdeschef/-ansvarig att inom sitt område löpande bevaka ny/förändrad
lagstiftning etc. Detta ansvar inbegriper naturligt också en bevakning inåt i
organisationen, d.v.s. om behov uppstår av att ta fram styrande dokument som
bedöms nödvändiga för verksamheten.

7 (7)
I arbetet med översyn och revidering ligger också ansvaret att undersöka
möjligheten att reducera antalet dokument, t.ex. genom att ta bort dokument som
inte längre är nödvändiga eller sammanfoga styrande dokument per expertområde.
Databasen för styrande dokument (enlig ovan) ska årligen gås igenom – inklusive
de förvaltningsspecifika dokumenten. Ansvarig är systemförvaltaren tillsammans
med systemförvaltningsgruppen (förvaltningsrepresentanter). Genomgången ska
ske i nära samarbete med företrädare för respektive expertområde.
8 Uppföljning
Uppföljningen av de landstingsgemensamma styrdokumenten sker idag främst via
förvaltningarnas årsredovisningar och planerna för intern kontroll. I framtiden
föreslås en övergång till att mäta attityder, som ger en mer direkt bild av hur de
styrande dokumenten efterlevs. Framtida personalenkäter bör utformas så att man i
större utsträckning kan mäta hur de styrande dokumenten efterlevs i
organisationen. Även det webb- och Navetbaserade enkätverktyget Quaestio bör
nyttjas för att följa upp respektive styrande dokument – att det är känt och hur den
efterlevs etc. Metoder för hur organisationen ska hantera situationer när
efterlevnaden av ett styrande dokument inte är tillräcklig, bör också utarbetas.
Formerna för hur uppföljning genomförs ska ingå som en naturlig del vid
produktion av landstingsgemensamma styrande dokument. Se också avsnittet om
Form och struktur ovan.
Arbetsgruppen:
Akademiska sjukhuset: Annemieke Ålenius, Torsten Rehn
Primärvården: Anders Liljegren
Folktandvården: Elisabet Wennström
Habilitering och Hjälpmedel: Cajse-Marie Lindquist
Landstingshuset: Gunilla Dahlkild Öhman, Peter Helgesson (sammankallande)
Lasarettet i Enköping: Björn Bodlund
Övriga förvaltningar har haft möjlighet att ta del av och lämna synpunkter på arbetsgruppens
dokumentation.