Sekretess och tystnadsplikt inom Umeå Kommun

Sekretess och tystnadsplikt
inom
Umeå Kommun
Version 1.0
Upprättad av Administrativa avdelningen,
Stadsledningskontoret 2003-03
Reviderad:

Version 1.0
Offentlighet, tystnadsplikt och sekretess inom
Umeå kommun.
Sekretess och offentlighet, svårt att veta hur man ska hantera?
Inom kommunen gäller generellt offentlighetsprincipen. Handlingar som är offentliga
ska på begäran ställas lämnas ut utan onödiga dröjsmål. Tänk på att även
fotografier, bandinspelningar och andra föremål som innehåller information kan vara
offentliga handlingar.
I de fall handlingar och uppgifter omfattas av sekretess har du som anställd
tystnadsplikt. Sekretessen gäller då uppgifter och information i alla former, inte bara
skriftliga dokument.
Att lämna ut handlingar eller andra uppgifter
Offentlighetsprincipen är en del av vår demokrati och en möjlighet till insyn i till
kommunal verksamhet
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och samtidigt är inkommen
till eller upprättad inommyndigheten. En handling blir också allmän när ärendet är
färdigt exempelvis beslut är taget. Anteckningar, utkast, korrektur och pågående
arbeten är inte allmänna handlingar om de inte sänds iväg till någon annan eller
arkiveras.
En allmän handling är antingen offentlig eller sekretessbelagd ( hemlig).
Huvudregeln är att den är offentlig.
För att en handling ska vara hemlig fordras att en eller flera bestämmelser i
sekretesslagen kan tillämpas. Offentliga handlingar och uppgifter ur dem är man
alltid skyldig att lämna ut.
Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att vara anonym.
Endast i undantagsfall får efterforska eller fråga vem person är eller varför hon eller
han vill ha en handling. Bara om det är nödvändigt för att kunna pröva om personen
har rätt att se en sekretessbelagd handlingen får man efterforska vem som frågar.
Sidan 2 av 5

Version 1.0
Om någon begär att få ta del av allmän handling som är offentlig ska den genast,
eller så snart det är möjligt, lämnas ut. Personen i fråga har dock inte rätt att ta med
sig handlingen. Däremot har han/hon rätt att få en kopia av den. Kommunen har rätt
att ta en avgift för kopior enligt ett beslut i fullmäktige.
Det finns tillfällen när det är svårt att veta om man kan svara på frågor från
massmedia och andra utan att bryta tystnadsplikten. Det är därför viktigt att komma
ihåg att ingen är skyldig att uttala sig eller lämna ut information om man är osäker.
Man har alltid rätt att rådgöra med sin chef.
Om du nekar till att lämna ut en offentlig handling därför att den inte är allmän eller
om den är allmän, inte är offentlig, ska du fråga om den som begärt handlingen vill
ha ett överklagbart beslut.
Om personen vill ha ett sådant, ska du vända dig till att den som har behörighet att
fatta beslut om att vägra att lämna ut en handling gör detta. På varje förvaltning finns
särskilt utsedda personer som har rätt att fatta sådana beslut.
När får vi prata och när ska vi vara tysta?
Regler för sekretess för kommunanställda finns främst inom skolans och socialas
verksamhetsområden men även för andra kommunala verksamheter finns
sekretessbestämmelser.
Som anställd är du skyldig att ta reda på vilka regler som gäller inom det område du
arbetar. Om den verksamhet där du arbetar omfattas av sekretess, så är allt du vet
om frågan eller personen hemligt.
Tänk också på att det inte är självklart, att du ens inom kommunen eller på
arbetsplatsen kan tala om det du vet, om den eller det som det rör kan lida skada av
att uppgifter kommer ut.
För att sekretessen ska fungera i kommunen måste var och en vara medveten om
varför vi har tystnadsplikt och hur viktig den är. Ett bra sätt att hålla diskussionerna
om tystnadsplikt och sekretess levande är att regelbundet ta upp sådana frågor vid
medarbetarsamtal och/eller arbetsplatsträffar.
Tänk på att sekretessen även gäller under fritiden och efter det att man slutat sin
anställning !
Meddelarfriheten
Som anställd i offentlig förvaltning har du rätt att använda dig av din meddelarfrihet.
Som offentlig tjänsteman eller funktionär har du rätt att muntligen lämna även
hemliga uppgifter till bl a massmedierna - om syftet är att de ska offentliggöras. Här
tar alltså meddelarfriheten över tystnadsplikten. Syftet är att kunna informera om
oegentligheter eller felaktigheter inom en myndighet även om myndigheten eller
överordnade lägger locket på.
Här finns dock viktiga undantag och dessa måste man också som anställd känna till.
Sidan 3 av 5

Vad händer om vi åsidosätter sekretessen?
Version 1.0
Alla kommunanställda har tystnadsplikt, alltså även de som inte har vårdande
arbetsuppgifter.
För brott mot tystnadsplikt föreskrivs i brottsbalken böter eller fängelse i högst ett år.
Även om påföljden inte blir fängelse eller böter, så får den som brutit mot
tystnadsplikten räkna med någon sorts åtgärd från arbetsgivarens sida.
Var kan man läsa om sekretess?
Om du vill läsa lagtexten finns den i Sekretesslagen 1980:100.Det sjunde kapitlet
handlar om sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskilds personliga
förhållanden.
Det framgår vidare att om man röjer uppgifter, kan det medföra ansvar enligt
bestämmelserna i brottsbalken 20 kap.§3 ,vilket innebär böter eller fängelse i högst 1
år .
Du kan hitta lagtexten på adressen: http://www.notisum.se.
Bekräftelse
Eftersom offentlighet och sekretess är en viktig del i vårt kommunala uppdrag bör du
bekräfta att du har fått information om regler som gäller när du arbetar i kommunen.
Du gör detta genom att underteckna den bekräftelse som finns på nästa sida. Du bör
också när du slutar din anställning bekräfta på nytt.
Observera att du även om du inte skriver under bekräftelsen omfattas av
reglerna om sekretess och tystnadsplikt.
Sidan 4 av 5

Version 1.0
Bekräftelse / information om Sekretess
Härmed bekräftar jag att jag denna dag informerats om innebörden och omfattningen av
nedanstående punkter. Jag har:
- Förståelse för begreppet sekretess (handlingssekretess och tystnadsplikt) enligt 1 kap. 1
sekretesslagen (1980:100).
- Förståelse för att brott mot tystnadsplikten kan medföra ansvar enligt bestämmelserna i 20
kap, 3 §, Brottsbalken, även om brottet endast sker av oaktsamhet.
- Förståelse för att jag inte får lämna ut sekretessbelagda uppgifter eller handlingar till
obehöriga, vare sig under den tid jag arbetar inom Umeå kommun eller därefter. Med
obehöriga är likställd anhöriga, nära bekanta.
- Förståelse för i vilka avseenden jag har meddelarfrihet enl. 16 kap, Sekretesslagen.
- Tagit del av allmänna sekretessbestämmelser enligt Sekretesslagen (SFS 1980:100).
- Tagit del av bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet (2 kap,
Tryckfrihetsförordningen samt specifikt 15 kap, Sekretesslagen),
- Vetskap om att sekretesskyddade handlingar skall förvaras så att de inte är tillgängliga för
obehöriga.
Umeå den ............/......... 200... Information har lämnats av
undertecknad, som även bevittnar den
anställdes namnteckningen.”
___________________________
Egenhändig namnteckning
___________________________
Namnförtydligande
___________________________
Ansvarigt arbetsledare. namnteckning
___________________________
Namnförtydligande
___________________________
Personnummer
Jag har denna dag med anledning av att min anställning (eller motsvarande) kommer
att upphöra återigen tagit del av regler om sekretess och tystnadsplikt.
Umeå den ............/......... 200...
___________________________
Egenhändig namnteckning
Sidan 5 av 5