40/2012 Reviderat projektdirektiv för projekt Communis, 921 kB

Kommunstyrelsens handling nr 40/2012 

Projekt Communis 

Ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun 

Reviderad 2012-08-16 

Beslutad av kommunstyrelsen 2012-08-29 § 179

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 

Projektkontoret 

2012-08-29 

2 (16) 

Innehållsförteckning 

REVISIONSHISTORIA ....................................................................................................................... 4 

BAKGRUND .......................................................................................................................................... 5 

SYFTE OCH MÅL MED PROJEKTET .............................................................................................. 6 

DELMÅL ................................................................................................................................................ 6 

TERMINOLOGI OCH FÖRKORTNINGAR ..................................................................................... 7 

OMFATTNING OCH RESULTAT ..................................................................................................... 8 

Avgränsningar .................................................................................................................................................. 9 

Form för resultat .............................................................................................................................................. 9 

ÖVERLÄMNING OCH GODKÄNNANDE AV RESULTAT ........................................................ 10 

KOPPLINGAR TILL OCH SAMBAND MED ANDRA VERKSAMHETER .............................. 10 

KONTAKTYTOR OCH INTRESSENTER ..................................................................................... 10 

ANVISNINGAR FÖR UPPRÄTTANDE AV PROJEKTPLAN .................................................... 11 

Genomförande ............................................................................................................................................... 11 

TIDPLAN MED MILSTOLPAR OCH BESLUTSPUNKTER ...................................................... 11 

Kriterier för godkännande av milstolpar och faser ......................................................................................... 12 

ORGANISATION OCH ARBETSFORMER................................................................................... 13 

Roller och ansvar ............................................................................................................................................ 14 

Resurser ......................................................................................................................................................... 14 

Finansiering .................................................................................................................................................... 15 

Kommunikation ............................................................................................................................................. 15 

ANVISNINGAR FÖR KVALITETSSÄKRINGSAKTIVITETER ................................................ 15 

Granskning av resultatet och projektet .......................................................................................................... 15 

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 32 

Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 

641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 

www.katrineholm.se 

kommunledningsforvaltning@katrineholm.se




3 (16) 

Risker och konsekvenser ................................................................................................................................ 15 

PROJEKTAVSLUT ............................................................................................................................ 16 

REFERENSER .................................................................................................................................... 16 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







4 (16) 

Revisionshistoria 

Reviderat den Reviderat av Version 

2011-01-17 Jessica Sjögren 0,1 





2011-04-11 Jenny Bolander 0,6 

2012-08-16 Emelie Adamovic 0,7 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







5 (16) 

Bakgrund 

Med över 3000 medarbetare i vitt skilda verksamheter som dessutom är 

lokaliserade på många olika platser finns ett stort behov av en fungerande 

kommunikationsplattform för att dela, samla, söka och framförallt hitta den 

information man behöver i sitt arbete. Idag finns ingen gemensam 

kommunikationskanal som alla anställda använder. 

Dagens intranät ”Forum” en ren informationskanal som inte ger möjligheter till 

kommunikation. Det är byggt 2004 och plattformen fungerar inte längre 

tillsammans med dagens versioner av Internet Explorer. Det har fått till följd att 

navigeringen inte visas på rätt sätt och att intranätet därför blir svårnavigerat. 

En stor del av vår information, styrande dokument och tjänster ska också vara 

tillgängliga för medborgaren. Idag kräver det dubbelarbete att publicera både på 

Katrineholm.se och Forum (intranätet). Det finns ingen koppling som 

säkerställer att samma version återfinns på båda platserna. 

Verksamheten har behov av såväl interna som externa digitala samarbetsytor, 

för kunskapsdelning och projektarbete, vilket gör att man söker och bygger egna 

lösningar, något som är resurskrävande för kommunen i stort. Där man inte har 

egna lösningar som fungerar skickar man e-post istället. Det i sin tur får till följd 

att man inte är säker på vad som är den senaste versionen av olika dokument, att 

man sparar olika kopior på filservern, samt att trafiken belastar vårt nät i 

onödan. Det är inte ovanligt att ett dokument finns i flera versioner i e- 

postsystemet, samtidigt som det kan vara sparat i olika kopior på filservrar och i 

andra system. Därför ägnas mycket tid varje dag åt att verifiera att vi har den 

senaste versionen av ett dokument, leta i djupa mappstrukturer på gemensamma 

diskar, besöka olika verktyg och informationskällor på Internet. 

Bristen på digitala samarbetsytor och åtkomst till nätet gör att man sparar 

dokument på USB-minnen, vilket är en säkerhetsrisk. Vi tappar kontrollen över 

dokumenthanteringen. 

Sökfunktionen är föråldrad. Det går inte att skilja information som är arkiverad 

från den som är aktuell. Det finns heller inte möjligheter att målgruppsanpassa 

intranätet vilket gör att det inte berör och engagerar medarbetarna. 

Möjligheterna att publicera är också begränsade till några individer, vilket gör 

det svårt att hålla informationen uppdaterad och förtroendet för informationen 

på Forum sjunker. 

Genom det här direktivet svarar kommunledningsförvaltningen upp mot 

kommunstyrelsens uppdrag att under en treårsperiod utveckla ett nytt intranät 

inklusive dokumenthanteringssystem och systemstöd för användarsupport enligt 

KS-handling 44/2010 (sid 47) KF 2010-11-15 § 13. Det är viktigt att arbeta 

integrerat med dessa tre delar för att dra samordningsvinster och säkerställa att 

systemen fungerar tillsammans. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







6 (16) 

Syfte och mål med projektet 

Syfte 

Syftet med projektet är skapa en användarvänlig och tillgänglig 

kommunikationsplattform som underlättar och effektiviserar samarbete och 

arbete för anställda i Katrineholms kommun. 

Effektmål 

Genom en ny kommunikationsplattform ges bättre förutsättningar att arbeta och 

kommunicera effektivare. Ett modernt intranät ska ge möjligheter till ett 

modernt arbetssätt, där lättillänglighet, samarbete och kunskapsutbyte står i 

fokus. 

Koppling till resultatmål i planeringsdirektiv 2011 

En fungerande kommunikationsplattform bidrar till att nå två av 

kommunstyrelsens definierade resultatmål i planeringsdirektivet för 2011. 

Katrineholms kommun ska bedriva verksamheter av rätt kvalitet med 

högsta möjliga produktivitet och effektivitet 

Katrineholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna 

behålla, attrahera och anställa en personalstyrka som är kvalitativt och 

kvantitativt anpassad till verksamhetens behov. 

Delmål 

Delmål 1 

Senast den 31 december 2011 ska projektet ha upphandlat en leverantör för 

kommuikationsplattformen, genomfört, samt levererat en förstudie. Förstudien 

ska innehålla en behovsinventering som klargör de prioriterade funktionerna för 

en ny kommunikationsplattform. Den upphandlade leverantören ska kunna 

erbjuda en helhetslösning, från förstudie till utveckling, genomförande, testning 

och driftstöd testning av kommunikationsplattformen. 

Delmål 2 

Senast den 10 juni 2012 ska projektet, utifrån utförd behovsinventering, bygga 

och lansera en första grundversion av nytt intranät innehållande prioriterade 

funktioner. Den första grundversionen ska innefatta en teknisk lösning, 

informationsarkitektur, design och förslag till driftorganisation. Projektet ska 

också tillhandahålla utbildning för nyckelgrupper. 

Delmål 3 

I juni 2014 ska ett nytt dokument- och ärendehanteingssystem implementeras 

tillsammans med resterande prioriterade funktioner utifrån tidigare genomförd 

behovsinventering. Där så behövs, ska implementerad funktionalitet också 

anpassas. 

Nytillkomna behov av funktionalitet ska identifieras, prioriteras och 

implementeras. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







7 (16) 

Delmål 4 

Delmål 4 utgår då arbetet med att fastställa en struktur för systemstöd och 

användarsupport redan pågår inom ramen för IT-kontorets arbete. 

Terminologi och förkortningar 

Socialt intranät är ett begrepp för den nya generationens intranät, som syftar till 

att skapa ett internt socialt nätverk. Ett nätverk som bidrar till samverkan och 

effektivitet, eftersom varje medarbetares kunskap och erfarenhet tas tillvara och 

görs tillgänglig för hela organisationen. Det sociala intranätet bygger på 

samarbete i projektytor, gemensamma dokument, bloggar och diskussioner 

direkt i intranätet. Alla kan bidra med information. Man är inte längre beroende 

av ett fåtal redaktörer. 

Kommunikationsplattform innefattar i mycket mer än ett socialt intranät. 

Plattformen bör komma att innefatta även smarta kopplingar till olika 

affärssystem och datalager, vilket betyder att det blir en portal med ingång till de 

flesta bakomliggande system och med möjligheter att utföra arbetsuppgifter i 

dessa direkt via portalen. Sammanställning av data från olika system till ett 

effektivt beslutsstöd ska också kunna bli möjligt. Allt via en inloggning. 

Extranät är ett begrepp för en webblösning där man samarbetar med 

leverantörer eller partners till exempel i gemensamma projekt. Om internet är 

helt öppet för alla och intranätet enbart är tillgängligt för den egna 

organisationen, så är extranätet en webblösning för vissa utvalda 

samarbetspartners. 

Active Directory är ett verktyg för att administrera och hålla ordning på 

användare i våra IT-system. Genom att sätta upp olika grupper och roller i AD 

kan behörighet delas ut på ett enklare sätt till användare, jämfört med att hantera 

konton och användare i varje specifikt system var för sig. 

Informationsarkitektur innefattar i det här sammanhanget att det ska vara 

definierat vilken typ av information och kommunikation som ska hanteras i den 

nya kommunikationsplattformen och på vilket sätt. Det innefattar till exempel 

hur innehållet ska grupperas och struktureras. 

Metadatabas är en ”gemensam låda” där man samlar olika 

inloggningsbehörigheter. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







8 (16) 

Omfattning och resultat 

För att arbeta effektivt och gränsöverskridande i kommunen behöver 

organisationen en kommunikationsplattform som underlättar erfarenhetsutbyte, 

effektiviserar samarbete och kommunikationsflöden, samt underlättar åtkomst 

till andra system. Den ska stödja: 

En portallösning som ger en väg in till det man behöver i arbetet. 

Kommunikation och ge möjlighet för alla att bidra med innehåll 

En bra sökfunktion, eftersom fler och fler väljer att söka direkt istället för 

att navigera via en meny. 

Webbmöten. Möjlighet att kunna kommunicera med varandra på flera 

olika sätt. 

Digitala samarbetsytor/projektgrupper, det vill säga möjlighet att 

samarbeta i olika grupper oavsett förvaltningstillhörighet. 

Möjlighet att bygga och dela en intern kunskapsbank 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Digitala lathundar. Inspelningar för olika saker. 

Webbaserad åtkomst. Intranätet och kopplade funktioner ska nås även 

utanför kommunens nätverk för att möjliggöra arbete hemifrån och 

samarbetsgrupper. 

Målet är en inloggning, men åtkomst till många system. 

Extranätlösning. För att göra viss information från intranätet tillgänglig för 

exempelvis samarbetspartners, medborgare, föräldrar, elever med flera. 

Nyhetsflöden, med möjlighet till bevakning genom prenumeration 

Fildelning och dokumenthantering med versionshantering. 

Dokument ska bara finnas en gång i våra system. De ska däremot vara 

åtkomliga och länkade från flera olika platser. Information bör bara 

publiceras en gång. Den ska sedan flöda till exempel från intranätet till 

katrineholm.se och övriga webbplatser. 

Möjlighet till personanpassade prenumerationer på uppdateringar i 

systemet 

Effektiv omvärldsbevakning av media och bloggar för att veta vad som är 

på gång på orten och inom våra intresseområden. 

Antalet mobila enheter ökar. En fråga för framtiden är hur mycket av vårt 

arbete vi ska kunna hantera via våra mobila enheter. 

Kommunikationsplattformen ska likna det nu dominerade sociala mediet 

det vill säga plattformen ska likna det externa användargränssnittet för 

ökad användarvänlighet, igenkänning och effektivitet. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







9 (16) 

Avgränsningar 

Integration av befintliga verksamhetssystem 

Befintliga verksamhetssystem ska i möjligaste mål integreras i intranätet. Vid 

tekniska hinder eller sekretesshinder i dessa system får åtkomsten lösas på 

alternativt sätt. Målet är att ha så få inloggningar som möjligt. 

Integration av förvaltningsspecifika system 

Intranätprojektet ska erbjuda en kommungemensam grund. 

Förvaltningsspecifika system inkluderas inte i intranätprojektet utan drivs 

separat av varje förvaltning. Förvaltningarna ska göra sin utveckling med 

hänsyn till kommunens nya tekniska plattform och det nya intranätet. 

Icke prioriterade funktioner 

Icke-prioriterad funktionalitet hanteras av driftorganisationen i det normala 

utvecklingsarbetet efter projektets slut. 

Bolagen 

Intranätet rör i första hand Katrineholms kommun som organisation, bolagen i 

koncernen omfattas inte i någon större utsträckning av projektet. Projektet ska 

möjliggöra att nyheter på koncernnivå kan spridas på samtliga intranät och att 

det finns tillgång till gemensamma digitala samarbetsytor. 

Utbildning 

Utbildning tillhandahålls till nyckelgrupper, så som förvaltningsredaktörer och 

de som ingår i den nya driftorganisationen. Till övriga målgrupper ges en 

demonstration/introduktion till det nya intranätet. Respektive förvaltning 

ansvarar för fördjupningsutbildning om så krävs. 

Form för resultat 

 

 

 

 

 

En användarvänlig och tillgänglig kommunikationsplattform som erbjuder 

erfarenhetsutbyte och stärker vi-känslan har införts i hela organisationen. 

Ett enhetligt intranät som bidrar till att uppnå verksamhetens mål. 

En organisation och ett verktyg som skapar förutsättningar för ett öppnare 

klimat där vi delar med oss av våra erfarenheter. 

En tydlig förvaltningsorganisation med definierad driftsbudget, roller och 

ansvar 

Ett överlämnande till en förvaltande organisation. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







10 (16) 

Överlämning och godkännande av resultat 

Projektets resultat som helhet överlämnas genom slutrapport till KS för 

godkännande. Styrgruppen hanterar den kontinuerliga uppföljningen. 

Kopplingar till och samband med andra 

verksamheter 

Projektet har koppling till kommunens samtliga förvaltningar. Arbetet med att 

utveckla och implementera det nya sociala intranätet i Katrineholms kommuns 

verksamheter är ett gemensamt åtagande mellan projektorganisation och 

förvaltning. 

Projektet kan dra nytta av arbete som genomförts i andra projekt så som: 

Kompetensportalen, system för att samla, följa upp och söka medarbetares 

kompetens. 

E-tjänster: Om behov finns av e-legitimation (för digitala underskrifter). 

Siteseeker: sökfunktion på katrineholm.se, som kan användas även i 

kommunikationsplattformen. 

Active Directory: system för att hantera användares roller och behörigheter. 

Projektet är direkt beroende av att ett fungerande rättighetssystem som baseras 

på Active Directory är på plats. Det är grunden för att kunna styra vem som ska 

se vad i intranätet. 

Lärplattform: bildningsförvaltningens utredning kring krav på ny lärplattform för 

skolan. 

Kontaktytor och intressenter 

 

 

 

 

 

 

 

Anställda, som är kärnan i verksamheterna. 

Chefer som kan få ett stöd att kommunicera, inhämta information och utbyta 

erfarenheter 

Politiker som vill ha en effektiv organisation som utvecklas för att ännu bättre 

nå de mål som finns uppsatta. 

Fackliga organisationer som bevakar de anställdas intressen av t.ex. 

information och kommunikation 

Leverantör av det kompetenssystem som upphandlas. 

IT-kontoret och Upphandlingskontoret som har viktiga roller i upphandlingen 

av systemstöd. 

Informationskontoret som beställare och framtida förvaltare av systemet 

Kontaktytor är andra kommuner eller organisationer som arbetar med liknande 

frågor och kan delge projektet erfarenheter. Digitala forum för sociala intranät 

och respektive förvaltning. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







11 (16) 

Anvisningar för upprättande av Projektplan 

Genomförande 

Initieringsfas 

Projektdirektiv upprättat, projektledare utsedd och initiala resursbehov 

säkerställda. Organisation för styrning och ledning definierad. 

Förberedelsefasen 

Projektplaner med tidplaner för de olika genomförandeprojekten är framtagna, 

kommunikationsplan och bemanning av projektgruppen tas fram av 

projektledaren. Förvaltningscheferna har godkänt begärda personella resurser. 

Kick-off med workshop och andra förberedelser börjar. 

Genomförandefasen 

Genomförandefasen delas in i flera genomförandeprojekt, som kan komma att 

drivas i viss del parallellt. 

Del 1: 

Del 2: 

Del 3: 

Del 4 

Underlag för upphandling är framtaget, upphandling av leverantör 

är genomförd och avtal är påskrivet. Förstudie genomförd och 

levererad, som klargör de prioriterade funktionerna för en ny 

kommunikationsplattform. I detta ingår kravspecifikation, design, 

navigering och struktur. 

En första lansering av det nya intranätet innehållande prioriterade 

funktioner. Den första grundversionen ska innefatta en teknisk 

lösning, informationsarkitektur, design och förslag till 

driftorganisation. Nyckelgrupper utbildade. 

Implementering av dokument- och ärendehantering. Utveckling 

och lansering av resterande prioriterade funktioner i intranätet. 

Nytillkomna behov av funktionalitet identifierade, prioriterade och 

implementerade. Nyckelgrupper utbildade. 

Utgår enligt ovan. 

Avslutsfasen 

Beställarens och leverantörens styrgrupp och projektledaren har ett avslutande 

styrgruppsmöte. Eventuell restlista upprättad och accepterad av beställaren. 

Kick-out, lanseringsfest för alla inblandade. 

Tidplan med milstolpar och beslutspunkter 

Tidplanen med milstolpar och beslutspunkter redovisas i detalj i projektplanen, men 

övergripande milstolpar är följer nedan. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







12 (16) 

Projektdirektiv framtaget och lämnas till kommunstyrelsen 14 april 

Kommunstyrelsen beslutar om projektdirektiv och projektstart 27 april 

Upprättade och godkännande av övergripande projektplan 15 juni 

Upphandlingsunderlag framtaget 

5 aug 

Genomförd upphandling, avtal med leverantör påskrivet okt 2011 

Projektplan framtagen tillsammans med leverantör nov 2011 

Kick-Off nov 2011 

Förstudien klar 31 jan 2011 

Första lansering av intranätet 

okt-dec 

2012 

Kompletterande utveckling 

sep-nov2012 

Lansering av dokumenthantering juni 2014 

Andra lansering av intranätet, 

(måste vara 

felskrivning: bör stå våren 2013 vilket även i dagsläget är rimligt.) 

Avslutningsfas 

Slutrapport Aug 2014 

Kick-Out Aug 2014 

Kriterier för godkännande av milstolpar och faser 

Det löpande arbetet med godkännande av projektplaner och beslutspunkter utförs av 

styrgruppen. Uppföljning i styrgrupp sker minst sex gånger/år. Nedan följer några 

kriterier för godkännande av de olika projektfaserna. Ytterligare kriterier fastställs i 

projektplanen. Projektplanerna för varje delprojekt utförs i samråd med respektive 

förvaltning. 

Initieringsfasen 

Projektdirektiv upprättat 

Projektledare utsedd 

Initiala resursbehov säkerställda 

Organisation för styrning och ledning definierad 

Förberedelsefas 

Projektplan upprättad 

Projektdeltagare tillsatta (och har förstått uppgiften) 

Nödvändiga resurser tillsatta 

Projektdeltagare har tillräckliga kunskaper och färdigheter 

(kompetensutvecklingsinsats) 

Genomförandefas 

Projektet levererar enligt plan 

Delrapport/genomföranderapport/ändringsrapport lämnas (beroende på hur 

långt projektet är) och godkänns 

Avslutsfasen 

Projektdeltagare går tillbaka till ordinarie organisation 

Materiella resurser återlämnade/avvecklade 

Projektdokument registrerade 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







13 (16) 

 

 

Avslutsrapport godkänd av beställare 

Eventuell restlista upprättad och accepterad av beställaren 

Organisation och arbetsformer 

Beställare: Kommunstyrelsen 

Kommunledningsförvaltningen via styrgruppen godkänner projektdirektivet, 

samt tar emot och godkänner projektets resultat. 

Styrgrupp: 

Styrgruppen består av kommunchef/förvaltningschef för 

kommunledningsförvaltningen och informationschef. 

Projektgruppen ska bestå av en representant åtminstone från de större 

förvaltningarna, i del 1 ska även Informations- och IT-kontoret ingå. I del 2 ska 

även stab och sekretariat ingå i projektgruppen. 

Referensgrupperna ska bestå av framtida användare, representera samtliga 

förvaltningar inom kommunen, samt ha varierande arbetsuppgifter. 

Vid behov bildas referensgrupper under projektets gång. Referensgrupperna 

föreslås innefatta: kommunikationsrådet, IT-rådet, förvaltningschefsgruppen, 

registratorsgruppen, personer som kan bli ambassadörer/innovatörer för det nya 

sättet att arbeta, samt representanter från verksamheterna som bevakar 

användarnyttan för slutanvändaren. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







14 (16) 

Roller och ansvar 

Projektledaren: projektledarens roll blir att leda, styra, dokumentera och 

koordinera projektarbetet. Projektledaren ska välja, tillämpa och anpassa 

angreppssätt, metoder och verktyg. I projektledarens ansvar ligger också att följa 

upp och rapportera löpande till styrgruppen. Projektledaren är ansvarig för att 

avrapportera förstudien, samt en kort ärendebeskrivning om hur processen 

genomförts. Om avvikelser måste göras från projektplanen ska detta beslutas i 

styrgruppen. 

Projektgruppen: projektgruppen gör tillsammans det praktiska arbetet för att 

säkerställa överenskommet resultat. Planera, genomföra, följa upp och 

rapportera tilldelade arbetsuppgifter. Identifiera, åtgärda eller ta initiativ till 

åtgärder för att åtgärda fel och brister. Identifiera och inhämta nödvändig 

kompetens för att genomföra arbetsuppgifter. 

Styrgruppen: styrgruppen ska förvalta beställarens intressen i projektet. Här 

beslutas om ändringar i projektets omfattning, innehåll och budget med mera. 

Styrgruppen ska också ge råd och stöd till projektledare och projektgrupp. 

Styrgruppen godkänner projektplaner och beslutspunkter. 

Referensgruppen ger råd utifrån sin kunskap om kommunens olika 

verksamheter. 

Resurser 

1,5 miljoner per år finns avsatta under tre år, 2011-2013, vilket innefattar även 

dokumenthanteringsprojekt.. Projektet kom igång i och med påbörjan av en 

förstudie i juni 2011. Beslut om genomförande togs i augusti 2011. 

Tidsförskjutningen i del 2 till juni 2014 innebär att vid 2013 år slut projektmedel 

bör föras över från projektets budget för genomförandet av det som återstår i 

enlighet med ovan förskjutna tidplan. 

Projektledare på minst 50% åtminstone under de första 2 åren av projektet. 

Projektet kräver personella resurser framförallt från IT- och 

informationskontoret. Det krävs också att respektive förvaltning avsätter tid för 

att verksamheternas behov ska tillgodoses. Projektet föreslås arbeta i en mindre 

projektgrupp, där uppgifter eller ”hemläxor” tas med till referensgrupper i den 

egna förvaltningen. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







15 (16) 

Finansiering 

Projektledare på 100 % Kostnad per år för projektledare på 100 % är ca 600 000 

kr. 

Lokaler och projektstöd: 150 000 kr per år. 

Vilka kostnader som är förknippade med projektet är starkt beroende av vilka 

behov förstudien visar att verksamheterna har, samt vilken leverantör och 

systemlösning projektet väljer. Det är därför svårt att definiera det i dagläget. 

Respektive förvaltning står för de kostnader som berör medarbetare i de olika 

arbetsgrupperna. 

Kommunikation 

Löpande information om projektet publiceras på forum och bloggar. Ett öppet 

projektrum skapas på forum där alla kan nå mötesanteckningar, beslut med 

mera. Eftersom projektet är förvaltningsövergripande är den interna 

förankringen av stor vikt! 

Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter 

Granskning av resultatet och projektet 

Projektledaren ska delta i styrgruppens möten vid de tillfällen som styrgruppen 

beslutar om, och avlägga lägesrapport om nuläge. Detaljerad tidsplan ska 

redovisas i projektplanen. 

Risker och konsekvenser 

För att bedriva projektet framgångsrikt är det viktigt att förankring finns i 

ledningen. Politiker och förvaltningsledningar måste ge projektet prioritet och 

avsätta den tid som krävs för införandet i just deras förvaltning. 

Då ett nytt arbetssätt ska införas för att öka erfarenhetsutbytet kan det uppfattas som 

arbetskrävande. En kritisk faktor blir därför att motivera och stödja till att fullfölja 

processen för att på sikt kunna se och dra nytta av effekterna av ett öppnare 

arbetssätt. 

För att nå målet med en gemensam kommunikationsplattform med så få 

inloggningar som möjligt krävs att det finns en fungerande metadatabas för att 

hantera inloggningsuppgifter i Katrineholms kommuns nätverk. Som 

förutsättning för ett lyckat intranät ligger att rätt information har levererats från 

värdsystemen till AD (rättighetssystemet). 

Vid samarbete i de nya projektrummen som är tänkta att gå över 

myndighetsgränsen blir all kommunikation offentlig. Förstudien ska ta ställning 

till vilka regler som gäller och hur detta ska hanteras. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx 







16 (16) 

För att projektrum med externa partners ska fungera behöver IT-säkerheten 

lösas. 

Upphandlingskontoret är starkt pressat. Det finns en risk för att upphandlingen 

av leverantör försenas om upphandlingen inte prioriteras innan sommaren. 

Projektavslut 

Projektet avslutas under 2014 och överlämnas till kommunledningsförvaltningen 

vars ansvar är att utveckla och förvalta systemet och arbetssättet. Överlämningen 

har driftkostnadsmässiga konsekvenser som ska budgeteras. Överlämningen av 

projektet kommer att ske både skriftligt och muntligt. Projektet bjuder in till en 

spridningskonferens berätta om erfarenheter och slutsatser. 

Projektledaren ansvarar för en avslutsrapport där projektet utvärderas och de 

erfarenheter och iakttagelser som gjorts dokumenteras. Slutrapporten godkänns av 

beställaren. 

Referenser 

Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete – Nyckeln till framgångsrika 

projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004. 

(ändrad 2008-03-26, §64) 

Projektdirektiv e-tjänster, projektet Katrin E-holm. 

Örebro kommun, projektdirektiv för ”Information- struktur, innehåll och grafisk 

form” Delprojekt i kommunikationsplattformsprojektet (KPP). 

Eskilstuna kommun projektdirektiv för nytt intranät. 


Postadress: 

Telefon: 0150-570 00 vx

40/2012 Reviderat projektdirektiv för projekt Communis, 921 kB

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?