I bloggen ger skribenterna också informa- tion om arbetet vid arkivet ...
I bloggen ger skribenterna också informa- tion om arbetet vid arkivet ...
I bloggen ger skribenterna också informa- tion om arbetet vid arkivet ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Mottagnings- och servicesystemet<br />
för elektroniskt<br />
material togs i bruk<br />
Under verksamhetsåret utarbetades<br />
mottagnings- och servicesystemet VAPA<br />
s<strong>om</strong> möjliggör mottagning och förvaring av<br />
elektroniskt material. Totalt fyra organisa<strong>tion</strong>er<br />
deltog i pilotprojektet för VAPA-tjänsten.<br />
ed hjälp av VAPA kan arkivverket<br />
ta emot elektroniskt<br />
material s<strong>om</strong> skapas in<strong>om</strong><br />
statsförvaltningen och s<strong>om</strong> ska<br />
förvaras varaktigt. Organisa<strong>tion</strong>erna<br />
kan använda det<br />
dokumentmaterial de har sparat<br />
i VAPA till exempel via sitt eget ärendehanteringssystem.<br />
Efter år 2015 k<strong>om</strong>mer VAPA sannolikt att bli<br />
tillgängligt även för andra organi sa<strong>tion</strong>er. Systemet<br />
tillhandahålls av Tieto Oyj, och CSC – Tieteen tietotekniikan<br />
keskus ansvarar för drifttjänsterna i VAPA.<br />
Syftet med VAPA är att säkerställa att det mottagna<br />
materialet kan förvaras på ett tillförlitligt och<br />
data säkert sätt. Tjänsten är unik in<strong>om</strong> den offentliga<br />
förvaltningen i Finland. Sex instanser deltog i projektet,<br />
och det gen<strong>om</strong>fördes enligt överensk<strong>om</strong>na planer<br />
och tidsscheman.<br />
Målet med det VAPA-pilotprojekt s<strong>om</strong> gen<strong>om</strong>fördes<br />
i slutet av år 2010 var att skapa överföringsfiler<br />
från de system s<strong>om</strong> deltog i pilotprojektet, och detta<br />
lyckades. Under pilotprojektet preciserades dessut<strong>om</strong><br />
anvisningarna <strong>om</strong> arkivverkets överföringsprocess så att<br />
de på ett konkret sätt stöder ibruktagandet av VAPAtjänsten<br />
i organisa<strong>tion</strong>erna.<br />
tillstånd till elektronisk förvaring<br />
en förutsättning<br />
Det material s<strong>om</strong> överförs till VAPA ska uppfylla kraven<br />
i arkivverkets SÄHKE-normer. I normerna definieras<br />
behandlingen, hanteringen och förvaringen av<br />
den offentliga förvaltningens elektroniska dokument.<br />
Organisa<strong>tion</strong>er in<strong>om</strong> den offentliga förvaltningen<br />
ska av arkivverket ansöka <strong>om</strong> tillstånd till elektronisk<br />
förvaring när de vill förvara material varaktigt enbart<br />
i elektronisk form. På arkivverkets webbplats finns<br />
<strong>informa</strong><strong>tion</strong> <strong>om</strong> de förnyade tillståndsprocesserna för<br />
elektronisk förvaring. När tillstånd har beviljats inleds<br />
beredningen av ett avtal <strong>om</strong> materialöverföring mellan<br />
organisa<strong>tion</strong>en in<strong>om</strong> statsförvaltningen och arkivverket.<br />
ibruktagande våren 2011<br />
Kunderna kan börja använda VAPA-tjänsten i början<br />
av våren 2011. Under de två första åren är antalet kunder<br />
mycket litet, efters<strong>om</strong> beredskapen för att utnyttja<br />
VAPA tills <strong>vid</strong>are är svag hos organisa<strong>tion</strong>erna. För att<br />
öka beredskapen krävs bland annat överföringsfunk<strong>tion</strong>er<br />
i datasystemen. Målet är att antalet kunder<br />
i VAPA ska öka betydligt före utgången av år 2015.<br />
arkivverket 2010 11
Change language