tse-kasım-2013

vizyon tarihçesi gibi pratik bir uygulama sayesinde bir
dokümanda gerçekleşmiş olan tüm revizyonlar o dokümanın
arkasında görülebilmektedir [13] .
Enstitümüzde dokümanlar, kayıtlar ve veriler için ayrı
ayrı hazırlama, saklama, dağıtım ve kontrol prosedürleri
vardır. Doküman, veri ve kayıtların ve yedeklerinin
hangi ortamda, ne şekilde saklanacağı, sorumluları ve
bunlara kimlerin ulaşmaya yetkili olduğu bellidir.
Zorunlu akreditasyon süreçlerinde yaşanan en büyük
zorluk, dokümanların hazırlanmasında karşılaşılır. Bu
konudaki zorluk, bir kısım dokümanın ilgili birimlerin
ilgili personeli tarafından hazırlanması, bir kısmının
ise gerekli bilgileri toplayarak kalite yönetiminin hazırladığı
yönetim dokümanlarının ilgili birimler tarafından
gözden geçirilmesi ile aşılmıştır. Bu şekilde sistemin o
parçasına ilişkin tüm işleyiş konuya en hakim personel
tarafından eksiksiz olarak kaydedilmiş, hazırlanan doküman,
ihtiyaçlara tam olarak cevap verecek niteliğe
bürünmüştür.
Bazı kurumlarda sisteme ait belgelerin saklanması, dağıtımı
ve kontrolünü yöneten, dijital ortamda doküman
yönetim sistemleri mevcuttur [14] . Özellikle son yıllarda
17025 e yönelik dijital doküman yönetim sistemleri
ortaya çıkmış olup, kurumun isteğine göre gerekli
modüller ilave edilerek modifikasyonlar yapılabilmekte
ve kurumun sistemine uygun hale getirilebilmektedir.
Enstitümüzde kalite yönetim sistemine ilişkin tüm dokümantasyon
hardcopyler üzerinden sağlanmaktadır.
Kalite yönetimi kendi hazırladığı dokümanları ve diğer
tüm birimlerin dokümanlarını sisteme girmiş, dağıtımını
sağlamış ve orjinallerini kalite birimindeki dolaplarda
muhafaza etmektedir. Halen ilgili dokümanların revizyonu
ilgili birimler tarafından gerçekleştirilmekte, kalite
yönetimi bu revize dokümanları sisteme girerek, eski
dokümanları imza karşılığı toplayıp, geçersiz doküman
klasörüne koyup, yenilerini dağıtmaktadır. Burada yaşanan
en büyük zorluk ise 17025 ve yönelik dijital doküman
yönetim sistemlerinin ücretlerinin yüksek olması
sebebiyle temin edilememesi ve hardcopy ile sisteme
devam edilmesinin kamu ve üniversite personeline getirdiği
iş yükü ve fazla sayıda kağıt israfıdır.
Denetimler sırasında denetçiler kurumun işleyişi hangi
tarz doküman yönetim sistemine göre gerçekleştiriliyorsa,
o sistem üzerinden denetimlerini gerçekleştirmektedir.
Hardcopy üzerinden yürüyen sistemlerde,
dokümanların bilgisayarda kayıtlı elektronik kopyalarının
denetimde bir işlerlikleri bulunmamaktadır.
Laboratuvarımızdaki her bir prosedürde şu genel başlıklar
mutlaka yer almaktadır: Kapsam, Amaç, Tanımlar,
Sorumlular, Uygulama, İlgili Dokümanlar, talimatlar ise
sadece basit dilde konuların ayrıntılarına ilişkin uygulamayı
içermektedir. Laboratuvarın ürettiği her bir dokümanın
orjinalleri kalite yönetim biriminde, kopyaları ise
birimlerde saklanmaktadır. Kopya numaralarına göre
kopyaların hangi birimde mevcut olduğu doküman dağıtım
defteri yoluyla izlenmektedir.
Kalite dokümanlarının tamamı, laboratuvarda tüm
personelin ulaşabileceği, ortak bir alanda bulundurulmaktadır.
Bu şekilde, personelin sisteme hakim olması
amaçlanmıştır. Laboratuvarımızda kalite yönetim sistemine
ve birimlere ait prosedürler Tablo 2’de verilmiştir.
Kalite politikası, reklam türünde, kısa, müşteri odaklı,
ancak standardın ilgili maddelerinin tamamını kapsayacak
şekilde olmalıdır [15] . Enstitümüzde denetim sonrası
bu doğrultuda revize edilen Kalite Politikası ve buna
ilaveten, üniversitenin birleşik kalite yönetim sistemi
politikası, laboratuvarın ve Enstitünün çeşitli yerlerinde,
personelin ve müşterinin görebileceği şekilde asılı bulunmaktadır.
Personel, Gizlilik ve Eğitimler
Adli Tıp Enstitüsü Adli Bilimler Laboratuvarı’nda, standarda
uygun olarak laboratuvara giriş ve çıkış elektronik
olarak kontrol alındadır. Ziyaretçilerin ve deneylerini
takip etmek isteyen müşterilerin laboratuvara girişlerinde
ziyaretçi formları doldurtulmakta ve ziyaretçilere
özel gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. Personel ve
yönetim için de daha ayrıntılı gizlilik sözleşmeleri mevcut
olup, personelin yönetime ve müşteriye, yönetimin
de personele ve müşteriye karşı taahhütlerini içermektedir.
Personelin deneyde ve raporlamada tarafsızlığını
bozabilecek herhangi bir baskıdan uzak olduğu güvence
altındadır.
Personele ilişkin personel bilgi formları, imza paraf örnekleri,
yetkilendirme formları, görev yetki ve sorumluluk
formları ve vekalet çizelgeleri mevcuttur. Her yetkili
personel için vekil atanamayabilir. Ancak görev, yetki
ve sorumluluklardaki çelişkiler ortadan kaldırılmıştır.
Akreditasyon sonrası gelen personel için oryantasyon
planları, formları ve kayıtları kalite yönetim biriminde
saklanmaktadır. Personel ve eğitimlere ilişkin kayıtlar
kurumun tercihine göre personel biriminde de saklanabilir,
bu daha iyi bir uygulama olabilir. Etkin ve hızlı bir
kalite süreci sağlanması için, personelin oryantasyonu
kısa ancak yeterli bir süre içerisinde tamamlanmalıdır.
Mümkünse, benzer eğitime sahip ve aynı alanda çalışacak
olan personel için standardize edilmeli, personelin
çalıştırılacağı birimdeki oryantasyonu daha uzun
süreli olmalıdır [16] . Tüm yeni personele, oryantasyon
öncesi çalışacağı kurum mutlaka tanıtılmalı, gezdirilmeli
ve işleyişi anlatılmalıdır. Enstitümüzde de bu şekilde
bir oryantasyon programı oluşturulmuş ve standardize
edilmiştir.
41 KASIM 2013