rus - unesco iite

modul2.qxd 1/10/07 1:57 PM Page 183
2.11. Некоторые дополнительные возможности MS Word
2.11. Некоторые дополнительные возможности
MS Word
2.11.1. Слияние. Мастер слияния. Создание писем,
факсимильных сообщений, списков рассылки
Одной из задач, которую часто приходится решать на практике, является
создание нескольких однотипных документов на основе информации,
размещенной в других документах. Например, это рассылка одного и того
же письма разным адресатам. При этом текст письма содержится в основном
документе, а перечень адресатов – в отдельном документе, содержащем
таблицу данных. Средство слияния, встроенное в MS Word, позволяет
создавать составной документ, объединяющий основной документ со списком
получателей рассылки. При этом основной документ содержит текст,
который будет общим для каждого составного документа, и поля слияния,
в которые будет вставлен специфический текст – свой для каждого составного
документа: это могут быть, например, имена и адреса получателей
письма.
Список получателей представляет собой таблицу данных, например,
файл MS Word, MS Access или MS Excel, содержащую сведения, которые
добавляются в составные документы.
Результатом слияния является один файл, содержащий набор составных
документов, в каждом из которых часть текста остается единой для всех, а
часть – различается.
Слияние можно использовать для создания следующих видов документов:
• стандартных писем рассылки;
• электронных сообщений;
• факсимильных сообщений;
• конвертов;
• наклеек;
• формулярных карточек каталога.
Для создания составных документов в MS Word служит Мастер слияния:
меню Сервис → Письма и рассылки → Мастер слияния. Список рассылки формируется
в шесть этапов (рис. 2.59 и 2.60).
На первом этапе выбираем один из пяти вариантов, определяющих тип
создаваемых составных документов, а на втором указываем основной документ
слияния. Начиная со второго этапа и заканчивая шестым, можно
щелкнуть по ссылке Назад, чтобы вернуться к предыдущим этапам и изменить
выбранные там установки. На третьем этапе указывается, что будет
использоваться в качестве списка получателей, то есть источника данных
слияния (это могут быть сведения из баз данных, адресных книг, специфически
оформленного документа MS Word и т.д.).
183