Pobierz publikację w formacie *.pdf - Inicjatywy

niecznie znajdziemy ich na uczelniach, może lepiej skorzystać
z ogłoszeń internetowych lub prasowych.
Ważnym elementem w procesie zdobywania nowych
pracowników jest również dopasowanie kandydata do kultury
organizacyjnej. W przypadku organizacji pozarządowych relacje
między współpracownikami są często nieformalne, lecz
zdarza się również – szczególnie w większych organizacjach,
o rozbudowanej formalnej strukturze – że relacje w zespole
są trudne, a nawet dochodzi do konfliktów. Warto wtedy przed
wprowadzeniem nowych pracowników czy działaczy poświęcić
czas na „leczenie” instytucji od wewnątrz.
W wielu firmach prowadzona jest polityka „otwartych
drzwi”, przyjmowani są wszyscy, którzy chcą się przyłączyć
i działać na rzecz danej instytucji. Dla organizacji
pozarządowych szczególnie ważnym elementem procesu rekrutacji
nowych członków, działaczy czy pracowników są pytania
o motywację, dlaczego dana osoba chce się do nas przyłączyć.
Czy bliskie jej są cele, jakie realizuje fundacja/stowarzyszenie
Czy szuka dla siebie miejsca w trzecim sektorze, aby robić coś
dodatkowego poza pracą zawodową Czy chce, żeby właśnie to
stało się sposobem jej zarabiania na życie Czy zamierza traktować
doświadczenie w organizacji pozarządowej jako element
własnego rozwoju czy też kolejny wpis w życiorysie
Motywacje ludzi są różne i dobra ich identyfikacja pozwoli
na dopasowanie pracowników i wolontariuszy do profilu
organizacji, a także na przemyślane zaplanowanie ich dalszego
rozwoju. Często motywacją kandydatów do pracy w NGO
– poza chęcią pomocy innym – jest również troska o własną
przyszłość, dlatego zawsze warto zapytać o zainteresowania,
oczekiwane i planowane kierunki rozwoju oraz aktywności nowych
członków i pracowników.
Jak zbadać motywację kandydata
W trakcie rozmowy rekrutacyjnej można zapytać
wprost: „Dlaczego chce pan/pani pracować w naszej organizacji”,
„Co panią/pana motywuje do pracy”, „Proszę opisać sytuację
realizacji przedsięwzięcia, w które była pani/pan bardzo
zaangażowany”, „Dlaczego przestała pan/pani działać/pracować
w organizacji X”.
Równocześnie trzeba też rozważyć fakt nie tylko dopasowania
pracownika do organizacji, ale również organizacji
do pracownika. Co organizacja jest w stanie zaoferować nowemu
pracownikowi lub wolontariuszowi Można po prostu
o to zapytać: „Czego pan/pani oczekuje od naszej organizacji”,
„Jak widzi pan/pani swoją przyszłość zawodową za dwa, trzy
lata”. Dowiemy się w ten sposób, czy przedstawiona przez
kandydata wizja rozwoju jest zbieżna z planami na przyszłość
naszej instytucji i tym, co możemy mu zaproponować.
Pracodawcy w sektorze biznesu prześcigają się
w propozycjach systemów motywacyjnych, pakietów socjalnych,
ścieżek awansów, aby pozyskać oraz (co często trudniejsze)
utrzymać najlepszych pracowników. NGO-sy często nie
mogą sobie pozwolić na wyszukane pakiety socjalne i wysokie
wynagrodzenie, ale nie jest to powód, aby nie pracować nad
systemami motywacyjnymi.
Łatwo powiedzieć… Ale jak to zrobić
DBAJ O TO, CO MASZ!
Proces adaptacji
Duże firmy często mają opracowane programy wprowadzania
nowych pracowników. Niekiedy są to szkolenia adaptacyjne,
na których przekazywane są najważniejsze informacje
na temat firmy i funkcjonujących w niej zasad, czasem jest
wyznaczany opiekun nowego pracownika, który towarzyszy mu
przez np. pierwszy miesiąc i jest dla niego wsparciem, są też
wydawane specjalne przewodniki mające na celu przybliżenie
informacji o firmie i ułatwienie nowej osobie odnalezienia się
w niej. To ostanie jest niezłym pomysłem, możliwym do zastosowania
w NGO.
Co może się znaleźć w takim przewodniku Informacje
o organizacji, jej członkach, funkcjonowaniu, strukturze
organizacyjnej, funkcjach, oddziałach, korzyściach z członkowstwa,
realizowanych działaniach. Można tam zamieścić zdjęcia,
profile osób, najważniejsze informacje kontaktowe – jednym
słowem wszystko, co ułatwi nowej osobie odnalezienie się
w otaczającym ją środowisku.
Bez względu na to, czy wręczymy świeżo przyjętemu
pracownikowi przewodnik czy też tylko ustnie poinformujemy
go o jego pracy w naszej instytucji, stale należy pamiętać, że
pierwsze wrażenie jest bardzo istotne, a nowym pracownikiem
czy wolontariuszem warto się „zaopiekować”.
Możemy również zrobić minibadanie we własnej organizacji
i zapytać, szczególnie tych stosunkowo najnowszych
członków, jakie były ich pierwsze wrażenia z początkowego
okresu współpracy z nami, czego zabrakło, a co warto by wprowadzić
jako zasadę przy przyjmowaniu kolejnych osób.
Zakres zadań
W procesie wprowadzania nowej osoby do organizacji
ważne jest przedstawienie roli, jaką będzie pełnić, oczekiwań
instytucji wobec niej. Jeśli rzetelnie opracujemy profil szukanego
kandydata, łącznie z zadaniami, jakie zamierzamy mu
powierzyć, to mamy gotowy materiał do stworzenia opisu stanowiska.
Po co przygotowywać taki opis Organizacje często
przyzwyczajone są do sporządzania opisów zakresów zadań
przy realizacji projektów. We wnioskach o dofinansowanie często
wymagane jest szczegółowe opisanie zarządzania projektem,
z podziałem na wszystkie zaangażowane stanowiska. Pozwala
to na ocenę planowania i szacowania potrzebnych zasobów.
Dlaczego warto traktować ten „wymóg projektowy”
jako dobrą praktykę i stosować również na innych polach działalności
organizacji Pozwoli to na uniknięcie frustracji i zagubienia
niedoinformowanych pracowników, z którymi zapewne
każdy miał kiedyś do czynienia. Określenie zakresu zadań
(najlepiej na piśmie) pozwala zapobiegać nieporozumieniom,
tworzy u pracownika czy wolontariusza poczucie przynależności,
podkreśla jego znaczącą rolę w projekcie, daje konkretną
wiedzę odnośnie wymagań i wreszcie pozwala na zastosowanie
działań oceniających pracę. Przekazywanie skutecznych informacji
zwrotnych i ocenianie pracy jest dużo łatwiejsze, jeśli
mamy taki właśnie punkt odniesienia.
W przypadku wolontariuszy czy praktykantów dokumentem
takim może być również plan praktyk. Porządkuje on
pracę, pokazuje, że mamy pomysł na dobrze zorganizowaną pracę,
uwzględniający zdobywanie nowych doświadczeń i rozwój.
Badania satysfakcji
Większość dużych korporacji regularnie sprawdza poziom
satysfakcji z pracy czy też stopień zaangażowania swoich
pracowników, często wykorzystując do tego badania ankietowe.
Po co to robią Chcą znać motywatory i móc reagować, gdy
okaże się, że skutkują. Chcą pokazać, że zależy im na zdaniu
pracowników, gdyż pragną wprowadzać środki naprawcze, zapobiegające
sytuacjom trudnym i kryzysowym. Oczywiście, kolejne
powody można jeszcze mnożyć…
Jednak zdecydowanie ważniejsza od samej wiedzy,
jaką dają badania, wydaje się odpowiedź na pytanie o to, jak
można taką praktykę przełożyć na grunt organizacji pozarządowych.
Zanim zaczniemy badać, pomyślmy, co zrobimy ze
zdobytymi informacjami. Zasadą przy stosowaniu takich narzędzi
jest konieczność wprowadzenia w ich następstwie naprawczych
planów działania.
W małych instytucjach nie ma konieczności prowadzenia
badań ankietowych, można użyć bardziej nieformalnych
metod i na przykład porozmawiać o tym, jak ludzie się czują
w organizacji i co można zrobić, aby usprawnić pracę i komunikację
tak, aby jeszcze bardziej „chciało im się chcieć”.
Pamiętajmy jednak, że w odpowiedzi na uzyskane informacje
powinniśmy zareagować, proponować konkretne rozwiązania,
aby pracownicy nie mieli poczucia, że otwierają się przed nami
na próżno. Dodatkową zaletą badań jest również zapewnienie
pracownikom poczucia sprawczości i wpływu na organizację,
co niezwykle silnie wpływa na wzrost poziomu zaangażowania
w działalność.
Szkolenia
Wyniki wspomnianego wcześniej badania instytucji
pozarządowych pokazują, że ponad połowa takich organizacji
szkoli pracowników sporadycznie, w miarę możliwości i potrzeb,
a 21% w ogóle nie oferuje szkoleń swoim pracownikom