April - Premogovnik Velenje

VSAK DAN SMO LAHKO BOLJŠIPROCESNI PRISTOP INIZBOLJŠEVANJE PROCESOVVečina zaposlenih v našem podjetju se je že srečala s prenovo procesovoziroma so za njo že slišali. Kot vemo, je leto 2007 leto optimizacije procesov,zato je prav, da si smisel določevanja in kasneje optimiranja procesovpogledamo malo podrobneje.Delo se v podjetjih deli po funkcijahoziroma področjih. Tako imamo vpodjetju množico specialistov, ki seveč ali manj združujejo v funkcijskihenotah. Velika slabost funkcijsko naravnaneorganizacije je precejšnjaizoliranost oddelkov med sabo, karponavadi predstavlja ovire pri koordinacijiin sodelovanju.Ker so viri, ki so na voljo v podjetju,vselej omejeni, prihaja do nezdravegatekmovanja med posameznimifunkcijskimi oddelki za te redke vire.Vsak oddelek teži k temu, da bi prikazalčim boljše rezultate, pa čeprav naškodo drugega oddelka in s tem tudina škodo celotnega podjetja.Težava ne tiči v teh dejavnostih, temvečv poteku procesa. Ključna besedav procesno usmerjenih organizacijahje integracija (tudi učinkovito sodelovanje).Strogo funkcijsko usmerjeneorganizacije velikokrat predpostavljajo,da je ključ za učinkovitost inobvladovanje diferenciacija (težnja krazlikovanju).Zaradi tega se podjetja vedno pogostejepreoblikujejo v procesnonaravnane organizacije. Določenafunkcijska struktura še vedno ostaja,razmišljanje in delovanje pa je procesnoin sistemsko naravnano. Funkcijske1oziroma organizacijske enotene morejo delovati uspešno same,ampak morajo imeti dovolj stikov inustvarjalnega sodelovanja z ostalimiv procesu, saj skupaj prispevajo kuspešnosti podjetja. Slednje prikazujeshema, na kateri oblački med posameznimienotami predstavljajo omenjeneovire oziroma t. im. funkcijskastičišča (priložnosti za izboljšave).Univerzalnega seznama poslovnihprocesov, ki bi veljal za vse organizacije,ni, zato tudi mogoče toliko težavpri začetnem koraku – določitvi procesov.Sedaj popisujemo obstoječeprocese, pri čemer včasih že vidimoidealni proces. Med obstoječimi inidealnimi procesi so priložnosti zaizboljšave, ki zahtevajo svoje vire. Sprocesnim pristopom se ovire medorganizacijskimi enotami zmanjšajooziroma odpravijo.VELIKO VPLIVOV NAAKTIVNOSTIPri določitvi procesov je prvi cilj opredelitizaporedje in medsebojne vpliveposameznih aktivnosti. Najprej definiramodogodek, ki sproži obravnavaniproces. Upoštevati moramo tudi, daso vhodi v en proces običajno izhodiiz drugih procesov. Vidimo, kje je našprispevek v procesu, kje dodajamovrednost in kdo so naši odjemalci.Računamo lahko na razne organizacijske,administrativne pa tudi upravljavskeizboljšave procesa. Tako bodozaposleni gledali ne le na procese, vkaterih sodelujejo, ampak tudi na naslednjeprocese, katerim zagotavljajovhode. Ti brez njihovih kvalitetnihizhodov ne morejo delovati učinkovito.Stroški in koristi procesov morajo bitidosledno in transparentno prikazani,da jih lahko kvalitetno optimiziramo.Torej se zahteva popolnoma drugačenpogled na organizacijo poslovanja,sprememba razmišljanja, delovanjain govorjenja; skratka spremembakulture organizacije.Stara osredotočenost, v kateri prevladujefunkcijska organiziranost, kinavaja na vertikalno miselnost, v okvirukatere so razmejene pristojnostiin odgovornosti, omogoča egoističnoin vase zaprto delovanje funkcij,poudarjena je hierarhija, struktureso toge in težko spremenljive. Priprocesni osredotočenosti so interesiudeležencev usklajeni in razmejeni,olajšana pa sta delovanje in učinkovitostnotranjih odjemalcev.NOVE DEFINICIJEIZBOLJŠANIH PROCESOVZ definiranjem procesa (procesov)še daleč nismo končali, ampak je tole začetek poti k procesni usmeritvi.2Cilj je namreč izboljšanje procesa,kar lahko storimo na več načinov.Najbolj logična in smiselna izboljšavaje optimizacija procesa, pri čemer obstoječproces še podrobneje razčlenimoin analiziramo (analiziramo še posameznenaloge v procesu).Gre za metodično delo, pri katerempresojamo posamezne aktivnosti. Aktivnosti,ki so nepotrebne in negospodarne,izločimo, kar posledično lahkopomeni zvišanje kakovosti in storitvenihkapacitet.Treba pa je upoštevati, da lahko nekateretakšne aktivnosti v procesu služijodrugemu namenu in so mogočevseeno koristne za podjetje (npr. varnost,varovanje okolja itd.). Prav takolahko odkrijemo morebitne odvečneaktivnosti in podvajanja ali nepotrebnaopravila, ki se izvajajo v zankah.Na osnovi rezultatov in ugotovljenegapoiščemo izboljšave ter tako nanovo definiramo izboljšani proces.Zanimiva je tudi teorija preurejanjaprocesov oziroma reinženiring. Pre-APRIL 2007|10