(FØNIX - generel introduktion) - Københavns Universitet

F Ø N I
introduktion til
FØNIX
Studieadministrationens Udviklingskontor – oktober 2006

Indholdsfortegnelse
1. Historien om FØNIX
2. Målsætningen for FØNIX
3. Delsystemer i FØNIX
4. Adgang til FØNIX
5. Rettigheder og roller i FØNIX
6. Indlogning, databasevalg og udlogning
7. Skærmbilledet
8. Navigation
7.1 FØNIX-skærmbilledet (menubilledet)
7.2 FØNIX-skærmbilledet (funktioner)
7.3 Titellinien
7.4 Menulinien
7.5 Værktøjslinien
7.6 Meddelelseslinien
7.7 Grundbegreber i FØNIX-skærmbilledet
8.1 Mus og taster
8.2 FØNIX og Windows
8.3 Forespørgselstegn
8.4 Værdilister
8.5 Rullemenuer
8.6. F1 - hjælp
9. Systemmeddelelser, fejlmeddelelser og fejlmelding
10. Hvordan man …
F Ø N I X
2

11. Udskrifter fra FØNIX 11.1 Udskrift af skærmbilleder
12. Generel E-mail funktion
13. Ting man ikke skal tage sig af
14. Fejl, spørgsmål og problemer
11.2 Udskrift af rapporter
F Ø N I X
11.3 Integration til Microsoft Office-pakken
12.1 Udførlig vejledning
12.2 Afsendelse via Fønix mail
12.3 Afsendelse via Outlook
13.1 Titellinie med databaseangivelse
13.2 Udskriftsprocedurer
13.3 Ændring af standardopsætning
13.4 Rækkefølge og navngivning af skærmbilleder
13.5 FØNIX-terminologi
3

1. Historien om FØNIX
F Ø N I X
Op gennem begyndelsen af 1990’erne arbejdede man på at etablere det studieadministrative
system STADS, der igen var en del af det store VUE-projekt (Videregående Uddannelsesinsti-
tutioners Edb-system). Tanken var, at man ville udvikle ét fælles studieadministrativt edb-
system til alle videregående uddannelser i Danmark. VUE-projektet var dog både stort, forsin-
ket og vanskeligt at få indpasset på Københavns Universitet, hvorfor KU i 1998 besluttede sig
for at træde ud af arbejdet med STADS og i stedet selv udvikle et studieadministrativt edb-
system. Som Fugl Fønix ifølge sagnet stiger frem af den aske, hvori den er brændt op, således
skulle universitetets nye studieadministrative system opstå af ruinerne af det nu hedengangne
STADS-arbejde. Derfor fik systemet navnet FØNIX.
FØNIX er ikke Københavns Universitets første studieadministrative edb-system. Før FØNIX
brugte universitetet et tegnbaseret system, der havde navn efter den server, som systemet lå
på, nemlig Odin. Odin eksisterer stadig og er navnet på den nye store server, som FØNIX
ligger på, men det er en anden historie. Den, der kendte de gamle systemer, vil dog kunne
nikke genkendende til mangt og meget i FØNIX. Det skyldes to forhold. Først og fremmest, at
universitetet på mange måder følte, at de havde spildt tiden med at vente på et STADS, der
ikke kom, og derfor havde ganske travlt med at få lanceret FØNIX. Det betød, at universitetet
mange steder brugte det, man kaldte konservativ konvertering. Det vil sige, at man kopierede
funktioner, menuer og datastrukturer fra det gamle system, og lagde det ind som en del af det
nye. For det andet var det også sådan, at man under opbygningen af FØNIX, tillagde
brugernes ønsker meget stor vægt, og mens man naturligvis kan sige meget og afgørende
godt om den udviklingsform, har det dog i praksis den effekt, at store forandringer sjældent er
brugernes største ønske. Revisioner og tilbygninger betyder dog, at stadig flere nye måder og
funktioner er kommet til.
I 1998 og 1999 var FØNIX i en egentlig projektfase, hvor udviklingen foregik i regi af det
såkaldte UPS-projekt (Udviklingsprojekt Studieadministration). Dengang som nu stod IT-
afdelingen, som dog tidligere blev kaldt ADB-kontoret, for systemarbejdet, men UPS er nu
afløst af Studieadministrationens Udviklingskontor (STUK), der fungerer som sekretariat for
FØNIX. Indtil 2005 var udviklingen af FØNIX har siden været styret af en overordnet
styregruppe bestående af repræsentanter fra såvel Fællesadministrationen som
fakultetsadministrationerne, og det praktiske implementeringsarbejde har været fulgt af
forskellige grupper af repræsentanter fra fakulteternes studiekontorer. I 2005 startede
4

F Ø N I X
programmet Kurs07 (Københavns Universitet – Reform af Studieadministrationen 2007) med
flere studieadministrative projekter tilknyttet, og al udvikling er siden startet herunder. I 2006
besluttede rektoratet i forbindelse med fusionen mellem KU, DFU og KVL, at FØNIX skulle
erstattes af STADS. Det er nu denne løsning, der arbejdes henimod.
2. Målsætningen for FØNIX
FØNIX bygger på en række målsætninger, bl.a:
• FØNIX skal håndtere studerendes optagelse, indskrivning og studieoplysninger,
oplysninger om adgangsgrundlag, indskrivning, undervisningstilmelding,
undervisningsdeltagelse samt eksamenstilmelding, -deltagelse og -resultat.
• Alle oplysninger om den studerende skal være registreret i FØNIX.
• FØNIX skal understøtte de administrative procedurer der ligger til grund for
legalitetskontrol og planlægning.
• Data i FØNIX skal hentes så tæt på kilden som muligt via selvbetjeningssystemer på
nettet og lokal indtastning på fakulteter og institutter.
• Data skal kun lægges ind i systemerne én gang.
• Udviklingen af FØNIX skal bygge på en integration mellem delsystemer, således at fx
indskrivnings- og eksamensoplysninger integreres.
• Koblingen mellem oplysninger vedr. indskrivning og resultater skal primært ske ved
hjælp af Regelcheckeren og den personlige studieordning.
• De administrative procedurer skal understøttes således at så mange rutiner og
kontroller som muligt automatiseres.
En bruger i FØNIX vil umiddelbart kunne se, at ikke alt lever fuldt op til alle disse
målsætninger, men da der netop er tale om målsætninger, skal de forstås som en erklæring
om, hvordan FØNIX skulle udvikle sig.
5

3. Delsystemer i FØNIX
AAU – Åben Uddannelse
F Ø N I X
FØNIX-systemet består af mange forskellige delsystemer med
hver deres funktioner og anvendelsesområder. Nogle
delsystemer bruges af mange brugere over hele universitetet
(f.eks. eksamenssystemet), og nogle bruges kun af ganske få
medarbejdere rundt omkring (f.eks. Uddannelsernes
struktur). Der er også enkelte delsystemer, der kun bruges til
”internt brug”, dvs. retter sig mod FØNIX selv (f.eks.
autorisations- og dokumentationssystemerne).
Da den enkelte medarbejder som princip kun får adgang til de
delsystemer og funktioner, som vedkommende har brug for i
sit daglige arbejde, er der næsten ingen, der har adgang til
samtlige delsystemer. For overblikkets skyld vil vi dog her
kort nævne alle delsystemerne med en lille forklaring på, hvad
de kan, og hvad de bruges til. Hvis man vil vide mere om,
hvordan man får adgang til de forskellige systemer, så se det
efterfølgende afsnit om adgang til FØNIX.
AAU-delsystemet håndterer optagelse og indskrivning til uddannelser og enkeltkurser udbudt
under åben uddannelse. AAU-delsystemet håndterer tillige deltagerbetalingen med udskrivning
af girokort m.m. AAU-delsystemet dækker kun de studerendes vej ind på kurser og hold. Efter
optagelsen behandles studerende under åben uddannelse i øvrigt som alle andre studerende
f.eks. i.fht. eksaminer og id-kort. AAU-delsystemet bruges fuldt ud af Det Humanistiske
Fakultet, mens andre fakulteter kun bruger mindre dele af systemet.
AUT – Autorisationssystem
Autorisationssystemet er et internt administrationsredskab for hele FØNIX. Det er her, man
opretter brugere, styrer hvilke roller og rettigheder den enkelte bruger skal have, og det er her
oplysninger om brugernes brug af og færden i FØNIX logges. AUT-delsystemet indeholder
desuden styringen af menuer og menupunkter, samt søgeredskaber til at finde skærmbilleder
og funktioner på tværs af hele FØNIX. Hvis man kan sige, at FØNIX har en
”kommandocentral,” er det Autorisationssystemet.
6

DIK – Internationale kontorsystem
Det Internationale Kontor anvender dette system til at håndtere administrationen af
F Ø N I X
indrejsende og udrejsende gæstestuderende ved universitetet. Heri registreres ikke alene
ansøgninger fra de studerende, men DIK-delsystemet indeholder også faciliteter til at
administrere boliger, mentorordning og danskkurser for udenlandske studerende.
DOK – Dokumentation (el. Dokumentationssystemet)
Dokumentationssystemet er et internt redskab for hele FØNIX. DOK-delsystemet rummer
beskrivelser, vejledninger og definitioner på funktioner, skærmbilleder og menuer i hele
FØNIX. De tekster der fremkommer ved brug af spørgsmålstegnsfunktionen og de små tekster
der kommer ved klik på ”vis beskrivelse” i navigationsbilledet skrives og rettes f.eks. her.
EKS – Eksamenssystem (el. Det gamle eksamenssystem)
Eksamenssystemet dækker i virkeligheden over ”det gamle eksamenssystem”, dvs. en
konservativ konvertering af det gamle permanente eksamensregister. Der udvikles ikke
længere på EKS-delsystemet, og det forventes at adgangen helt vil blive lukket. De
studerendes eksamensresultater opsamles i stedet i RES (resultatsystemet), der har overtaget
EKS-delsystemets funktioner.
GRP – Persongrupper (el. Gruppedannelsessystemet)
Gruppedannelsessystemet bruges til at danne grupper af personer, der opfylder bestemte
kriterier fra andre delsystemer i FØNIX. Det kan f.eks. være studerende på en bestemt
uddannelse, en bestemt årgang eller censorer på et bestemt faglig område el. lign. Disse
grupper kan derefter anvendes til udsendelse af e-post, til almindelige postforsendelser eller
andre databehandlingsformål i FØNIX.
HUT – Humaniora, Tilmelding (el. Tilvalgssystemet)
Det Humanistiske Fakultets tilvalgssystem er et delsystem, der er specielt designet til at
håndtere ansøgninger og fordeling af studerende på BA-tilvalg. Delsystemet er en konservativ
konvertering af et tidligere tegnbaseret system og bruges kun af Det Humanistiske Fakultet.
Systemet er i dag erstattet af specielle funktioner i UVS (undervisningssystemet).
IND – Indskrivningssystemet
Indskrivningssystemet er et af nøglesystemerne, fordi det leverer baggrundsoplysninger til
mange andre delsystemer i FØNIX, der arbejder med de studerendes individuelle
registreringer. I indskrivningssystemet vedligeholdes oplysninger om indskrivningsforhold, dvs.
fakultetstilhørsforhold, uddannelse(r), uddannelsesretning(r), studieskift, orlov, ophør og en
række andre nøgleoplysninger om den enkelte studerende.
7

KID – Kortadministrationssystemet (el. Id-kortsystemet)
F Ø N I X
Kortadministrationssystemet bruges til at administrere universitetets id-kort. Delsystemet
håndterer indhentning af relevante personoplysninger fra de øvrige dele af FØNIX,
kortproduktionen, forbindelsen til adgangskontrolanlæggene rundt om på fakulteterne og
dataudvekslingen med Det Kongelige Bibliotek og Danmarks Natur- og Lægevidenskabelige
Bibliotek i forbindelse med adgangen via PUNKT KU.
KIT- Kodeinformation
Kodeinformationssystemet er et ”baggrundssystem”, der indeholder en samling af tabeller og
oversigter, der bruges af de øvrige delsystemer i FØNIX. Det er oversigter over stedkoder,
regnskabsområder, den organisatoriske struktur, personalekategorier m.v.
LSU – Lokale systemer
Lokale systemer er ikke et egentligt delsystem, men derimod en samling af skærmbilleder og
funktioner der er sat sammen til lokale brugere, dvs. f.eks. studieledere og
studienævnssekretærer. Det indeholder et udvalg af elementer fra UST, IND, TIL og RES.
MAT – Matrikelsystem
Matrikelsystemet er som IND også et nøglesystem, som andre systemer benytter til at hente
stamdata fra. Matrikelsystemet indeholder stamoplysninger om navne, adresser og
personnummer. Det er desuden herfra data hentes fra registre uden for FØNIX, og det er
f.eks. i matrikelsystemet at udenlandske studerende kan ændre personnummer.
Matrikelsystemet rummer oplysninger om både ansatte og studerende.
OPT – Optagelsessystemet
Optagelsessystemet er et mindre delsystem, der bruges til at understøtte sagsbehandlingen af
ansøgere til universitetets uddannelser. Her registreres ansøgninger og bedømmelser,
henvendelser og andet relevant i forbindelse med den enkelte ansøgning. Endelig er det her
ansøgerne afvises eller optages – og overføres til IND. Optagelsessystemet bruges kun i
studieadministrationen i fællesadministrationen.
PHD – Ph.D administration
Ph.D administrationen er ligesom AAU og DIK et delsystem der er beregnet på at administrere
forhold der vedrører en særlig gruppe af studerende – her Ph.D-studerende. Delsystemet
håndterer indskrivning, studieforløbet (orlov m.v.), finansieringen, vejledere og andet, der
særligt vedrører et Ph.D-uddannelsesforløb.
PRT – Portalsystem
Portalsystemet er som LSU ikke et egentligt system, men en samling af funktioner fra
forskellige andre delsystemer. Skærmbilleder og funktioner, der kommer fra IND, SEB og KID
8

F Ø N I X
er sammensat for at kunne håndtere administrationen af personoplysninger i universitetets
internetportal PUNKT KU.
RES – Resultatsystem
Resultatsystemet er det ”nye” permanente eksamensregister. Det er hertil de studerendes
eksamensresultater overføres fra det nye eksamenssystem (TIL) og det er herfra
eksamensbeviser kan udskrives. Til RES-delsystemet hører desuden et modul til administration
af censur og førsteårsprøver, samt en lang række statistikfunktioner.
SEB – Selvbetjening
Selvbetjeningsdelsystemet er FØNIX-bagsiden af de studieadministrative selvbetjenings-
funktioner i PUNKT KU. SEB-delsystemet indeholder administration og logning af de
studerendes adgang til selvbetjeningsfunktionerne. Dertil kommer funktioner, der trækker på
elementer af UVS og TIL, som er de delsystemer, som de studerendes indtastninger primært
skal formidles videre til.
TAL – Standardstatistikker
Standardstatistikker er en samling af ofte brugte rapporter (udskrifter) fra matrikelsystemet.
Det er primært bestandsstatistikker over antal studerende efter studieretning, optagelsesår,
alder, køn osv.
TIL – Det nye eksamenssystem (el. tilmeldingssystemet / eksamenssystemet)
Det nye eksamenssystem er langt det største delsystem i FØNIX. Delsystemet er opdelt i
moduler, der understøtter eksamensafviklingen fra udbud, over tilmelding og planlægning til
resultatregistrering. For at understøtte det samlede forløb indeholder TIL også elementer
hentet fra UST og RES. Dertil kommer et særligt modul, der er beregnet til at håndtere
specialeadministration.
UST – Uddannelsernes struktur
Uddannelsernes struktur er et ”baggrundssystem”, der indeholder grunddata om uddannel-
sesrammer, studieordninger, undervisnings- og eksamensaktiviteter, indskrivningshjemler,
faggrupper, eksamensformer m.v. Oplysningerne i UST bruges i en række andre delsystemer
som f.eks. TIL, UVS og IND, og er således fødesystem til disse systemer.
UVS – Undervisningsadministration (el. undervisningssystemet)
Undervisningssystemet svarer på mange måder til en mindre udgave af TIL. Her er det blot
fordelingen af studerende på hold (og ikke eksaminer) der er understøttes med udbud,
tilmelding, holdsætning osv. Det er muligt at lave automatisk tilmelding til eksamen på
baggrund af undervisningstilmeldinger. Systemet bruges desuden af det Humanistiske Fakultet
9

til håndtering af tilvalg.
4. Adgang til FØNIX
F Ø N I X
Adgang til FØNIX handler om, at man skal være registreret som bruger med brugernavn og
adgangskode.
Ny Foenix.lnk
Ikonet der viser, at den tekniske adgang til FØNIX er installeret på
PC’en.
For at kunne benytte Fønix skal man være oprettet som bruger, hvilket vil sige, at man har et
brugernavn og en adgangskode. For at blive oprettet som bruger af FØNIX skal man udfylde et
brugerregistreringsskema, som enten kan hentes på IT-afdelingens internetsider eller hos den
lokale IT-ansvarlige (for institutterne er det Fakultetssekretariatets IT-ansvarlige). I skemaet
angiver man, hvilke systemer og delsystemer man ønsker adgang til, og herefter skal chefen
for den medarbejder, der søger adgang, underskrive skemaet.
Hvis den, der søger adgang til FØNIX, er medarbejder på et institut, skal skemaet indleveres til
fakultetssekretariatet, der så udfylder de relevante koder og roller og sender skemaet videre til
IT-afdelingen. Hvis ansøgeren er ansat på et fakultetssekretariat eller i fællesadministrationen
udfyldes skemaet helt og sendes derefter direkte til IT-Afdelingen.
Det er IT-afdelingen, der konkret opretter brugere af FØNIX.
5. Rettigheder og roller i FØNIX
Når man bliver oprettet som bruger i FØNIX, betyder det ikke, at man dermed har adgang til
at kunne gøre alt i alle dele af FØNIX. Man bliver derimod oprettet med nogle afgrænsede
rettigheder og adgang til en eller flere forskellige ”roller”.
En rettighed har betydning for, hvad man har lov til at gøre i de delsystemer, man har adgang
til. Hvis man f.eks. har opslagsrettighed betyder det, at man kan slå data op, men ikke rette i
oplysningerne. Har man derimod opdateringsrettighed, betyder det, at man kan ændre i og
tilføje nye data. En systemadministrationsrettighed betyder, at man har adgang til at ændre i
mere grundlæggende data osv.
En rolle er en kombination af rettigheder og hvilke dele af systemet, man har adgang til. I
nogle roller er det f.eks. ikke alle skærmbilleder og moduler, der er tilgængelige. Hvis
skærmbilleder og moduler ikke er tilgængelige, vil de slet ikke kunne ses hos den enkelte
bruger.
10

F Ø N I X
Man kan også kalde rollerne for en slags faste pakker af rettigheder og adgange; pakker der er
tilpasset forskellige brugeres behov og ønsker.
NB! Nogle Brugere kan have valget mellem flere forskellige roller i indgangen til et delsystem.
Ill: En bruger kan have adgang til flere roller. Alt efter
hvilken rolle man vælger, er der forskel på, hvad man
kan se og gøre i delsystemerne.
6. Indlogning og databasevalg og udlogning
Når man starter FØNIX, skal man først logge sig ind. Det foregår på følgende måde:
Begynd med at dobbeltklikke på FØNIX-ikonet på skrivebordet. Nu startes FØNIX og viser et
indlognings (eller ”logon”) billede. (Se 12.2)
ill: indlogningsbilledet.
Her skal man i det første felt skrive sit brugernavn, der i reglen er de initialer, som man også
bruger ved login på computeren, bruger som fornavn i sin e-postadresse på KU osv. I det
andet felt skriver man den særlige FØNIX-adgangskode, som man er blevet tildelt af IT-
afdelingen, da man blev oprettet som bruger. Hvis man har glemt sin pinkode, skal man
kontakte IT-afdelingen og få en ny, da ingen kender pinkoden og kan slå den op. Endelig skal
man vælge database.
Valget af database betyder, at man skal vælge hvilken udgave af FØNIX, man vil arbejde i. Der
findes separate udgaver af FØNIX: produktionsdatabasen og undervisningsdatabasen.
Produktionsdatabasen hedder [prod_ku] og er det ”rigtige FØNIX”, altså det man arbejder i, og
det der indeholder de aktuelle data. Undervisningsdatabasen hedder [unku_ku]og er en
separat test-, prøve- og undervisningsudgave af FØNIX. UNKU-basen opdateres ikke hele
11

Menulinie
F Ø N I X
tiden, og de ændringer man laver her, har ingen konsekvenser for de rigtige registreringer.
UNKU-basen er derfor ideel, hvis man blot ønsker at prøve eller flere funktioner af i FØNIX.
Det er dog ikke alle, der har adgang til UNKU, idet man i reglen først får adgang, når man har
været tilmeldt et FØNIX-kursus.
ill: Har man også adgang til UNKU-basen, kan man se, hvilken
base man er logget ind på ved hjælp af logoet i menubilledet.
Til højre ses UNKU-basens logo – til venstre et KU-logo (Det
Naturvidenskabelige Fakultet) for produktionsbasen.
Når man har skrevet brugernavn, adgangskode og valgt database, klikker man på knappen
[forbind], og FØNIX startes. Man kan hoppe mellem indlogningsfelterne med tabulatortasten
eller ved hjælp af musen.
7. Skærmbilledet
Når man har logget sig ind, vises FØNIXs hovedmenu som et skærmbillede inde i et Windows-
vindue. Her en lille oversigt over vinduer og skærmbilleder i FØNIX:
Meddelelses-
linie
FØNIX-vindue
”skærmbillede”
ill: FØNIX-
skærmbilledets
opbygning
Det samlede skærmbillede består altså af både et windows-skærmbillede og et FØNIX-
skærmbillede. Udover disse skærmbilleder åbnes desuden et skærmbillede med ”Oracle
Application Server Form Services,” som kører bagved Fønix og Windows skærmbilledet. I det
følgende og i introduktionerne til delsystemerne kalder vi FØNIX-skærmbillederne for
”skærmbilleder”, og elementerne fra Windowsskærmbilledet omtaler vi særskilt i forbindelse
med menuer og funktioner.
Titellinie
Program-
baggrund
12

7.1. FØNIX-vinduet (menu-billedet)
F Ø N I X
Det ”indre” FØNIX-vindue (herefter blot ”skærmbillede”) viser oversigten over
indholdet af FØNIX – eller måske rettere, de dele af FØNIX, som man har adgang til.
Der er knyttet enkelte funktioner til menubilledet, men i hovedsagen tjener det kun til
navigation, hvilket vil sige valg af delsystem, valg af roller og valg af skærmbillede
eller funktion.
7.2. FØNIX-vinduet (funktioner)
Når man via menubilledet har valgt en funktion eller et ”skærmbillede”, ændres det
indre FØNIX-vindue til det valgte skærmbillede. Man kan ikke have flere
skærmbilleder åbne og aktive på samme tid. Hvis man åbner et skærmbillede fra et
andet via en knap, åbnes det nye skærmbillede oven i det gamle, men det nye skal
lukkes før man igen kan arbejde i det gamle. (se: 8. Navigation) Hvis man vil have 2
eller flere skærmbilleder åbne på samme tid, skal man åbne to versioner af FØNIX.
7.3 Titellinien
Øverst i billedet ser man windows titellinien. Den viser, hvilket delsystem man har
valgt og hvem der er logget ind. Når systemet startes er det kun autorisations-
systemet, der er aktivt. (se: 12.1)
7.4. Menulinien
Menulinen giver, som med alle andre windowsprogrammer, mulighed for at vælge en
række funktioner. Disse funktioner er også tilgængelige på andre måder; f.eks.
tastaturet og værktøjslinien. Herunder gennemgås indholdet af menuerne. Ud for de
enkelte menupunkter angives også, hvad funktionen også kaldes, samt hvilke taster,
der udfører den samme funktion
gem: gem ændringer (bekræft/udfør) F9
ryd alt: fjerner indhold, men sletter ikke noget shift+F7
udskriv: udskriv skærmbilledet til standardprinteren
indstil printer: vælg papirtype, marginer, printer mv.
afslut. Lukker skærmbillede. Lukker FØNIX fra
menubilledet
F4
13

klip: fjerner markeret indhold og holder det i
hukommelse
F Ø N I X
Ctrl+x
kopier: kopierer markeret indhold til hukommelse Ctrl+c
sæt ind: sætter indhold fra hukommelse ind Ctrl+v
Rediger: åbner redigeringsvindue (editor) til tekst i
felter
Vis liste: åbner en eventuel værdiliste til et felt F10
indtast: starter forespørgsel og åbner tomt felt F1
udfør: udfører forespørgsel og finder resultater F2
annuller: stopper forespørgsel F4
forespørgselstræffere: antal resultater af
forespørgsel
hent næste sæt: bladrer op og ned i forespørgsels-
resultater hvis resultaterne fylder mere end 1 side
shift+F2
page
up/down
forrige: flytter markøren til den forrige blok shift+F3
næste: flytter markøren til den næste blok F3
Ryd: rydder alt indhold i blokken
næste: flytter markøren et felt frem tab
ryd: rydder alt indhold I feltet
dupliker: indsætter data fra ovenstående felt I feltet F6
forrige: bladrer til forrige post pil op
næste: bladrer til næste post pil ned
rul op: bladrer op hvis poster fylder mere end 1 side pg. up
rul ned: bladrer ned hvis poster fylder mere end 1
side
indsæt: indsætter ny tom post F5
pg.
down
fjern: sletter post shift+F5
lås: xx
dupliker: indsætter data fra ovenstående post F7
ryd: rydder alt indhold i en post xx
forrige: flytter markøren et felt tilbage shift+tab
næste: flytter markøren et felt frem tab
ryd: rydder alt indhold I feltet
dupliker: indsætter data fra ovenstående felt I feltet F6
overlappet: viser åbne skærmbilleder i ”kaskadeform”
14

7.5. Værktøjslinien
F Ø N I X
side om side: viser åbne skærmbilleder ved siden af hinanden
arranger ikoner: (ingen funktion)
1.– x. (skærmbilleder): oversigt over åbne skærmbilleder
hjælp: åbner skærmbilledet AUT_FRM53 (søgning
efter skærmbilleder og funktioner)
taster: åbner tastaturnøgle med oversigt over
tastaturfunktioner
vis fejl: viser yderligere oplysninger efter en
fejlmeddelelse
Fejlfinding: kan også vise oplysninger om evt. fejl.
F1
shift+F1
Værktøjslinien er en ekstra mulighed for at vælge de samme funktioner, som man også har
adgang til via menulinien og tastaturet. Dertil kommer et par ekstra muligheder for hjælp og
information. Værkstøjslinien er dynamisk, hvilket vil sige, at den kan ændre sig alt efter
hvilket skærmbillede, man har valgt. Knapperne er altså kun tilgængelige, når de har en
funktion.
15

F Ø N I X
bladrer til forrige eller næste post pil op / pil ned
indsætter ny tom post / sletter post F5 / shift+F5
starter forespørgsel og åbner tomt felt. Et andet klik efter
indtastning af søgeparametre starter søgning.
sorterer posterne i en blok i faldende eller stigende orden på
baggrund af data i den kolonne, som markøren er placeret i
viser eventuel værdiliste for det aktuelle felt F10
åbner redigeringsvindue (editor) til tekst i felter
udskriver skærmbilledet til standardprinteren
åbner pop-up vindue med information i tre niveauer: om
skærmbilledet, om blokken og om det enkelte felt.
(Knapperne har samme funktion) åbner en detaljeret beskrivelse
af skærmbilledets elementer i MS Word (hvor en sådan findes).
Virker kun hvis MS Word er installeret på computeren. Oplysninger
i dette dokument er ikke alment oplysende eller forklarende, men
typisk af mere teknisk karakter.
Åbner E-mail. Ikonet vil kun være aktiveret i personrelaterede
skærmbilleder
gem ændringer (bekræft/udfør) F9
Lukker aktivt skærmbillede. Lukker FØNIX fra menubilledet F4
7.6. Meddelelseslinien
F1 (+F2)
Nederst i rammen findes meddelelseslinien. Her står f.eks., hvad man skal gøre for at
komme videre i et felt, hvad programmet er i gang med at udføre eller resultater,
programmet er nået frem til. Meddelelseslinien er let at overse, men rummer ofte
små vigtige oplysninger, som er afgørende for at forstå, hvad man er i gang med.
Meddelelseslinien viser også, hvilke felter, der hører værdilister til.
16

7.7. Grundbegreber i FØNIX-skærmbilledet
F Ø N I X
Til beskrivelserne af FØNIX er det godt at have styr på terminologien. Derfor følger
her en lille oversigt over nogle grundbegreber, som vi bruger i denne og andre
introduktioner. Terminologien er dog ikke konsekvent alle steder i selve systemet og
derfor nævnes også her, hvad tingene i visse tilfælde også kaldes.
Skærmbillede: (el. formular) Et skærmbillede er betegnelsen for det billede, som
vises på skærmen og som giver mulighed for at indsætte, opdatere og lave opslag på
data. Et skærmbillede er opbygget af blokke, poster og felter med tilknyttede
funktioner.
Blok: En blok er en gruppe af sammenhængende felter i skærmbilledet. Blokke er
oftest indholdsmæssigt sammenhængende, f.eks. kan en blok indeholde
personoplysninger på den studerende, man har slået op, men en anden blok kan
indeholde eksamensoplysninger, indskrivningsoplysninger osv. En blok er bygget op
af poster og felter.
Post (el. record): En post er en række sammenhængende felter, der udgør en
samlet oplysning i en blok. En post kan f.eks. være oplysninger om en eksamen med
aktivitetskode, dato, eksamensresultat. Poster er bygget op af felter.
Felt: Et felt er det sted i posten, hvor data indtastes og gemmes. Et felt vises i
reglen altid som et særskilt felt (el. en ”kasse”) på skærmen. Et felt er den mindste
enhed i databasen. Felter er kædet sammen i poster og der kan være regler for, hvad
17

der kan stå i et felt, hvis feltet er kædet sammen med et andet felt.
F Ø N I X
Kolonne: En kolonne er en lodret række af felter, der indeholder den samme
oplysning (f.eks. dato) på tværs af forskellige poster.
Knapper: Knapperne i skærmbillederne bruges til en af to ting; enten fører de til
andre skærmbilleder eller også sætter de gang i databehandlingsprocesser
(funktioner) i forhold til de data, der vises i skærmbilledet (f.eks. udskrifter).
Rapport: (el.- udskrifter) Når man udskriver fra FØNIX kalder man det at generere
en rapport. Årsagen er, at rapporter også kan bruges til andet end at udskrive data,
men f.eks. også til at vise på skærmen.
Funktion: I delsystembeskrivelserne dækker begrebet funktion over alle de
handlinger man kan foretage sig i et skærmbillede. Der kan f.eks. være tale om
databehandlingsprocesser der sættes i gang ved at klikke på en knap, men også
handlinger der udføres med tastaturet eller gennem valg muligheder i de forskellige
menuer.
8. Navigation
Udgangspunktet for at forstå, hvordan man kommer rundt i FØNIX er at kende til navigationen
i menubilledet. Her følger en kort tur fra indlogningen til et skærmbillede – og tilbage.
dobbeltklik
eller
retur ↵
eller klik på
dobbeltklik
eller
retur ↵
Når FØNIX startes åbnes menubilledet.
Klik på navnet på det rigtige delsystem i
FØNIX på listen. Listen er en såkaldt
træstruktur, der folder sig ud på en af de
tre viste måder.
Når andet niveau i træstrukturen er
foldet ud, vises de mulige roller, som
man kan vælge at åbne delsystemet
med. Vælg en rolle på en af de to viste
måder.
18

8.1. Mus og taster
dobbeltklik
eller
retur ↵
eller klik på
dobbeltklik
eller
retur ↵
F4
eller klik på
eller
F Ø N I X
Nu vises delsystemets menu i vindue nr.
2. Her ses en oversigt over de
tilgængelige undermenupunkter (el.
moduler). Vælg det ønskede modul på
en af de tre viste måder.
Når andet niveau i træstrukturen er
foldet ud, vises de skærmbilleder og
rapporter, der er placeret i modulet. Der
kan også ligge undermoduler på dette
niveau. De udfoldes på samme måde.
Vælg et skærmbillede eller en rapport på
en af de to vise måder.
Man kan nu arbejde i det valgte
skærmbillede.
Når man er færdig kommer man ud af
skærmbilledet og tilbage til menubilledet
på en af de tre viste måder.
Som det ses af ovenstående oversigter over navigation og funktioner er der flere
forskellige måder, hvorpå man kan gøre de fleste ting. Det skyldes, at FØNIX bygger
på et princip om, at den enkelte bruger skal have mulighed for selv at vælge den
måde, der passer bedst i det daglige arbejde. Mange har f.eks. problemer med at
skulle veksle mellem brug af mus og tastatur, mens andre rent fysisk foretrækker
slet ikke at bruge musen. Man skal derfor ikke lade sig forvirre af de mange
muligheder, men derimod prøve at finde den eller de rutiner, der fysisk og
temperamentsmæssigt passer bedst til én selv.
8.2. FØNIX og Windows
FØNIX har en såkaldt grafisk brugergrænseflade og ligner på mange måder andre
Windowsprogrammer. Integrationen i Windows-miljøet betyder f.eks. af de
almindelige ”klip”, ”kopier” og ”sæt ind” genveje (Ctrl+x, Ctrl+c, Ctrl+v) også
fungerer i FØNIX. Man kan altså f.eks. kopiere et personnummer eller et navn fra en
19

F Ø N I X
e-post og sætte tal eller bogstaver ind i en forespørgsel i FØNIX. Men det er dog
vigtigt at være opmærksom på, at FØNIX i bund og grund ikke er et
Windowsprogram. Det er f.eks. ikke alt man kan klikke på eller kopiere, og det er
heller ikke muligt at ”trække” markerede data frem og tilbage med musen.
8.3. Forespørgselstegn
Når man arbejder i FØNIX er forespørgsler (el. søgninger) noget af det vigtigste at
være fortrolig med. Det handler om, at kunne finde det, man skal bruge i
databaserne. Som nævnt ovenfor er F1 og F2 de vigtigste funktionstaster at kende til
her, men i mange tilfælde har man brug for også at vide, hvordan man kan forbedre
sin søgning eller få mange resultater af den rigtige slags i den rigtige rækkefølge. Her
følger en række tegn, som man kan bruge i forespørgsler og som har forskellig effekt
på forespørgselsresulaterne.
tegn funktion Beskrivelse eksempel
!= forskellig fra finder poster (resultater), der er forskellig
fra den indtastede værdi.
> større end finder poster, der er større end den
>= større end
eller lig med
indtastede værdi.
finder poster, der er større end eller lig
med den indtastede værdi.
< mindre end finder alle poster, der en mindre end den
8
finder alle resultater der er
større end 8.
>=8
finder alle resultater med
8 og derover.

% udefineret
tegnrække
finder alle poster, som svarer til den
indtastede værdi, hvor et eller flere tegn
til højre eller venstre ikke er defineret
J%
F Ø N I X
finder f.eks. Jensen,
Johanssen, Jansen osv.
%sen
finder f.eks. Andersen,
Jensen, Petersen osv.
Større end, lig med eller mindre end kan også anvendes i felter, hvis indhold er
baseret på bogstaver, hvis man husker at anvende anførselstegn omkring indholdet i
søgningen. Når indholdet er bogstaver er det den alfabetiske rækkefølge, der sigtes
på. F.eks. vil en søgning på

8.5. Rullemenuer
F Ø N I X
I søgefeltet øverst kan man blot ved at
skrive hele eller dele af navnet (f.eks.
I) og trykke retur ↵ indsnævre listen til
alt der begynder med I. Man kan også
som her søge på %græsk. Klik herefter
på ”søg”-knappen.
Søgningen viser nu de to resultater fra
listen, hvori græsk indgår. Klik på
”OK”-knappen, tryk retur ↵, F9 eller
dobbeltklik på resultatet for at sætte
indholdet direkte ind i det felt, som
søgningen begyndte i.
Man kan forlade værdilisten ved enten
at trykke på , eller ved at trykke på
ESC ligesom i andre Windows standard
programmer. Bemærk at du ikke kan
forlade en værdiliste ved at trykke på
Nogle felter udfyldes ved at vælge en fast værdi, der hentes fra en rullemenu, der
folder sig ud fra feltet.
F4.
I dette eksempel fra det nye eksa-
menssystem, kan felterne udfyldes
med værdierne ”uopd.”, ”Fase 1” eller
”Fase 2”. Rullemenuen folder sig ud
når man klikker på den lille pil med
musen eller bruger tasterne som vist
nedenfor.
22

F Ø N I X
Når rullemenuen er foldet ud, kan man
se, hvilke værdier man har at vælge
mellem. ”Fase 1” står i selve feltet,
fordi det er den, der er valgt. Vil man
vælge en anden værdi klikker man på
den og rullemenuen lukkes med den
nye værdi i feltet.
Selvom rullemenuerne virker meget grafiske og derfor appellerer til brug af musen, er
det også muligt at arbejde med rullemenuerne ved hjælp af tastaturet. Her er en
oversigt over de tastaturfunktioner, der knytter sig til rullemenuerne.
pil op peger på den foregående værdi på rullemenuen
pil ned åbner rullemenuen / peger på den næste værdi på rullemenuen
tab lukker rullemenuen og går videre til næste felt
shift+F10 indsætter den valgte værdi i feltet uden at lukke rullemenuen
esc lukker rullemenuen uden at indsætte noget nyt
retur ↵ / F9 indsætter den valgte værdi og lukker rullemenuen
8.6 F1 - hjælp
Ved at taste F1 fra menubilledet kommer man til søgebilledet, hvor man kan søge på
menupunkter, skærmbilleder og funktioner i hele FØNIX. Billedet kan først åbnes med
F1, når et delsystem er valgt, og delsystemets menu har åbnet sig i højre
navigationsvindue.
9. Systemmeddelelser, fejlmeddelelser og fejlmelding
Der søges almindeligt med F1 og F2.
I det daglige arbejde med FØNIX kommer systemet af og til med meddelelser i
såkaldte ”pop-up”-bokse. En typisk meddelelse kan f.eks. være:
23

F Ø N I X
ill: meddelelse der spørger om man
vil gemme de ændringer, man har
foretaget.
Ovenstående meddelelse er ikke en fejl, men skyldes, at man har forsøgt at gå videre
og forlade et skærmbillede uden at have gemt de ændringer, man har foretaget.
Svarer man ”ja” gemmes ændringerne, og man forlader skærmbilledet.
Svarer man ”nej”, forlader man også skærmbilledet, dog uden at gemme de
ændringer, man har lavet.
Klikker man ”annuller” forvinder boksen, og man forbliver i skærmbilledet.
Det kan dog også ske, at man får en egentlig fejlmeddelelse, der kan se således ud:
ill: En ’rigtig fejlmeddelelse.
Hvis man støder på denne eller andre fejlmeddelelser og ikke kan komme videre med
sit arbejde, må man lave en fejlmelding. Fejlmeldingen skal sendes til IT-service på e-
postadressen it-service_@_adm.ku.dk, men for at IT-service kan arbejde videre med
at løse problemet, er det nødvendigt at huske et par ting.
Fejlmeldingen skal indeholde
et ”screen-dump” af fejlmeddelelsen
nummeret på det skærmbillede, som fejlen opstod i
kort beskrivelse af, hvordan fejlen opstod (hvad gjorde jeg?)
hvis det er muligt også gerne et konkret eksempel (f.eks. et personnummer), der
udløste fejlen
(Se 13.3)
10. Hvordan man…
Her følger en kort opsummering af, hvordan man foretager de mest almindelige
handlinger i FØNIX.
.. opretter en ny post
placer markøren i et tomt felt i en tom post. Hvis det er muligt at indtaste i
24

dette felt, vil det nu blive hvidt. Hvis der ikke er en tom post, kan man
indsætte en tom post ved at trykke på F5 eller klikke på knappen
F Ø N I X
indtast data i postens felter (evt. i flere poster – man kan bladre ned til en ny
tom post med pil ned.
tast F9 for at gemme ændringerne
.. sletter en post
placer markøren i et felt i den post, der skal slettes og tast shit+F5.
tast F9 for at gemme ændringerne.
.. laver en forespørgsel (søgning) efter ét præcist kriterium
placer markøren i det felt, som søgekriteriet findes i.
tast F1 for at starte forespørgsel.
indtast den værdi, der skal søges efter, f.eks. et navn.
tast F2 for at udføre forespørgsel.
hvis der er flere resultater, brug da pil ned til at bladre i resultaterne.
.. laver en forespørgsel (søgning) med brug af forespørgselstegn
placer markøren i det felt, som søgekriteriet findes i.
tast F1 for at starte forespørgsel.
indtast værdier, der skal søges efter inkl. et eller flere forespørgselstegn,
f.eks. for et eller flere ukendte bogstaver.
tast F2 for at udføre forespørgsel.
hvis der er flere resultater, brug da pil ned til at bladre i resultaterne.
.. viser samtlige poster
placer markøren i den blok, hvor man vil se alle poster.
tast F1 for at starte forespørgsel.
tast F2 (uden søgekriterier) for at udføre forespørgsel
brug pil ned til at bladre i resultaterne
.. laver et screendump til fejlmeddelelser
Åben det vindue eller det skærmbillede, som du gerne vil ”fange”.
Tryk samtidigt på tasterne Alt og Print Screen på tastaturet.
En kopi af skærmbilledet ligger nu i computerens hukommelse.
Åben nu en tom e-post og placer markøren i indholdssiden.
Tryk samtidigt på Ctrl og v for at indsætte skærmbilledet fra computerens
hukommelse.
25

11. Udskrifter fra FØNIX
F Ø N I X
Det kan af og til være nødvendigt at udskrive data fra FØNIX til en printer. Dette kan
grundlæggende ske på to måder. Man kan enten udskrive et skærmbillede, eller man kan
”generere en rapport,” dvs. begynde en egentlig udskrift af data fra FØNIX. En rapport kan
f.eks. være lister over studerende, studieelementer, eksaminer el. lign.
11.1. Udskrift af skærmbilleder
En udskrift af et skærmbillede kan bruges til dokumentation af et enkelt opslag,
som det ser ud på skærmen, dvs. at kun det, der kan ses på skærmen kommer
ud på papiret. Udskrift af skærmbilleder kan f.eks. bruges i forbindelse med
sagsbehandling af personsager.
Hvis man vil udskrive et skærmbillede kan man anvende menuliniens ”udskriv”-
funktion eller klikke på knappen
I den dialogboks, der kommer frem, vælger man printer og papirformat mv.
FØNIX anvender som udgangspunkt Windows-standardprinteren, og udskrifter
foregår i øvrigt som i Windows.
11.2. Udskrift af rapporter
For at kunne udskrive en rapport, kræves det, at rapporten er oprettet i
systemet. Rapporterne ligger side om side med skærmbillederne i FØNIX-
menubilledet. Skærmbilleder og rapporter kan kendes fra hinanden på deres
navn: skærmbilleder (Forms) hedder noget med FRM, mens rapporter hedder
noget med RAP.
Alle rapporter udskrives og gemmes som pdf-filer, der vises i Adobe Acrobat
Reader. En rapport åbner i et selvstændigt skærmbillede og der kan arbejdes
videre i Fønix uafhængigt af rapporten.
(se: 13.2)
Udskrifter fra menuer
Når man vælger en udskrift fra menuen, får man et såkaldt parameterbillede,
hvor printer er valgt som default. Det er ikke muligt at vælge printer her - hvis
man skriver rapporten ud til printer vælges automatisk pc’ens standardprinter.
26

.
Udskrifter fra skærmbilleder
F Ø N I X
I mange skærmbilleder er der mulighed for at trække en rapport. Der findes to
typer af udskrifter:
1. Udskrift der viser de oplysninger, der allerede er fremsøgt i skærmbilledet.
2. Udskrift hvor der er mulighed for at angive flere oplysninger via et
parameterbillede.
Ved den første type af udskrift med data fra skærmbilledet får man følgende
valgmulighed:
Igen skal her vælges ’Skærm’, hvis man ønsker en anden printer end
standardopsætningen på pc’en.
Hvis udskriften er af den anden type, vil man få et parameterbillede som ved
udskrift fra menuen, og her er mulighederne de samme.
27

11.3. Integration til Microsoft Office-pakken
F Ø N I X
Der er mulighed for at gemme en udskrift som PDF, Word eller Excel dokument.
Det gøres direkte fra parameterbilledet:
Der vælges at udskrive rapporten til ’Fil’.
Fil placering: Her skrives en velkendt sti, hvor
brugeren bagefter kan finde filen.
Format: Her kan vælges mellem følgende:
- PDF (adobe): Skrivebeskyttet fil, kan åbnes med
Adobe Acrobate Reader.
- RTF: Redigerbar fil, der kan åbnes med Word til
videre forarbejdning.
- TAB separeret: Kan åbnes fra Excell til videre
forarbejdning. Bemærk: Der forudsættes
kendskab til brug af Excell
Man får følgende bekræftelse på, at filen er
placeret i den valgte sti.
Hvis man har udskrevet en rapport til skærmen har man også mulighed for at
sende den med en mail. Man går ind i menuen Filer, Send – Side med e-mail.
28

Der næst kommer følgende pop-up frem, som
man trykker ok til:
Udskriften sendes som pdf-fil.
Til slut trykkes på knappen ’Rapport’.
F Ø N I X
En e-mail kommer frem og e-mailen sendes
automatisk fra brugerens personlige e-
mailadresse.
Man kan også sende udskriften som e-mail fra
udskriftsparameterbilledet:
Her vælges at udskrive rapporten til ’E-mail’.
’E-mail til’: Her skrives personens e-
mailadresse,
Mail-programmet Outlook åbnes, og man har mulighed for at skrive yderligere i
mailen.
Integrationen til Office-pakken betyder også at brugere, der har adgang til
Persongruppesystemet (GRP) nu kan importere eller eksportere data til/fra Excel
for en gruppe af studerende.
29

12. Generel E-mail funktion
F Ø N I X
I alle Fønix skærmbilleder med personnr.-felt findes også et e-mail ”pop up”-vindue. Via dette
e-mail-vindue kan man skrive og afsende en ad hoc e-mail, men også standard e-mail som
registreres/vedligeholdes centralt af delsystem-administratorer. Dette sker fx i GRP
(persongruppesystemet) under menu M4 ”E-mail administration”.
Fra personnr.-feltet hentes modtagerens e-mail adresse/r. Hvis det er et skærmbillede, hvor
der findes flere personnumre vil modtagerens e-mail-adresse blive hentet fra den række, hvor
markøren står. Afsenderens e-mail-adresse er generelt brugerens brugers egen e-mail-
adresse, men hvis der vælges standard-mail kan afsender-adressen være en anden.
E-mail-vinduet aktiveres ved at klikke på e-mail-ikonet i værktøjslinien øverst i
skærmbilledet. Dette ikon vil kun være aktiveret i skærmbilleder med personoplysninger.
12.1 Udførlig vejledning
Fra samtlige personrelaterede Fønix skærmbilleder er det muligt at afsende e-
mail.
Efter fremsøgning af data kan man klikke på e-mail-knappen, hvorefter e-mail-
billedet bliver vist.
30

F Ø N I X
Her vises e-mail-adresse(r) for den fremsøgte person samt afsenders e-mail-
adresse. Det er nu muligt at skrive en ad hoc mail eller vælge en standard mail
fra ”drop down”-menuen. De standard-mails der vises her, er registeret i
skærmbilledet ADB_FRM11 (findes i GRP delsystemet under menu M4 ”E-mail
administration”) pr. delsystem, således at man kun kan vælge mellem relevante
standard-mails.
OBS! Hvis den pågældende både er studerende og ansat hentes begge mail-
adresser!
Hvis man vælger en ”standard e-mail” vil denne blive vist med evt. ”flettede
felter.” Man kan altid modificere i teksten.
31

Hvis man ønsker at vedhæfte en fil gøres dette ved at skrive stien til
dokumentet, eller fremsøge filen via en filbrowser.
F Ø N I X
OBS! Det er kun muligt at vedhæfte filer af flg. typer: doc, rtf, txt, pdf, xls.
12.2 Afsendelse via Fønix mail
32

F Ø N I X
Afsendelse af e-mail via Fønix foregår ved at klikke på ”Send” knappen. Bemærk
at e-mailen ikke lagres i afsenderens ”sendt post.” I stedet gemmes de i en tabel
i Fønix databasen.
Afsender er brugerens egen e-mail adresse, men man kan angive en anden e-
mail adresse på en fælles mailkonto. Hertil vil eventuelle meddelelser vedrørende
problemer med afsendelse af e-mailen også blive returneret.
12.3 Afsendelse via Outlook
Man kan også vælge at afsende e-mailen via Outlook:
Outlook e-mail aktiveres ved at ”klikke” på ”Send via Outlook” knappen:
33

F Ø N I X
E-mailen gemmes i afsenderens ”Sendt post” mappe! Når man sender via
Outlook kommer ens egen autosignatur også med. Hvis man bruger en anden
afsender-e-mail end ens egen, skal man have rettighed til at ”sende på vegne af”
til e-mail-kontoen.
ScanJour-brugere har mulighed for at journalisere e-mailen i ScanJour.
13. Ting man ikke skal tage sig af
FØNIX er et stort og kompliceret system, som mange har arbejdet på. Samtidig har der ikke
altid været tilstrækkelig tid til at finpudse alle detaljer, og det har ofte været nødvendigt at
prioritere hårdt mellem opgaverne. Det betyder alt sammen, at brugeren af FØNIX vil opleve,
at der er ting i FØNIX, der ikke er, som de burde eller kunne være. Dem har vi valgt at samle
her som en lille oversigt over ting i FØNIX, der ikke er som man kunne ønske det, men som
man på den anden side nok må leve med en tid endnu. Efterhånden som disse kendte
uhensigtsmæssigheder og små-fejl bliver rettet, vil de blive fjernet fra den opdaterede liste.
34

13.1 Titellinie med databaseangivelse
F Ø N I X
I titellinien i Windows-vinduet fremgår det bl.a., hvem der logget ind og, hvilken
database, der er åben.
13.2 udskriftsprocedurer
Bemærk dog, at det ikke er det sidste
ord, som angiver den valgte database,
men i stedet databasen angivet efter ens
initialer. Uanset hvilken database, man er
logget ind på, står ”PROD” til slut.
Ved udskrift af rapporter fra de forskellige delsystemer i FØNIX kan man komme ud
for flere forvirrende ting. For det første kommer man ofte til at vælge printer flere
gange i processen, ligesom man også skal vælge printer, selvom man måske kun vil
have vist udskriften på skærmen. For det andet kan de dialogbokse, man bruger til at
specificere indholdet i udskriften også være bygget meget forskelligt op:
Enkelte udskrifter, f.eks. eksamensbeviser udskrives til MS Word. Det vil sige, at når
man vælger at udskrive rapporten, åbnes MS Word og teksten sættes ind i et nyt
Word-dokument. Herfra kan det så udskrives eller gemmes. Ved disse rapporter er
det derfor nødvendigt at MS Word er installeret. Det samme gælder i øvrigt brug af
designdokument-hjælpen i værktøjslinien.
13.3 Ændring af standardopsætning
De fleste udskrifter ser pæne ud med standardopsætningen fra Acrobat Reader, men
der er mulighed for selv at styre udskriftsindstillingerne. Når man vælger udskriv
fremkommer følgende vindue:
35

F Ø N I X
Her fjerner man eventuelle markeringer og sætter ’Sideskalering’ til ’Til’. Man kan
komme ud for at udskrifter der i forvejen går helt ud til kanten vil blive beskåret.
Problemet meldes ind til Brugerservice.
13.3. Rækkefølge og navngivning af skærmbilleder
Adgangen til skærmbilleder og menuer ligger nederst i træstrukturen. De er på den
måde tematisk ordnede i forholdt til modulets eller menuens navn og funktioner,
men her hører den helt åbenlyse orden også op.
Helt generelt kan man sige om navngivningen, at den ikke altid er den mest sigende.
Det sker, at navnene er lidt for lange til vinduet og det er også vanskeligt at få
forklaret indholdet og forskellene mellem skærmbillederne på så lidt plads. Ofte må
man derfor ty til de mere tekniske navne for at holde dem adskilt fra hinanden.
Princippet i navngivningen er, at første del af navnet viser, hvilket delsystem
skærmbilledet/rapporten kommer fra, f.eks. IND eller RES. Anden del af navnet viser
om det er et skærmbillede (FRM=Form=skærmbillede, RAP=rapport) og nummeret
identificerer det enkelte skærmbillede. Som det ses kan skærmbilleder fra et
36

F Ø N I X
delsystem godt optræde i et andet delsystem. Det skyldes, at man af og til kan have
brug for oplysninger fra et andet delsystem, mens man arbejder med en konkret
opgave.
Nummereringen sker fortløbende som skærmbilleder og rapporter bliver til. De
laveste numre er altså de ældste. Dette princip er dog ikke specielt instruktivt for en
bruger, og da rækkefølgen på skærmen ofte end ikke er kronologisk, kan det af og til
være svært at finde et skærmbillede, hvis man ikke kan huske, hvor det befinder sig.
Af samme årsag er introduktionerne til de enkelte delsystemer nederst forsynet med
en sti, der angiver, hvor skærmbilledet eller rapporten er placeret.
13.4 FØNIX-terminologi
Der har som nævnt været mange involveret i at udvikle FØNIX. Derfor har det været
svært at holde en helt ensartet terminologi i og omkring systemet; forskellige
studieadministrative gloser har blandet sig med forskellige EDB-tekniske termer.
Realiteten er dog, at der i virkeligheden er marginal eller slet ingen forskel på mange
ord og begreber. Her et par eksempler:
Registrere og initialisere og inddatere er forskellige ord for at oprette.
Forespørgsel betyder søgning.
Generere betyder at skabe noget (f.eks. en rapport der udskrives).
Opdatere betyder at ændre noget.
Eksemplerne er mange og generelt kan man kun sige, at ved brug af lidt intuition og
sund fornuft skulle det ikke være umuligt at overkomme.
14. Fejl, spørgsmål og problemer
Når der opstår fejl, spørgsmål eller problemer med FØNIX, kan man henvende sig til
Brugerservice i IT-afdelingen. Denne er bemandet mandag til torsdag fra kl. 8-16 samt fredag
fra kl. 8-15, og man kan kontakte brugerservice telefonisk eller pr. e-post. Hvis man benytter
e-post, så husk anvisningerne fra afsnit 9 (Systemmeddelelser, fejlmeddelelser og fejlmelding)
om, hvad en sådan skal indeholde.
Københavns Universitet
IT-afdelingen
Nørregade 10
Telefon (bruger-service): (353) 22700
37

e-post (bruger-service): it-service@adm.ku.dk
Læs mere om FØNIX og find introduktioner til delsystemerne på internetadressen
http://www.ku.dk/sa/Foenix/
F Ø N I X
38