Ikke navngivet - Københavns Universitet

K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T
Hovedsamarbejdsudvalget
M Ø D E R E F E R A T - F O R H Å N D S G O D K E N D T
Forum: Hovedsamarbejdsudvalget
Møde afholdt: 19. september 2007
Sted: Udvalgsværelse 1
Referent: Ingrid Skovsmose
Til stede
Fra ledelsessiden:
Rektor Ralf Hemmingsen (formand), universitetsdirektør Jørgen Honoré, dekan
Nils O. Andersen (Nat)prodekan Mogens Flensted-Jensen (biovidenskab),
dekan Sven Frøkjær (Farma), dekan Steffen Kjeldgaard-Pedersen (Teo), prodekan
Birgitte Nauntofte (Sund), dekan Kirsten Refsing (Hum), dekan Troels
Østergaard Sørensen (Samf).
Fra medarbejderside:
Poul Erik Krogshave (næstformand, TL), Marianne Ager (suppl. 3F), Ole Bested
(Dansk Metal), Ditlev Jan-Finn Ditlevsen (COII), Gitte Kornum
(DJØF/AC-TAP), Ingrid Kryhlmand (HK-Kontor), Lone Landgreen (FFT),
Ulla Dahl Lindberg (HK-Lab), Joan Lykkeaa (HK-Lab), Anders Milhøj
(DJØF/VIP), Mogens Holst Nissen (FAS), Lars Palmgren-Salomonsson
(Dansk Metal), Thomas Vils Pedersen (DM/VIP), Henrik Prebensen
(DM/VIP), Leif Søndergaard (DM/VIP).
Fraværende med afbud: prorektor Lykke Friis, Elsebeth Andersen (3F), dekan
Henrik Dam (Jura), dekan Per Holten-Andersen (Biovidenskab).
Rektor indledte mødet med at byde velkommen til nyt medlem for AC-TAP,
Gitte Kornum, der afløser Sissel Rendrup Johansen. Han ønskede samtidig at
takke Sissel for det store arbejde hun har ydet i HSU, hvor hun har vist et stort
2. OKTOBER 2007
HSU/HR & ORGANISATIONSUDVIKLING
NØRREGADE 10
POSTBOKS 2177
1017 KØBENHAVN K
TLF 35 32 26 26
DIR 35 32 27 90
FAX 35 32 28 42
isj@adm.ku.dk
www.ku.dk
REF: ISJ

engagement på HSU-møder og i arbejdsgrupper til gavn for medarbejderne på
KU.
Rektor bød desuden velkommen til to nye vicedirektører, der deltager i deres
første HSU-møde: vicedirektør for Økonomi og Personale: Antonino Castrone
og Niels Wendelboe, vicedirektør for HR og Organisationsudvikling. Begge
vil hyppigt deltage i HSU´s møder på baggrund af deres faglige ekspertise, og
HSU ser frem til et godt og konstruktivt samarbejde med dem begge.
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt uden kommentarer, men med den bemærkning, at
referat fra mødet 21. juni 2007 var godkendt elektronisk i hht. HSU´s forretningsorden.
2. Aktuel økonomi
2.1 Status for budget 2007 – kvartalsrapport 2. kvartal 2007
Rektor fortalte indledningsvis, at kvartalsrapporten for 2. kvartal viser et bedre
resultat end forventet, og det skyldes i høj grad det betydelige arbejde, der er
udført i dialog mellem den øverste ledelse og fakulteterne for at skabe et realistisk
billede af forventninger til forbrug i 2007. Opgørelse vedr. fusionsbudgettet
viser, at udgifter til fusionen kan holdes pænt indenfor det samlede fusionsbudget,
og der er ikke tegn på at budgettet vil overskride rammen.
Antonino Castrone sagde, at kvartalsrapporten for 2.kvartal tyder på, at universitetet
i stedet for et underskud på 88 mio.kr. forventer at få et overskud på
40,8 mio.kr., inkl. forbrug fra fusionsbudgettet. I forbindelse med de møder der
er afholdt mellem ledelse og fakulteter er indarbejdet en korrektion på 71
mio.kr. af det forventede underskud på 30,2 mio.kr, således at den samlede
prognose bliver et overskud på 40,8 mio.kr. De samlede indtægter er 125
mio.kr. højere end forventet i 1. kvartal. De samlede udgifter er også steget,
men i mindre grad end indtægterne. Universitetets likviditet er faldet en smule,
men er fortsat fin.
Poul Erik Krogshave sagde, at det ser ud til at være et tilfredsstillende resultat
for universitetet, med en forbedring på 130 mio.kr. Han spurgte, hvorfor løn-
og driftsomkostninger ved årets udgang vil blive lavere end budgetteret. Antonino
Castrone svarede, at prognosen er baseret på de oplysninger der er indkommet
på opfølgningsmøder med fakulteterne. På fakulteterne har der været
prognosticeret forsigtigt, og forbrugstallene er derefter korrigeret efter 2. kvartal.
Poul Erik Krogshave sagde, at det må betyde, at der er plads til udvidelse
af lønudgifterne. Rektor svarede, at bestyrelsen har besluttet at evt. overskud
fra 2007 skal anvendes til hurtigere afvikling af udgifter til fusionen. Et overskud
betyder dermed, at universitetet relativt hurtigt kommer tilbage til det
økonomiske udgangspunkt før fusionen.
Henrik Prebensen ønskede forklaring på posten ”KU Diverse” i Bilag 2. Det
ser ud til, at 4/5 af mindre udgiften i den post ligger på løn. Jørgen Honoré
SIDE 2 AF 8

svarede, at ”KU diverse” er en reguleringspost, hvor man samler forskellige
aktiviteter, primært eksterne. Der er således ikke tale om konkret bemanding af
direkte relevans for KU.
Ulla Lindberg spurgte, hvorfor der har været lavere forbrug end forventet på
løn i 2. kvartal. Jørgen Honoré svarede, at det skyldes, at der havde været forventning
om, at kunne sætte nye projekter og opgaver i gang hurtigere. I stedet
vil udgiften til løn formentlig først stige i 3. og 4. kvartal.
2.2 Perspektiver for Finanslovsforslag 2008
Rektor fortalte, at universitetet oplever, at der er afstand mellem de udmeldinger
ministeriet kommer med offentligt omkring øgede bevillinger til forskning
og uddannelse, og de konkrete bevillinger universitetet modtager via Finansloven.
Det skyldes bl.a. at der sker modregninger, f.eks. reduktion i STÅ og taxameter.
Alt i alt betyder finanslovsforslaget for 2008 en udvidelse i forhold til
2007 på 25 mio.kr.
Antonino Castrone fortalte, at de 25 mio.kr. svarer til en budgetforøgelse på
0,6% i forhold til 2007. Der er gennemført en 2 %´s reduktion på uddannelsestakster,
forskning og øvrige formål. Uddannelsestilskuddet reduceres således
med ca. 23 mio.kr. og der er allerede sidste år varslet yderligere reduktion de
kommende år. Øvrige indtægter afhænger af universitetets egen indsats, f.eks. i
forhold til at skaffe midler til globaliseringsaktiviteter. De fleste poster er øremærkede
til specifikke formål. Betingelserne for at opnå disse midler er endnu
ikke udmeldt.
Poul Erik Krogshave sagde, at universitetet naturligvis skal være glade for de
ekstra 25 mio.kr., men man må ikke glemme at der er tale om en nettobesparelse,
hvor man kan frygte, at der reelt kommer færre midler fordi universiteterne
skal konkurrere om flere midler. Rektor svarede, at universitetet sandsynligvis
vil være i stand til at tiltrække f.eks. globaliseringsmidler i et omfang,
der sikrer universitetets økonomi. Men det er klart en udfordring, når universitetet
i stigende omfang skal basere dets virksomhed på eksterne midler. Jørgen
Honoré sagde, at universitetet bestemt skal være opmærksom på den problematik.
Det er vigtigt, at KU tager bestik af realiteterne, og ikke lægger budget
efter det der bliver sagt i pressen. Han understregede, at KU´s ledelse skal være
meget opmærksomme på, hvor og i hvilket omfang der kan hentes midler
eksternt til finansiering af vore aktiviteter. Mogens Flensted-Jensen var enig i,
at eksterne midler er væsentlige for KUs virksomhed, men gjorde opmærksom
på, at det koster at få eksterne midler bl.a. på grund af krav om medfinansiering.
Desuden kan universitetet ikke finansiere uddannelse og undervisning via
eksterne midler. Derfor er der et reelt problem. Thomas Vils Pedersen opfordrede
til, at det budskab formidles bredt på universitetet, da der ellers vil være
en klar forventning om, at der nu kan ske reel udvidelse af aktiviteter. Rektor
svarede, at det f.eks. må indgå i formidlingen af budgettet for 2008.
Ingrid Kryhlmand sagde, at der i forbindelse med evt. udvidelse af aktiviteter
også skal tages hensyn til det administrative område, hvor mange medarbejde-
SIDE 3 AF 8

e forlader universitetet. KU oplever i stigende grad vanskeligheder med at
både tiltrække og fastholde medarbejdere, og der bør derfor ses nærmere på
den problematik. Rektor svarede, at ledelsen må manøvrere meget præcis i
forhold til, hvor mange administrative medarbejdere, der er behov for i relation
til de gennemførelse af de aktiviteter der lægges op til i strategien. Ledelsen er
opmærksom på at skabe gode arbejdsvilkår og på at have de ressourcer, der er
behov for, men der er fortsat krav fra bestyrelsen om der skal findes besparelser
på 12 % på udgifterne til administration, og den ramme skal holde.
Anders Milhøj spurgte om der i budgettet er taget højde for at P/L-reguleringen
på 2,7 % måske ikke kan dække de øgede udgifter til lønninger, som han forventede
ville blive resultatet af de kommende overenskomstforhandlinger.
Rektor svarede, at det ikke er muligt at indregne den type forventninger.
Leif Søndergaard spurgte, om KU har en plan for dækning af udgifter i forbindelse
med myndighedsbetjening, når garantien falder væk om 1½ år. Rektor
forklarede, at universitetet har myndighedsbetjening på Life og på Center for
Sprogteknologi. De aktiviteter der hører hjemme på Life har en anden status,
idet disse er indlejret i Life før KVL fusionerede med KU. Der forhandles omkring
finansiering, hvor der sigtes på at indgå en flerårsaftale om finansiering
af myndighedsbetjening.
Herefter afsluttede HSU behandlingen.
3. Status for fusion
Rektor fortalte, at der er afholdt statusmøde vedr. de tværfaglige temapakker,
og mødet viste, at der var fremdrift og vilje til at skabe en god fremadrettet
platform for faglige initiativer på tværs af KU. Fusionssekretariatet blev nedlagt
med udgangen af august måned, da aktiviteterne fremover skal forankres i
den almindelige organisation.
Poul Erik Krogshave sagde, at fusionsprocessen har været på HSU´s dagsorden
gennem det seneste år, og han konstaterede, at processen er forløbet rimeligt
tilfredsstillende. Han gjorde opmærksom på, at de seneste års mange organisations-
og strukturændringer kan være en belastning for medarbejderne, og opfordrede
til, at ledelsen er bevidst om dette, og ikke sætter nye ændringer i
gang før der har været mulighed for at opsamle erfaringer med den nye organisation.
Rektor svarede, at ledelsen vil gennemføre de ændringer, der resterer i
forhold til bl.a. it-området, men ellers er han enig i synspunktet.
4. Universitetets Udviklingskontrakt 2008-10
Rektor fortalte, at udviklingskontrakt 2008-10 er udformet i forhold til de krav
der er stillet af MVTU. Ministeriet meddelte lige før sommerferien, at det ønskede
at indgå nye kontrakter med universiteterne. Kontrakten har været til
høring på fakulteterne og blandt bestyrelsesmedlemmer. På dette møde er det
vigtigt, at få HSU´s kommentarer til udviklingskontrakten inden den sendes til
bestyrelsen. Det er særligt interessant, om HSU kan tilslutte sig resultatmål 17
om KU som attraktiv arbejdsplads. Dette mål er en udvidelse i forhold til de
SIDE 4 AF 8

krav der er stillet af ministeriet. Universitetet har skønnet at det er væsentligt at
have et resultatmål der omhandler medarbejderne.
Poul Erik Krogshave kunne tilslutte sig ønsket om at fremhæve universitetet
som attraktiv arbejdsplads, og markere dette ved at lade det indgå i en udviklingskontrakt.
Det er vigtigt, at KU signalerer at der skal arbejdes på at sikre
KU som en god og attraktiv arbejdsplads. De opstillede mål herfor kan diskuteres.
Han fandt det eksempelvis ikke afgørende at der ikke tidligere havde
været en decideret HR-afdeling. Det alene ville næppe skabe en attraktiv arbejdsplads.
I stedet burde udviklingskontrakten sætte fokus på forbedring af
løn, arbejdsmiljø og omgangsformer for at skabe en arbejdsplads hvor medarbejderne
finder det attraktivt at arbejde. Han anbefalede desuden, at medarbejderundersøgelsen
fremrykkes til 2008, i stedet for som planlagt i 2009. Rektor
svarede, at ledelsen naturligvis lægger vægt på at skabe et godt arbejdsmiljø,
og at skabe betingelser, der gør det muligt at tiltrække og fastholde gode medarbejdere.
Men i forhold til en udviklingskontrakt er det vigtigt at komme med
konkrete mål, som f.eks. at etablere en HR-afdeling.
Leif Søndergaard sagde, at medarbejdersiden er glade for at resultatmål 17 om
attraktive arbejdspladser er kommet med i udviklingskontrakten, og at KU dermed
fastholder mål omkring personalepolitik. I henhold til mål fandt han det
væsentligere at KU vil udarbejde og følge en HR-strategi, end at der etableres
en HR-afdeling. Han ville desuden foreslå, at etablering af incitamentsstrukturer
til fastholdelse af medarbejdere blev fastlagt som et mål. Under Milepæle
2008 bør ske identifikation af de incitamenter, der fastholder allerede
ansatte medarbejdere. Medarbejderundersøgelsen der er nævnt under 2009 bør
flyttes til 2008. I 2009 kan man desuden beslutte at revidere personalepolitikken
med
henblik på at indarbejde erfaringerne fra incitamentsstrukturer. Rektor svarede,
at udviklingskontrakten hverken kan eller skal indeholde en udtømmende beskrivelse
af de aktiviteter KU ønsker at tage fat på og prioritere. Udviklingskontrakten
er en kontrakt mellem KU og ministeriet, og skal dermed indeholde
punkter, vi ønsker at blive målt på. De forslag medarbejderne stiller hører mere
naturligt hjemme i handlingsplanen til universitetets strategi. Det nedtoner ikke
værdien, at de indgår i strategien i stedet for i udviklingskontrakten. Der er blot
tale om forskellige sammenhænge, hvor der vægtes forskellige elementer.
Rektor bad derefter Niels Wendelboe kommentere forslaget om at gennemføre
medarbejderundersøgelsen i 2008 i stedet for i 2009. Niels Wendelboe sagde,
at der lægges op til at gennemføre en fysisk og psykisk APV i 2008. Den medarbejderundersøgelse
der optræder i Udviklingskontrakten skal afdække noget
andet end det der vil være omfattet af en APV. Denne undersøgelse bør omvendt
bygge på resultaterne af især den psykiske APV, og dermed gennemføres
i 2009.
Ingrid Kryhlmand støttede forslag om, at etablering af en HR-afdeling tages ud
af kontrakten, og erstattes af større fokus på en HR-strategi. Hun foreslog desuden,
at etablering af en serviceenhed for ansættelse af udenlandske forskere
SIDE 5 AF 8

flyttes til resultatmål 2. Rektor fandt det væsentligt at etablering af HRafdelingen
indgik som mål i kontrakten. Ministeriet forudsætter at universitetet
sætter meget konkrete og målbare mål.
Thomas Vils Pedersen anbefalede, at der blev taget hensyn til de forskellige
læsere af kontrakten. For medarbejderne er det knapt så interessant at der etableres
en HR-afdeling, som hvis der i kontrakten står, at KU vil udforme en ny
personale- og lønpolitik. Sidstnævnte er undervejs, og det er samtidig et meget
konkret mål. Rektor svarede, at det mente han ikke ville blive godkendt af ministeriet.
Joan Lykkeaa kunne ikke se balancen i det skrevne forslag, da hun
fandt det langt mere detaljeret at der etableres en serviceenhed, end at der etableres
incitamentsstrukturer for fastholdelse af medarbejdere.
Rektor sagde, at udviklingskontrakten skal indeholde de mål vi vil forpligte os
til overfor ministeriet, og som Rigsrevisionen kan vurdere om vi har overholdt.
Poul Erik Krogshave fandt det sandsynligt at VTU ville finde det væsentligt at
formulere en personalepolitik og respektere de mål, der defineres. F.eks. lægges
der i cirkulære om samarbejdsudvalg i staten vægt på at udviklingskontrakten
er drøftet i samarbejdsudvalget.
Ditlev Jan-Finn Ditlevsen sagde, at regeringen i sit treparts-forlig i foråret netop
forpligtede sig til personalepolitiske mål.
Thomas Vils Pedersen mente ikke der var sammenhæng mellem overskriften
til resultatmål 11 og indholdet. Overskriften hedder ”Kvalitet i undervisning”,
mens indholdet drejer sig om evaluering af undervisning. Evaluering medfører
ikke i sig selv kvalitet i undervisningen. Han ville derfor foreslå, enten at ændre
indholdet så det svarede til overskriften, eller omvendt. Rektor svarede, at
man kunne overveje at ændre overskriften så den dækkede indholdet. Thomas
Vils Pedersen foreslog, at kontrakten kom til at omhandle, hvordan universitetet
vil arbejde for at forbedre kvalitet i undervisningen. Rektor svarede, at universitetet
ikke skal lave mål hvor ministeriet kan måle os på undervisningskvalitet.
Det er væsentligt for KU at kontrakten ikke indeholder mål, der kan kædes
sammen med bevillinger.
Rektor takkede herefter for HSU´s kommentarer og forslag. Der vil i videst
muligt omfang blive taget hensyn til disse kommentarer i den version der fremlægges
for bestyrelsen.
5. Campusplan2007 og orientering fra HSU´s Campusudvalg
Rektor fortalte, at campusplan2007 har været behandlet i diverse fora, bl.a.
HSU´s Campusudvalg inden den nu ligger klar til bestyrelsen. Campusplan2007
er arbejdsgrundlaget for den kommende periode. Bestyrelsen har
først og fremmest fokus på den økonomiske ramme omkring planen, hvor der
bl.a. lægges vægt på, at KU får indhentet den huslejebesparelse der indgår i
SEA-aftalen. Tredje del af Campusplanen indeholder beskrivelse af de fremtidsrettede
aktiviteter, f.eks. på Nørre Campus, hvor der i løbet af en årrække
vil være behov for at forny laboratorier mv. Når denne del er med i Campus-
SIDE 6 AF 8

plan2007 skyldes det, at der allerede nu skal udarbejdes en finansieringsplan,
der skaber økonomisk mulighed for at realisere ombygninger og evt. nybyggeri.
Poul Erik Krogshave roste den nyeste version af Campusplan2007, der havde
et udmærket og informativt resumé. Medarbejdersiden var særligt tilfreds med,
at arbejdsmiljøforhold var indtænkt i planen. Det fremgår af planen, at en fuld
realisering af planerne afhænger af ekstern medfinansiering. Campusplanen er
i det hele taget ambitiøs, og planen skal følges nøje, for at undgå at universitetet
får økonomiske problemer. HSU´s medarbejderside har set en del af de tilbagemeldinger
fakulteterne og FSU´erne er kommet med, og kan tilslutte sig
de synspunkter de har fremsat.
Rektor sagde, at HSU´s Campusudvalg vil fortsætte, og udvalget vil dermed
fortsat kunne følge arbejdet med campusplanen tæt. Med hensyn til finansiering
bør der skelnes mellem de 400 mio.kr. der er afsat til flytninger i forbindelse
med fortætningen, og behovet for finansiering af øvrige ombygninger og
nybyggeri. De 400 mio.kr. kan ikke sikre et kvalitetsløft i det eksisterende
byggeri, men skal anvendes til det mest nødvendige i forbindelse med fortætningen.
Campusplan2007 skal udfoldes over flere år. Hvis der skal bygges nyt
skal der ses nærmere på gamle bygninger og deres anvendelighed. Det er ikke
tanken at skabe en nettotilvækst, heller ikke når der bygges nyt.
Leif Søndergaard sagde, at planen hurtigt bør formidles ud til medarbejderne
på en pædagogisk måde, for at undgå misforståelser af hvad der skal gennemføres
nu, og hvad der har en længere tidshorisont. Rektor fortalte, at campusplanen
vil blive præsenteret på hvert campusområde og i øvrigt være offentligt
tilgængelig på hjemmesiden i en kort, knapt så teknisk version, samt den samlede
version der er forelagt for bestyrelse og HSU.
Anders Milhøj fortalte, at der lokalt var bekymringer omkring økonomien i de
mange projekter, ikke mindst om der vil være behov for lokalt at finansiere
dele af omkostningerne til realisering af planerne. Rektor svarede, at brugerne
inddrages i det konkrete arbejde og stillingtagen til, hvordan pengene anvendes
lokalt. Det vil dermed være muligt at påvirke, hvordan midlerne anvendes, og i
hvilket omfang institutter mv. vælger at investere yderligere. Anders Milhøj
bemærkede, at der i planen er lagt op til ekstern finansiering med henblik på at
fastholde brugsret til bygninger i Indre By, der har betydning for universitetet.
Han var bekymret for, om der er fondsmidler nok til at dække det behov KU
har for at få finansieret sine ambitiøse planer. Rektor svarede, at KU vil forsøge
at være hurtigt ude med velbegrundede ansøgninger, der kan overbevise
fondene.
Rektor afsluttede derefter behandlingen idet han konstaterede, at HSU kan tilslutte
sig det videre arbejde med planen, men at udvalget har givet udtryk for
bekymring omkring økonomien, og ønsker at minimere antallet af gener for
medarbejderne.
SIDE 7 AF 8

6. Meddelelser
6.1 Status for arbejdet med personale- og lønpolitik
Steffen Kjeldgaard-Pedersen fortalte, at Personalepolitisk Udvalg har afholdt 4
møder, og har planlagt yderligere 3 i løbet af den næste måned. Foruden møderne
har udvalgets medlemmer været aktive i processen ved at de hver især er
kommet med forslag til emner/temaer der er væsentlige og har formuleret udkast
til de 10 vigtigste temaer. Udvalget vil tage stilling til, hvordan man bedst
sikrer at politikken bliver forankret hos medarbejdere og ledelse, og dermed
anvendt efter sit formål.
Poul Erik Krogshave sagde, at udvalget har sat gang i en proces, at han også er
optimistisk, og håber det er muligt at nå et resultat, men det er meget vigtigere,
at den nye personalepolitik kommer til at fungere for alle, end at blive hurtigt
færdige.
6.2 Orientering om pjece ”God adfærd i det offentlige”
Rektor foreslog, at temaer fra pjecen kan indgå i diskussioner der føres i HSU.
Poul Erik Krogshave sagde, at en del af pjecens temaer allerede har været
håndteret af HSU, f.eks. bibeskæftigelse. Andre temaer vil kunne trækkes frem
ved lejlighed.Rektor foreslog, at medarbejdersiden tager initiativ til en drøftelse
af enkelttemaer, når de finder behov for det.
6.3 Meddelelser fra CFU, Personalestyrelsen, Samarbejdssekretariatet
og SCKK
Rektor foreslog, at HSU´s formandskab udfylder besvarelse af spørgeskema
vedr. samarbejdsudvalgets rolle. Poul Erik Krogshave var enig.
6.4 Øvrige meddelelser
Jørgen Honoré fortalte, at der som følge af fusionen i øjeblikket arbejdes på
fornyelse af en række it-systemer: Scanpas indføres som personaleadministrativt
system, ØSS opgraderes og STADS skal indføres på hele KU, og dermed
erstatte Fønix. Mht. STADS er nedsat en projektgruppe, der har udformet en
række delprojekter som gennemføres på vej mod udrulning af STADS i midten
af 2009. Projektet skrider frem efter tidsplanen. Det er en stor sag, der involverer
mange mennesker, og påvirker mange medarbejderes hverdag.
7. Eventuelt
Henrik Prebensen spurgte om universitetet har modtaget en invitation til temadag
om forskeres kompetenceudvikling, og hvor opgaven i givet fald er forankret.
Niels Wendelboe svarede, at opgaven er forankret i PUMA/HR og Organisationsudvikling.
Mødet sluttede kl. 12.
SIDE 8 AF 8