Forslag til organisering og tidsplan for Følge op ... - Region Sjælland
Forslag til organisering og tidsplan for Følge op ... - Region Sjælland
Forslag til organisering og tidsplan for Følge op ... - Region Sjælland
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Forslag</strong> <strong>til</strong> <strong>organisering</strong> <strong>og</strong> <strong>tidsplan</strong> <strong>for</strong> <strong>Følge</strong> <strong>op</strong> <strong>og</strong> <strong>Følge</strong> hjem i <strong>Region</strong><br />
<strong>Sjælland</strong><br />
20.april 2012<br />
Der eksisterer en projekt<strong>organisering</strong> <strong>for</strong> det tværsektorielle samarbejde <strong>for</strong> FUI-projektet (Forebyggelse af<br />
Uhensigtsmæssige Indlæggelser), hvor der allerede er udviklet <strong>og</strong> implementeret tre versioner af følge-<strong>op</strong><br />
projekter i hhv. Køge, Holbæk <strong>og</strong> Slagelse-klyngerne (KøHS). Først beskrives FUIs <strong>organisering</strong>, herefter<br />
beskrives præmisser <strong>og</strong> principper <strong>for</strong> den fremtidige <strong>organisering</strong> <strong>og</strong> <strong>til</strong> sidst <strong>for</strong>slag <strong>til</strong> <strong>organisering</strong> <strong>og</strong><br />
<strong>tidsplan</strong>.<br />
Organiseringen af det eksisterende FUI med fokus på <strong>Følge</strong> <strong>op</strong> (KøHS).<br />
Organiseringen af FUI-nord er gengivet herunder:<br />
Det er kun de grønne kasser i oversigten, der vedfører <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> KøHS, <strong>og</strong> der<strong>for</strong> er det kun dem, som er<br />
relevant i denne sammenhæng. (Det samlede FUI-projekt har en bredere portefølje <strong>og</strong> arbejder <strong>og</strong>så med<br />
akutstuer, <strong>og</strong> der er en samlet reference- <strong>og</strong> styregruppe <strong>for</strong> FUI).<br />
Der er nedsat en fælles styregruppe <strong>for</strong> <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> KøHS, med medlemmer udpeget af de lokale<br />
projektarbejdsgrupper, <strong>og</strong> som alle har tværsektoriel repræsentation. Projektet har én fælles koordinator<br />
<strong>og</strong> projektleder, som <strong>og</strong>så varetager sekretariatsfunktionerne <strong>for</strong> grupperne <strong>og</strong> deltager i alle møder.<br />
D:\Adlib Express Server\Files\LENEJE_23052012145813187\fcs_3598674689.doc
Projekt<strong>organisering</strong>: Præmisser <strong>og</strong> principper<br />
<strong>Følge</strong>nde præmisser <strong>og</strong> principper ligger <strong>til</strong> grund <strong>for</strong> dette <strong>for</strong>slag <strong>til</strong> projekt<strong>organisering</strong>:<br />
1. Der skal <strong>for</strong>eligge implementeringsklare modeller <strong>for</strong> hhv. <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> i Roskilde, Næsted <strong>og</strong> Nykøbing<br />
Falster klyngerne (herefter: RoNNy), d.1. oktober <strong>og</strong> <strong>Følge</strong>-hjem i hele regionen 1. november.<br />
2. Organiseringen i FUI / <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> KøHS er grundlæggende set velfungerende <strong>og</strong> bibeholdes.<br />
3. Organiseringen af <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> RoNNy <strong>og</strong> KøHS skal så vidt muligt være parallelle.<br />
4. Organiseringen af <strong>Følge</strong>-hjem i hele regionen skal i udgangspunktet ikke være tværsektoriel, da der er<br />
tale om en indsats i sygehusregi, men det kan være relevant at sikre tværsektorielt kendskab <strong>til</strong><br />
ordningen, <strong>og</strong> den kan på sigt udvikles mere tværsektorielt.<br />
5. Det er afgørende at de to indsatser – <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> (KøHS <strong>og</strong> RoNNy) samt <strong>Følge</strong>-hjem - udvikles <strong>og</strong><br />
<strong>til</strong>passes hinanden løbende, idet de i vidt omfang supplerer hinanden.<br />
6. Det er væsentligt <strong>for</strong> processernes fremdrift, <strong>og</strong> ikke mindst <strong>for</strong> implementering <strong>og</strong> fastholdelse, at der<br />
prioriteres ledelsesdeltagelse i alle arbejds- <strong>og</strong> styregrupper.<br />
7. Projekterne er i vidt omfang overlappende, <strong>og</strong> det er der<strong>for</strong> væsentligt at én (alternativt ganske få)<br />
kompetent(e) person(er) er dedikerede <strong>og</strong> har ressourcerne <strong>til</strong> at løse projektledelses<strong>op</strong>gaven, på en<br />
måde der sikrer fremdrift <strong>og</strong> fælles fodslag i en stor tværsektoriel proces med mange aktører.<br />
8. Idet såvel udviklings- <strong>og</strong> som implementeringsfaserne har relativt korte tidshorisonter, planlægges<br />
hele møderækken fra start, både <strong>for</strong> at afstemme <strong>for</strong>ventninger omkring processens omfang <strong>og</strong><br />
indhold, <strong>og</strong> af hensyn <strong>til</strong> den individuelle planlægning <strong>for</strong> deltagerne.<br />
Projekt<strong>organisering</strong><br />
I det følgende beskrives <strong>for</strong>slag <strong>til</strong> projekt<strong>organisering</strong>, <strong>og</strong> <strong>til</strong> sidst ses en skematisk oversigt over den<br />
samlede projektorganisation <strong>for</strong> følge-hjem <strong>og</strong> følge-<strong>op</strong>, inkl. det nuværende FUI-projekt.<br />
På baggrund af input fra FUIs projektleder <strong>og</strong> projektets gruppe af faglige kontaktpersoner 1 , <strong>for</strong>eslås<br />
følgende <strong>organisering</strong> af indsatserne <strong>for</strong> <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> i hhv. RoNNy <strong>og</strong> KøHS <strong>og</strong> <strong>Følge</strong>-hjem i hele <strong>Region</strong>en.<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> KøHS: Opfølgende hjemmebesøg i Køge, Holbæk, Slagelse<br />
Den nuværende <strong>organisering</strong> med tre lokale projektklynger <strong>og</strong> en fælles styregruppe i FUI / <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> KøHS<br />
bibeholdes.<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> RoNNy: Opfølgende hjemmebesøg i Roskilde, Næstved, Nykøbing Falster<br />
I følge-<strong>op</strong> RoNNy nedsættes tre projektgrupper i Næstved, Roskilde <strong>og</strong> Nykøbing Falster klyngerne. I hver<br />
gruppe deltager:<br />
- Den/de lokale praksiskonsulenter fra klyngens kommuner (1-3 personer)<br />
- Lederen af (hjemme)sygeplejen i klyngens kommuner (2-3 personer)<br />
- Èn selvvalgt repræsentant fra hver af klyngens kommuner (2-3 personer)<br />
1 Den faglige gruppe af kontaktpersoner består af Anne Cramer, Stevns Kommune; Dorte Müller, med. afd. Køge;<br />
Bente Johansen, Solrød Kommune; Bitten Beyer, Slagelse Kommune; Thomas Gjørup, med. afd. Holbæk <strong>og</strong> Peter<br />
Schou, praksiskonsulent Holbæk. Disse er kontaktet pr. mail med henblik på at bruge deres erfaringer fra FUI (følge-<strong>op</strong><br />
KøHS) som input <strong>til</strong> den fremtidige <strong>organisering</strong> i følge-<strong>op</strong> RoNNy.<br />
D:\Adlib Express Server\Files\LENEJE_23052012145813187\fcs_3598674689.doc
- Lægefaglige eller sygeplejefaglige ledere af de relevante hospitalsafdelinger (medicinske,<br />
geriatriske, akutafdelinger, ort<strong>op</strong>ædkirurgi) i hver klynge (2-6 personer).<br />
Blandt disse vælges 2 repræsentanter <strong>til</strong> styregruppen <strong>for</strong> <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> RoNNy, som således får 6 medlemmer<br />
(der skal sikres en bred tværsektoriel sammensætning i styregruppen).<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> i hele <strong>Region</strong> <strong>Sjælland</strong><br />
For at sikre overførelse af viden <strong>og</strong> erfaringer fra udvikling, implementering <strong>og</strong> monitorering i FUI / <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong><br />
KøHS, etableres en fælles styregruppe <strong>for</strong> <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> bestående af de to delprojekters respektive<br />
styregrupper.<br />
<strong>Følge</strong>-hjem<br />
Der etableres én styregruppe <strong>for</strong> følge-hjem, med 1 afdelingsleder/overlæge/afdelingssygeplejerske fra de<br />
1-2 mest relevante afdelinger <strong>for</strong> en følge hjem indsats fra hver matrikel (6-12 personer). Der skal<br />
<strong>til</strong>stræbes så stort et overlap som muligt mellem afdelingsledere/overlæger/afdelingssygeplejersker ifølge<strong>op</strong><br />
<strong>og</strong> følge-hjem, da det giver det bedste fundament <strong>for</strong> sammentænkte projekter med klare<br />
arbejdsdelinger <strong>og</strong> snitflader.<br />
Styregruppen skal i samarbejde med projektledelsen i løbet af maj-juni fastlægge den videre proces,<br />
herunder i hvilket omfang der skal nedsættes lokale udviklings- <strong>og</strong> implementeringsgrupper.<br />
Samlet styregruppe <strong>for</strong> alle følgehjem <strong>og</strong> følge <strong>op</strong> indsatser<br />
De to indsatsers styregrupper skal udvælge 3-4 medlemmer, der kan indgå i en fælles styregruppe, hvor<br />
særligt snitfladerne mellem indsatserne <strong>og</strong> <strong>for</strong>delingen af patientgrupper / typer på de <strong>for</strong>skellige indsatser<br />
skal fastlægges.<br />
Tidsplan / mødefrekvens<br />
Da der bliver tale om en relativt kort intensiv proces, vedlægges her et <strong>for</strong>slag <strong>til</strong> konkret <strong>tidsplan</strong> <strong>og</strong><br />
mødefrekvens <strong>for</strong> hele processen frem <strong>til</strong> implementeringen påbegyndelse i hhv. oktober <strong>og</strong> november.<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong><br />
I FUI-projektet (<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> KøHS) skete modeludviklingen i en intensiv periode med fire arbejdsgruppemøder<br />
i løbet af ca. tre måneder i efteråret 2011. Der planlægges en lignende proces <strong>for</strong> <strong>Følge</strong>-<strong>op</strong> RoNNy. Konkret<br />
<strong>for</strong>eslås at der i de lokale klyngegrupper afholder <strong>op</strong> <strong>til</strong> 5 møder: 1 møde i juni, 2 i august <strong>og</strong> 2 i september.<br />
Det <strong>for</strong>eslås endvidere at processen startes med at den fælles styregruppe <strong>for</strong> følge-<strong>op</strong> KøHS+RoNNy i juni<br />
afholder et fælles møde med henblik på projekt<strong>op</strong>start <strong>og</strong> erfaringsudveksling, hvorefter styregruppen <strong>for</strong><br />
RoNNy <strong>for</strong>tsætter styregruppemødet alene, <strong>og</strong> styregruppen <strong>for</strong> KøHS evt. kan gøre det sammen, hvis<br />
ønsket.<br />
<strong>Følge</strong>-hjem<br />
Styregruppen <strong>for</strong> følge-hjem etableres umiddelbart efter kick-off (22. maj) <strong>og</strong> afholder første møde i juni.<br />
Her skal der tages s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> det videre <strong>for</strong>løb, herunder anvendelsen af lokale arbejdsgrupper i udviklings-<br />
<strong>og</strong> implementeringsarbejdet. Det vurderes at styregruppen - alt afhængig af arbejdsdelingen med<br />
eventuelle lokale arbejdsgrupper – skal holde 3-5 møder i perioden frem <strong>til</strong> 1. november.<br />
D:\Adlib Express Server\Files\LENEJE_23052012145813187\fcs_3598674689.doc
Fælles styregruppe<br />
Projektlederen <strong>og</strong> de to indsatsers styregrupper vurderer i hvilket omfang der er brug <strong>for</strong> at koordinere<br />
indsatser <strong>og</strong> fastlægge snitflader i den fælles styregruppe.<br />
Udkast <strong>til</strong> samlet mødeplan<br />
Herunder ses udkast <strong>til</strong> samlet mødeplan fra kick-off <strong>til</strong> 1. oktober <strong>for</strong> følge-<strong>op</strong> indsatsen med fokus på de<br />
tre nye klynger i RoNNy.<br />
Denne plan skal justeres <strong>og</strong> godkendes på det 1. møde i styregruppen <strong>for</strong> RoNNy, ligesom der skal<br />
udarbejdes <strong>og</strong> vedtages en lignende plan <strong>for</strong> følge-hjem på det 1. møde i styregruppen <strong>for</strong> følge-hjem,<br />
hvor processen strækker sig en måned længere (begge i uge 23)<br />
Styregrupper Arbejdsgrupper<br />
22. maj Kick-off <strong>for</strong> hele den samlede indsats: følge hjem / følge <strong>op</strong><br />
Uge 23 1. møde <strong>for</strong> alle<br />
4.-8. juni<br />
Uge 24<br />
styregruppemedlemmer (første del af<br />
mødet fælles, anden del <strong>for</strong>egår<br />
projektvis)<br />
Uge 25<br />
1. møde i de tre nye lokale arbejdsgrupper under<br />
18.-22. juni<br />
Uge 26<br />
Uge 27<br />
Uge 28<br />
Uge 29<br />
Uge 30<br />
Uge 31<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong>: RoNNy<br />
Uge 32 2. møde i styregruppen <strong>for</strong> følge-<strong>op</strong><br />
6.-10. aug (muligvis kun <strong>for</strong> RoNNy)<br />
Uge 33<br />
2. møde i de tre lokale arbejdsgrupper under<br />
13.-17. aug<br />
Uge 34<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong>: RoNNy<br />
Uge 35<br />
3. møde i de tre lokale arbejdsgrupper under<br />
27.-31. aug<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong>: RoNNy<br />
Uge 36 3. møde i styregruppen <strong>for</strong> følge-<strong>op</strong><br />
3.-7. sept (muligvis kun <strong>for</strong> RoNNy)<br />
Uge 37<br />
4. møde i de tre lokale arbejdsgrupper under<br />
10.-14. sept<br />
Uge 38<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong>: RoNNy<br />
Uge 39 4. møde i styregruppen <strong>for</strong> følge-<strong>op</strong> 5. møde i de tre lokale arbejdsgrupper under<br />
24.-28. sept<br />
Uge 40<br />
Uge 41<br />
Uge 42<br />
Uge 43<br />
Uge 44<br />
29.okt-2.nov<br />
(muligvis kun <strong>for</strong> RoNNy)<br />
<strong>Følge</strong>-<strong>op</strong>: RoNNy<br />
D:\Adlib Express Server\Files\LENEJE_23052012145813187\fcs_3598674689.doc
Skematisk oversigt over den samlede projektorganisation <strong>for</strong> følge-hjem <strong>og</strong> følge-<strong>op</strong> (inkl. det nuværende FUI projekt)<br />
Figuren giver et overblik over den nuværende projekt<strong>organisering</strong> Ifølge-<strong>op</strong> KøHS (FUI), såvel som den beskrevne <strong>til</strong>tænkte <strong>organisering</strong> af det resterende<br />
projekt. Der knyttes et par bemærkninger <strong>til</strong> enkelte dele af figuren:<br />
• Projektledelsen er <strong>til</strong>tænkt en central rolle, i at sikre projekternes fremdrift, men har ikke <strong>for</strong>mel beslutningskompetence. Det er ikke afklaret hvorvidt<br />
der skal være 1 eller 2 personer.<br />
• Omfanget af lokale udviklings- <strong>og</strong> implementeringsgrupper på følge-hjem besluttes som beskrevet af styregruppen, <strong>og</strong> er der<strong>for</strong> tentativt markeret.<br />
• Ved nedsættelsen af styregruppen <strong>for</strong> følge-hjem <strong>til</strong>stræbes personoverlap med arbejdsgrupperne i følge-<strong>op</strong>, <strong>for</strong> at sikre sammenhæng mellem<br />
indsatserne.<br />
• Øverste besluttende organ er den administrative styregruppe i <strong>Region</strong>en. Den har nedsat en tværsektoriel udmøntningsgruppe med repræsentanter<br />
<strong>for</strong> almen praksis, kommuner <strong>og</strong> regionen, <strong>til</strong> at sikre udmøntningen af følge-hjem <strong>og</strong> følge-<strong>op</strong> i <strong>Region</strong>en.<br />
D:\Adlib Express Server\Files\LENEJE_23052012145813187\fcs_3598674689.doc<br />
Fælles styregruppe <strong>for</strong> begge indsatser<br />
(6-8 medlemmer)<br />
Den administrative styregruppe<br />
Udmøntningsgruppe (tværsektoriel)
Change language