Skabelon for implementering af anbefalinger i forbindelse med ...
Skabelon for implementering af anbefalinger i forbindelse med ...
Skabelon for implementering af anbefalinger i forbindelse med ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Skabelon</strong> <strong>for</strong> <strong>implementering</strong> <strong>af</strong> <strong>anbefalinger</strong> i <strong>for</strong>bindelse <strong>med</strong><br />
organisationseftersynet<br />
Organisatorisk<br />
Undervisning<br />
enhed/funktion<br />
Hvordan er arbejdet Centeret er i <strong>for</strong>bindelse <strong>med</strong> den ny organisation ikke omfattet <strong>af</strong><br />
organiseret? (Som projekt strukturmæssige <strong>for</strong>andringer. I <strong>for</strong>hold til den nuværende struktur er der<br />
eller opgave)<br />
mulighed <strong>for</strong>, at dele <strong>af</strong> områdesekretariatets sekretariatsfunktion i <strong>for</strong>hold til<br />
politisk dagsordensskabelse og controllerenheden centraliseres i en tværgående<br />
stabsenhed. Det er dog centerets opfattelse, at der inden<strong>for</strong> centeret<br />
Undervisning stadig vil være behov <strong>for</strong> sekretariatsbetjening, ligesom der i<br />
betjeningen <strong>af</strong> de decentrale enheder <strong>for</strong>tsat vil være brug <strong>for</strong> specifikt<br />
økonomikendskab inden<strong>for</strong> fagområdet. Centeret ser i stedet en væsentlig<br />
opgave i <strong>for</strong>hold til at understøtte de styringsmæssige tiltag, som ligger i<br />
organisationseftersynets fire <strong>anbefalinger</strong>. For Undervisning handler den ny<br />
organisation således ikke blot om struktur, men også om <strong>implementering</strong> <strong>af</strong><br />
adfærd, ledelseskultur og helheds<strong>for</strong>ståelse som centrale styringsværktøjer både<br />
centralt blandt centerets <strong>med</strong>arbejdere og i <strong>for</strong>hold til det decentrale niveau,<br />
men også i relationen og det tværfaglige samarbejde <strong>med</strong> de øvrige centre.<br />
Deltagere Centerchefen og <strong>med</strong>arbejderne. Implementeringen <strong>af</strong> adfærd, ledelseskultur og<br />
helhedstankegangen implementeres blandt <strong>med</strong>arbejdere og decentrale<br />
enheder, når den ny organisation tiltræder 1. august 2013.<br />
Tidsplan Centeret følger den overordnede tidsplan <strong>for</strong> den ny organisation 2013 <strong>med</strong><br />
tiltræden 1. august 2013.<br />
Hvor <strong>af</strong>klares<br />
Centeret har en vigtig opgave i at implementere de styringsværktøjer omkring<br />
<strong>implementering</strong>en <strong>af</strong> klare mål, adfærd, ledelseskultur og helheds<strong>for</strong>ståelse, som<br />
<strong>anbefalinger</strong>ne?<br />
organisationseftersynet lægger op til i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> fire konkrete <strong>anbefalinger</strong>. Dette<br />
(eksempelvis Direktionen, arbejde ligger hovedsageligt hos centerchefen, som skal implementere<br />
Chef<strong>for</strong>um eller hos den koncerntankegangen iblandt centerets ansatte, i relationen mellem centrene og i<br />
enkelte chef)<br />
<strong>for</strong>hold til det decentrale niveau (institutionerne).<br />
Tjekliste<br />
Forslag<br />
Fastlæggelse <strong>af</strong> enhedens<br />
funktioner/opgaver<br />
Afklaring <strong>af</strong> snitflader til<br />
andre enheder<br />
Beskrivelse<br />
Centerets opgaver/funktioner er defineret <strong>af</strong> lovgivning, bekendtgørelser og<br />
politiske beslutninger. Omdrejningspunktet <strong>for</strong> centerets arbejde er kommunens<br />
nye skolepolitik, hvis målsætning er et godt liv og uddannelse til alle. Centeret vil<br />
i <strong>for</strong>bindelse <strong>med</strong> den ny organisation lægge særlig vægt på at understøtte<br />
organisationseftersynets anbefaling 2 omkring klare mål og evalueringskultur.<br />
Det indebærer et øget eksplicit fokus på at opstille klare mål, ligesom der<br />
fremover lægges særlig vægt på effektevaluering i <strong>for</strong>muleringen <strong>af</strong> og<br />
opfølgningen på politikker og strategier på området, bl.a. i <strong>for</strong>hold til<br />
skolepolitikken. Herunder understreges, at politikker og strategier <strong>for</strong>muleres<br />
under hensyn til kommunens samlede strategier og indsatser (bl.a. HR-strategi og<br />
ledelsesgrundlag) <strong>for</strong> at understøtte helhedstankegangen.<br />
Organisationsændringen lægger op til en mere horisontal styringskæde <strong>med</strong><br />
større incitament til at indgå i tværorganisatoriske samarbejdsrelationer mellem<br />
centrene. Undervisning understøtter koncerntankegangens fokus på helhed på
Afklaring <strong>af</strong> organisatoriske<br />
underenheder<br />
Afklaring <strong>af</strong> enhedens<br />
personalemæssige omfang<br />
(årsværk og personer)<br />
tre aktørniveauer, som hver især får snitflader til andre enheder:<br />
1. Centerchefen deltager i det tværgående chef<strong>for</strong>um og understøtter der<strong>med</strong><br />
vidensdeling og erfaringsudveksling mellem centrene samt sammenhæng<br />
mellem organisationens overordnede mål og driften <strong>af</strong> de enkelte centre.<br />
2. Dele <strong>af</strong> sekretariatsenheden og controllerenheden centraliseres i en<br />
stabsenhed, som styrker helhedstænkningen, øger metodekonsistensen og<br />
styrker evnen til at prioritere ressourcer på tværs <strong>af</strong> organisationen.<br />
3. Øvrige ansatte konsulenter understøtter koncernperspektivets fokus på<br />
helhed gennem deltagelse i netværk og den centrale<br />
kompetenceudviklingsstrategi.<br />
- Netværk: Centeret <strong>af</strong>ser ressourcer til, at den enkelte <strong>med</strong>arbejder<br />
bruger sine kompetencer i tværgående netværk i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> vidensteams,<br />
projektnetværk og kreative rum.<br />
- Kompetenceudvikling: Den ny organisation lægger op til, at behov <strong>for</strong><br />
kompetenceudvikling vurderes centralt, så der er overblik over de<br />
samlede kompetencer i organisationen.<br />
Undervisning indgår i centerstrukturen, men har som fagcenter organisatoriske<br />
underenheder i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> de decentrale enheder (herunder 14 folkeskoler).<br />
Undervisning har som fagcenter et særligt ansvar <strong>for</strong> at implementere adfærd<br />
som styringsredskab blandt de decentrale ledere. I organisationseftersynet er<br />
anbefaling 3, at der skabes en fælles virksomhedskultur, der understøtter<br />
koncernperspektivets hensyn til helhed og effektivisering. Centeret ser her en<br />
særlig opgave i <strong>for</strong>hold til at skabe en rød tråd fra direktion til <strong>implementering</strong> i<br />
yderste led ved at sætte fokus på, at det decentrale lederniveau gennem ledelse<br />
og adfærd motiveres til ”at spille <strong>med</strong>” på fælleskommunale hensyn omkring<br />
effektivisering og helhed.<br />
Centeret er organiseret <strong>med</strong> 8 ansatte og tilknyttet 3 sekretærer:<br />
1 undervisningschef<br />
1 faglig koordinator og 1 administrativ konsulent varetager ressourcestyring<br />
mv.<br />
1 faglig koordinator og 4 pædagogiske konsulenter varetager<br />
kvalitetsudvikling og opfølgning, visitationer, tilsyn, klagesager, projekter mv.<br />
i <strong>for</strong>hold til undervisningsrelaterede opgaver i aldersgruppen 0-18 år.<br />
Fysisk placering <strong>af</strong> enheden Det er nødvendigt <strong>med</strong> en samlet placering <strong>af</strong> enheden, og erfaringsmæssigt<br />
<strong>for</strong>delagtigt <strong>med</strong> et tæt samspil <strong>med</strong> Dagtilbud og Familierådgivningen, bl.a. i<br />
Forventet gevinst ved ny<br />
organisering sammenlignet<br />
<strong>med</strong> den nuværende<br />
organisering<br />
<strong>for</strong>hold til konkret sagsbehandling.<br />
Undervisning <strong>for</strong>venter ikke en umiddelbart budgetmæssig gevinst ved<br />
organisationsændringen, men ser en kvalitetsmæssig gevinst i takt <strong>med</strong>, at de<br />
styringstiltag, som ligger i organisationseftersynets <strong>anbefalinger</strong>, implementeres i<br />
den ny organisation, herunder:<br />
1. Øget fokus på horisontal styringskæde blandt ledere og <strong>med</strong>arbejdere <strong>med</strong><br />
fokus på helhed, overordnede strategier og større brug <strong>af</strong> netværksdannelse,<br />
relationskompetencer og vidensdeling.<br />
2. Formulering <strong>af</strong> klarere mål, der i højere grad stemmer overens <strong>med</strong><br />
kommunens øvrige strategier og ikke blot fokuserer på driftsområdet. Det vil<br />
desuden være en gevinst, at der skabes en stærkere evalueringskultur, hvor<br />
der systematisk følges op på, om politikker og strategier har h<strong>af</strong>t den<br />
ønskede effekt.<br />
3. Styrket fokus på adfærd og ledelseskultur som styringsredskab. Undervisning
Budgetmæssige<br />
konsekvenser<br />
Tildelingsmodel Fortsætter uændret.<br />
Proces <strong>for</strong> udarbejdelse <strong>af</strong><br />
<strong>for</strong>slag<br />
Kobling til hvordan den<br />
organisatoriske<br />
tilrettelæggelse <strong>af</strong> enheden<br />
udmønter sigtet <strong>med</strong> de fire<br />
centrale <strong>anbefalinger</strong> fra<br />
organisationseftersynet:<br />
Helheds- og<br />
fællesskabs<strong>for</strong>ståelse<br />
Klare mål og systematisk<br />
opfølgning<br />
Adfærd som det vigtigste<br />
styringsredskab<br />
Centerstruktur<br />
har som fagcenter et særligt ansvar <strong>for</strong>, at der i <strong>for</strong>hold til adfærd og<br />
ledelseskultur skabes en rød tråd gennem hele organisationen fra direktion til<br />
decentrale ledere. Gevinsten er, at der her<strong>med</strong> undgås ”dag-til-dag-ledelse”,<br />
som ikke blot fokuserer på det <strong>af</strong>grænsede driftsområde, men som i højere<br />
grad understøtter de bærende principper i den ny organisation omkring<br />
helhed, sammenhæng og effektivisering.<br />
4. Centerstruktur <strong>med</strong> større vidensdeling og projektorganisering på tværs <strong>af</strong><br />
organisationen på både leder- og <strong>med</strong>arbejderniveau.<br />
Organisationsændringen har ingen umiddelbare budgetmæssige konsekvenser,<br />
da <strong>for</strong>andringen hovedsageligt består i, at centeret arbejder styringsmæssigt i<br />
overensstemmelse <strong>med</strong> <strong>anbefalinger</strong>ne og bringer de eksisterende ressourcer i<br />
spil på en anderledes måde end tidligere.<br />
Hvordan<br />
Undervisning vil i den ny organisation sætte<br />
fokus på at udmønte de konkrete<br />
styringsredskaber, som understøtter en mere<br />
horisontal styringskæde <strong>med</strong> fokus på helhed<br />
og effektivisering. Det gøres bl.a. ved, at:<br />
1. Ledere og <strong>med</strong>arbejdere arbejder under<br />
hensyn til en ny <strong>for</strong>valtnings<strong>for</strong>ståelse,<br />
som har fokus på både det store og lille<br />
fællesskab, hvor driften <strong>af</strong> centeret<br />
stemmer overens <strong>med</strong> de overordnede<br />
hensyn og principper i den ny<br />
organisation. Det gøres konkret i <strong>for</strong>m <strong>af</strong><br />
punkt 2-4.<br />
2. Centeret sætter eksplicit fokus på at<br />
arbejde <strong>med</strong> klare mål og systematisk<br />
opfølgning i <strong>for</strong>muleringen og<br />
evalueringen <strong>af</strong> politikker og strategier.<br />
Herunder sættes særligt fokus på, at<br />
mål<strong>for</strong>muleringen stemmer overens <strong>med</strong><br />
organisationens øvrige strategier og mål<br />
(bl.a. HR-strategi og ledelsesgrundlag), og<br />
at der gennemføres systematisk<br />
opfølgning på, om politikker har den<br />
ønskede effekt. Dette <strong>for</strong>ankres<br />
organisatorisk i centeret <strong>med</strong> et stærkt<br />
fagligt miljø <strong>for</strong> vidensproduktion og<br />
eksplicit fokus på <strong>for</strong>midling <strong>af</strong>, om<br />
opstillede mål har en effekt.<br />
3. Centeret har en vigtig opgave i <strong>for</strong>hold til<br />
Hvornår 1<br />
Inden <strong>for</strong>slaget<br />
fremsendes til<br />
kommentering<br />
i MEDorganisationen<br />
1 De enkelte arbejdspunkter skal indarbejdes i <strong>for</strong>hold til den overordnede tidsplan. Den overordnede tidsplan<br />
vedlægges.<br />
Gennemført<br />
(dato)
Inddragelse <strong>af</strong> materiale fra<br />
proces i leder<strong>for</strong>um<br />
Inddragelse <strong>af</strong> materiale fra<br />
<strong>med</strong>arbejderworkshops<br />
Inddragelse <strong>af</strong> berørte<br />
<strong>med</strong>arbejdere og ledere i<br />
<strong>for</strong>bindelse <strong>med</strong> det<br />
konkrete <strong>for</strong>slag til<br />
organisatorisk<br />
tilrettelæggelse.<br />
Fremsendelse <strong>af</strong> <strong>for</strong>slag til<br />
kommentering i MEDorganisationen.<br />
Inddragelse og <strong>af</strong>klaring i<br />
Chef<strong>for</strong>um<br />
adfærd og ledelseskultur som<br />
styringsredskab, hvor det sættes som<br />
eksplicit mål, at det decentrale<br />
lederniveau gennem adfærd og ledelse<br />
understøtter den ny organisations hensyn<br />
omkring helhed og effektivisering.<br />
4. Centerstrukturen understøttes både <strong>af</strong><br />
centerchef og <strong>med</strong>arbejdere.<br />
Centerchefen indgår i chef<strong>for</strong>um og er<br />
der<strong>med</strong> garant <strong>for</strong> vidensdeling og<br />
erfaringsudveksling mellem centrene,<br />
samt at der er sammenhæng mellem den<br />
overordnede organisation og<br />
driftsområdet. Medarbejderne<br />
understøtter helhedstankegangen ved, at<br />
centeret i højere grad frigør ressourcer til,<br />
at konsulenterne indgår i<br />
netværksdannelse og<br />
projektsammenhænge på tværs <strong>af</strong><br />
organisationen.<br />
Undervisnings konsulenter har deltaget i<br />
<strong>med</strong>arbejderworkshops d. 12.12.2012 og har<br />
efterfølgende h<strong>af</strong>t relevante drøftelser<br />
omkring muligheder <strong>for</strong> nye styringsredskaber<br />
i den ny organisation.<br />
Medarbejderne er løbende blevet orienteret<br />
og involveret i organisationsændringen <strong>med</strong><br />
særligt fokus på at implementere og<br />
understøtte de nye styringstiltag omkring<br />
stærkere målfastsættelse og<br />
evalueringskultur, øget fokus på adfærd og<br />
ledelseskultur samt netværksdannelse,<br />
helhed og effektiviseringsdagsordenen i den<br />
ny organisation.<br />
Forslag fremsendes til Ellen Nikolajsen,<br />
eni@guldborgsund.dk, som sikrer udsendelse<br />
til og indsamling fra alle MED-udvalg.<br />
Forslaget behandles i:<br />
1. MED-udvalg <strong>for</strong> Børn & Kultur<br />
2. Områdeudvalg <strong>for</strong> Undervisning<br />
Inden <strong>for</strong>slaget<br />
fremsendes til<br />
kommentering<br />
i MED-<br />
organisationen<br />
Inden <strong>for</strong>slaget<br />
fremsendes til<br />
kommentering<br />
i MED-<br />
organisationen<br />
Inden <strong>for</strong>slaget<br />
fremsendes til<br />
kommentering<br />
i MEDorganisationen<br />
Alle <strong>for</strong>slag til<br />
ny organisation<br />
fremsendes<br />
samlet til MEDorganisationen<br />
den 23/4 <strong>med</strong><br />
svarfrist den<br />
10/5<br />
Chef<strong>for</strong>um<br />
inddrages både
Inddragelse <strong>af</strong> HR &<br />
Personale i <strong>for</strong>hold til løn-<br />
og personaleadministration<br />
(tillæg til ansættelsesbrev og<br />
ændring i lønsystem <strong>for</strong><br />
<strong>med</strong>arbejdere, som ændrer<br />
organisatorisk<br />
tilhørs<strong>for</strong>hold)<br />
før og efter<br />
<strong>for</strong>slaget har<br />
været til<br />
kommentering<br />
i MED-<br />
organisationen<br />
11. juni, når<br />
organisationen<br />
er endeligt på<br />
plads
Overordnet tidsplan<br />
Marts - 23. april: Tovholderne og Projektchef<strong>for</strong>um konkretiserer den fremtidige organisering, blandt andet<br />
i <strong>for</strong>hold til de områder, hvor den organisatoriske placering endnu ikke er <strong>af</strong>klaret.<br />
10. april: Hovedudvalget orienteres om processen.<br />
23. april: Projektchef<strong>for</strong>ums <strong>for</strong>slag til den fremtidige organisering fremsendes til de relevante MED-udvalg<br />
til kommentering.<br />
10. maj: MED-udvalgene <strong>af</strong>giver deres kommentarer til den fremtidige organisering.<br />
14. - 28. maj: Tovholderne og Direktionen/Projektchef<strong>for</strong>um færdiggør den fremtidige organisering.<br />
28. maj: Direktionen fremsender den fremtidige organisering til orientering i Økonomiudvalget og<br />
Hovedudvalget.<br />
7. juni: Hovedudvalget orienteres om den fremtidige organisering.<br />
10. juni: Økonomiudvalget orienteres om den fremtidige organisering.
Change language