Samlet oversigt over procesoptimeringsopgaver - Guldborgsund ...

17-09-2012
SAGSBEHANDLER:Charlotte
Ameland Jensen
MODTAGER:
CC:
NOTAT
OPGAVER TIL PROCESOPTIMERINGER I 2. HALVÅR 2012
I nedenstående notat er angivet de af direktionen prioriterede opgaver til
procesoptimering i efteråret 2012.
Som et nyt tiltag har tovholder – på baggrund af erfaringer fra de forudgående
opgaver – kommenteret de beskrevne opgaver, herunder angivet hvilke
forudsætninger, der skal være til stede for at optimering kan gennemføres.

SIDE 2/28 Direktørområde – Børn & Kultur
Titel og beskrivelse Optimal planlægning af dagen i børnehaveafdelingen
Organisatorisk
tilhørsforhold
Børnehuset Kaninbjerget, børn og undervisningsafdelingen
Der er afprøvet forskellige metoder til planlægning af
”dagen i dag”, over tid, uden de store succeser. I
børnehaven er der 14 ansatte plus X antal
løntilskudsmodtagere fordelt på fire stuer og to forskellige
personalegrupper. Personalegruppen med
børnehavepersonale og inklusionspersonale til en gruppe
med børn med særlige behov.
En kort beskrivelse Hver morgen udfyldes tavle i fællesrum af åbnevagt, hvor
alle voksne placeres på værksteder, opgaver og
aktiviteter. Ved sygdom bliver tavlen oftest lavet senere
på dagen.
Selvom der på forhånd er planlagt overordnede aktiviteter,
vil der hver dag skulle delegeres nyopståede opgaver,
pauseafholdelse, vejledning af studerende, åbning af
værksteder i forhold til vejr og omstændigheder,
mødeafholdelse med mere.
Tavlen er utrolig tidskrævende at lave og når dagen ender
er udefrakommende påvirkninger ofte skyld i at planen
ikke overholdes. Der er ikke tid til flere gange dagligt at
omjustere tavle.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Leder Mette McCombie
Begrundelse Der er et ønske om at kunne udnytte de daglige
ressourcer bedre til brug til tid med børn og ikke
planlægning.
Tilknytning til
kriterier
Undtagne perioder Ikke december 2012
Tovholders
kommentarer
Projekter, som har størst potentiale for at skabe ”luft” og
effektivisering i arbejdsdagen.
Ingen.
Periode Start september – afsluttes i oktober
Konsulenter
Steen Andersen Telefoner:
5473 1970
2518 0396
Gry Søegaard Telefoner:
5473 2198
2518 0936
Mail:
stan@guldborgsund.dk
Mail:

SIDE 3/28
gsega@guldborgsund.dk
Back-up Per Lønager

SIDE 4/28
Titel og beskrivelse ”Modtagelse af nye børn og forældre i Børneland,
samt introduktion til forældre omkring NemBørn”
Organisatorisk
tilhørsforhold
Børne og undervisningsafdelingen
En kort beskrivelse Når et nyt barn skal starte i Børneland, kan det nye barn
ses som indmeldt i Procap-systemet. Her findes barnets
stamdata, som udskrives. Der sendes nu et velkomstbrev
til barnet/forældrene med tilbud om et besøg i Børneland.
Her udleveres diverse politikker (kostpolitik, alkoholpolitik
mv.) samt et stamkort som forældrene skal udfylde
Navn og
kontaktdata på
procesejer
omkring stamdata på barn og forældre. Barn/forældre
vises rundt. Der orienteres om dagligdagen mv. i
Børneland. Det er leder/souschef som har adgang til
Procap, og som kan se nye indmeldte børn. Det er
stuepersonalet som udsender velkomstbrev til
barn/forældre, og som forestår rundvisning mv.
Processen berører personale og nye forældre i Børneland
Procesejer: Henrik Kristensen, hechr@guldborgsund.dk
Begrundelse NemBørn er ved at blive implementeret i Børneland, og
senest d. 1. oktober 2012 forventes det, at NemBørn er i
drift. Det vil medføre en ny arbejdsgang i forbindelse med
indskrivning af nye børn, samt modtagelse og introduktion
af nye forældre. Den nuværende arbejdsgang omkring
indskrivning/modtagelse af nye børn og forældre sker ikke
altid på en ensartet måde, og for at sikre en ensartet
arbejdsgang i forbindelse med indskrivning og modtagelse
af nye børn/forældre, samt introduktion af NemBørn til
forældrene ønskes der et procesoptimeringsforløb, for at
støtte med at udvikle en ny og ensartet
proces/arbejdsgang.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Processen har bla. følgende tilknytning til direktionens
kriterier: bedre kvalitet og service for borgerne (her
forældrene), understøtte implementering og medvirke til
at sikre en hensigtsmæssig anvendelse af NemBørn.
Undtagne perioder Hvis det er muligt, ønskes procesoptimeringen afviklet i
september.
Tovholders
kommentarer
Ingen.
Periode Start primo september – afsluttes senest medio oktober
Konsulenter
Sina Christensen
Telefoner:
5473 1056
Mail:
sic@guldborgsund.dk

SIDE 5/28
Reidun Jakobsen
Telefoner:
2518 1926
Mail:
rj@guldborgsund.dk
Back-up Oliver Klanert

SIDE 6/28
Titel og beskrivelse Optimering af visitationsproces vedr. visitation af
psykologiske undersøgelser fra Familierådgivningen
til Psykologisk Pædagogisk Center
Organisatorisk
tilhørsforhold
Børn & Kultur, Børn og ungeafdelingen
En kort beskrivelse Familierådgivningen og PPC ønsker at procesoptimere og
opkvalificere den proces der foregår fra en Familierådgiver
tænker at et barn skal psykologisk undersøges og til der
indgår visitation til bevilling af psykologundersøgelse i
PPC.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Begrundelse
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Vi forestiller os et indskudt led med faglig vurdering
forinden der visiteres, for at optimere at dér der indgår i
PPC er relevant og nødvendigt – modsat nu hvor alt går
ind og teamlederne af de respektive enheder én gang
månedligt gennemgår ventelisten med henblik på
prioritering og vurdering af visiterede sager.
Processen indbefatter ikke andre samarbejdspartnere,
men er kun en proces der foregår imellem
familierådgivningens familierådgivere,
familierådgivningens leder og familierådgivningens to
koordinatorer og sekretariatet i PPC og lederen af PPC.
Dorthe Mackenzie. Børn og ungechef
Tlf. +45 5473 1410, dorl@guldborgsund.dk
-
Undtagne perioder Juli og august undtaget pga. ferieafholdelse. Procesdagene
kan med fordel ligge om mandagen, da de involverede
ikke har faste møder om mandagen.
Tovholders
kommentarer
Ingen.
Periode Start primo oktober – afsluttes i november
Konsulenter
Charlotte
Christiansen
Dorte Fog Nielsen
Telefoner:
5473 2216
Mail:
cchri@guldborgsund.dk
Telefoner:
54732175
Mail:
dfn@guldborgsund.dk
Back-up Gry Søegaard

SIDE 7/28
Mobil: 25180936, Mail:gsega@guldborgsund.dk

SIDE 8/28 Allerede eksisterende opgaver:
Overført fra 2011:
Titel og beskrivelse
5/2012
Tovholders
kommentarer
Periode
Konsulenter
Procesoptimering effektive arbejdsgange i
Familierådgivningen
Er der spildtid der bruges på uhensigtsmæssige
administrative arbejdsgange? Kan vores IT-systemer
bruges mere effektivt, herunder journalisering i Acadre,
autoprofiler, kommunikation mellem familierådgivere,
sekretariat og andre afdelinger. Disciplinen
mødeplanlægning/tilrettelæggelse af arbejdet.
Procesejer Børn og Ungechef Dorthe Mackenzie,
dorl@guldborgsund.dk, tlf. 54 73 14 10/ 25 18 08 88
(Jette M. Pedersen)
Organisatorisk
tilhørsforhold
Gennemføres i
perioden
Familierådgivningen, Børn og Kultur
…
Konsulenter …
Status Sag oprettet.
Log føres herefter i sag nr. 12/381
Back-up …
Tovholder har haft møde med procesejer om supplerende
initiativer eller alternativer til procesoptimering.
Aftalt at procesejer arbejder videre med ideerne.

SIDE 9/28
Overført fra foråret 2012:
Titel og beskrivelse
4/2012
Det administrative team for Tilsynsenheden
Kan der optimeres ved ændret anvendelse af IT
systemer, øget digitalisering og ved fokus på
snitflader mellem samarbejdspartnere
(plejefamilier, sagsbehandlere, konsulenter i
Tilsynsenheden og lønkonsulent)
Kan opgaveporteføljen blive mere optimal?
Procesejer Sekretariatsleder Hanne Clausen, hcla@guldborgsund.dk,
tlf. 54 73 13 42/ 25 18 00 06
Organisatorisk
tilhørsforhold
Gennemføres i
perioden
Områdesekretariatet, Børn & Kultur
Maj 2012/ september 2012
Konsulenter Charlotte Christiansen
Status Sag oprettet. Log føres herefter i sag nr. 12/231
Kortlægningsmøde afholdt.
Back-up Charlotte A. Jensen
Tovholders
kommentarer
Grundet sygdom er den fortsatte optimering udskudt til
september 2012 efter ønske fra procesejer.
Ingen.

SIDE 10/28 Direktørområde – Social & arbejdsmarked
Titel og beskrivelse Vedligehold af produktionsenheder i CVR-registret
Organisatorisk
tilhørsforhold
I Arbejdsmiljøafdelingen administrerer vi en database
(EASY-system) i forhold til anmeldelse af arbejdsulykker.
Anmeldelse af arbejdsulykker foregår pr.
produktionsenhed (P. nr.) i Guldborgsund Kommune.
I Arbejdsmiljøafdelingen formidler vi ud til
områdesekretariaterne inden for hvert direktørområde,
hvilke produktionsenheder (P. nr.) Arbejds-tilsynet varsler
besøg hos.
Rettelser i CVR-registret foretages af Inge Green (Finans
og Indkøb) når hun får besked om ændringer.
En kort beskrivelse Arbejdsmiljøafdelingen anbefaler, at der nedsættes en
arbejdsgruppe, der skal kortlægge, hvem der har brug for
oplysninger i forbindelse med at der oprettes, ændres eller
nedlægges produktionsenheder i Guldborgsund kommune.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Arbejdsmiljøafdelingen anbefaler at der udarbejdes
kriterier for hvornår man opretter, ændrer og nedlægger
produktionsenheder.
Arbejdsmiljøafdelingen anbefaler at der udarbejdes en fast
procedure som beskriver beføjelser, ansvar og krav i
forbindelse med at der oprettes, ændres eller nedlægges
produktionsenheder i CVR-registret.
Nuværende kendte snitflader:
Finans og Indkøb
Personaleafdelingen
Ejendomme
Områdesekretariater
Arbejdsmiljøkonsulent
Christian Jørgensen
cjrge@guldborgsund.dk
54 73 11 90 / 25 18 05 71
Begrundelse For at anmeldelsen af arbejdsulykker i Guldborgsund
Kommune, kan foregå korrekt, er det en forudsætning at
listen over produktionsenheder i CVR-registret er
opdateret og at Arbejdsmiljøafdelingen får besked ved
ændringer.
Arbejdstilsynet besøger de produktionsenheder der er i
CVR-registret og kører derved forgæves, når dette ikke er
opdateret.
På nuværende tidspunkt er der en del fejl og mangler i
forbindelse med de produktionsenheder der er registreret
under Guldborgsund Kommunes CVR nr.
Det har ikke været muligt for Arbejdsmiljøafdelingen, at
finde frem til en fast procedure, der beskriver beføjelser,
ansvar og krav i forbindelse med vedligehold af
oplysningerne i CVR-registret.
Tilknytning til -

SIDE 11/28
direktionens
kriterier
Undtagne perioder
Tovholders
kommentarer
Ikke umiddelbart
Ingen.
Periode Start primo november – afsluttes senest i december
Konsulenter
Connie Zlatevski
Henrik Kristensen
Telefoner:
54731570
54731573
Mail:
czl@guldborgsund.dk
Telefoner:
5473 2744
2518 2314
Mail:
hechr@guldborgsund.dk
Back-up Bennedikte Bacher

SIDE 12/28
Titel og beskrivelse Analyse af transportforpligtigelsen på § 104
området i DSV Guldborgsund
Organisatorisk
tilhørsforhold
Organisatorisk er vi under Social og Arbejdsmarked og
tilhørende i Social og Handicap.
En kort beskrivelse Snitflader: koordinatorer, chaufførmedarbejdere og det
pædagogiske personale.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Jørgen Frank Hansen: 54732641, 251802289
Bo Munksgaard, 25180241, Nykøbing F.
Yvonne Hvidhjelm, 25180560, Sakskøbing
Begrundelse I 2010 pågik en fusion af DSV Falster og DSV Saxenhøj. I
2011 blev kørselsafdelingen delt med hver deres
koordinator, ansat kørselspersonale plus det pædagogiske
personale i tilbuddene.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Vi er optaget af om vi anvender de ressourcer som vi har
til rådighed på den bedste måde. Vi har engagerede
koordinatorer og ledere på området, - men ingen af os er
uddannet til koordinering af logistikken.
-
Undtagne perioder Ingen uhensigtsmæssig periode.
Tovholders
kommentarer
Ingen.
Periode Start primo oktober – afsluttes i november
Konsulenter
Martin Hemmingsen
Bennedikte Bacher
Telefoner:
5473 1877
Mail:
mfh@guldborgsund.dk
Telefoner:
54732900
Back-up Steen Andersen
Mail:
beba@guldborgsund.dk/
bennedikte.bacher@nysted-skole.dk

SIDE 13/28
Titel og beskrivelse Papirløs vikarservice
Organisatorisk
tilhørsforhold
Direktørområde: Social- og arbejdsmarked
Intern Vikarservice er organisatorisk placeret i Distrikt
Midt under Ældreområdet og etableret til at levere vikarer
til alle 4 distrikter efter bestilling fra gruppelederne.
Intern Vikarservice er en indtægtsdækket virksomhed,
beliggende på Københavnsvej 9, Nykøbing F. og
beskæftiger 1 daglig gruppeleder, 1 booker og ½
administrativ medarbejder. Disse råder over pt. 7
fastansatte vikarer og et antal timelønnede vikarer alt
afhængig af efterspørgsel. Vikarerne arbejder i alle
vagtlag.
En kort beskrivelse Selve bookingen foregår i dag helt uden brug af papir,
men ved hjælp af IT, lige fra bestilling af vagter fra
gruppeledere til aftalen er på plads med vikaren.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
I Intern Vikarservice er der dog stadig nogle
papirarbejdsgange, som for eksempel:
Papirer til brug for dokumentation af, at vikarerne har
leveret den bestilte vagt:
1. kontorpersonalet i Intern vikarservice sender en
stak blanketter med gennemslag (3 stk.) til
vikarerne.
2. Vikarerne afleverer en blanket til gruppen, når en
vagt er udført
3. Gruppen udfylder og beholder 1 eksemplar,
hvorefter vikaren selv beholder 1 eksemplar og
afleverer 1 eksemplar til Intern Vikarservice.
4. Gruppeleder sender gruppens eksemplar til
distriktskontoret.
5. Intern Vikarservice har fået dokumentation for
udført vagt.
Det betyder, at følgende er involveret i arbejdsgangen:
1. Kontorpersonalet i Intern Vikarservice
2. Vikarerne
3. Grupperne i de 4 distrikter
4. Gruppeledere
5. Administrativt personale i distrikterne
Leder af Intern Vikarservice:
Jette Mathisen, jemat@guldborgsund.dk
Tlf. 25180637
Begrundelse Siden Intern Vikarservice i 2008 startede op som et
projekt, for senere at blive forankret og overgå til drift i
ældreområdet, har Intern Vikarservice stadig nogle
arbejdsgange, som måske kan blive bedre ved at bruge
den teknologi, som er til rådighed i dag.
Bookingen foregår nu elektronisk qua et indkøbt

SIDE 14/28
Tilknytning til
direktionens
kriterier
bookingsystem, og vi kunne godt ønske os at afskaffe de
papirgange, vi har tilbage, så vidt det er muligt.
Ved at få nye, smidige – måske papirløse arbejdsgange –
forventer vi at kunne spare nogle driftsudgifter og
samtidig minimere administrativt ressourceforbrug i alle
led.
-
Undtagne perioder Uge 39 og uge 42 2012.
Tovholders
kommentarer
Ingen.
Periode Start primo november – afsluttes i december
Konsulenter
Martin Hemmingsen
Tine Plougmann
Telefoner:
5473 1877
Mail:
mfh@guldborgsund.dk
Telefoner:
54731554
Mail:
tpl@guldborgsund.dk
Back-up Reidun Jakobsen

SIDE 15/28
Titel og beskrivelse Arbejdsgange og rutiner
Organisatorisk
tilhørsforhold
Social & Arbejdsmarked
Handicapområde Guldborgsund, Administrationen
Stubbekøbingvej 83, Nyk.F
I alt 8 medarbejdere.
En kort beskrivelse Idet der skal skabes et overblik over arbejdsopgaver
internt i administrationen, service udad til, betaling af
regninger og arbejdsgange relateret til dette,
arbejdsopgaver i forbindelse med vagtplan,
arbejds/kommunikations rutiner mellem ledelse og
administration.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Lisbeth Ødegaard, Forstander, 25180454
Christina Madsen, Områdeleder, 25182005
Begrundelse At få et samlet overblik over arbejdsgange/rutiner internt i
administrationen, at få ændret dem, der ikke er
hensigtsmæssige til noget bedre. At få vurderet om
tyngden af arbejdsopgaver er realistiske i forhold til
antallet af ansatte i administrationen. På nuværende
opleves tyngden af opgaver er uhensigtsmæssigt højt.
En del af administrationen er med i optimeringsprojekt
med opstart pr. 14.5.2012, hvorfor det ville være
hensigtsmæssigt, at koble den resterende del af
administrationen på i efteråret, for at opnå det fulde
udbytte af et optimeringsforløb set i en helhed gældende
for hele administrationen.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Undtagne perioder -
Tovholders
kommentarer
-
Når der gennemføres en procesoptimering med bistand fra
procesoptimeringskonsulenterne sker det med henblik på
at skabe en effektivisering i forhold til en afgrænset
arbejdsgang. Det er derfor en forudsætning for en
vellykket optimering, at det for alle involverede står
fuldstændigt klart hvilken arbejdsgang, der ønskes
optimeret.
Arbejdsgangen skal være afgrænset, klart beskrevet og
ikke være en overordnet beskrivelse af en samling af
arbejdsgange.
Projektmålet sættes i forhold til denne afgrænsede
arbejdsgang.
Beskrivelsen ovenfor rummer ønsket om et ukendt antal
optimeringsopgaver, som korpset ressourcer ikke kan
imødekomme.
Ved første møde mellem procesejer og konsulenter vil

SIDE 16/28
opgaven skulle begrænses til én afgrænset arbejdsgang,
hvilket procesejer bedes have prioriteret forud for.
Periode Start primo november – afsluttes i december
Konsulenter
Oliver Klanert
Sina Christensen
Telefoner:
54732039
Mail:
oklan@guldborgsund.dk
Telefoner:
5473 1056
Mail:
sic@guldborgsund.dk
Back-up Connie Zlatevski

SIDE 17/28
Titel og beskrivelse
Organisatorisk
tilhørsforhold
Optimering af lederteamets opgaver.
Social og arbejdsmarked. Distrikt Nord, Ældre,
Stubbekøbing supercenter.
En kort beskrivelse Distrikt Nord Ældre, har længe arbejdet med nye
strategier med henblik på at, skabe mere synlig og
nærværende ledelse. Ledergruppen er medio 2012
reduceret fra 9 til 7 gruppeledere. Disse ledere skal
fremadrettet arbejde som to separate team. I
Stubbekøbing området vil lederteamet bestå af 3
gruppeledere. Disse skal kunne supplere hinanden i
Navn og
kontaktdata på
procesejer
hverdagen og under fravær.
Gruppeleder Susanne Mogensen, sum0@guldborgsund.dk
Gruppeleder Rikke Jenstrup Nielsen,
rniel@guldborgsund.dk
Gruppeleder Helle Nielsen, hlars@guldborgsund.dk
Begrundelse Lederteamet ønsker fremadrettet at udnyttet ressourcerne
mere optimalt. Teamet har gjort sig tanker om, at der er
overordnede ledelsesopgaver der kan fordeles således at
alle tre ikke skal arbejde med de samme opgaver. Fx kan,
èn leder varetage alt sikkerhedsarbejde, èn elevarbejde
osv. Det er tanken at en leder kan have ansvar for flere
områder af gangen. Det er tanken, at der skal ske
jobrotation med passende intervaller. Den enkelte skal
ikke låses fast på sit område, idet alle er nødt til at
besidde viden om de respektive områder, mhb. på at alle
opgaver skal kunne varetages altid, også under en leders
fravær. I dag arbejder lederne med alle opgaver, og vi
ønsker hjælp fra procesoptimeringskonsulenter mhb. at
vurdere hvorledes vi mest hensigtsmæssigt kan organisere
og strukturere opgaverne, således at kvaliteten bevares
og der samtidig skabes mere synlig og nærværende
ledelse.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Med projektet ønsker vi at skabe luft og effektivisering i
arbejdsdagen, med henblik på, at kunne yde bedre
kvalitet og service hos den enkelte borger.
Projektet har til hensigt at skabe mere synlig og
nærværende ledelse og efterleve de 7 generelle krav til
lederne i fremtiden, jf. nedenstående.
Ledelsesgrundlaget anfører 7 generelle krav til lederne,
der tilsammen skal kendetegne det gode lederskab i
Guldborgsund Kommune nemlig:
"Vis tillid”
”Vær åben”
”Gå i dialog”
”Styrk fællesskabet”
”Giv retning”
”Mærk efter”
”Tænk nyt”
Undtagne perioder Tidligst 1. september 2012

SIDE 18/28
Tovholders
kommentarer
Periode
Konsulenter
Procesoptimeringskonsulenterne faciliterer at en hidtidig
arbejdsgang kortlægges, at en ny og mere effektiv
arbejdsgang designes og en handlingsplan udarbejdes. Det
er det mest hensigtsmæssige forløb konkret i form af
trinene i arbejdsgangene, som konsulenterne arbejder
med. Konsulenterne indgår ikke i enhedens arbejde med
at organisere sig, dette vil være overladt til enheden at
føre ud i livet enten før eller efter en procesoptimering.
Ud fra det beskrevne synes løsningen på problematikken
allerede at være fundet og den resterende afklaring at
skulle ske ved en anden metode – en endelig aftale om en
konkret fordeling mellem de involverede – en proces som
procesoptimeringskorpset ikke kan påtage sig.
Tovholder kan på det foreliggende grundlag ikke anbefale
at opgaven prioriteres til varetagelse i efteråret 2012.
Opfølgning:
Efter møde er det aftalt at fagchef Mai-Britt Hagbarth
drøfter ovenstående kommentarer med procesejerne.
Såfremt procesoptimering fortsat ønskes kontaktes
tovholder.
Mail udsendt fra MH den 5.7.12

SIDE 19/28
Titel og beskrivelse Statistiske oplysninger fra distrikter til ældrechef
Organisatorisk
tilhørsforhold
En kort beskrivelse
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Direktørområdet ”Social- og arbejdsmarked”
Ældreområdet
4 distrikter:
Distrikt Nord med kontor i Stubbekøbing
Distrikt Syd med kontor på Østerbro i Nykøbing
Distrikt Midt med kontor på Nørrebro i Nykøbing
Distrikt Vest med kontor i Sakskøbing
Distrikterne omfatter:
Praktisk bistand, personlig pleje og sygepleje til
borgere indenfor ældreområdet
Forebyggende foranstaltninger, herunder
midlertidige døgnophold og aktivitetscentre
Tværgående funktioner:
Intern Vikarservice
Distrikt Service
Forflytningskoordinator
Hvert distrikt beskæftiger ca. 250-300 medarbejdere og
ledelsen i hvert distrikt består af 1 distriktsleder, 1
sekretariatsleder og 7-10 gruppeledere.
Der er pt. ingen nedskrevet proces på området pt.
Afventer afklaring, da det er et decentralt observeret
problem, hvor der ønskes en central procesejer.
Begrundelse Ældrechefen og hendes forvaltningsmedarbejdere
indhenter jævnligt statistiske oplysninger i distrikterne
bl.a. til orientering i Seniorudvalget.
Distrikterne vil gerne levere de korrekte data, og det er
meget vigtigt, at optællingerne foregår ens i de 4
distrikter, så oplysningerne bliver sammenlignelige.
Risikoen for fejl er til stede, hvis forespørgslerne ikke er
konkrete nok, og svarene ikke koordineres mellem
distrikterne hver gang.
Et typisk eksempel:
Distrikterne bliver bedt om at oplyse, hvor mange
medarbejdere, der er ansat! Så opstår der spørgsmål som:
Skal vi tælle hoveder?
Eller årsværk?
Er det inkl. eller ekskl. Vakante stillinger?
Er de opmærksomme på øjebliksbilledet pga.
BUM-afregning?
Skal der være opdeling på faggrupper?
Er det kun gældende for plejen, eller skal vores
øvrige medarbejdere tælles med?
Hvad med Distrikt Service og Intern Vikarservice?

SIDE 20/28
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Undtagne perioder -
Tovholders
kommentarer
Vi ønsker en afklaring på:
- hvem har mandat til at definere, hvad der skal
indhentes info omkring, hvornår og til hvilket
brug?
- Hvem i distrikterne skal svare?
Evt. en leder? En adm. medarbejder?
- Hvem sætter forvaltningens deadline?
Hvor vigtigt er det? Skal vi smide, hvad vi har i
hænderne? Eller er det bare ”nice to know”?
- Hvad skal oplysningerne bruges til?
Denne oplysning kan hjælpe os til at vurdere vigtighed
-
Der er tale om en tværorganisatorisk opgave, hvilket
forudsætter en klar og samlet målsætning for
optimeringsopgaven og en tydelig forankring af opgaven
og ansvaret herfor.
De spørgsmål som stilles til ønsket afklaring i ovenstående
beskrivelse forudsættes at være ledelsesmæssigt afklaret
inden en procesoptimering igangsættes.
Der skal gøres opmærksom på:
At såfremt der til opgaven er organisatoriske snitflader,
som er relevante og nødvendige for en komplet
beskrivelse af arbejdsgangen og en optimal
tilrettelæggelse af den nye arbejdsgang, skal disse
involveres i optimeringsarbejdet.
At såfremt en opgave til optimering består i at optimere
en arbejdsgang, som er sammenfaldende for flere
områder/enheder skal disse være indstillet på
a. at der skal opnås enighed om fælles projektmål
b. at optimeringsarbejdet skal munde ud i én fælles
ensartet arbejdsgang
Hvis ovenstående ikke er opfyldt, er det ikke muligt for
konsulenterne at gennemføre en optimering.
Tovholder kan på det foreliggende grundlag ikke anbefale
at opgaven prioriteres til varetagelse i efteråret 2012.
Opfølgning:
Opgaven trækkes tilbage. Løsning er allerede påbegyndt.

SIDE 21/28
Periode
Konsulenter
Allerede eksisterende opgaver:
Udskudt fra foråret 2012:
Titel og beskrivelse
8/2012
Sygefraværsregistreringer for elever
Uddannelse og Udvikling har over året ca. 250 hjælper og
assistent elever under uddannelse.
Ved sygemelding skal dette ske både til UUE samt til
henholdsvis skole eller praktiksted. Meldingerne
registreres i Rollebaseret indgang. Advis modtages i
personaleafdelingen hvorefter de taster i VIRK.
Denne tastning modtages i Ydelsesenheden, hvor man
udsender underretningsbrev til eleven – som skal
returneres i underskrevet tilstand.
Sker dette ikke indenfor angivet tidsfrist, sendes endnu en
påmindelse om manglende erklæring (af og til også til
arbejdsgiver)
Sker der stadig ikke noget, mister UUE sygerefusion for
elevens fravær – dette meddeles ved en afslagsskrivelse
fra Ydelsesenheden.
Lignende proces foretages ved raskmelding blot med
modsat fortegn
Udover dette bliver sygefraværet på SOSU skolen
registreret i EASY og ATP. Hvis skolen selv vurderer og
taster, at fraværet er ”ulovligt” mister vi elevrefusion.
Hvis eleverne har været ansat under 8 uger, får vi refusion
fra dag 1. Hvis registreringerne ikke foretages umiddelbart
i personaleafdelingen og eleven bliver rask efter en dag –
udbetales for meget refusion, som efterfølgende skal
tilbagebetales. Ligeledes kan det være et problem, hvis
personaleafdelingen ikke får indberettet rettidigt – hvilket
resultere i at UUE igen mister refusionen.
Den årlige sygefraværsrefusion på elevområdet beløber sig
til 2.5 million - hvilket siger noget om ressourceforbrug og
problemets omfang.
Procesejer Lene Hartmann, lhart@uldborgsund.dk, tlf. 25 18 03 35
Organisatorisk
tilhørsforhold
Gennemføres i
perioden
Konsulenter
Udvikling og uddannelse, Social & arbejdsmarked
Marts 2012
????
Morten Døring & Jørgen Steen Nielsen – begge
trukket fra opgaven

SIDE 22/28
Status Sag oprettet.
Log føres herefter i sag nr. 12/250
Back-up Charlotte Christiansen
Tovholders
kommentarer
Titel og beskrivelse
Optimering er ønsket udskudt af procesejer til efteråret
2012 - direktørområdet er orienteret.
Opgaven er placeret til gennemførelse 17. september og
4. oktober
Lønopfølgningsproces i distrikterne Nord, Syd, Vest
og Midt
Der ønskes foretaget en procesvurdering og analyse af
arbejdsgangen fra stillingsopslag til
ansættelsesbrev/lønoprettelse og lønopfølgning.
Lønopfølgning generelt på de ansatte i ældreområdet,
herunder, fastansatte, vikarer, timelønnede osv.
Ældreområdet har ca. 1000 fastansatte samt en større
gennemstrømning af vikarer, timelønnede m.v hvert år.
Der er ansat en personalemedarbejder i hvert distrikt som
har ansvar for ovenstående opgaver i et bredt samarbejde
med personalekontoret på rådhuset, gruppeledere,
distriktsleder, sekretariatsledere og den enkelte
medarbejder.
Opgaven er tilpas stor og af en tilpas kompleksitet, at det
ville være passende og formålstjenstligt med optimale
arbejdsgange på området.
Procesejer Thomas Steen Nielsen, Tove Raun, m.fl.
Organisatorisk
tilhørsforhold
Gennemføres i
perioden
Konsulenter
Ældreområdet Distrikt Nord, Social & arbejdsmarked
Maj/juni 2012
Status Første møde afholdt med procesejerne.
Back-up
Tovholders
kommentarer
Opgaven er stoppet grundet uklarhed om fælles mål
imellem procesejerne, involvering af relevante snitflader,
opgavens strukturering m.v.
En fortsættelse af opgaven forudsætter afklaring heraf.
Oplæg hertil er fremsendt fra konsulenterne til
procesejerne.
Afklaring af hvorvidt direktørområdet fortsat vægter denne
opgave gennemført afventer fagchefens tilbagemelding
efter ferie.

SIDE 23/28
Opfølgning:
Efter aftale med fagchef Mai-Britt Hagbarth laves opgaven
om til kun at omfatte distrikt Midt.
Ny beskrivelse af opgaven afventes fra Tove Raun. Mail
sendt den 10.7.12.
Ny beskrivelse modtaget den 23.7.12. – Opgaven
Administrative løn- og opfølgningsprocesdurer (se
nedenfor)
Titel og beskrivelse Administrative løn- og refusionsprocedurer
Organisatorisk
tilhørsforhold
Kvalitetssikring af Lønoprettelse, lønopfølgning og
refusioner på de ansatte i Distrikt Midt.
Distrikt Midt er en decentral enhed i ældreområdet under
direktørområdet Social- og Arbejdsmarked. Distriktet
arbejder efter Servicelovens § 83, 84 og Sundhedslovens
§ 138.
Området omfatter:
Praktisk hjælp, sygepleje og forebyggende foranstaltninger
til borgere i fritvalgsområdet og 4 plejecentre
Ledelsen i Distrikt Midt består af 1 distriktsleder, 1
sekretariatsleder og 10 gruppeledere og er organiseret
som en udførerenhed efter BUM-modellen. Distriktet
beskæftiger ca. 300 medarbejdere, og hver gruppeleder
har den daglige ledelse af ca. 30 medarbejdere.
På distriktskontoret er ansat 3 administrative
medarbejdere, hvoraf 2 primært arbejder med
personaleadministration
En kort beskrivelse Med 300 medarbejdere er der et vist flow i ansættelser og
afgang af såvel fast personale som vikarer, indhentning af
refusioner og ændring af løn.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Processens formål er en kvalitetssikring af korrekt
lønudbetaling og bogføring i et tæt samarbejde mellem de
administrative medarbejdere i distriktet og
lønkonsulenterne i HR afdelingen.
Helt enkelt: ”Hvem gør hvad, hvornår og hvordan”?
Denne proces griber ind i andre direktørområder, da
opgaverne løses i samarbejde med det centrale
lønpersonale i HR afdelingen.
Sekretariatsleder
Tove Raun Larsen
trl@guldborgsund.dk
Tlf. 54 73 32 48 eller mobil 25 18 10 86
Begrundelse De mange opgaver og implementering af et nyt lønsystem
betinger en sikring af vores egenkontrol, så vi sammen

SIDE 24/28 undgår dobbelte arbejdsgange, merudgifter, fejl i
Tilknytning til
kriterier
lønudbetalinger og bogføring.
Vi opdager jævnligt vores fejl, som primært opstår ifm:
Manglende indberetning/standsning af tillæg
Rettidigt lønstop ved orlov/fratrædelser
Manuelle beregninger ved orlov
Forkert kontering af lønudbetaling v/løntilskud
Mangler og fejl i refusioner
Kan vi ved optimering af arbejdsgangene undgå disse fejl?
Undtagne perioder Uge 42 og mellem jul og nytår
Periode
Konsulenter
Tine Plougmann
Telefoner:
54731554
Mail:
tpl@guldborgsund.dk
Gry Søegaard Telefoner:
5473 2198
2518 0936
Back-up
Mail:
gsega@guldborgsund.dk
Dorte Fog Nielsen

SIDE 25/28 Direktørområde – Teknik & miljø
Titel og beskrivelse P-vagtordningen
Organisatorisk
tilhørsforhold
Vej & projekt
En kort beskrivelse En optimering af arbejdsgangene inden for
parkeringsområdet ønskes; især er det relevant at få
kigget på klagesagsbehandlingen; herunder at "systemet"
ikke giver borgerne flere klagemuligheder, end de er
berettiget til.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Christian Refstrup
(opgaven delegeres til Jørn Kamper Nielsen
(opgaveansvarlig) – Vej og Projekt (jkn@guldborgsund.dk
– tlf. 2794)
Begrundelse Formålet er at systematisere arbejdsgangen for ”Pvagtordningen”
samt at reducere tidsforbruget til opgaven.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
1. Projekter, som har størst potentiale for at skabe ”luft”
og effektivisering i arbejdsdagen.
2. Projekter, som vil give bedre kvalitet, service eller
oplevelse hos borgeren.
Undtagne perioder P.g.a. de involverede medarbejderes planlagte ferie er
såvel juli som august udelukket.
Tovholders
kommentarer
Det skal pointeres, at projektmålet bør fastsættes i
samarbejde mellem procesejer og den som opgaven
uddelegeres til.
Periode Start primo oktober – afsluttes i november
Konsulenter
Per Lønager
Sina Christensen
Back-up
Telefoner:
54732643
25180231
Mail:
pelon@guldborgsund.dk
Telefoner:
5473 1056
Mail:
sic@guldborgsund.dk
Tine Plougmann

SIDE 26/28
Titel og beskrivelse Byggesager
Organisatorisk
tilhørsforhold
Byggemyndighed & Forebyggelse under
Redningsberedskab & Byggemyndighed.
En kort beskrivelse Siden kommunesammenlægningen i 2007, har
byggemyndigheden arbejdet på at optimere sagsgange
m.v. for at nedbringe sagsbehandlingstider både for den
samlede sagsbehandling (fra ansøgning til afgørelse) men
også for at nedbringe ressourcerne brugt på hver enkelt
sag.
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Ved at inddrage medarbejderne i processen omkring
revidering af vores sagsgange og have skelet til andre
kommuner, mener vi nu, at vi er nået et godt stykke vej
hen mod en optimering af afdelingens arbejde. Men da vi
selv har involveret os meget i det resultat vi er nået frem
til, er vi i byggemyndigheden overbeviste om, at der er
potentiale for yderligere finpudsning af vores arbejds- og
sagsgange. Vi ønsker derfor at deltage i et projekt om
procesoptimering, hvor vi med
procesoptimeringskonsulenterne som sparringspartnere,
kan hæve vores niveau yderligere for
byggesagsbehandling.
Vi har snitflader til mange afdelinger, da vores sager skal
i høring.
Thomas Fjeldving (TF) tlf. 2110
Begrundelse Formålet er at systematisere arbejdsgangen for
”byggesager” samt at reducere tidsforbruget til opgaven.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
-
Undtagne perioder Kun muligt i november/december 2012
Tovholders
kommentarer
Ingen.
Periode Start primo november – afsluttes i december
Konsulenter
Didde Hornshøj
Telefoner:
25181456
Gry Søegaard Telefoner:
5473 2198
2518 0936
Mail:
dipe@guldborgsund.dk
Mail:
gsega@guldborgsund.dk

SIDE 27/28
Back-up
Sina Christensen

SIDE 28/28 Direktørområde – Økonomi & HR
Titel og beskrivelse Håndtering af post og kontanter i Guldborgsund
Kommune
Organisatorisk
tilhørsforhold
En kort beskrivelse
Navn og
kontaktdata på
procesejer
Intern service
Idet håndteringen af post og kontanter på nuværende
tidspunkt varetages af forskellige enheder og på
forskellige måder rundt omkring i organisationen, vil det
være formålstjenstlig, at processen koordineres og
struktureres i forhold til den samlede organisation.
Hvad angår håndteringen af kontanter aktualiseres
spørgsmålet endvidere af, at konti i Nordea over tid bliver
flyttet til Danske Bank. Det berører mange funktioner og
der er snitflader til flere dele af organisationen
Uafklaret.
Rådhusbetjentfunktionen kunne være en mulig løsning på
tværs i kommunen. I så fald vil teamleder Steen Jensen
være den naturlige procesejer.
Begrundelse Håndteringen er ukoordineret og levn fra ”gammel” tid, og
derfor alene af den grund kunne bruge en omgang
procesoptimering med gennemgang af eksisterende
procedure.
Tilknytning til
direktionens
kriterier
Vil kunne være med til at skabe ”luft” og effektivitet på
området, samt understøtte arbejdsgange på tværs af
organisatoriske områder.
Undtagne perioder Skal aftales med den givne kontaktperson, når dette er
afklaret.
Tovholders
kommentarer
Periode
Konsulenter
Back-up
Der er tale om en tværorganisatorisk opgave med mange
snitflader.
Gennemførelse af en procesoptimering forudsætter en klar
og samlet målsætning for optimeringsopgaven og en
tydelig forankring af opgaven.
Efter aftale med Ole Jacobsen er der aftalt møde til
afklaring af ovenstående punkter medio august.
Opfølgning:
Møde til afklaring af ovenstående er fastlagt til medio
august 2012.