Tilsynsrapport 2012 - Viborg Kommune

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
Disposition:
1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1
2. Formalia, side 2
3. Indledning, side 2
herunder beskrivelse af botilbuddet
4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 2
5. Organisatoriske forhold, side 3
6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 3
7. Den generelle faglige indsats, side 3
herunder magtanvendelse
8. Medicinhåndtering, side 5
9. Beboernes økonomi, side 5
10. Tema: IT – sikkerhed, side 5
11. Medarbejder og medarbejderforhold, side 5
herunder den faglige udvikling i tilbuddet
12. Tilbudsportalen, side 6
13. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 6
1. Konklusion – herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet
Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den
samlede bedømmelse af tilbudene. De fem graduerede vurderingsterminologier er:
Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende.
Det samlede indtryk af tilsynet på Egehøj er tilfredsstillende .
Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det
skriftlige dokumentationsmateriale.
Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede
tilsynet.
Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige
indsats er, at Egehøj er et velfungerende botilbud.
Tilsynet får indtryk af en gruppe medarbejdere der, på trods af udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, har
en omsorgsfuld tilgang til beboerne og har fokus på den enkelte beboers individuelle behov.
Tilsynet får indtryk af, at der er ledelsesmæssig bevågenhed på medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø og
bevilliger den indsats, der er behov for i forhold til styrkelse heraf.
Tilsynet bemærker positivt den udviklingsorienterede tilgang, den konstituerede leder har til stedet på trods af
den midlertidige periode, ansættelsen i første omgang er berammet til.
I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og
fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger:
Tilsynet påbyder, at botilbuddet anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige
myndigheder, værger og pårørende m.fl., hvor der videregives/indhentes personfølsomme
oplysninger. Der forefindes udførlig vejledning om brug af sikker mail på intranettet.
Der er behov for en afklaring og drøftelse af reglerne omkring magtanvendelse, særligt i forhold til
Sundhedsloven.
1

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
Tilsynet anbefaler et fortsat fokus på en bedring af det psykiske arbejdsmiljø.
2. Formalia
Deltagere i tilsynet:
Ledelsen: Konstitueret afdelingsleder Jette Dupont Lauritsen.
Medarbejderrepræsentanter: Tre medarbejdere deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt.
Beboere: En beboer deltog. Beboerens identitet er tilsynet bekendt.
Pårørende: Ingen pårørende var til stede under tilsynet.
Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed
for at gå fra.
Tilsynet er udført af:
Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold.
Program for uanmeldt tilsyn d. 21. november 2012:
Kl. 10.50 – 11.00 Ankomst til botilbuddet og planlægning af tilsynet.
Kl. 11.00 – 12.15 Interview med medarbejdere.
Kl. 12.20 – 13.10 Interview med konstitueret afdelingsleder.
Kl. 13.10 – 13.45 Gennemgang af dokumentation.
3. Indledning
Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d. 21. november 2012 i tidsrummet fra kl.10.45 – 13-50.
Tilsynet indledes med, at den tilsynsførende henvendte sig i et af beboerhusene hvor to medarbejdere var til
stede. En tredje medarbejder var med en beboer til frisør og ankom kort efter og deltog ligeledes i samtalen.
En af medarbejderne kontaktede telefonisk lederen, der ville ankomme til senere. Både leder og
medarbejdere blev orienteret om formålet med besøget og hvordan det skal foregå.
Den af tilsynet udarbejdede skriftlige rapport, vil i første omgang blive sendt til botilbuddet til gennemlæsning
og kommentering med henblik på at sikre, at der ikke er faktuelle fejl i rapporten.
Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det
skriftlige dokumentationsmateriale.
Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på
Tilbudsportalen.
Tilbagemelding til tilsynsenheden skal ske senest 5 hverdage efter modtagelsen af rapporten.
Overordnet beskrivelse af botilbuddet, herunder den fysiske beliggenhed
Botilbuddet Egehøj er beliggende i et roligt boligområde i Bjerringbro, tæt ved skov, sportsfaciliteter og
offentligt transport samt i gåafstand til bymidten med indkøbsmuligheder.
Egehøj er et længerevarende botilbud til voksne indenfor handicapområdet. Målgruppen er borgere over 18
år, som på grund af betydelig og varig nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne har behov for omfattende
hjælp i længere tid til almindelige daglige funktioner eller pleje, omsorg eller behandling, og som ikke kan få
dækket disse behov på anden vis. Der er 11 pladser i tilbuddet. På tilsynsdagen var de 11 beboere i
aldersgruppen 29 - 70 år.
Botilbuddet Egehøj består af to separate bygninger Nord og Syd, som indeholder henholdsvis fem og seks
lejligheder. Lejlighederne er af forskellige størrelse og indeholder stue, soveværelse, tekøkken og
badeværelse. Alle lejligheder har udgang til terrasse. Til hver lejlighed hører et depotrum.
2

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
I hver af de to bygninger er der fælles køkken og opholdstue samt fælles vaskerum. Der forefindes i hvert
hus desuden personalerum og toiletforhold.
Der er en lukket have og terrasser, hvor der er en stor fælles plads til aktiviteter.
Det juridiske grundlag udgøres af Lov om almene boliger (ABL) § 105 stk. 2.
4. Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning
på disse
Anbefalingerne fra sidste års tilsyn omhandlede primært problematikker vedr. medarbejdernes psykiske
arbejdsmiljø. Medarbejderne beskrev et arbejdsmiljø præget af stor travlhed, hvor der manglede tid til faglig
udvikling og sparring samt at der ikke var ressourcer til udviklingstiltag hos den enkelte beboer.
Nuværende leder oplyser hun har sparsomt kendskab til sidste års tilsynsrapport men tilsynet hæfter sig ved
den fremadrettede opmærksomhed der er på det psykiske arbejdsmiljø både fra medarbejderne og ledelsens
side.
Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på:
5. Organisatoriske forhold
Ledelsesstrukturen på Egehøj er siden 2007, blevet ændret flere gange. Tilsynet får oplyst at botilbuddet
f.eks. har haft fire forskellige afdelingsledere gennem de fem år. Nuværende leder tiltrådte stillingen pr. 1.
oktober 2012 og er konstitueret i stillingen foreløbig indtil juli 2013.
Afdelingslederen er, udover at være leder for Egehøj, også er leder for et andet botilbud i Bjerringbro,
Gudenåvej cirka 3 -4 km fra Egehøj.
Medarbejderne har været på et-dags teamkursus og hensigten er, at medarbejdergruppen skal fungere som
selvstyrende team.
Medarbejderne er opdelt i tre teams fordelt på tværs af husene, men har en primær tilknytning til et af
husene.
6. Beboertrivsel/tilfredshed
Tilsynet gennemførte ingen egentlig samtalte ikke med nogle af beboerne. Alle beboere på nær en var i
aktivitetstilbud. Den beboer der var hjemme, havde næsten intet sprog.
Den tilsynsførende observerede medarbejderne tilgang til den pågældende beboer og fik et positivt indtryk af
den måde medarbejderne havde samvær og kontakt til den pågældende.
Beboeren virkede tilpas og tryg ved medarbejderne.
7. Den generelle faglige indsats
Indsatsen hos beboerne tilrettelægges ud fra den enkelte beboers § 141 handleplan og den af tilbuddet
udarbejdede delhandleplan. Der forefindes § 141 handleplaner og delhandleplaner for samtlige beboere.
Tilsynet blev forelagt eksempler på delhandleplaner og disse vurderes værende fyldestgørende og meget
velbeskrevet. Medarbejderne oplyser at dokumentationsområdet har været nedprioriteret i en periode grundet
de øvrige medarbejdermæssige omstændigheder.
Der er planer om udarbejdelse af Årshjul for at få en fast systematik med henblik på at sikre en løbende
evaluering af handleplanerne. Der udarbejdes desuden døgn/strukturskemaer for den enkelte beboer for at
sikre en kontinuitet i den støtte beboeren har behov for, også når der er vikarer tilstede.
Leder oplyser at hun vil have fokus på dokumentationsområdet, herunder det at få ”den tavse viden”
nedfældet og beskrevet.
I forhold til ressourcetildelingsmodellen, er alle beboere tildelt støtteniveau fem. En beboer har en anden
handlekommune end Viborg.
3

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
Aktuelt afventes revisitering / statusmøder for flere beboere. Botilbuddet forventer at to beboere hjemkaldes i
forbindelse med revisitationen af aktivitetstilbud.
Hver beboer er tildelt en primær og en sekundær kontaktperson. Der er i indsatsen hos beboerne, stor fokus
på den enkelte beboers trivsel, at den enkelte beboer skal have det godt hver dag. Medarbejderne er
opmærksomme på inddragelse af beboernes egne ressourcer. Beboerne er efter en individuel vurdering,
tildelt forskellige opgaver som borddækning og andre praktiske opgaver.
Desuden tages der i indsatsen, hensyn til beboernes selvbestemmelse og medindflydelse i den udstrækning,
den enkelte beboer kan rumme dette. Medarbejderen oplyser at flere beboere, har brug for struktur i
hverdagen og deres valgmuligheder vil derfor ofte være afgrænset til en given ramme. Andre beboere har
behov for en anerkendende tilgang. Indsatsen til beboerne er generelt baseret ud fra en vurdering af hvilke
behov, den enkelte beboer måtte have.
Der afholdes ikke egentlige Husmøder da tilbuddets beboer ikke kan rumme dette.
I forhold til den ernæringsmæssige indsats, får beboerne morgenmad i botilbuddet, der anrettes af
med-arbejderne eller beboerne selv i det omfang deres ressourcer er til stede. Beboerne får madpakker med
til aktivitetstilbuddet og medarbejderne inddrager smøring af madpakker som en aktivitet hos de beboere der
kan deltage. Nattevagterne varetager opgaven hos de beboere, der ikke kan deltage i aktiviteten.
Botilbuddet i hverdagene leveret råvarer til aftensmaden fra ”Familiemåltider”. Der leveres til fire dage af
gangen og der er fokus på den sunde kost. I weekenderne planlægger tilbuddet selv menuen. Aftensmaden
serveres i fællesrummene de to huse.
Reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning, samt udarbejdelse af
handleplaner. Det vurderes at reglerne er kendte af personalet. I 2012 er der indberettet fem
magtanvendelser vedr. akut fastholdelse, der alle er registreret som værende lovlige.
Medarbejderne fortæller at der i øjeblikket pågår en drøftelse af magtanvendelse i forhold til sundhedsloven.
Kommunens faglige konsulent er inddraget i disse drøftelser, der er foranlediget af eksempler om
fastholdelse ved f.eks. blodprøvetagning.
Tilfælde af vold overfor medarbejderne indberettes i EASY.
Medarbejderne fortæller at vold mellem beboerne fylder meget for dem. De føler sig magtesløse og
frustrerede overfor hvordan de skal håndtere dette. Der er fokus på skærmning og andre forebyggende tiltag
men aktuelt er der en beboer der periodevis giver anledning til drøftelse af situationerne. Medarbejderne
stiller spørgsmål ved beboernes retssikkerhed og efterlyser et sted at indberette den type vold. aktuelt
registrerer episoderne i BB journalen.
Tilbuddet har en bus, som benyttes til dagligt at tranportere beboerne til aktivitetstilbud på Gimle.
Medarbejderne forsøger, i det omfang der er ressourcer til det desuden, at arrangerer interne aktivitetstilbud
for beboerne. Her tages ofte udgangspunkt i omgivelserne som gåture i den nærliggende skov eller cykelture
på tilbuddets elcykel. I weekenderne benyttes bussen desuden ind imellem til aktiviteter ud af huset.
Leder oplyser hun overvejer at planlægge nogle arrangementer for de pårørende, der som noget nyt får
tilsendt månedlig Nyhedsmail.
Leder er ikke bekendt med egentlige klager over tilbuddet og forsøger generelt at have en imødekommende
tilgang overfor de pårørende.
Utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient – Sikkerheds – Database) af den enkelte
medarbejder. Der er fokus på læringen af hændelserne. Tilsynet får oplyst, at der i gennemsnit er tale om en
til to hændelser om måneden.
4

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
8. Medicinhåndtering
Botilbuddet administrerer medicinen for alle 11 beboere. Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår både via
dosispakket medicin fra apoteket og medicin doseret i doseringsæsker af personalet.
Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for
medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges. De nye retningslinjer for
medicinhåndtering i HPU er taget til efterretning og indarbejdet i procedurerne.
i øjeblikket udfordres medarbejderne af at låsen til medicinskabet i et af husene, er gået i stykker og
medicinen opbevares derfor i aflåst skuffe i personalerummet. Der er bestilt et nyt medicinskab.
Al medicin er relevant mærket den enkelte beboer.
Alle faste medarbejdere, men ikke vikarer har været på medicinkursus. Vikarer modtager grundig
introduktion af kollegaer med medicinkompetence inden de udleverer doseret / ophældt medicin. Tilsynet får
oplyst, at der er udarbejdet en bemyndighedsliste, hvoraf det fremgår, hvad den enkelte medarbejder er
bemyndiget til.
Tilsynet får oplyst at man er i fuld gang med implementeringen af de nye skemaer. Der er en medarbejder
der er medicinansvarlig og denne får i øjeblikket assistance af en kollega for at styrke implementeringen.
9. Beboernes økonomi
Botilbuddet administrerer dele af alle 11 beboers økonomi. Nogle beboere har økonomisk værge. I disse
tilfælde omhandler administrationen primært lommepenge.
Det er som udgangspunkt kontaktpersonen, der er ansvarlig for håndteringen af beboermidler hos de beboer,
vedkommende er kontaktperson for.
Botilbuddet følger de udstukne retningslinjer for håndtering af beboermidler, herunder de af Økonomisk
Forvaltning udarbejdede retningslinjer omkring depositakort og dokumentation af de økonomiske
dispositioner m.m.. Økonomisk forvaltning fører tilsyn hermed og er dermed underlagt revision.
10. Tema: IT – sikkerhed
Tilsynet gør tilbuddet opmærksom på at elektronisk korrespondance med samarbejdspartnere som f.eks.
pårørende, kommuner, Kriminalforsorgen, regioner, behandlingstilbud m.m. vedr. personfølsomme
oplysninger skal foregå via sikker mail – www.virk.dk og www.borger.dk.
Den daglige afrapportering foregår i BB – journalen, hvor de udarbejdede delhandleplaner ligeledes er at
finde.
11. Medarbejder og medarbejderforhold
Antallet af faste medarbejdere i botilbuddet udgøres af tolv fastansatte. Dertil kommer to faste nattevagter og
fem faste vikaransatte. Alle medarbejdere, på nær en enkelt vikar der er ergoterapeut, har en
uddannelsesmæssig baggrund som pædagog. enkelte medarbejdere er desuden uddannet social – og
sundhedsassistenter. Nattevagterne er ufaglærte.
Medarbejderne og leder oplever at medarbejdersammensætning tilgodeser behovene hos beboerne, men
som alderen hos nogle beboere er ved at være høj og dermed sandsynligheden for behov for
sygeplejefaglige indsatser, er der åbenhed overfor ansættelse af sundhedsfaglig uddannet personale.
Antal af fremmødte i vagtlagene ser typisk ud som følgende:
I dagvagt fremmøder tre / fire personer kl. 7.00, hvor en har arbejdstid til kl. 15.00 og de øvrige til hhv. kl.
12.00 eller 13.00. Aftenvagterne (tre / fire personer) møder forskudt hhv. kl. 14.45 og kl. 15.00 og har
arbejdstid til hhv. kl. 20.00 og kl. 23.00. I nattevagt fremmøder en person i tidsrummet fra kl. 22.45 – 7.15.
Der er dermed et overlap på 15 minutter til rapportgivning, faglig sparring m.m. mellem vagtlagene.
Medarbejderne giver udtryk for, at der er sket en bedring i det psykiske arbejdsmiljø, siden sidste års tilsyn.
Der er bl.a. sket en betydelig bedring i forholdet mellem arbejdsopgaver og medarbejderressourcer. Der er
5

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
kommet fire nye kollegaer til på en gang og desuden der to langtidssyge delvis vendt tilbage. Tilførselen af
nye ressourcer har dog også giver anledning til forvirring og frustrationer i medarbejdergruppen. Alle har
skullet finde sig til rette samtidig med, at der også er sket ledelsesmæssige ændringer.
Beboerne har også reageret på nyt personale og været stresset over, at skulle forhold sig til mange nye
mennesker på en gang.
Både medarbejder og leder oplyser, at det psykiske arbejdsmiljø fortsat er påvirket af personaleudskiftningen
og den ledelsesmæssige ustabilitet medarbejderne har oplevet grundet de mange lederskifte.
Det er hensigten at den igangværende aktivitet i forhold til AMSK, skal bidrage til en bedring af forholdene da
der her er fokus på samarbejde og trivsel.
Botilbuddet har et lavt korttidssygefravær, aktuelt 2,1 og medarbejderne tilskriver dette den store
ansvarsfølelse, der er overfor stedet som helhed.
Medarbejderne oplever at få tilstrækkelig med information og beslutninger fra ledelsens side. Denne fore- går
primært på personalemøder, der afholdes hver 14. dag, hvor det indgår som et fast punkt på dagsordenen.
Desuden glæder medarbejderne sig over, at lederen er ”synlig” og tilgængelig i hverdagen.
Som et forsøg, har der været afholdt fælles personalemøder med Gudenåvej, men tilbuddet forventer efter jul
igen, at afholde egne personalemøde, hvilket medarbejderne ser frem til.
Botilbuddet oplyser at der er et velfungerende samarbejde med såvel interne samarbejdspartnere, f.eks.
sagsbehandlere og eksterne samarbejdspartnere som f.eks. Det psykiatriske hospital i Risskov der kommer i
tilbuddet cirka seks gange årligt og desuden afvikles telefonsamtaler efter behov.
Samarbejdet med pårørende fungerer desuden uproblematisk. Flere beboere har grundet deres høje alder
ingen eller få pårørende. Der er en pårørende repræsenteret i Bruger /– pårørende rådet.
Faglig udvikling
Medarbejderne oplever, at der er rammer og muligheder for intern vidensdeling. Denne foregår i den daglige
overlapning mellem vagterne samt på teammøder, hvor leder vil prioritere deltagelse.
Det er medarbejdernes oplevelse, at der i den seneste tid ikke har været særlig gode rammer og mulighed
for faglig udvikling, herunder kursus og efteruddannelse. Det er medarbejdernes oplevelse at mulighederne
og tilbuddene har været målrettet det ledelsesmæssige behov og ikke den enkeltes behov. Flere
medarbejdere giver udtryk for ønske om kursusaktivitet.
Leder oplyser at der på ledelsesniveau, er i gang i udarbejdelse af en uddannelsesstrategi for 2013 hvor der
vil være fokus på den faglige udvikling og hvor f.eks. det socialpædagogiske system KRAP indgår.
Medarbejderne har ikke været inviteret til MUS samtale indenfor det seneste år. Det er 1½ år siden.
I forbindelse med den nye leder tiltrådte, blev samtlige medarbejdere tilbudt en individuel samtale. Leder
oplyser at hun forventer, at påbegynde MUS samtaler i foråret 2013.
Alle medarbejdere har førstehjælpskursus.
12. Tilbudsportalen
Botilbuddet Egehøj er at finde på Tilbudsportalen. Oplysningerne om tilbuddet er opdateret, og svarer til de
faktiske forhold i tilbuddet, hvilket er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december
2010 om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud.
13. Fysiske rammer
Der er adgang til udendørsfaciliteter (have, terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige. Der er
indkøbsmuligheder i nærmiljøet og til offentlige transportmidler.
6

Uanmeldt tilsynsrapport 2012
Botilbuddet Egehøj
Egeskovvej 2
8850 Bjerringbro
Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til
aktiviteter, spisning m.m.. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov og disse
vurderes generelt at være egnede i forhold til målgruppen.
I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder.
Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe og engangshåndklæder m.m..
Rengøringsstandard af fællesarealerne vurderes at være tilfredsstillende.
Botilbuddet er registreret hos Fødevareregionen og har for nylig haft tilsyn og fået tildelt en positiv smiley. Der
er fokus på egenkontrollen med de hygiejniske forhold.
7