Bilag 6 - FMT redegørelse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af ...

Bilag 6 til FMT skr. 2013/004236-508906 af 07. august 2013.
FMT redegørelse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af gældende regter
Underbilag:
1) Etablering og gennemførelse af juridiske compliance programmer i FMT
2) Etablering og drift af juridiske skabeloner i FMT
3) Etablering og gennemførelse af juridisk undervisning i FMT
4) Etablering og gennemførelse af juridisk vidensopbygning og -deling i FMT
5) Etablering og gennemførelse af enkle værktøjer til brug i anskaffelsesprocessen
6) Synliggørelse af rammeaftaler
7) Tilrettelæggelse og gennemførelse af løbende juridisk kvalitetssikring på konkrete anskaffelsesprojekter
i FMT
8) Tilrettelæggelse og gennemførelse af større og mindre juridiske controllinger på udvalgte
områder i FMT
1. INDLEDNING
For at sikre overholdelsen af gældende regler har Juridisk Afdeling sideløbende med den
daglige juridiske gennemførelse gennemført en række juridiske styrings- og kontrolmæssige
tiltag. FMT har som følge heraf implementeret en juridisk risikostrategi. Formålet med
den juridiske risikostrategi er at sikre, at FMT bevæger sig fra en mere reaktiv og ad hocpræget
juridisk risikostyring til en mere proaktiv og koordineret juridisk risikostyring. På
den måde sikres en mere bevidst og effektiv juridisk risikostyring.
Når FMT har valgt at sætte den juridiske risikostyring i system, er det også i sig selv et ønske
om at være mere bevidst om de juridiske risici og muligheder, herunder at kunne styre
og kontrollere disse muligheder og risici. Systematiseringen af den juridiske risikostyring
sker bl.a. ved at etablere juridiske compliance programmer samt ved at gennemføre løbende
juridisk controlling.
FMT har besluttet at arbejde med risikostyring efter Management of Risks (MOR). MOR er
endnu ikke implementeret i FMT. Det er det fremadrettede mål, at den juridiske risikostyring
skal arbejde efter MOR principper, approaches, og processer. Dette ændrer dog ikke
på, at Juridisk Afdeling - efter eget metodisk set up - alligevel gennemfører juridisk risikostyring,
herunder i form af mange juridiske compliance programmer samt udvalgte juridiske
controllinger.
Nedenfor vil der helt overordnet blive beskrevet henholdsvis den aktuelle status og FMT
kortsigtede mål for FMT tiltag til sikring af overholdelse af gældende regelgrundlag i lyset
af juridisk styring, juridisk kontrol og juridisk gennemførelse.
De enkelte hovedtiltag vil i underbilag 1-8 blive behandlet efter følgende systematik: aktuel
status og kortsigtede mål. Der vil desuden under hvert hovedtiltag blive givet en udførlig
beskrivelse af de mange konkrete tiltag.
2. BEHANDLING
2.1. Aktuel status.
Juridisk styring:

For at sikre overholdelsen af gældende regelgrundlag har FMT gennemført en række juridiske
styringsmæssige tiltag sideløbende med de kontrolmæssige tiltag og den daglige juridiske
gennemførelse. De vigtigste styringsmæssige hovedtiltag er:
- Etablering og gennemførelse af juridisk risikostyring i FMT, implementeret sommeren
2012
- Etablering og gennemførelse af juridiske compliance programmer i FMT, underbilag 1,
opstartet trinvist 2010
- Etablering og drift af juridiske skabeloner i FMT, underbilag 2, opstartet trinvist 2010
- Etablering og gennemførelse af juridisk undervisning i FMT, underbilag 3, opstartet
trinvist 2010
- Etablering og gennemførelse af juridisk vidensopbygning og -deling i FMT, underbilag
4, opstartet trinvist 2007
- Etablering og gennemførelse af enkle værktøjer til brug i anskaffelsesprocessen, underbilag
5, implementeret 2011
- Synliggørelse af rammeaftaler, underbilag 6, trinvist opstartet ultimo 2012
Det strategiske set up vedrørende den juridiske styring er etableret og er meget velfungerende.
Særligt har der været anvendt rigtig mange ressourcer på etablering af de forskellige
juridiske compliance programmer, og som følge heraf har der ikke været tilstrækkeligt
med ressourcer til den juridiske controlling. I takt med færdigetablering af de nødvendige
juridiske compliance programmer påregnes der ressourcemæssigt lagt større tyngde på
den juridiske controlling.
De juridiske compliance programmer har til formål at skabe en fokuseret styring af implementering
og overholdelse af gældende regler samt videns- og kompetenceopbygning i
forbindelse hermed. I visse tilfælde har de juridiske compliance programmer også haft til
formål at sikre tilstrækkelige juridiske policies og vejledninger, således at en anskaffelsestype
fx kan gennemføres uden eller med begrænset involvering af Juridiske Afdeling.
De absolut vigtigste og mest tidskrævende juridiske compliance programmer er ”Etablering
og drift af skabeloner”, ”Etablering og gennemførelse af undervisning”, ”Etablering og gennemførelse
af responsa” og ”Etablering og gennemførelse af samråd”.
Juridisk kontrol:
For at sikre overholdelsen af gældende regler har FMT som nævnt gennemført en række
juridiske kontrolmæssige tiltag. De vigtigste kontrolmæssige hovedtiltag er:
- Tilrettelæggelse og gennemførelse af løbende juridisk kvalitetssikring på konkrete anskaffelsesprojekter
i FMT, underbilag 7
- Tilrettelæggelse og gennemførelse af større og mindre juridiske controllinger på udvalgte
områder i FMT, underbilag 8
Den juridiske controlling har som nævnt til formål at konstatere, om gældende regler overholdes.
Dette sker ved gennemførelse af en intern kontrol, der kan opfange og korrigere
og fremadrettet forhindre eventuelle fejl og mangler i regeloverholdelsen. Ligesom det kan
2

konstateres, om de etablerede compliance programmer overholdes eller har medført en
ønsket adfærd.
Resultaterne af den juridiske controlling kan også give anledning til tilpasninger af eksisterende
fokusområder eller afdækning af nye identificerede risici og muligheder i forhold til
overholdelse af gældende regler, som dermed igen kan danne grundlag for nye juridiske
compliance programmer.
Det strategiske set up vedrørende den juridiske controlling er således etableret og set upet
er som sådan velfungerende, men der er behov for, at der ressourcemæssigt lægges
større tyngde på den juridiske controlling for at denne i fuldt omfang kan fungere som en
effektiv intern kontrol. Muligheden for at opfange og korrigere samt fremadrettet at forhindre
fejl ad denne vej er dermed endnu ikke udnyttet fuldt ud.
Adgangen til datagrundlaget er også en vigtig faktor for at kunne gennemføre juridisk
controlling. På nuværende tidspunkt er datagrundlaget ikke tilstrækkeligt til at kunne danne
basis for en nem vej til at gennemføre juridiske controlling. Endeligt bør det undersøges,
om det DeMars-mæssigt kan sikres, at anskaffelser kun kan gennemføres under bestemte
betingelser.
Juridisk gennemførelse:
Der har gennem de seneste år været en voldsom efterspørgsel på juridisk rådgivning i
FMT. Dette skyldes dels, at der er kommet en meget større bevidsthed om gældende regler
i hele FMT, en stigende kompleksitet i regelgrundlag samt i 2011 ét yderligere væsentligt
regelsæt i form af forsvarsdirektivet. Der har samtidig været en generel underbemanding
i Juridisk Afdeling gennem årene, hvilket har givet en meget stor sårbarhed i forbindelse
med barsel, sygdom, afgang og manglende mulighed for/stor besværlighed ved at
slå stillinger op.
Dette har bevirket, at FMT har været nødsaget til at anvende Kammeradvokaten i stort
omfang, således at manglen på juridiske ressourcer ikke har standset gennemførslen af
anskaffelser i FMT. Med ønske om at nedbringe kammeradvokatforbruget og dermed
hjemtage sager til behandling i Juridisk Afdeling, har Juridisk Afdeling i forbindelse med
den forligsbestemte reorganisering af FMT stab fået tilført tre ekstra normer. Det er ikke
lykkedes Juridisk Afdeling at få tilladelse af FMN til at slå disse stillinger op endnu trods
det akutte behov.
Juridisk Afdeling stiller - ud over den almindelige sagsbehandling - juridiske specialister til
rådighed i form af midlertidige juridiske taskforces. Formålet hermed er, at Juridisk Afdeling
midlertidigt, fokuseret og hurtigt kan hjælpe udvalgte områder i FMT som fx ”Taskforce
Rammeaftale” og ”Taskforce Tilbudslov” samt i FKO i relation til evt. udlicitering af havmiljøopgaver.
Når opgaven er løst, indgår den juridiske specialist igen i den almindelige
sagsbehandling i Juridisk Afdeling.
Det strategiske set up vedrørende den juridiske gennemførelse er ligeledes meget velfungerende
og sker i form af organiserede specialistgrupper samt understøttes af responsa/samråd,
skabeloner, strategisk kompetenceudvikling, vidensopbygning og vidensdeling
osv.
3

2.2. Kortsigtede mål.
Juridisk styring.
Det er ønsket, at Juridisk Afdeling kan fortsætte med etablering og drift af de mange ovennævnte
juridiske styringsmæssige tiltag i samme omfang, som det er tilfældet nu.
Det er samtidig ønsket, at de mange opnåede resultater, erfaringer og funktioner i form af
skabeloner, oparbejdet undervisningsmateriale og undervisningsviden, responsa, samråd,
øvrig vidensopbygning og -deling og enkle værktøjer til brug i anskaffelsesprocessen kan
tilbydes anvendt på tværs af forsvaret.
Juridisk kontrol.
Det er ønsket, at Juridisk Afdeling kan anvende flere ressourcer på den juridiske controlling
i FMT, idet en sådan intern kontrol gerne skulle medvirke til at opfange og korrigere og
fremadrettet forhindre eventuelle fejl og mangler i regeloverholdelsen. Ligesom det også
gerne skulle medvirke til at konstatere, om de etablerede compliance programmer overholdes
eller har medført en ønsket adfærd. Det er samtidig håbet, at den juridiske controlling
også skal kunne tilbydes som en hjælpende funktion, som kan efterspørges af de forskellige
enheder i FMT.
Det er også her et ønske, at de resultater, erfaringer og funktioner, der er oparbejdet i forbindelse
med den juridiske controlling, også kan tilbydes anvendt på tværs af forsvaret.
Juridisk gennemførelse.
Det er fortsat ønsket, at Juridisk Afdeling bliver i stand til at hjemtage en stor del af sagerne
fra Kammeradvokaten, hvilket som nævnt forudsætter FMN tilladelse til opslag af stillinger.
Det er desuden et ønske, at Juridisk Afdeling i større omfang kan stille juridiske specialister
til rådighed i form af midlertidige juridiske taskforces. Dette er en rigtig god måde at
tilbyde hjælp til et udvalgt område til sikring af regeloverholdelsen i form af en hurtigt og
fokuseret indsats, indtil basisorganisationen selv kan tage over.
Endeligt er det også her et ønske, at de resultater, erfaringer og funktioner, der er oparbejdet
i forbindelse med den juridiske gennemførelse og de tilbudte midlertidige juridiske
taskforces, også kan tilbydes anvendt på tværs af forsvaret.
4