Bilag 6 - FMT redegørelse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af ...
Bilag 6 - FMT redegørelse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af ...
Bilag 6 - FMT redegørelse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Bilag</strong> 6 til <strong>FMT</strong> skr. 2013/004236-508906 <strong>af</strong> 07. august 2013.<br />
<strong>FMT</strong> redegørelse <strong>vedr</strong>. <strong>tiltag</strong> <strong>for</strong> <strong>at</strong> <strong>sikre</strong> <strong>overholdelse</strong> <strong>af</strong> gældende regter<br />
Underbilag:<br />
1) Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridiske compliance programmer i <strong>FMT</strong><br />
2) Etablering og drift <strong>af</strong> juridiske skabeloner i <strong>FMT</strong><br />
3) Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridisk undervisning i <strong>FMT</strong><br />
4) Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridisk vidensopbygning og -deling i <strong>FMT</strong><br />
5) Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> enkle værktøjer til brug i ansk<strong>af</strong>felsesprocessen<br />
6) Synliggørelse <strong>af</strong> ramme<strong>af</strong>taler<br />
7) Tilrettelæggelse og gennemførelse <strong>af</strong> løbende juridisk kvalitetssikring på konkrete ansk<strong>af</strong>felsesprojekter<br />
i <strong>FMT</strong><br />
8) Tilrettelæggelse og gennemførelse <strong>af</strong> større og mindre juridiske controllinger på udvalgte<br />
områder i <strong>FMT</strong><br />
1. INDLEDNING<br />
For <strong>at</strong> <strong>sikre</strong> <strong>overholdelse</strong>n <strong>af</strong> gældende regler har Juridisk Afdeling sideløbende med den<br />
daglige juridiske gennemførelse gennemført en række juridiske styrings- og kontrolmæssige<br />
<strong>tiltag</strong>. <strong>FMT</strong> har som følge her<strong>af</strong> implementeret en juridisk risikostr<strong>at</strong>egi. Formålet med<br />
den juridiske risikostr<strong>at</strong>egi er <strong>at</strong> <strong>sikre</strong>, <strong>at</strong> <strong>FMT</strong> bevæger sig fra en mere reaktiv og ad hocpræget<br />
juridisk risikostyring til en mere proaktiv og koordineret juridisk risikostyring. På<br />
den måde <strong>sikre</strong>s en mere bevidst og effektiv juridisk risikostyring.<br />
Når <strong>FMT</strong> har valgt <strong>at</strong> sætte den juridiske risikostyring i system, er det også i sig selv et ønske<br />
om <strong>at</strong> være mere bevidst om de juridiske risici og muligheder, herunder <strong>at</strong> kunne styre<br />
og kontrollere disse muligheder og risici. System<strong>at</strong>iseringen <strong>af</strong> den juridiske risikostyring<br />
sker bl.a. ved <strong>at</strong> etablere juridiske compliance programmer samt ved <strong>at</strong> gennemføre løbende<br />
juridisk controlling.<br />
<strong>FMT</strong> har besluttet <strong>at</strong> arbejde med risikostyring efter Management of Risks (MOR). MOR er<br />
endnu ikke implementeret i <strong>FMT</strong>. Det er det fremadrettede mål, <strong>at</strong> den juridiske risikostyring<br />
skal arbejde efter MOR principper, approaches, og processer. Dette ændrer dog ikke<br />
på, <strong>at</strong> Juridisk Afdeling - efter eget metodisk set up - alligevel gennemfører juridisk risikostyring,<br />
herunder i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> mange juridiske compliance programmer samt udvalgte juridiske<br />
controllinger.<br />
Neden<strong>for</strong> vil der helt overordnet blive beskrevet henholdsvis den aktuelle st<strong>at</strong>us og <strong>FMT</strong><br />
kortsigtede mål <strong>for</strong> <strong>FMT</strong> <strong>tiltag</strong> til sikring <strong>af</strong> <strong>overholdelse</strong> <strong>af</strong> gældende regelgrundlag i lyset<br />
<strong>af</strong> juridisk styring, juridisk kontrol og juridisk gennemførelse.<br />
De enkelte hoved<strong>tiltag</strong> vil i underbilag 1-8 blive behandlet efter følgende system<strong>at</strong>ik: aktuel<br />
st<strong>at</strong>us og kortsigtede mål. Der vil desuden under hvert hoved<strong>tiltag</strong> blive givet en udførlig<br />
beskrivelse <strong>af</strong> de mange konkrete <strong>tiltag</strong>.<br />
2. BEHANDLING<br />
2.1. Aktuel st<strong>at</strong>us.<br />
Juridisk styring:
For <strong>at</strong> <strong>sikre</strong> <strong>overholdelse</strong>n <strong>af</strong> gældende regelgrundlag har <strong>FMT</strong> gennemført en række juridiske<br />
styringsmæssige <strong>tiltag</strong> sideløbende med de kontrolmæssige <strong>tiltag</strong> og den daglige juridiske<br />
gennemførelse. De vigtigste styringsmæssige hoved<strong>tiltag</strong> er:<br />
- Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridisk risikostyring i <strong>FMT</strong>, implementeret sommeren<br />
2012<br />
- Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridiske compliance programmer i <strong>FMT</strong>, underbilag 1,<br />
opstartet trinvist 2010<br />
- Etablering og drift <strong>af</strong> juridiske skabeloner i <strong>FMT</strong>, underbilag 2, opstartet trinvist 2010<br />
- Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridisk undervisning i <strong>FMT</strong>, underbilag 3, opstartet<br />
trinvist 2010<br />
- Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> juridisk vidensopbygning og -deling i <strong>FMT</strong>, underbilag<br />
4, opstartet trinvist 2007<br />
- Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> enkle værktøjer til brug i ansk<strong>af</strong>felsesprocessen, underbilag<br />
5, implementeret 2011<br />
- Synliggørelse <strong>af</strong> ramme<strong>af</strong>taler, underbilag 6, trinvist opstartet ultimo 2012<br />
Det str<strong>at</strong>egiske set up <strong>vedr</strong>ørende den juridiske styring er etableret og er meget velfungerende.<br />
Særligt har der været anvendt rigtig mange ressourcer på etablering <strong>af</strong> de <strong>for</strong>skellige<br />
juridiske compliance programmer, og som følge her<strong>af</strong> har der ikke været tilstrækkeligt<br />
med ressourcer til den juridiske controlling. I takt med færdigetablering <strong>af</strong> de nødvendige<br />
juridiske compliance programmer påregnes der ressourcemæssigt lagt større tyngde på<br />
den juridiske controlling.<br />
De juridiske compliance programmer har til <strong>for</strong>mål <strong>at</strong> skabe en fokuseret styring <strong>af</strong> implementering<br />
og <strong>overholdelse</strong> <strong>af</strong> gældende regler samt videns- og kompetenceopbygning i<br />
<strong>for</strong>bindelse hermed. I visse tilfælde har de juridiske compliance programmer også h<strong>af</strong>t til<br />
<strong>for</strong>mål <strong>at</strong> <strong>sikre</strong> tilstrækkelige juridiske policies og vejledninger, således <strong>at</strong> en ansk<strong>af</strong>felsestype<br />
fx kan gennemføres uden eller med begrænset involvering <strong>af</strong> Juridiske Afdeling.<br />
De absolut vigtigste og mest tidskrævende juridiske compliance programmer er ”Etablering<br />
og drift <strong>af</strong> skabeloner”, ”Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> undervisning”, ”Etablering og gennemførelse<br />
<strong>af</strong> responsa” og ”Etablering og gennemførelse <strong>af</strong> samråd”.<br />
Juridisk kontrol:<br />
For <strong>at</strong> <strong>sikre</strong> <strong>overholdelse</strong>n <strong>af</strong> gældende regler har <strong>FMT</strong> som nævnt gennemført en række<br />
juridiske kontrolmæssige <strong>tiltag</strong>. De vigtigste kontrolmæssige hoved<strong>tiltag</strong> er:<br />
- Tilrettelæggelse og gennemførelse <strong>af</strong> løbende juridisk kvalitetssikring på konkrete ansk<strong>af</strong>felsesprojekter<br />
i <strong>FMT</strong>, underbilag 7<br />
- Tilrettelæggelse og gennemførelse <strong>af</strong> større og mindre juridiske controllinger på udvalgte<br />
områder i <strong>FMT</strong>, underbilag 8<br />
Den juridiske controlling har som nævnt til <strong>for</strong>mål <strong>at</strong> konst<strong>at</strong>ere, om gældende regler overholdes.<br />
Dette sker ved gennemførelse <strong>af</strong> en intern kontrol, der kan opfange og korrigere<br />
og fremadrettet <strong>for</strong>hindre eventuelle fejl og mangler i regel<strong>overholdelse</strong>n. Ligesom det kan<br />
2
konst<strong>at</strong>eres, om de etablerede compliance programmer overholdes eller har medført en<br />
ønsket adfærd.<br />
Result<strong>at</strong>erne <strong>af</strong> den juridiske controlling kan også give anledning til tilpasninger <strong>af</strong> eksisterende<br />
fokusområder eller <strong>af</strong>dækning <strong>af</strong> nye identificerede risici og muligheder i <strong>for</strong>hold til<br />
<strong>overholdelse</strong> <strong>af</strong> gældende regler, som dermed igen kan danne grundlag <strong>for</strong> nye juridiske<br />
compliance programmer.<br />
Det str<strong>at</strong>egiske set up <strong>vedr</strong>ørende den juridiske controlling er således etableret og set upet<br />
er som sådan velfungerende, men der er behov <strong>for</strong>, <strong>at</strong> der ressourcemæssigt lægges<br />
større tyngde på den juridiske controlling <strong>for</strong> <strong>at</strong> denne i fuldt omfang kan fungere som en<br />
effektiv intern kontrol. Muligheden <strong>for</strong> <strong>at</strong> opfange og korrigere samt fremadrettet <strong>at</strong> <strong>for</strong>hindre<br />
fejl ad denne vej er dermed endnu ikke udnyttet fuldt ud.<br />
Adgangen til d<strong>at</strong>agrundlaget er også en vigtig faktor <strong>for</strong> <strong>at</strong> kunne gennemføre juridisk<br />
controlling. På nuværende tidspunkt er d<strong>at</strong>agrundlaget ikke tilstrækkeligt til <strong>at</strong> kunne danne<br />
basis <strong>for</strong> en nem vej til <strong>at</strong> gennemføre juridiske controlling. Endeligt bør det undersøges,<br />
om det DeMars-mæssigt kan <strong>sikre</strong>s, <strong>at</strong> ansk<strong>af</strong>felser kun kan gennemføres under bestemte<br />
betingelser.<br />
Juridisk gennemførelse:<br />
Der har gennem de seneste år været en voldsom efterspørgsel på juridisk rådgivning i<br />
<strong>FMT</strong>. Dette skyldes dels, <strong>at</strong> der er kommet en meget større bevidsthed om gældende regler<br />
i hele <strong>FMT</strong>, en stigende kompleksitet i regelgrundlag samt i 2011 ét yderligere væsentligt<br />
regelsæt i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> <strong>for</strong>svarsdirektivet. Der har samtidig været en generel underbemanding<br />
i Juridisk Afdeling gennem årene, hvilket har givet en meget stor sårbarhed i <strong>for</strong>bindelse<br />
med barsel, sygdom, <strong>af</strong>gang og manglende mulighed <strong>for</strong>/stor besværlighed ved <strong>at</strong><br />
slå stillinger op.<br />
Dette har bevirket, <strong>at</strong> <strong>FMT</strong> har været nødsaget til <strong>at</strong> anvende Kammeradvok<strong>at</strong>en i stort<br />
omfang, således <strong>at</strong> manglen på juridiske ressourcer ikke har standset gennemførslen <strong>af</strong><br />
ansk<strong>af</strong>felser i <strong>FMT</strong>. Med ønske om <strong>at</strong> nedbringe kammeradvok<strong>at</strong><strong>for</strong>bruget og dermed<br />
hjemtage sager til behandling i Juridisk Afdeling, har Juridisk Afdeling i <strong>for</strong>bindelse med<br />
den <strong>for</strong>ligsbestemte reorganisering <strong>af</strong> <strong>FMT</strong> stab fået tilført tre ekstra normer. Det er ikke<br />
lykkedes Juridisk Afdeling <strong>at</strong> få tilladelse <strong>af</strong> FMN til <strong>at</strong> slå disse stillinger op endnu trods<br />
det akutte behov.<br />
Juridisk Afdeling stiller - ud over den almindelige sagsbehandling - juridiske specialister til<br />
rådighed i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> midlertidige juridiske task<strong>for</strong>ces. Formålet hermed er, <strong>at</strong> Juridisk Afdeling<br />
midlertidigt, fokuseret og hurtigt kan hjælpe udvalgte områder i <strong>FMT</strong> som fx ”Task<strong>for</strong>ce<br />
Ramme<strong>af</strong>tale” og ”Task<strong>for</strong>ce Tilbudslov” samt i FKO i rel<strong>at</strong>ion til evt. udlicitering <strong>af</strong> havmiljøopgaver.<br />
Når opgaven er løst, indgår den juridiske specialist igen i den almindelige<br />
sagsbehandling i Juridisk Afdeling.<br />
Det str<strong>at</strong>egiske set up <strong>vedr</strong>ørende den juridiske gennemførelse er ligeledes meget velfungerende<br />
og sker i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> organiserede specialistgrupper samt understøttes <strong>af</strong> responsa/samråd,<br />
skabeloner, str<strong>at</strong>egisk kompetenceudvikling, vidensopbygning og vidensdeling<br />
osv.<br />
3
2.2. Kortsigtede mål.<br />
Juridisk styring.<br />
Det er ønsket, <strong>at</strong> Juridisk Afdeling kan <strong>for</strong>tsætte med etablering og drift <strong>af</strong> de mange ovennævnte<br />
juridiske styringsmæssige <strong>tiltag</strong> i samme omfang, som det er tilfældet nu.<br />
Det er samtidig ønsket, <strong>at</strong> de mange opnåede result<strong>at</strong>er, erfaringer og funktioner i <strong>for</strong>m <strong>af</strong><br />
skabeloner, oparbejdet undervisningsm<strong>at</strong>eriale og undervisningsviden, responsa, samråd,<br />
øvrig vidensopbygning og -deling og enkle værktøjer til brug i ansk<strong>af</strong>felsesprocessen kan<br />
tilbydes anvendt på tværs <strong>af</strong> <strong>for</strong>svaret.<br />
Juridisk kontrol.<br />
Det er ønsket, <strong>at</strong> Juridisk Afdeling kan anvende flere ressourcer på den juridiske controlling<br />
i <strong>FMT</strong>, idet en sådan intern kontrol gerne skulle medvirke til <strong>at</strong> opfange og korrigere og<br />
fremadrettet <strong>for</strong>hindre eventuelle fejl og mangler i regel<strong>overholdelse</strong>n. Ligesom det også<br />
gerne skulle medvirke til <strong>at</strong> konst<strong>at</strong>ere, om de etablerede compliance programmer overholdes<br />
eller har medført en ønsket adfærd. Det er samtidig håbet, <strong>at</strong> den juridiske controlling<br />
også skal kunne tilbydes som en hjælpende funktion, som kan efterspørges <strong>af</strong> de <strong>for</strong>skellige<br />
enheder i <strong>FMT</strong>.<br />
Det er også her et ønske, <strong>at</strong> de result<strong>at</strong>er, erfaringer og funktioner, der er oparbejdet i <strong>for</strong>bindelse<br />
med den juridiske controlling, også kan tilbydes anvendt på tværs <strong>af</strong> <strong>for</strong>svaret.<br />
Juridisk gennemførelse.<br />
Det er <strong>for</strong>ts<strong>at</strong> ønsket, <strong>at</strong> Juridisk Afdeling bliver i stand til <strong>at</strong> hjemtage en stor del <strong>af</strong> sagerne<br />
fra Kammeradvok<strong>at</strong>en, hvilket som nævnt <strong>for</strong>udsætter FMN tilladelse til opslag <strong>af</strong> stillinger.<br />
Det er desuden et ønske, <strong>at</strong> Juridisk Afdeling i større omfang kan stille juridiske specialister<br />
til rådighed i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> midlertidige juridiske task<strong>for</strong>ces. Dette er en rigtig god måde <strong>at</strong><br />
tilbyde hjælp til et udvalgt område til sikring <strong>af</strong> regel<strong>overholdelse</strong>n i <strong>for</strong>m <strong>af</strong> en hurtigt og<br />
fokuseret inds<strong>at</strong>s, indtil basisorganis<strong>at</strong>ionen selv kan tage over.<br />
Endeligt er det også her et ønske, <strong>at</strong> de result<strong>at</strong>er, erfaringer og funktioner, der er oparbejdet<br />
i <strong>for</strong>bindelse med den juridiske gennemførelse og de tilbudte midlertidige juridiske<br />
task<strong>for</strong>ces, også kan tilbydes anvendt på tværs <strong>af</strong> <strong>for</strong>svaret.<br />
4