Bilag 6 - FMT redegÃ¸relse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af ...

More documents

Recommendations

Info

For at sikre overholdelsen af gældende regelgrundlag har FMT gennemført en række juridiske styringsmæssige tiltag sideløbende med de kontrolmæssige tiltag og den daglige juridiske gennemførelse. De vigtigste styringsmæssige hovedtiltag er: - Etablering og gennemførelse af juridisk risikostyring i FMT, implementeret sommeren 2012 - Etablering og gennemførelse af juridiske compliance programmer i FMT, underbilag 1, opstartet trinvist 2010 - Etablering og drift af juridiske skabeloner i FMT, underbilag 2, opstartet trinvist 2010 - Etablering og gennemførelse af juridisk undervisning i FMT, underbilag 3, opstartet trinvist 2010 - Etablering og gennemførelse af juridisk vidensopbygning og -deling i FMT, underbilag 4, opstartet trinvist 2007 - Etablering og gennemførelse af enkle værktøjer til brug i anskaffelsesprocessen, underbilag 5, implementeret 2011 - Synliggørelse af rammeaftaler, underbilag 6, trinvist opstartet ultimo 2012 Det strategiske set up vedrørende den juridiske styring er etableret og er meget velfungerende. Særligt har der været anvendt rigtig mange ressourcer på etablering af de forskellige juridiske compliance programmer, og som følge heraf har der ikke været tilstrækkeligt med ressourcer til den juridiske controlling. I takt med færdigetablering af de nødvendige juridiske compliance programmer påregnes der ressourcemæssigt lagt større tyngde på den juridiske controlling. De juridiske compliance programmer har til formål at skabe en fokuseret styring af implementering og overholdelse af gældende regler samt videns- og kompetenceopbygning i forbindelse hermed. I visse tilfælde har de juridiske compliance programmer også haft til formål at sikre tilstrækkelige juridiske policies og vejledninger, således at en anskaffelsestype fx kan gennemføres uden eller med begrænset involvering af Juridiske Afdeling. De absolut vigtigste og mest tidskrævende juridiske compliance programmer er ”Etablering og drift af skabeloner”, ”Etablering og gennemførelse af undervisning”, ”Etablering og gennemførelse af responsa” og ”Etablering og gennemførelse af samråd”. Juridisk kontrol: For at sikre overholdelsen af gældende regler har FMT som nævnt gennemført en række juridiske kontrolmæssige tiltag. De vigtigste kontrolmæssige hovedtiltag er: - Tilrettelæggelse og gennemførelse af løbende juridisk kvalitetssikring på konkrete anskaffelsesprojekter i FMT, underbilag 7 - Tilrettelæggelse og gennemførelse af større og mindre juridiske controllinger på udvalgte områder i FMT, underbilag 8 Den juridiske controlling har som nævnt til formål at konstatere, om gældende regler overholdes. Dette sker ved gennemførelse af en intern kontrol, der kan opfange og korrigere og fremadrettet forhindre eventuelle fejl og mangler i regeloverholdelsen. Ligesom det kan 2
konstateres, om de etablerede compliance programmer overholdes eller har medført en ønsket adfærd. Resultaterne af den juridiske controlling kan også give anledning til tilpasninger af eksisterende fokusområder eller afdækning af nye identificerede risici og muligheder i forhold til overholdelse af gældende regler, som dermed igen kan danne grundlag for nye juridiske compliance programmer. Det strategiske set up vedrørende den juridiske controlling er således etableret og set upet er som sådan velfungerende, men der er behov for, at der ressourcemæssigt lægges større tyngde på den juridiske controlling for at denne i fuldt omfang kan fungere som en effektiv intern kontrol. Muligheden for at opfange og korrigere samt fremadrettet at forhindre fejl ad denne vej er dermed endnu ikke udnyttet fuldt ud. Adgangen til datagrundlaget er også en vigtig faktor for at kunne gennemføre juridisk controlling. På nuværende tidspunkt er datagrundlaget ikke tilstrækkeligt til at kunne danne basis for en nem vej til at gennemføre juridiske controlling. Endeligt bør det undersøges, om det DeMars-mæssigt kan sikres, at anskaffelser kun kan gennemføres under bestemte betingelser. Juridisk gennemførelse: Der har gennem de seneste år været en voldsom efterspørgsel på juridisk rådgivning i FMT. Dette skyldes dels, at der er kommet en meget større bevidsthed om gældende regler i hele FMT, en stigende kompleksitet i regelgrundlag samt i 2011 ét yderligere væsentligt regelsæt i form af forsvarsdirektivet. Der har samtidig været en generel underbemanding i Juridisk Afdeling gennem årene, hvilket har givet en meget stor sårbarhed i forbindelse med barsel, sygdom, afgang og manglende mulighed for/stor besværlighed ved at slå stillinger op. Dette har bevirket, at FMT har været nødsaget til at anvende Kammeradvokaten i stort omfang, således at manglen på juridiske ressourcer ikke har standset gennemførslen af anskaffelser i FMT. Med ønske om at nedbringe kammeradvokatforbruget og dermed hjemtage sager til behandling i Juridisk Afdeling, har Juridisk Afdeling i forbindelse med den forligsbestemte reorganisering af FMT stab fået tilført tre ekstra normer. Det er ikke lykkedes Juridisk Afdeling at få tilladelse af FMN til at slå disse stillinger op endnu trods det akutte behov. Juridisk Afdeling stiller - ud over den almindelige sagsbehandling - juridiske specialister til rådighed i form af midlertidige juridiske taskforces. Formålet hermed er, at Juridisk Afdeling midlertidigt, fokuseret og hurtigt kan hjælpe udvalgte områder i FMT som fx ”Taskforce Rammeaftale” og ”Taskforce Tilbudslov” samt i FKO i relation til evt. udlicitering af havmiljøopgaver. Når opgaven er løst, indgår den juridiske specialist igen i den almindelige sagsbehandling i Juridisk Afdeling. Det strategiske set up vedrørende den juridiske gennemførelse er ligeledes meget velfungerende og sker i form af organiserede specialistgrupper samt understøttes af responsa/samråd, skabeloner, strategisk kompetenceudvikling, vidensopbygning og vidensdeling osv. 3
Page 1: Bilag 6 til FMT skr. 2013/004236-50

Bilag 6 - FMT redegÃ¸relse vedr. tiltag for at sikre overholdelse af ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?