Manual MIS_Excel_SwiffChart_SPSS_GIS.pdf - สำนักงาน บริหาร ...

2. การบริหารจัดการฐานขอมูล และการวิเคราะหขอมูลดวยโปรแกรม Excel
ฐานขอมูลในโปรแกรม Excel เรียกกันงายๆ แลวก็คือตาราง (Table) นั่นเอง ตารางมีทั้งแถว
(Row) และคอลัมน (Column) โดยที่แตละแถวของขอมูล เราเรียกวาระเบียน (Record) ซึ่งประกอบดวย
ขอมูลชุดที่ 1, ขอมูลชุดที่ 2, ขอมูลชุดที่ 3, … ซึ่งจะบันทึกในแตละแถว ในขณะที่แตละคอลัมนของขอมูล
จะใสขอมูลประเภทเดียวกัน
ในตอนเริ่มแรกที่สรางฐานขอมูล เราจะบันทึกชื่อตัวแปรหรือชื่อฟลดลงในแถวเดียวกัน สวนใหญ
บันทึกในแถวที่ 1 ของแผนงานนั้น สวนขอมูลชุดที่ 1, ขอมูลชุดที่ 2, ขอมูลชุดที่ 3 …จะถูกบันทึกในแถวที่ 2
และแถวที่ 3, และแถวที่ 4 … ตามลําดับ เมื่อกรอกขอมูลเรียบรอยแลว ก็จะบันทึกลงในแฟมขอมูลเก็บไว
ในแผนงาน เพื่อใหสามารถนํามากรอกเพิ่มในภายหลัง และเมื่อตองการคนหาขอมูลใด ก็สามารถทําได
งาย โดยใชเครื่องมือคนหาขอมูล ซึ่งผูเขียนจะกลาวถึงในหัวขอตอ ๆ ไป
การบริหารจัดการฐานขอมูล และการวิเคราะหขอมูลดวยโปรแกรม Excel มีวิธีการตางๆ ดังตอไปนี้
2.1 การแยกขอความที่ติดกันใหเปนคอลัมน (Text to Columns)
การแยกขอความที่ติดกัน เชน ที่อยู ใหเปนคอลัมนของ ตําบล อําเภอ จังหวัด เพื่อจัดทําฐานขอมูล
ตัวอยาง ที่อยู => 175 ม. 5 ถ.เชียงใหม-ฮอด ต.หางดง อ.หางดง จ.เชียงใหม 50230
ใหเปน ต.หางดง อ.หางดง จ.เชียงใหม
1) คัดลอก (Copy) คอลัมน ที่อยู มาวาง (Paste) ที่คอลัมน A (เซลล A1 หรือหัวคอลัมน A)
2) หลังจากนั้นเลือกคอลัมน A ที่มีขอมูล “ที่อยู” ที่จัดเก็บในรูปของขอความ
ขั้นตอนการแยก ที่อยู ที่เปนขอความติดกัน ใหเปนคอลัมน ตําบล อําเภอ จังหวัด ดังนี้
3) เลือกเมนูขอมูล (Data) -> เลือกขอความเปนคอลัมน (Text to Columns) ดังแสดงในภาพที่ 23
2
3
ภาพที่ 23 แสดงการแยกขอความที่ติดกันใหเปนคอลัมน: Text to Columns
4) จะปรากฏหนาตางตัวชวยสรางการเปลี่ยนขอความเปนคอลัมน ขั้นที่ 1 จาก 3 (Covert Text to
Columns Wizard – Step 1 of 3) ดังภาพที่ 24
14 การใชโปรแกรมสําหรับบริหารจัดการและการนําเสนอขอมูล