Manual MIS_Excel_SwiffChart_SPSS_GIS.pdf - สำนักงาน บริหาร ...

2.4 การวิเคราะหขอมูลอยางงายหรือการสรางรายงานสรุปอยางรวดเร็วดวย Pivot Table
เมื่อถึงเวลาที่ตองจัดทํารายงาน เราสามารถนําขอมูลที่จัดเตรียมไวมาจัดทํารายงานไดอยาง
รวดเร็ว โดยใชระบบจัดทํารายงานอัตโนมัติ หรือที่เรียกวา Pivot Table ของโปรแกรม Excel ซึ่งนอกจาก
จะจัดทํารายงานสรุปขอมูลไดอยางรวดเร็วแลว ยังสามารถแกไขรายงานไดงายและรวดเร็วอีกดวย เสมือน
การหาขอมูลโดยใชตารางความถี่ (Frequency) หรือตารางไขว (Crosstab)
การสรางรายงาน Pivot Table
กอนจะสรางรายงานดวย Pivot Table จะตองเลือกขอมูลที่จะนํามาใชสรางรายงานกอน จาก
ฐานขอมูลใน Excel ที่ไดสรางไวแลว จากนั้นจึงสรางรายงาน Pivot Table ซึ่งจะนําขอมูลมาคํานวณและ
สรุปผลใหโดยอัตโนมัติ ตามขั้นตอนดังนี้
1) ทําแถบสีครอบคลุมพื้นที่ทั้งหมด หรือเลือกขอมูลทั้งหมด ทุกแถว (Row) รวมถึงตัวแปรในแถวที่
1 และทุกคอลัมน (Column) ที่ตองการสรางรายงานดวย Pivot Table หรือตองการวิเคราะหขอมูล
2) เลือกเมนูขอมูล (Data) -> เลือกรายงาน Pivot Table และ Pivot Chart (Pivot Table and
Pivot Chart Report) ดังแสดงในภาพที่ 36
ภาพที่ 36 แสดงการเลือกรายงาน Pivot Table และ Pivot Chart
3) หลังจากนั้นจะปรากฏหนาตาง ตัวชวยสราง Pivot Table และ Pivot Chart - ขั้นที่ 1 จาก 3
(Pivot Table and Pivot Chart Wizard - Step 1 of 3) และพบคําถามวา 1) คุณตองการวิเคราะหขอมูล
จากที่ใด (Where is the data that you want to analyze?) ในที่นี้ใหเลือก รายงานหรือฐานขอมูล
Microsoft Office Excel และคําถาม 2) คุณตองการสรางรายงานอะไร (What kind of report do you
want to create?) ใหเลือก Pivot Table จากนั้นเลือกถัดไป (Next) ดังแสดงในภาพที่ 37
ภาพที่ 37 แสดงหนาตางตัวชวยสราง Pivot Table และ Pivot Chart
20 การใชโปรแกรมสําหรับบริหารจัดการและการนําเสนอขอมูล