Vergleichsringe der baden-württembergischen Landkreise

Vergleichsringe der baden-württembergischen Landkreise
Von Manfred Leitner-Achtstätter, Köln
Das Neue Steuerungsmodell
Die Landkreise sind seit einigen Jahren
auf dem Weg in die Reform. Reform ist
auch notwendig. In einer Zeit, in der es
den Landkreisen finanziell gut ging, waren
die Verwaltungen ein wenig in Gefahr
geraten, u. a. die Normgebung zu übertreiben
und alles bis ins Detail zu regeln. Entsprechend
wurde die Eigeninitiative der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht so
sehr für notwendig gehalten und auch
wirtschaftliche Überlegungen manchmal
vernachlässigt.
Dies beschreibt treffend die Schwierigkeiten,
in der die ehrenamtlichen und hauptamtlichen
Führungskräfte eines Landkreises
stehen. Der Kreistag ist politisch
verantwortlich für die Entwicklung seines
Landkreises; er steuert das Geschehen.
Die Ziele muß er im politischen Gespräch
gemeinsam finden und sich oft zwischen
so widersprüchlichen Zielen wie Haushaltskonsolidierung,
Bürgerzufriedenheit
und zukunftsorientierte Kreisentwicklung
entscheiden. Er bewegt jährlich erhebliche
Beträge und bestimmt das Leben der Bürgerinnen
und Bürger wesentlich. Um diese
Aufgabe wahrnehmen zu können, braucht
er einen angemessenen Gestaltungsraum
im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung
und keine ständige Reglementierung
durch zu detaillierte staatliche
Vorgaben. Weiter benötigt er aktuelle verständliche
Informationen, die sowohl die
finanzielle Entwicklung des Landkreises
als auch Ergebnisse und Wirkungen des
Verwaltungshandelns abbilden. Erhält er
diese, wird es ihm in der Folge leichter
fallen, seine eigene Führungsarbeit als
Gremium ehrenamtlicher Führungskräfte
so auszurichten, daß die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter in der Verwaltung motiviert
werden, ihr Bestes zu geben.
An diesen Anforderungen einer modernen
Verwaltung setzt das Neue Steuerungsmodell
an. Es beinhaltet Instrumente, die
Ergebnisse und Wirkungen des kommunalen
Handelns zu beschreiben, die Kosten
diesen Ergebnissen zuzuordnen und Informationen
transparent für die Kreisräte
und die leitenden Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter der Kreisverwaltungen aufzubauen.
Durch Mitarbeiterorientierung,
mehr Transparenz und betriebswirtschaftliche
Instrumente werden die Potentiale in
der Verwaltung besser genutzt und es können
Qualitätsverbesserungen und Steigerungen
der Wirtschaftlichkeit gleichzeitig
erreicht werden.
Landkreisnachrichten aus Baden-Württemberg 1999
Kennzahlen und Interkommunale
Vergleiche
Ein wichtiges Instrument des Neuen Steuerungsmodells
ist der interkommunale Vergleich
auf der Basis von Kennzahlen. Da
die Landkreise in ihrem Zuständigkeitsbereich
wirtschaftlich gesehen mit den von
ihnen angebotenen Dienstleistungen Monopolisten
sind, ist eine Standortbestimmung
(biete ich die richtigen Leistungen
an, entsprechen meine Dienstleistungen
den Ansprüchen der Bürgerinnen und
Bürger, erbringe ich meine Leistungen
wirtschaftlich optimal, stimmen meine
Arbeitsprozesse) fast nicht möglich. Was
die Privatwirtschaft über den Wettbewerb,
die Konkurrenz, erfährt, muß auf der
Ebene der Kommunalverwaltung über den
Aufbau von interkommunalen Vergleichen
erarbeitet werden.
Kennzahlen sind ein ganz wesentliches
Element für die betriebswirtschaftliche
Steuerung. Sie sind die Grundlage für
ein funktionierendes Controlling. Unter
Controlling wird dabei ein Planungs-,
Steuerungs- und Kontrollverfahren zur
Führungsunterstützung verstanden. Controlling
ist insbesondere ein Instrument
der Erfolgskontrolle und der Informationsversorgung.
Controlling soll steuerungsrelevante
Informationen beschaffen,
analysieren und aufbereiten, Fehlentwicklungen
und Risiken aufdecken, Frühwarninformationen
geben, Entscheidungen
vorbereiten und hinsichtlich ihrer
Auswirkungen prognostizierbar machen.
Controlling soll die Gesamtsicht trotz
dezentraler Ergebnis- und Ressourcenverantwortung
herstellen.
Bedeutsam für das Controlling ist, daß
innerhalb der Kommunalverwaltung die
Ziele, also das „Wohin wollen wir mit unseren
Produkten“ klargelegt werden. Ziele
beschreiben dabei den gewollten Zustand,
in dem sich die eigene Organisation am
Ende einer bestimmten Periode befinden
soll. Zur Erfolgsbewertung bedarf es der
Definition von Maßstäben, die meßbar
festlegen, wann ein Ziel erfüllt ist. Diese
Maßstäbe werden formuliert in Kennzahlen.
Kennzahlen dienen in der Steuerung von
Organisationen der kontrollierenden Revision
und der vorausschauenden Bewertung,
sie zielen auf die Erkennung des
Zielerreichungsgrades. Ziel der Steuerung
mit Kennzahlen ist die Erhaltung der Innovationsfähigkeit
einer Organisation. Interkommunale
Vergleiche über Kennzahlen
sollen die eigene Organisation provozieren,
motivieren und aktivieren. Interkommunale
Vergleiche über Kennzahlen werden
gebraucht für Aushandlungsprozesse,
nicht für die Aufstellung von Hitlisten
oder als Abstrafungsinstrument.
Das IKO-Netz ist ein Geschäftsbereich der
KGSt. KGSt IKO-Netz setzt sich zur Aufgabe,
durch die ausführliche Beschreibung
von Kennzahlen eine solide Grundlage für
interkommunale Vergleiche, insbesondere
aber auch für das eigene Controlling im
Landkreis, zu schaffen. Mit der Software
IKON wurde zudem eine technische Plattform
für das Arbeiten mit Kennzahlen und
in interkommunalen Vergleichsringen geschaffen.
Pilot-Vergleichsring Kfz-Zulassung
Auf Initiative des Landkreistages Baden-
Württemberg haben sich im Dezember
1996 sieben Landkreise in Baden-
Württemberg (Bodenseekreis, Calw, Enzkreis,
Ludwigsburg, Rhein-Neckar-Kreis,
Schwarzwald-Baar-Kreis, Tübingen) in
einem Pilotprojekt zusammengeschlossen,
um im Bereich der Kfz-Zulassung
einen interkommunalen Vergleich durchzuführen.
Um die Prinzipien der Kostenermittlung
zwischen den beteiligten Landkreisen
miteinander abzustimmen, wurde
parallel hierzu ein Arbeitskreis von Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern aus den
Kämmereien gebildet. Diese Vergleichsarbeit
wurde von Beginn an durch KGSt
IKO-Netz betreut. Der Landkreistag hat
das Pilotprojekt finanziell gefördert.
Dieses Pilotprojekt hat im Sommer 1998
erste Ergebnisse vor einer landesweiten
Arbeitstagung der Kreiskämmerer in Baden-Württemberg
präsentieren können.
Dabei war insbesondere bedeutsam, daß
die Grundlagen für gemeinsame Regelungen
zur Kostenermittlung vereinbart werden
konnten. Damit wurde ein erster
Schritt zur Vereinheitlichung der Regeln
zur internen Leistungsverrechnung geschaffen.
Weitere Vergleichsringe
Im Ergebnis dieser Sitzung wurde auf der
Ebene des Landkreistages die Ausweitung
der Vergleichsarbeit der Landkreise beschlossen.
Auf einer weiteren Veranstaltung
im September 1998 wurden insgesamt
9 Vergleichsringe auf der Ebene der
Landkreise eingerichtet, KGSt IKO-Netz
wurde mit der Betreuung der Vergleichsringe
beauftragt:
● Jugendhilfe:
neben einem bereits im Herbst 1997 gestarteten
Vergleichsring „Ambulante
Hilfen zur Erziehung“ wurde ein weiterer
Vergleichsring zu den stationären
Hilfen zur Erziehung eingerichtet. An
diesen beiden parallel laufenden Ver-
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gleichsringen sind insgesamt 14 Landkreise
beteiligt.
● Kfz-Zulassung:
(7 Landkreise) Schwerpunkt des Vergleichsrings
sind die Produkte Zulassung
von Kraftfahrzeugen und Maßnahmen
gegen Fahrzeuginhaber wegen
Verletzung der Zulassungsvorschriften.
Der Vergleichsring hat eine erste Phase
der Datenerhebung abgeschlossen und
wird seine Ergebnisse im Mai gemeinsam
auswerten. Eine Veröffentlichung
der Ergebnisse wird nach einer Vorstellung
in den jeweiligen Kreistagen voraussichtlich
im Herbst 1999 erfolgen.
● Führerscheinwesen:
(7 Landkreise) Dieser Vergleichsring
wurde in Anlehnung an die erfolgreiche
Arbeit der Kfz-Zulassungsstellen von
den gleichen Landkreisen errichtet. Ziel
des Vergleichsrings ist die Erarbeitung
von Kennzahlen zu den Produkten Erteilung
von Fahrerlaubnissen und Maßnahmen
gegen Fahrerlaubnisinhaber
wegen Verletzung von Vorschriften).
● Personalwesen:
(20 Landkreise) Schwerpunkt des Vergleichsrings
sind Kennzahlen zu den
Produkten Personalentwicklung, Personalbetreuung
und Bezügeabrechnung.
● Sozialhilfe:
(15 Landkreise) Schwerpunkt des Vergleichsrings
ist das Produkt Hilfe zum
Lebensunterhalt. Dabei wurde insbesondere
der Bereich der qualifizierten
Zugangsprüfung und der Verselbständigungshilfen
in den Vergleich gestellt.
● Bußgeldstellen und Verkehrsüberwachung:
(8 Landkreise) Hier werden Kennzahlen
zum Bereich der Überwachung des
fließenden und ruhenden Verkehrs erarbeitet.
Darüber hinaus werden Kennzahlen
zum Bereich der Effektivität der
Arbeit der Bußgeldstellen ermittelt.
● Umwelt/Naturschutz:
(12 Landkreise) Schwerpunkt des Vergleichsrings
ist die Produkte der Umweltämter
als Ordnungsbehörden.
● Bauordnung:
(14 Landkreise) Schwerpunkt des Vergleichs
ist das Produkt Bauanträge.
Organisation der Vergleichsarbeit
Um auch in diesen Vergleichsringen die
Prinzipien der Kostenermittlung zu vereinheitlichen
und zur Schaffung einer gemeinsamen
Basis für den Aufbau einer Kostenrechnung
beteiligen sich alle 35 Landkreise
an einem Vergleichsring „Innere
Verrechnung“. Ziel ist die Standardisierung
der Kostenermittlung für den Bereich
der Landkreise in Baden-Württemberg.
Der Vergleichsring soll die Grundlagen zur
Kostenermittlung für alle im Rahmen der
Initiative des Landkreistages Baden-Württemberg
stattfindenden Vergleichsringe
schaffen. Das Projekt beinhaltet die Quali-
fizierung von mit der Kostenermittlung betrauten
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
im Bereich der Kostenrechnung und insbesondere
der Inneren Verrechnungen.
Die Qualifizierung umfaßt einen 2tägigen
Workshop, an dem pro beteiligtem
Landkreis 1 Mitarbeiter(in) teilnehmen
kann. Auf diesemWorkshop werden die
inhaltlichen Grundlagen der Kostenermittlung
und der Regeln der Inneren
Verrechnung vermittelt. Der/Die Teilnehmer(in)
begleitet die Kostenermittlung für
die Vergleichsringe im eigenen Landkreis.
Zur weiteren Unterstützung in der Handhabung
der vereinbarten Regeln zur Kostenermittlung
in den Landkreisen finden
Einzelinterviews statt. Dabei werden mit
den Landkreisen vor Ort Probleme bei der
Kostenermittlung bearbeitet.
Um auch die Abstimmung zwischen den
Vergleichsringen innerhalb der Landkreise
zu sichern, wurde empfohlen, daß die
Landkreise eine interne Projektleitung
benennen. Aufgabe der Projektleitung
ist die verwaltungsinterne Koordination
der Vergleichsaktivitäten des jeweiligen
Landkreises. Es wird den beteiligten
Landkreisen empfohlen, eine Person mit
verwaltungsweiter Entscheidungskompetenzen
als Projektleitung zu benennen.
In das Gesamtprojekt der Landkreise
wurde daher auch eine Qualifizierungsmaßnahme
für diese Projektleitungen eingebunden.
Die Qualifizierung der verwaltungsinternen
Projektleitung umfaßt
die Vermittlung von Grundlagen des Projektmanagements.
Darüber hinaus ist vorgesehen,
den verwaltungsinternen Projektleitungen
Inhalte hinsichtlich der
Definition von Kennzahlen und betriebswirtschaftliches
Kennzahlenwissen zu
vermitteln. Jeder teilnehmende Landkreis
ist berechtigt, eine Person für die Qualifizierungsmaßnahme
zu benennen.
KGSt-IKO-Netz
Die Geschäftsführung des gesamten Projektes
und die Projektleitung der einzelnen
Vergleichsringe wird durch KGSt IKO-
Netz wahrgenommen. KGSt IKO-Netz
kann zur Unterstützung der Durchführung
der vereinbarten Vergleichsringe Moderatoren
beauftragen. KGSt IKO-Netz wird
dabei vorrangig Mitarbeiter(innen) aus
den beteiligten Landkreisen berücksichtigen.
KGSt IKO-Netz erbringt für die Vergleichsarbeit
folgende Leistungen:
● Geschäftsführung aller Vergleichsringe
● Moderation der Sitzungen der Vergleichsringe
● Entwicklung und Anpassung von Kennzahlensystemen
für die Vergleichsarbeit
● Qualitätssicherung
● Einbindung der Ergebnisse der Vergleichsringe
in das Verfahren IKON
● Zusammenarbeit mit der ARGE Produktkennzahlen
Baden-Württemberg
Mit der ARGE Produktkennzahlen Baden-
Württemberg wurde bereits vereinbart,
daß die jeweiligen Ergebnisse untereinander
ausgetauscht werden, damit so vermieden
werden kann, daß Doppelarbeit
geschieht.
Das Projekt der Landkreise in Baden-
Württemberg ist im Bundesgebiet einmalig.
Erstmals ist es gelungen, alle Mitglieder
eines Spitzenverbandes auf Landesebene
in ein solches Reformprojekt
einzubinden.
Manfred Leitner-Achtstätter ist bei der
KGSt Referent für das IKO-Netz
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