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„All My Movies“ ist online ständig mit Filmdatenbanken wie OF-
Db (Online-Filmdatenbank) und IMDb (Internet Movie Database)
verbunden. Wer bei der Digitalisierung seiner alten Videomitschnitte
den korrekten Filmtitel eingegeben hat, wird nun automatisch
mit Daten wie Regisseur, Drehbuchautor, Darsteller, Erscheinungsjahr,
Plakat und vielen weiteren Informationen versorgt.
Das Programm registriert auch, welche Filme zuletzt gesehen wurden
und schlägt selbständig Filme vor, die offenbar noch nicht bekannt
sind. Ähnliche Funktionen bietet die Software „10-Strike
SearchMyDiscs“ nicht nur für Filme, sondern auch für die auf dem
PC gespeicherte Musik. Eine Alternative ist das kostenlose Programm
„Gentibus CD“. Ob PC oder zweite Festplatte – es erkennt
den Inhalt und zeigt ihn an. „Gentibus CD“ unterscheidet automatisch
zwischen Filmen, Musik und Fotos und katalogisiert entspre-
chend alle Dateien. Nachteil: Anders als bei „All My Movies“ werden
hier keine weit eren Informationen wie Regisseur oder Darsteller
gespeichert.
Das papierfreie Büro
Wer sich endgültig vom Ballast physischer Datenträger verabschiedet,
möchte auch die alltäglich anfallende Papierfl ut stoppen. Rechnungen,
Steuerunterlagen, amtliche Schreiben, sämtliche Korrespondenz, die
normalerweise Aktenordner und Aktenschränke füllt, können auf der
Festplatte gespeichert und geordnet werden. Vorab muss jede Seite gescannt
werden. Wer die Aktenfl ut der letzten Jahre so in den Griff bekommen
will, ist, ähnlich wie bei der Archivierung der Plattensammlung,
einige Wochenenden los. Doch bleibt man danach konsequent
dabei, eingehende Papiere zu scannen und zu speichern, spart man
künftig viel Platz auf dem Schreibtisch.
Auch hier helfen Programme wie „DIEW DMS“ oder „Grewe Scanner-Interface
7“, um Ordnung auf der Festplatte zu schaffen. Sie
unterstützen alle gängigen Scanner, so dass Textdokumente, Bilder
oder Zeichnungen, die auf Papier vorliegen, schnell in ein digitales
Format wie PDF, JPG oder eine Office-Datei übertragen werden.
DIEW erstellt eine Ordnerstruktur, in der alle Dokumente abgelegt
und schnell wieder gefunden werden können, wenn man beispielsweise
Datum, Größe oder vorab vergebene Schlagwörter eingibt.
Eine Vorschaufunktion ermöglicht das schnelle Blättern durch
zahlreiche Seiten, eine Zoomfunktion erleichtert das Sichten von
Zeichnungen oder Plänen.
Doch Achtung: Wer Ärger mit Ämtern wie dem Finanzamt
vermeiden will, muss „revisionssicher“ digitalisieren. Das bedeutet,
dass digitale Abbilder von Originalschriften weder verloren
gehen noch überschrieben werden können. Erst dann
sind sie steuerrechtlich den Papierdokumenten gleichgestellt.
Die sogenannten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“ (GDPdU) der Finanzbehörden
geben im Detail vor, wie man Dokumente auf die Festplatte überspielt
und aufbewahrt.
Firmen mit umfangreicher Buchhaltung und Ablage sollten sich
entsprechende Software zulegen. Normalsterbliche mit überschaubarer
Ämterkorrespondenz indes können auch beim guten
alten Leitzordner bleiben.
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