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ell überfordert fühlen. Kommen neue
zu den bestehenden Aufgaben dazu,
wird es für die Mitarbeiter manchmal
schwierig, die richtigen Prioritäten zu
setzen. Um diese Probleme zu vermeiden,
hier ein paar Tipps, wie Du richtig
delegierst:
Wann SollteSt du delegieren?
Es ist ganz einfach: Wann immer ein Projekt
mehr Zeit in Anspruch nimmt, als
Du dafür aufwenden kannst, musst Du es
delegieren. Speziell jene Aufgaben, die
kein Geld einbringen, sollten abgegeben
oder an externe Dienstleister ausgegliedert
werden. Dazu gehören Tätigkeiten
wie etwa die Buchhaltung. Es geht letzten
Endes nicht darum, dass jemand anders
die Arbeit erledigt, sondern darum,
dass Du Deinen Kopf frei hast für jene
Dinge, die Dein Wissen und Dein Talent
erfordern.
Um zu entscheiden, wann Du delegieren
sollst, kannst Du Dir folgende Fragen
stellen:
n Ist es kritisch, dass ich die Aufgabe
selbst erledige?
n Gibt es jemand anderes, der qualifiziert
ist, um die Aufgabe zu übernehmen?
n Stellt die Aufgabe eine Möglichkeit
dar, jemand anderes zu entwickeln
und zu fördern?
n Handelt es sich um eine Routinearbeit,
die in genau der gleichen oder
einer ähnlichen Form wiederkehrt?
n Wie viel Zeit habe ich, um die Aufgabe
zu erledigen? Was sind die Konsequenzen,
sollte ich sie nicht rechtzeitig
fertig stellen?
WaS Soll delegiert Werden?
Definiere genau, was Du delegieren
willst. Soll es eine Teilaufgabe oder ein
ganzes Projekt sein? Delegierst Du zum
ersten Mal, dann übergib vielleicht anfangs
nicht das ganze Projekt, sondern
nur einen Teil davon. So kannst Du Dich
langsam daran gewöhnen, nicht mehr
alles selbst machen zu müssen. Spezifiziere
ganz genau, was Du von Deinen
Mitarbeitern (oder eventuell einem externen
Serviceunternehmen) erwartest
und wie Du die Arbeit erledigt haben
möchtest. Regle auch, welche Entscheidungen
vom Mitarbeiter getroffen
werden dürfen und wann Deine Zustimmung
einzuholen ist. Was sind die Einschränkungen
und Grenzen? Beschreibe
auch das gewünschte Ergebnis. Übergib
das Projekt bzw. die Aufgabe auch in
schriftlicher Form, um Missverständnis-
DELEGIEREN
se zu vermeiden und damit alle Parteien
bei Unsicherheiten nochmals nachlesen
können.
finde die richtige perSon
Wähle mit Bedacht, wem Du welche Aufgabe
überträgst, und stelle Dir die folgenden
Fragen:
n Welche Erfahrungen, welches Wissen
sind für die Lösung der Aufgabe erforderlich?
n Gibt es jemanden, der die Vorgaben
erfüllt oder muss jemand Neues eingeschult
werden?
n Ist eine ausreichende Vertrauensbasis
vorhanden, die dem Anspruch des
Projektes entspricht?
n Wie motiviert und zuverlässig ist die
Person?
n Kann sie selbständig arbeiten?
n Hat sie überhaupt die Zeit und Kapazität,
um eine weitere Aufgabe zu
übernehmen?
Hast Du jemanden ins Auge gefasst, so
sprich mit Leuten, die mit der betreffenden
Person bereits zusammengearbeitet
haben. Versuche, ein vollständiges Bild
gibst Du Verantwortung
an Deine mitarbeiter ab,
so können sie Fähigkeiten
entfalten, von denen sie
bisher nichts wussten.
zu erarbeiten, das sowohl die professionellen
Aspekte wie auch die Persönlichkeit
des Kandidaten beinhaltet. Hast
Du eine Entscheidung getroffen, dann
erkläre dem/der Auserwählten, warum
er/sie gewählt wurde und was die Erwartungen
an ihn/sie sind.
Natürlich kann es vorkommen, dass Du
letztlich doch nicht die richtige Person
für die Aufgabe gewählt hast. Korrigiere
Deinen Fehler einfach und versuche,
beim zweiten Anlauf den richtigen Partner
zu finden. Bedenke: Die geeignete
Person ist nicht notwendigerweise die
mit der meisten Erfahrung. Es kann
durchaus auch die Person sein, die darauf
brennt, etwas Neues zu lernen, die
extrem motiviert ist und noch unentdecktes
Potenzial in sich trägt.
laSS die leute arbeiten
Hast Du die Aufgabe übertragen, so lass
die Verantwortlichen nun auf ihre Art
und Weise daran arbeiten. Ruf nicht
immer wieder an, schau nicht stündlich
im Büro vorbei, aber mache klar, dass
Du immer für Fragen da bist und Deine
Mitarbeiter und Partner jederzeit zu Dir
kommen können. Läuft das Projekt gut
und wird die Aufgabe zu Deiner Zufriedenheit
erledigt, dann sprich durchaus
auch mal Lob aus. Gib auf jeden Fall regelmäßiges
Feedback.
Vertrauen iSt gut,
kontrolle iSt beSSer
Natürlich darfst Du nicht ganz darauf
verzichten, den Projektfortschritt bzw.
die Erledigung der Aufgabe auch zu
kontrollieren. Erkläre den Projektverantwortlichen,
wie Du die Progression
kontrollieren und den Erfolg messen
wirst. Definiere Meilensteine und setze
Deadlines. Fordere regelmäßiges Feedback
in Form von Berichten oder durch
periodische Meetings. Dadurch können
Probleme schneller erkannt und Fehler
korrigiert werden. Nur so kannst Du böse
Überraschungen am Ende des Projektes
vermeiden. n
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