ABC des Lohnbu¨ ros 2009 - Stollfuß Medien
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3 = keine Lohnsteuerpflicht<br />
2 = Lohnsteuerpflicht Reisekosten: Allgemeine Grundsåtze<br />
solchen Splitterrevier tåtiger Forstwirt eine Einsatzwechseltåtigkeit<br />
ausçbt (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 23.9.2004 – 6 K 23813/01 –, juris).<br />
Beispiel 2:<br />
B ist Zeitungszusteller.<br />
Bei einem Zeitungszusteller sind die Fahrten von der Wohnung in den Zustellbezirk<br />
(d.h. bis zum ersten Kunden) „Wege zwischen Wohnung und<br />
Arbeitsståtte“, ebenso die Rçckfahrt „vom letzten Kunden“ zur Wohnung.<br />
Die Fahrten innerhalb <strong>des</strong> Zustellbezirks von einem Kunden zum anderen<br />
sind dagegen als Dienstreisen anzusehen, so dass der Arbeitgeber diese<br />
Fahrtkosten nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten kann, nicht dagegen<br />
Mehraufwendungen fçr Verpflegung (OFD Kæln, Verfçgung vom 5.12.1990,<br />
juris).<br />
Kein weitråumiges Arbeitsgebiet ist dagegen eine Großstadt<br />
oder ein Ballungsgebiet, in denen der Arbeitnehmer ståndig an<br />
verschiedenen Stellen tåtig wird, z.B. Reisevertreter, Kundendienstmonteure,<br />
Telefonzellenreiniger, ausfçhrlich fi Rz. 2220.<br />
2257<br />
22. Nachweise<br />
Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen,<br />
aus denen die Voraussetzungen fçr die steuerfreie Erstattung ersichtlich<br />
sein mçssen. Aus diesen Unterlagen mçssen zumin<strong>des</strong>t<br />
erkennbar sein<br />
– das Datum der Reisen mit den konkreten Abwesenheitszeiten,<br />
– der konkrete Anlass der Reisen, wie z.B. die Art der Veranstaltung<br />
oder die Gespråchspartner, sowie<br />
– die entstandenen Kosten (BFH, Beschluss vom 9.8.2005,<br />
BFH/NV 2005 S. 2231).<br />
Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto<br />
aufzubewahren (R 9.5 Abs. 2 Satz 2 sowie R 9.8 Abs. 3 Satz 3<br />
LStR). Es reicht aus, wenn die Reisekostenabrechnungen in<br />
einem besonderen Ordner aufbewahrt werden und ein leichter<br />
Zugriff auf die Belege mæglich ist. Soweit tatsåchlich entstandene<br />
Aufwendungen erstattet werden, z.B. Fahrt- und Ûbernachtungskosten,<br />
mçssen sich aus den Unterlagen auch die tatsåchlichen<br />
Kosten ergeben. Verpflegungsmehraufwendungen<br />
kænnen nur bis zur Hæhe der von der Abwesenheitsdauer abhångenden<br />
Verpflegungspauschbetråge steuerfrei ersetzt werden.<br />
Insoweit ist in den Unterlagen auch die Abwesenheitsdauer<br />
anzugeben (vgl. BMF-Schreiben vom 29.9.1998, BB 1998<br />
S. 2461, betr. Reisekostenabrechnungen mittels Firmenkreditkarte),<br />
siehe auch fi Firmenkreditkarte Rz. 1076.<br />
Die Beweislast, dass steuerfreie Reisekostenvergçtungen vorgelegen<br />
haben, trifft im Lohnsteuerabzugsverfahren den Arbeitgeber,<br />
bei der Einkommensteuerveranlagung dagegen den Arbeitnehmer,<br />
wobei die Behandlung beim Lohnsteuerabzug das<br />
Wohnsitz-Finanzamt bei der Einkommensteuerveranlagung <strong>des</strong><br />
Arbeitnehmers grundsåtzlich nicht bindet (BFH, Urteil vom<br />
5.7.1996, BFH/NV 1996 S. 888, und zuletzt BFH, Beschluss vom<br />
3.8.2000, BFH/NV 2001 S. 36).<br />
23. Lohnsteuerabzug von Arbeitgeberleistungen<br />
a) Zusammenfassung der Erstattungsarten<br />
2258 Die Erstattung von Fahrtkosten, Mehraufwendungen fçr Verpflegung<br />
und Ûbernachtungskosten stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn<br />
dar, wenn die steuerlich zulåssigen Betråge çberschritten<br />
werden. Die Finanzverwaltung låsst es zu, dass die einzelnen<br />
Aufwendungsarten zusammengefasst werden, wobei nach<br />
R 3.16 Satz 2 LStR sogar mehrere Reisen zusammengefasst und<br />
abgerechnet werden kænnen. Die Reisekostenerstattung <strong>des</strong> Arbeitgebers<br />
bleibt steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 9.4<br />
bis 9.8 LStR zulåssigen Einzelerstattungen nicht çbersteigt<br />
(R 3.16 Satz 1 LStR). Das bedeutet, dass z.B. die Versteuerung<br />
einer zu hohen Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen<br />
durch eine zu geringe Erstattung von Fahrtkosten vermieden<br />
werden kann.<br />
Beispiel 1:<br />
A ist von seinem Arbeitgeber zu einem vierwæchigen Lehrgang entsandt<br />
worden. Der Arbeitgeber hat die Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwendungen<br />
pauschal mit 25 e tåglich und Fahrtkosten (einschließlich<br />
wæchentlicher Familienheimfahrten) erstattet, allerdings nur mit den niedrigeren<br />
Kosten fçr æffentliche Verkehrsmittel. Tatsåchlich ist A mit seinem<br />
Pkw gefahren.<br />
Fçr die Frage, inwieweit die Reisekostenvergçtungen zu versteuern sind,<br />
hat der Arbeitgeber folgende Vergleichsrechnung durchgefçhrt:<br />
Erstattungen <strong>des</strong> Arbeitgebers<br />
a) Verpflegung pauschal 25 e 6 22 Tage (ohne Wochenenden)<br />
550 e<br />
b) Fahrtkosten Bahn 8 Fahrten 6 50 e 400 e<br />
c) Ûbernachtungskosten laut Hotelrechnung 30 Tage 6 50 e 1 500 e<br />
zusammen 2 450 e<br />
Steuerfrei bleibende Betråge<br />
a) Verpflegung pauschal 24 e 6 22 Tage 528 e<br />
b) Fahrtkosten mit dem Pkw: 2 400 km 6 0,30 e/km 720 e<br />
c) Ûbernachtungskosten wie oben 1 500 e<br />
zusammen 2 748 e<br />
Der Arbeitgeber hat zwar tåglich 1 e zu viel Tagegeld gezahlt, andererseits<br />
håtte er aber die Fahrtkosten mit dem Pkw in voller Hæhe oder mit dem<br />
pauschalen km-Satz von 0,30 e steuerfrei erstatten kænnen. Nach Zusammenfassung<br />
der einzelnen Erstattungsarten verbleibt daher kein zu<br />
versteuernder Teilbetrag der Reisekostenvergçtung.<br />
Diese Saldierungsmæglichkeit kann z.B. auch von Bedeutung<br />
sein, wenn der Arbeitgeber<br />
– fçr Fahrten mit dem Pkw eine niedrigere Wegstreckenentschådigung<br />
als 0,30 e/km zahlt (im æffentlichen Dienst<br />
z.B. 0,22 e/km),<br />
– sich bei der Zahlung von Verpflegungspauschalen nicht genau<br />
an die gesetzlich vorgegebene Zeitstaffelung der Abwesenheitszeiten<br />
hålt,<br />
– auch fçr die Wochenenden, an denen der Arbeitnehmer Familienheimfahrten<br />
unternimmt, die vollen Verpflegungspauschalen<br />
zahlt.<br />
Diese Mæglichkeit der Zusammenfassung ist auf die jeweilige<br />
Erstattung beschrånkt. Dabei kænnen mehrere Dienstreisen<br />
zusammengefasst werden, wenn die Auszahlung der betreffenden<br />
Reisekostenvergçtungen in einem Betrag erfolgt. Nicht<br />
zulåssig ist es aber, aus einer Dienstreise ein sog. Guthabenkonto<br />
zu bilden und dieses Guthaben mit nicht ausgeschæpften<br />
steuerfreien Betrågen folgender Erstattungen zu verrechnen (Fin-<br />
Min Nordrhein-Westfalen, Erlass vom 11.10.1996, StEd 1996<br />
S. 752).<br />
Die Verrechnungsmæglichkeit besteht aber nur fçr Reisekostenvergçtungen,<br />
hierzu gehært nicht die unentgeltliche oder verbilligte<br />
Mahlzeitengewåhrung durch den Arbeitgeber oder auf<br />
seine Veranlassung durch einen Dritten. Die Versteuerung der<br />
Mahlzeiten (fi Mahlzeiten Rz. 1814) kann nicht durch Verrechnung<br />
verhindert werden.<br />
Beispiel 2:<br />
A fåhrt zu einer Fortbildungsveranstaltung seines Arbeitgebers, der das<br />
Tagungshotel bestimmt und auch die Mahlzeiten vorher bestellt hat. Die<br />
Fahrtkosten ersetzt der Arbeitgeber nur in Hæhe der (fiktiven) Bahnkosten,<br />
A ist aber mit seinem Auto gefahren.<br />
Die Mahlzeiten werden auf Veranlassung <strong>des</strong> Arbeitgebers von einem Dritten<br />
unentgeltlich abgegeben und sind daher mit den Sachbezugswerten zu<br />
versteuern. Diese Versteuerung kann nicht <strong>des</strong>halb unterbleiben, weil der<br />
Arbeitgeber A nicht die vollen steuerlich berçcksichtigungsfåhigen Fahrtkosten<br />
(tatsåchliche Kfz-Kosten oder pauschal 0,30 e/km) erstattet.<br />
In seiner Einkommensteuererklårung kann A diese Kosten als Werbungskosten<br />
geltend machen, muss jedoch die Kostenerstattung <strong>des</strong> Arbeitgebers<br />
abziehen. Ferner kann A Verpflegungsmehraufwendungen mit den<br />
vollen Pauschbetrågen geltend machen (keine Kçrzung um die unentgeltlich<br />
gewåhrten Mahlzeiten), die Versteuerung mit den Sachbezugswerten<br />
wird dadurch mehr als ausgeglichen.<br />
b) Sonstige Bezçge<br />
Soweit auch nach Zusammenfassung der einzelnen Aufwendungsarten<br />
die Reisekostenvergçtungen <strong>des</strong> Arbeitgebers<br />
nicht in voller Hæhe steuerfrei belassen werden kænnen, kænnen<br />
sie als sonstige Bezçge behandelt werden (Rz. 8 <strong>des</strong> Arbeitgeber-Merkblatts<br />
1996, BStBl I 1995 S. 719). Deshalb entfållt die<br />
individuelle Besteuerung, wenn das Betriebsståttenfinanzamt auf<br />
Antrag <strong>des</strong> Arbeitgebers die Pauschalbesteuerung nach § 40<br />
Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG mit einem besonderen Pauschsteuersatz<br />
zulåsst (R 40.2 Abs. 4 Satz 2 LStR). Dies setzt u.a. voraus, dass<br />
die pauschal zu besteuernden Betråge – ggf. zusammen mit anderen<br />
pauschal besteuerten Bezçgen <strong>des</strong> Arbeitnehmers –<br />
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