ABC des Lohnbu¨ ros 2009 - Stollfuß Medien

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3 = keine Lohnsteuerpflicht 2 = Lohnsteuerpflicht Reisekosten: Allgemeine Grundsåtze solchen Splitterrevier tåtiger Forstwirt eine Einsatzwechseltåtigkeit ausçbt (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 23.9.2004 – 6 K 23813/01 –, juris). Beispiel 2: B ist Zeitungszusteller. Bei einem Zeitungszusteller sind die Fahrten von der Wohnung in den Zustellbezirk (d.h. bis zum ersten Kunden) „Wege zwischen Wohnung und Arbeitsståtte“, ebenso die Rçckfahrt „vom letzten Kunden“ zur Wohnung. Die Fahrten innerhalb des Zustellbezirks von einem Kunden zum anderen sind dagegen als Dienstreisen anzusehen, so dass der Arbeitgeber diese Fahrtkosten nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten kann, nicht dagegen Mehraufwendungen fçr Verpflegung (OFD Kæln, Verfçgung vom 5.12.1990, juris). Kein weitråumiges Arbeitsgebiet ist dagegen eine Großstadt oder ein Ballungsgebiet, in denen der Arbeitnehmer ståndig an verschiedenen Stellen tåtig wird, z.B. Reisevertreter, Kundendienstmonteure, Telefonzellenreiniger, ausfçhrlich fi Rz. 2220. 2257 22. Nachweise Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen fçr die steuerfreie Erstattung ersichtlich sein mçssen. Aus diesen Unterlagen mçssen zumindest erkennbar sein – das Datum der Reisen mit den konkreten Abwesenheitszeiten, – der konkrete Anlass der Reisen, wie z.B. die Art der Veranstaltung oder die Gespråchspartner, sowie – die entstandenen Kosten (BFH, Beschluss vom 9.8.2005, BFH/NV 2005 S. 2231). Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren (R 9.5 Abs. 2 Satz 2 sowie R 9.8 Abs. 3 Satz 3 LStR). Es reicht aus, wenn die Reisekostenabrechnungen in einem besonderen Ordner aufbewahrt werden und ein leichter Zugriff auf die Belege mæglich ist. Soweit tatsåchlich entstandene Aufwendungen erstattet werden, z.B. Fahrt- und Ûbernachtungskosten, mçssen sich aus den Unterlagen auch die tatsåchlichen Kosten ergeben. Verpflegungsmehraufwendungen kænnen nur bis zur Hæhe der von der Abwesenheitsdauer abhångenden Verpflegungspauschbetråge steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist in den Unterlagen auch die Abwesenheitsdauer anzugeben (vgl. BMF-Schreiben vom 29.9.1998, BB 1998 S. 2461, betr. Reisekostenabrechnungen mittels Firmenkreditkarte), siehe auch fi Firmenkreditkarte Rz. 1076. Die Beweislast, dass steuerfreie Reisekostenvergçtungen vorgelegen haben, trifft im Lohnsteuerabzugsverfahren den Arbeitgeber, bei der Einkommensteuerveranlagung dagegen den Arbeitnehmer, wobei die Behandlung beim Lohnsteuerabzug das Wohnsitz-Finanzamt bei der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers grundsåtzlich nicht bindet (BFH, Urteil vom 5.7.1996, BFH/NV 1996 S. 888, und zuletzt BFH, Beschluss vom 3.8.2000, BFH/NV 2001 S. 36). 23. Lohnsteuerabzug von Arbeitgeberleistungen a) Zusammenfassung der Erstattungsarten 2258 Die Erstattung von Fahrtkosten, Mehraufwendungen fçr Verpflegung und Ûbernachtungskosten stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die steuerlich zulåssigen Betråge çberschritten werden. Die Finanzverwaltung låsst es zu, dass die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden, wobei nach R 3.16 Satz 2 LStR sogar mehrere Reisen zusammengefasst und abgerechnet werden kænnen. Die Reisekostenerstattung des Arbeitgebers bleibt steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 9.4 bis 9.8 LStR zulåssigen Einzelerstattungen nicht çbersteigt (R 3.16 Satz 1 LStR). Das bedeutet, dass z.B. die Versteuerung einer zu hohen Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen durch eine zu geringe Erstattung von Fahrtkosten vermieden werden kann. Beispiel 1: A ist von seinem Arbeitgeber zu einem vierwæchigen Lehrgang entsandt worden. Der Arbeitgeber hat die Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwendungen pauschal mit 25 e tåglich und Fahrtkosten (einschließlich wæchentlicher Familienheimfahrten) erstattet, allerdings nur mit den niedrigeren Kosten fçr æffentliche Verkehrsmittel. Tatsåchlich ist A mit seinem Pkw gefahren. Fçr die Frage, inwieweit die Reisekostenvergçtungen zu versteuern sind, hat der Arbeitgeber folgende Vergleichsrechnung durchgefçhrt: Erstattungen des Arbeitgebers a) Verpflegung pauschal 25 e 6 22 Tage (ohne Wochenenden) 550 e b) Fahrtkosten Bahn 8 Fahrten 6 50 e 400 e c) Ûbernachtungskosten laut Hotelrechnung 30 Tage 6 50 e 1 500 e zusammen 2 450 e Steuerfrei bleibende Betråge a) Verpflegung pauschal 24 e 6 22 Tage 528 e b) Fahrtkosten mit dem Pkw: 2 400 km 6 0,30 e/km 720 e c) Ûbernachtungskosten wie oben 1 500 e zusammen 2 748 e Der Arbeitgeber hat zwar tåglich 1 e zu viel Tagegeld gezahlt, andererseits håtte er aber die Fahrtkosten mit dem Pkw in voller Hæhe oder mit dem pauschalen km-Satz von 0,30 e steuerfrei erstatten kænnen. Nach Zusammenfassung der einzelnen Erstattungsarten verbleibt daher kein zu versteuernder Teilbetrag der Reisekostenvergçtung. Diese Saldierungsmæglichkeit kann z.B. auch von Bedeutung sein, wenn der Arbeitgeber – fçr Fahrten mit dem Pkw eine niedrigere Wegstreckenentschådigung als 0,30 e/km zahlt (im æffentlichen Dienst z.B. 0,22 e/km), – sich bei der Zahlung von Verpflegungspauschalen nicht genau an die gesetzlich vorgegebene Zeitstaffelung der Abwesenheitszeiten hålt, – auch fçr die Wochenenden, an denen der Arbeitnehmer Familienheimfahrten unternimmt, die vollen Verpflegungspauschalen zahlt. Diese Mæglichkeit der Zusammenfassung ist auf die jeweilige Erstattung beschrånkt. Dabei kænnen mehrere Dienstreisen zusammengefasst werden, wenn die Auszahlung der betreffenden Reisekostenvergçtungen in einem Betrag erfolgt. Nicht zulåssig ist es aber, aus einer Dienstreise ein sog. Guthabenkonto zu bilden und dieses Guthaben mit nicht ausgeschæpften steuerfreien Betrågen folgender Erstattungen zu verrechnen (Fin- Min Nordrhein-Westfalen, Erlass vom 11.10.1996, StEd 1996 S. 752). Die Verrechnungsmæglichkeit besteht aber nur fçr Reisekostenvergçtungen, hierzu gehært nicht die unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeitengewåhrung durch den Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung durch einen Dritten. Die Versteuerung der Mahlzeiten (fi Mahlzeiten Rz. 1814) kann nicht durch Verrechnung verhindert werden. Beispiel 2: A fåhrt zu einer Fortbildungsveranstaltung seines Arbeitgebers, der das Tagungshotel bestimmt und auch die Mahlzeiten vorher bestellt hat. Die Fahrtkosten ersetzt der Arbeitgeber nur in Hæhe der (fiktiven) Bahnkosten, A ist aber mit seinem Auto gefahren. Die Mahlzeiten werden auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten unentgeltlich abgegeben und sind daher mit den Sachbezugswerten zu versteuern. Diese Versteuerung kann nicht deshalb unterbleiben, weil der Arbeitgeber A nicht die vollen steuerlich berçcksichtigungsfåhigen Fahrtkosten (tatsåchliche Kfz-Kosten oder pauschal 0,30 e/km) erstattet. In seiner Einkommensteuererklårung kann A diese Kosten als Werbungskosten geltend machen, muss jedoch die Kostenerstattung des Arbeitgebers abziehen. Ferner kann A Verpflegungsmehraufwendungen mit den vollen Pauschbetrågen geltend machen (keine Kçrzung um die unentgeltlich gewåhrten Mahlzeiten), die Versteuerung mit den Sachbezugswerten wird dadurch mehr als ausgeglichen. b) Sonstige Bezçge Soweit auch nach Zusammenfassung der einzelnen Aufwendungsarten die Reisekostenvergçtungen des Arbeitgebers nicht in voller Hæhe steuerfrei belassen werden kænnen, kænnen sie als sonstige Bezçge behandelt werden (Rz. 8 des Arbeitgeber-Merkblatts 1996, BStBl I 1995 S. 719). Deshalb entfållt die individuelle Besteuerung, wenn das Betriebsståttenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers die Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG mit einem besonderen Pauschsteuersatz zulåsst (R 40.2 Abs. 4 Satz 2 LStR). Dies setzt u.a. voraus, dass die pauschal zu besteuernden Betråge – ggf. zusammen mit anderen pauschal besteuerten Bezçgen des Arbeitnehmers – 561 2259
2260 2261 Reisekosten: Allgemeine Grundsåtze 1 000 g jåhrlich nicht çbersteigen (fi Pauschalierung der Lohnsteuer Rz. 2010). Eine Pauschalbesteuerung der Sachbezugswerte fçr vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeiten ist nicht mæglich. Der Pauschsteuersatz von 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG gilt nur fçr arbeitstågliche Mahlzeiten außerhalb von Auswårtståtigkeiten. c) Pauschalbesteuerung von Vergçtungen fçr Verpflegungsmehraufwendungen Einzelheiten zu der ab 1997 eingefçhrten Pauschalbesteuerung von Vergçtungen fçr Verpflegungsmehraufwendungen mit 25 % – soweit die steuerfreien Betråge çberschritten werden – siehe fi Reisekosten: Erstattungen Rz. 2305. d) Zeitpunkt der Versteuerung Grundsåtzlich sind die steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergçtungen bei der nåchstmæglichen Lohnabrechnung zu versteuern. Aus Vereinfachungsgrçnden beanstandet es die Finanzverwaltung jedoch nicht, wenn die steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergçtungen bis zu einer Obergrenze von 150 g monatlich beim einzelnen Arbeitnehmer nur mindestens vierteljåhrlich abgerechnet und versteuert werden. Øußere zeitliche Grenze hierbei ist das Kalenderjahr oder die Dauer des Dienstverhåltnisses. Dies gilt auch fçr die Besteuerung der Sachbezugswerte fçr kostenlose Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten auf Dienstreisen abgegeben werden (FinMin Brandenburg, Erlass vom 30.4.1996, DB 1996 S. 1059). Antråge von Arbeitgeberseite, die Versteuerung aus Vereinfachungsgrçnden nur einmal am Jahresende vorzunehmen, hat die Finanzverwaltung damit abgelehnt. Bei Abschlagszahlungen, die Dienstreisende vor Antritt der Dienstreise erhalten, sind im Zeitpunkt der Zahlung noch keine steuerlichen Folgen zu ziehen, auch wenn die Abschlagszahlung die steuerlich zulåssigen Betråge çberschreitet. 24. Vorsteuerabzug 2262 Zum Vorsteuerabzug fçr Reisekosten (Auswårtståtigkeiten) von Arbeitnehmern siehe fi Vorsteuerabzug Rz. 2867. 2263 25. Sozialversicherung Die Steuerfreiheit von Reisekostenvergçtungen, Umzugskostenvergçtungen und Trennungsgeldern hat zur Folge, dass diese auch nicht dem Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung zugerechnet werden kænnen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Ersetzt der Arbeitgeber geringere Betråge als steuerlich zulåssig, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten absetzen. Werbungskosten mindern jedoch das beitragspflichtige Entgelt in der Sozialversicherung nicht. Beitragsfrei sind aber auch die steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergçtungen (Verpflegungszuschçsse), die nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG pauschal versteuert werden (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV), siehe dazu fi Reisekosten: Erstattungen Rz. 2305. Bei der Einkommensteuer bzw. Lohnsteuer ist eine „Gesamtrechnung“ zulåssig, d.h., dass z.B. steuerpflichtige Tagegelder mit nicht „voll“ erstatteten Fahrtkosten verrechnet werden kænnen. Diese Regelung wird seit dem 1.1.2002 auch in der Sozialversicherung angewendet. Dies bedeutet, dass die vom Arbeitgeber erstatteten Reisekosten nicht dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind, soweit sie im Rahmen der Lohnsteuer-Richtlinien (R 3.16 LStR) steuerfrei belassen werden (Besprechungsergebnis der Spitzenverbånde der Sozialversicherungstråger vom 21./22.11.2001). Darçber hinaus fçhrt eine Umwandlung von steuerpflichtigem Arbeitslohn in eine nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfreie Reisekostenvergçtung nicht zur Minderung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts in der Sozialversicherung (Besprechungsergebnis der Spitzenverbånde der Sozialversicherungstråger vom 10./11.4.2002). 562 Reisekosten: Erstattungen keine Sozialversicherungspflicht = 1 Sozialversicherungspflicht = 0 Inhaltsçbersicht: Rz. 1. Allgemeines 2264 a) Ûbersicht 2264 b) Andere Darstellungen 2265 2. Fahrtkosten 2266 a) Allgemeines 2266 b) Grundsatz 2267 c) Úffentliche Verkehrsmittel 2268 d) Erstattung der nachgewiesenen Kfz-Kosten 2269 e) Individuelle Kilometersåtze 2270 f) Pauschale Kilometersåtze 2271 g) Nicht abgegoltene Kfz-Kosten 2272 h) Zu berçcksichtigende Fahrten 2273 i) Fahrgemeinschaften und Sammelbefærderung 2274 3. Verpflegungsmehraufwendungen 2275 a) Die gesetzlichen Pauschbetråge 2275 b) „Mitternachtsregelung“ 2276 c) Dreimonatsfrist 2277 d) Wechsel der Tåtigkeitsståtte 2280 4. Besonderheiten bei Auslandsreisen 2281 a) Auslandstagegelder 2281 b) Zusammentreffen von Inlands- und Auslandsreisen 2284 c) Flugreisen 2285 d) Schiffsreisen 2286 5. Unentgeltliche Mahlzeitengewåhrung (Allgemeine Grundsåtze) 2288 6. Konkurrenzregelungen 2289 7. Ûbernachtungskosten 2290 a) Allgemeines 2290 b) Ermittlung der „reinen“ Ûbernachtungskosten 2291 c) Frçhstçck auf Veranlassung des Arbeitgebers 2293 d) Mitnahme von Angehærigen 2294 e) Pauschalen 2295 f) Pauschalierte Gesamt-Reisekosten 2296 g) Auslandsreisen 2297 h) Bahn-, Flug- und Schiffsreisen 2298 i) Wahlrecht zwischen Pauschale und Einzelnachweis 2299 j) Besonderheiten bei Einsatzwechseltåtigkeit 2300 k) Besonderheiten bei Fahrtåtigkeit 2301 l) Werbungskostenabzug 2302 8. Reisenebenkosten 2303 9. Aufzeichnungen und Nachweise 2304 10. Pauschalversteuerung von Verpflegungszuschçssen 2305 a) Allgemeine Grundsåtze 2305 b) Verrechnung der einzelnen Aufwandsarten 2306 c) Zusammentreffen von doppelter Haushaltsfçhrung mit Auswårtståtigkeiten 2307 d) Keine Pauschalierung fçr Mahlzeitengestellung 2308 1. Allgemeines a) Ûbersicht Vorbemerkung: Von erheblicher praktischer Bedeutung ist besonders die Abgrenzung von Auswårtståtigkeiten gegençber Tåtigkeiten an einer regelmåßigen Arbeitsståtte, weil bei letzteren Wege zwischen Wohnung und Arbeitsståtte nur mit der Entfernungspauschale berçcksichtigt werden kænnen. Ob diese Kçrzung verfassungsgemåß ist, war lange zweifelhaft. Das Bundesverfassungsgericht hat mit Urteil vom 9.12.2008 – 2 BvL 1/07 u. a. –, juris, entschieden, dass die Kçrzung der Entfernungspauschale um die ersten 20 Entfernungskilometer verfassungswidrig ist. Bis zu einer endgçltigen gesetzlichen Neuregelung sind Wege zwischen Wohnung und Arbeitsståtte rçckwirkend ab 1.1.2007 wieder ab dem 1. Entfernungskilometer zu berçcksichtigen. Unter diesem Stichwort wird zur besseren Ûbersicht nur darge- 2264 legt, welche Aufwendungen der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern bei Auswårtståtigkeiten steuerfrei erstatten darf. Ûbersichten und Tabellen hierzu finden sich im Anhang (fi Anhang, A. Lohnsteuer Rz. 3126). Zur Definition und Abgrenzung des Begriffs „Auswårtståtigkeit“, der die bisher allgemein verwendeten Begriffe Dienstreise,
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