Steuerweichen werden gestellt - BFD Buchholz ...

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12 Steuerberater Microsoft Business Solutions-Navision: Integrierte Kanzleisoftware sorgt für "Der Anpassungsaufwand war erstaunlich niedrig. Wir mussten lediglich Feldanordnungen und ein paar Auswertungen ändern." Jochen Delfs, Managing Partner bei MDS MÖHRLE & PARTNER Bei den Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten der Hamburger Kanzlei MDS MÖHRLE & PARTNER stehen die Sorgen und Probleme der Mandanten an erster Stelle. Traditioneller Schwerpunkt des Unternehmens ist die Betreuung von Familienvermögen und -unternehmen. Die eigenen Arbeitsabläufe überprüft die Kanzlei regelmäßig auf Optimierungspotential. Kürzlich führte das Unternehmen Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung und Abrechnung in einer neuen Kanzleisoftware zusammen. Dadurch konnten Systembrüche und manuelle Doppeleingaben beseitigt werden. Seitdem erhalten Mandanten ihre Rechnungen zügiger und in detaillierter Ausfertigung. Die Mitarbeiter sind von aufwendigen Routinetätigkeiten entlastet, das Management kann auf aktuelle Geschäftszahlen zugreifen und der eigene Jahresabschluss liegt ein halbes Jahr früher auf dem Tisch. Die Hamburger Kanzlei MDS MÖHRLE & PARTNER wurde 1928 gegründet und berät heute Privatpersonen, Unternehmer und Konzerngesellschaften. Der traditionelle Schwerpunkt ist die Betreuung von Familienvermögen und -unternehmen, seit der Nachwendezeit auch an den Standorten Berlin und Schwerin. "70 unserer mehr als 160 Mitarbeiter besitzen eine berufliche Qualifikation als Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwalt. Wir sind selbst ein mittelständisches Unternehmen und wissen, was unsere Mandanten bewegt", nennt Jochen Delfs, Managing Partner bei MDS MÖHRLE, die Gründe für den Erfolg. Die Hanseaten legen viel Wert auf ein breit gefächertes Beratungsangebot. Sie stehen ihren Mandanten für anspruchsvolle Fachfragen ebenso zur Verfügung wie für periodische Standardtätigkeiten. "Viele mittelständische Betriebe arbeiten nach dem Hausarztprinzip. Sie erwarten eine Beratung aus einer Hand", unterstreicht Jochen Delfs die Bedeutung des umfangreichen Leistungskatalogs. Die eigene Kanzlei sieht er strategisch gut aufgestellt. Dennoch sind ihm die Marktbewegungen der jüngsten Vergangenheit nicht entgangen: "Jahresabschlüsse und Steuererklärungen sind konjunkturunabhängig. Das Auftragsvolumen ist daher konstant. Aus diesem Grund gehen große Beratungs- und Wirtschaftsgesellschaften zunehmend auf mittelständische Unternehmen zu." Ein Trend, dem Jochen Delfs gelassen entgegensieht. Schließlich stünde man an den drei Standorten bestens mit der lokalen Wirtschaft in Kontakt. "Das heißt aber nicht, dass es in punkto Prozessoptimierung nichts zu verbessern gibt", stellt Delfs klar. Ihm war vor allem der hohe manuelle Aufwand für Zeiterfassung und Projektabrechnung ein Dorn im Auge. Optimierungspotenziale analysiert In der Verwaltung nutzte die Kanzlei bislang eine Reihe unterschiedlicher Einzelapplikationen. "Die Arbeitszeit erfassten unsere Mitarbeiter in Excel. Am Monatsende wurden die Listen ausgedruckt und in einer selbst entwickelten Datenbank ein zweites Mal eingegeben. Ein unnötiger Verwaltungsaufwand", schüttelt Jochen Delfs den Kopf. Ähnlich aufwändig war die Fakturierung. Rechnungen erstellten die Mitarbeiter in Microsoft Word, wobei sie die Nachweise zur Arbeitszeit als Anlagen manuell zuordneten. Später erfasste die Buchhaltung die Belege ein zweites Mal per Hand. "Das einzig Gute an dem System war, dass es funktionierte", analysiert der Managing Partner die damalige Situation. Ihm war klar, dass nur eine integrierte Kanzleisoftware die erforderliche Entlastung bringen konnte. Als ersten Schritt führte man Anfang 2002 eine Prozessanalyse durch und dokumentierte die Verbesserungspotenziale in einem Pflichtenheft. "Neben der Zeiterfassung lag unser Hauptaugenmerk auf der Fakturie- Besuchen Sie uns im Internet: www.bfd.de rung. Aufgrund der unterschiedlichen Vertragsvereinbarungen waren wir auf ein flexibles System angewiesen, das die Gebührenordnung für Steuerberater ebenso berücksichtigt wie Pauschalvereinbarungen oder die Abrechnung nach Aufwand", benennt Jochen Delfs die zentralen Anforderungen. Da die Kanzlei aus mehreren, rechtlich selbstständigen Gesellschaften besteht, stand zudem die Konzernkonsolidierung ganz oben auf dem Wunschzettel. In die nähere Auswahl kam die Kanzleisoftware Kanzlei.CS, eine Lösung von DATEV und Microsoft Navision. "Uns war klar, dass keine Software unsere Bedürfnisse im Standard erfüllen konnte. Deshalb achteten wir bei unserer Wahl vor allem auf die Anpassungsfähigkeit", betont Delfs. Das Rennen machte am Ende Microsoft Navision. Mit der Implementierung wurde der Microsoft-Partner SONAPRO GmbH beauftragt. "Für Navision gab es zwar keine spezielle Branchen-Lösung, doch SO- NAPRO hatte viel Erfahrung mit Dienstleistungsunternehmen. Bei zentralen Bausteinen, wie Zeiterfassung oder Abrechnung, konnten wir auf bereits vorhandene Lösungen zurückgreifen", begründet Jochen Delfs die Entscheidung vom Oktober 2002. Bestehende Strukturen ausbauen Für die Implementierung kürte der Managing-Partner zunächst einen überschaubaren Unternehmensbereich zum Pilotanwender. Sämtliche Änderungen prüfte man auf ihre Praxistauglichkeit, bevor sie Bestandteil der neuen Kanzleisoftware wurden. Die Zeiterfassung basiert beispielsweise auf einem bestehenden Modul für Architekten. "Auch Architekten rechnen nach Gebührenordnung oder individuellen Vereinbarungen ab", erläutert Jochen Delfs die Ähnlichkeiten beider Branchen. Mit Microsoft Navision können die Mitarbeiter den Arbeitszeiten verschiedene Dimensionen zuordnen. Damit lassen sich die
effektive Geschäftsprozesse eingegebenen Stunden nicht nur für einzelne Tätigkeiten oder Mandanten auswerten, sondern beispielsweise auch für Projekte oder Verträge. Eingabehilfen erleichtern die Zuweisung der Kategorien. Zugangsberechtigungen sorgen dafür, dass nur die Projekte angezeigt werden, die auch tatsächlich in den jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen. "Der Anpassungsaufwand war erstaunlich niedrig. Wir mussten lediglich Feldanordnungen und ein paar Auswertungen ändern", zieht Jochen Delfs ein positives Resümee. Bei der zweiten großen Herausforderung, der Fakturierung, wählte MDS MÖHRLE eine ähnliche Strategie. Hier setzte man auf eine Lösung für Ingenieure, der man spezielle Abrechnungskriterien, wie Steuerberatergebührenverordnung,Pauschaloder Stundensätze, hinzufügte. Weitere Anpassungen waren beim Berichtswesen erforderlich, um die Unternehmensstrukturen abzubilden. Zudem mussten für die Verrechnung von Leistungen zwischen den Gesellschaften der MDS MÖHRLE-Gruppe Änderungen vorgenommen. Bereits knapp drei Monate nach dem Projektstart, pünktlich zum Jahreswechsel 2002/2003, konnte die Kanzlei ihre Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung in Betrieb nehmen. Das Abrechnungssystem folgte im Frühjahr 2003. Effiziente Arbeitsabläufe "Wir profitieren vor allem von der Integration zwischen Fakturierung und Leistungserfassung. Schnittstellen und Doppelerfassungen sind komplett entfallen", freut sich Jochen Delfs. Die aufgezeichneten Daten fließen unmittelbar in die Abrechnung ein, sodass Projekte jederzeit fakturiert werden können. MDS MÖHRLE beschert die zeitnahe Fakturierung neben Liquiditätsvorteilen auch kürzere Bearbeitungszeiten beim eigenen Jahresabschluss. Die wahren Stärken von Microsoft Navision liegen nach Ansicht von Jochen Delfs jedoch vor allem beim laufenden Reporting. So würden die Partner stets aktuelle Geschäftszahlen abrufen können und seien nicht mehr auf die Unterstützung der Buchhaltung angewiesen. Controlling wird ausgebaut Bevor das Projekt abgeschlossen ist, gibt es noch eine Aufgabe zu lösen: die Lücke "Wir profitieren vor allem von der Integration zwischen Fakturierung und Leistungserfassung. Schnittstellen und Doppelerfassungen sind komplett entfallen” bei der Konzernkonsolidierung. Grund ist die unterschiedliche Rechnungslegung der Gesellschaften. Während die Kapitalgesellschaften bilanzierungspflichtig sind, unterliegt die Partnerschaft der Einnahmen-/ Überschussrechnung. "Keine ERP-Lösung ist darauf vorbereitet", erklärt Delfs. Zudem denke man über die Erweiterung der Unternehmenssoftware um das Business Intelligence-Tool Business Analytics nach. Ad-hoc-Berichte und grafische Analysen ließen sich schneller und komfortabler erstellen. ÜBERBLICK UNTERNEHMEN UND AUFGABENSTELLUNG Unternehmen: Die Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei MDS MÖHRLE & PARTNER berät seit 1927 mittelständische Unternehmen. An drei Standorten in Hamburg, Schwerin und Berlin sind derzeit rund 160 Mitarbeiter tätig. Ausgangssituation: Für die Zeiterfassung, Projektabrechnung und Finanzbuchhaltung nutzte MDS MÖHRLE verschiedeneEinzelapplikationen. Die Folge: Die Arbeitsabläufe für Zeiterfassung, Fakturierung und Reporting waren von Doppeleingaben und einem hohen manuellen Aufwand geprägt. Lösung: MDS MÖHRLE entschied sich für die betriebswirtschaftlicheStandardsoftware Microsoft Business Solutions-Navision. Zentrale Aufgabenbereiche, wie Zeiterfassung oder Fakturierung, basieren auf der Branchen-Lösung "Projektmanagement" von Microsoft- Partner SONA- PRO GmbH. Nutzen: Durch die neue Lösung entfallen Doppeleingaben. Das führt zu signifikanten Effizienzsteigerungen in den betroffenen Unternehmensbereichen. DIE TECHNIK IM ÜBERBLICK Microsoft Navision: Derzeit sind 140 Arbeitsplätze an Microsoft Navision angeschlossen. MDS MÖHRLE setzt die Programm-Module Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Debitoren & Verkauf, Kreditoren & Einkauf, Bank & Zahlungsverkehr, Projekte und Ressourcen ein. Zentrale Prozesse der Kanzlei basieren auf der Branchen-Lösung "Projektmanagement" des Microsoft-Partners Sonapro. Für den Austausch der Mandantenstammdaten besteht eine Schnittstelle zur DATEV-Software für Steuerberater. Jochen Delfs, Managing Partner bei MDS MÖHRLE & PARTNER Microsoft Office XP: MDS MÖHRLE nutzt Microsoft Excel, um Geschäftszahlen aus Microsoft Navision in Ad-hoc- Berichten aufzubereiten. Zudem wird ein regelmäßiger "Management Letter" mit den wichtigsten Unternehmensinformationen mit Microsoft Excel erstellt. Microsoft Word kommt hingegen bei der Gestaltung von Rechnungsanlagen zum Einsatz. Microsoft Windows XP: An Microsoft Windows schätzt MDS MÖHRLE vor allem die Kompatibilität zu den Systemen und Lösungen von Geschäftspartnern und Mandanten. Microsoft Windows Server 2003 : Das Serverbetriebssystem stellt integrierte Sicherheits- und Kommunikationstechnologien zur Verfügung, mit denen die Zusammenarbeit der einzelnen Standorte erleichtert wird. Besuchen Sie uns im Internet www.bfd.de 13
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